Formulär

Senast ändrad: 18 oktober 2019

I Episerver 9 och senare versioner finns en förbättrad funktion för formulär. Använd den! Formulär byggda i den äldre formulärfunktionen ska du inte använda längre, utan gör ett nytt formulär för att få med allt som krävs enligt dataskyddslagen.

Innehåll på denna sida: 

 

Utbildning i den nya formulärhanteringen

Inspelningen är nästan två timmar lång. Här är några hålltider för vad läraren Helen Hopkinson tar upp:

  • 0-34 min: hur lägga upp arbetet med ett formulär, om tacksida, element, att lägga till gadgeten Form elements
  • från 36 min: skapa formulär
  • från 1 tim 3 min: om att inte kräva inloggning för att fylla i formulär
  • från 1 tim 15 min: om formulärdata, att exportera, dela resultat
  • från 1 tim 20 min: notifierings- och bekräftelsemejl
  • från 1 tim 48 min: om gemensamma element, att flytta block
  • från 1 tim 50 min: översättning av formulär, "replace content"

  • Här kan du se Helens presentation i Powerpoint om att arbeta med formulär.

Spara ditt formulär i särskild mapp i resursfönstret

Det finns mappar för formulär i resursfönstret i mappen Epi-formulär, indelat efter fakulteter och universitetsadministration, se skärmklippet nedan. Lägg in dina nya formulär i lämplig mapp där.

Tänk på att namnge dem tydligt så att det blir lätt att hitta dem. Om du skapar många formulär kan du lägga upp en egen undermapp inom fak- eller uadm-mapperna.

 


Viktigt om GDPR-krav och gemensamma element när du skapar formulär!

I mappen Epi-formulär finns några grundläggande element (block), för PUL/GDPR, känsliga personuppgifter, fotografering och forskningsansökan i mappen Gemensamma element. Texten i dessa formulärelement är noga formulerade och checkade med SLU:s jurister. 

För att följa dataskyddsförordningen (GDPR), är det viktigt att du i ditt formulär meddelar den som lämnar ut sina uppgifter att dessa lagras i en databas hos oss på SLU. Det ska alltså göras på varje formulär som skapas, med en kryssruta där besökaren ska ge sitt samtycke till lagring och behandling av uppgifterna. Detta är förberett i det gemensamma PUL/GDPR-elementet, som är inlagt som default i alla nya formulär, och det får du inte ta bort!

Elementen för känsliga personuppgifter och fotografering använder du när det är aktuellt. En definition av "känsliga personuppgifter" hittar du i dataskyddshandboken, även i faktarutan längst ner.  

Du får under inga förhållanden göra egna versioner av elementen som handlar om hantering av personuppgifter (dvs elementen om PUL/GDPR, känsliga personuppgifter och fotografering). Du får inte heller använda gamla versioner av motsvarande element. Släng alla gamla versioner som du kan ha i dina mappar, för att undvika att någon annan använder det av misstag. Använd i stället elementen som ligger i mappen Gemensamma element. Det som gäller PUL/GDPR läggs automatiskt in i alla nya formulär. 

Dessutom finns där några ytterligare standardelement, för namn, epostadress m fl. Använd gärna dem, eftersom det är onödigt att alla lägger upp likadana element. 

En generell information om hur SLU hanterar personuppgifter på webben finns på sidan Om webbplatsen.  

Mer info relaterat till GDPR finns i utskicket från 16 maj 2018.

Aviseringsmejl

Det finns några specialinställningar att göra under formulärets flik Sidinställningar för att aviseringsmejlen ska fungera som tänkt:

  1. Lägg in episerver@slu.se som avsändaradress. Annars kan aviseringsmejlen hamna i mappen för skräpmejl hos mottagaren.
  2. Du behöver också lägga in platshållaren #summary# i meddelandefältet, se exempelformuläret.  

Översätt inte formuläret till annat språk

Rent tekniskt går det att översätta formulärblock och element. Men det har visat sig att en hel del funktioner inte speglas som de ska.

Det bästa är därför att inte försöka spegla formulären (varken behållare eller element) mellan svenska och engelska. Dels är det krångligt och osäkert hur pass väl det fungerar, t ex fungerar inte mejlavisering på två språk från samma formulär, dels ger databasen som skapas bara separata Excelfiler, en för svenska och en för engelska. Vid översättning av ett formulärelement från svenska till engelska trillar dessutom det obligatoriska GDPR-elementet bort. 

En bättre och stabilare lösning är att skapa separata formulär (behållare och element) för var sitt språk. Det innebär inte jättemycket mer jobb för dig som webbpublicerare, allt innehåll måste ju ändå översättas.

Exportera data till Excel

När du vill sammanställa den data du fått in via ditt formulär, exporterar du genom att klicka på Formulärdata (i rutan där man brukar kunna välja mellan Alla egenskaper eller På sidanredigering) och välja att spara som xlsx. Uppgifterna läggs då i kolumner i en Excelfil. 

Exempel på formulär

Fakta:

* Du hittar gadgets längst upp i sidstrukturträdet:  

I listan som fälls ut när du klickar på Lägg till gadget finns Languages, som kan vara användbart i fler sammanhang. Om du använder "Duplicate content" får du kolla noga så att du verkligen översätter allt, annars får du ett block med blandade språk.