Pdf-dokument är inte automatiskt tillgängliga för alla. Därför rekommenderar webbriktlinjerna att du så långt som möjligt undviker pdf:er och istället publicerar ditt innehåll som html (alltså vanlig text på en webbsida). Om du trots allt måste publicera en pdf kan du kort beskriva dess innehåll i anslutning till länken, för att hjälpa besökaren att avgöra om hen har nytta av att ladda ner dokumentet.
Lagen om tillgänglighet till offentlig digital service omfattar alla dokument skapade efter 23 september 2018. Hur SLU väljer att förhålla sig till detta retroaktiva krav är ännu inte klart, men det är i alla fall mycket viktigt att vi ser till att göra rätt från och med nu (vårvintern 2020). Därför gäller instruktionerna nedan nya pdf:er som måste publiceras. Har du en äldre men viktig eller flitigt läst pdf-fil behöver du åtgärda den också.
Skapa tillgängliga pdf:er via Word
För att en pdf-fil ska bli tillgänglig är det viktigt att den är skapad utifrån ett korrekt ursprungsdokument, som regel i Word. Det gör du genom att
- använda formatmallar med korrekta rubriknivåer
- ange alt-texter för bilder och icke textbaserat innehåll
- formatera tabeller med rubrikrad och alt-text.
Bilder: Markera bilden, högerklicka och välj formatera bild för att lägga till alt-texten. Välj "layout och egenskaper" i dialogfönstret som dyker upp och ange alt-texten i rutan för beskrivning.
Tabeller: Markera tabellen, högerklicka och välj tabellegenskaper för att lägga till alt-texten. Välj fliken alternativtext och ange alt-texten i fältet beskrivning. Se också till att kryssrutan för rubrikrad under fliken design är ibockad.
Testa dokumentets tillgänglighet i Word
Om du får dokumentet i Wordformat kan du testa det i Microsofts tillgänglighetskoll innan du sparar det som pdf. Det kan du göra genom att skriva in "Tillgänglighetskontroll" i hjälpfunktionen. Då får du anvisningar om vad som eventuellt behöver göras direkt i dokumentet.
Du kan också lyssna på den färdiga filen för att säkerställa att den läses upp på ett bra sätt.
Ställ krav på materialet du får
Om du som webbpublicerare blir ombedd att publicera ett dokument är det du som ansvarar för att det är tillgängligt, men du kan alltid be din uppdragsgivare att se till att du får ett korrekt och tillgängligt dokument att publicera.
Rätta en pdf-fil
Behöver du rätta en pdf-fil går det att göra i Arobat pro. Men det är mycket enklare att göra rätt i källsystemet än att rätta i efterhand.
Pdf:er skapade från andra program än Word
Tillgänglighetskraven gäller också för pdf:er skapade från andra program än Word, som till exempel Excel, Powerpoint eller InDesign. Microsofts tillgänglighetskontroll finns inbyggd i alla Microsoftprodukter. För InDesign finns också inbyggd funktionalitet och en checklista är också på gång. Rekommendationen är dock att fortsatt att försöka undvika pdf:er på webbplatsen och istället presentera informationen direkt på webbsidorna.