Publicera dokument på webben

Senast ändrad: 19 augusti 2021

När du ska publicera dokument på webben behöver du ha koll på en hel del saker. Titta igenom menyerna nedan så får du en guide för hur du ska göra.

En av de första sakerna att ta ställning till är om du kan låta bli att publicera dokumentet? I stället kan du kanske lägga upp dokumentets innehåll på en webbsida. En webbsida är i allmänhet bättre för besökaren, ger bättre sökträffar och uppfyller tillgänglighetskraven bättre.

Men om du ändå måste publicera ett dokument, tänk på följande saker:

Ge dokumentet ett tydligt filnamn

Ge dokumentet ett tydligt och begripligt filnamn, så att det framgår vad dokumentet handlar om, när och i vilket format det är sparat.

Datum för dokument ska skrivas som ÅÅÅÅMMDD, utan bindestreck för att hålla det så kort som möjligt, i enlighet med ISO-standarden. Samma format för både svenska och engelska.

Om du behöver skilja mellan språkversioner av dokumentet ska det ligga sist i filnamnet, och skrivas tvåställigt, dvs sv eller en, för att följa ISO-standarden även där.

Spara i pdf-format som regel! Gör inte namnet längre än nödvändigt, och undvik ändelser med versionsnummer eller liknande.

Exempel:

  • innehallsstrategi-20181220.pdf
  • rekryteringsgruppens-medlemmar-20181008.pdf
  • slu-presentation-20210430-sv.potx

Följ också riktlinjerna för tillgängliga filnamn på webben:

  • Använd inte understreck ( _ ) eftersom användarna inte ser dem om de är en del i en understruken länk. Använd inte heller mellanslag, eftersom vissa äldre datorer och programvaror inte kan hantera det.
  • Använd i stället bindestreck ( - ) för att skilja ord åt.
  • Använd inte specialtecken eller å/ä/ö eftersom det kan orsaka problem i framför allt äldre datorer och programvaror.
  • Blanda inte stora och små bokstäver. Använd genomgående små bokstäver i filnamnen.

Lagra dokument på rätt ställe

Tänk på att Episervers mediabiblioteket inte har kapacitet att fungera som en lagringsplats för universitetets alla olika verksamheter.

Om du får i uppdrag att lägga ut minnesanteckningar eller andra typer av dokument som snabbt växer i omfattning ska du inte lagra dem i mediabiblioteket, utan i Sharepoint.

Det går bra att länka till dokument som ligger i Sharepoint, då väljer du att länka till dokumentet som en extern länk.

Publicera inte inskannade dokument

En grundregel är att dokument som ska publiceras på webben ska sparas som pdf. Att publicera ett inskannat dokument innebär att dokumentet och dess innehåll inte går att söka fram i en sökmotor. 

Sökmotorer och talsynteser har dessutom svårt att läsa av innehållet, vilket ger ett inskannat dokument dålig tillgänglighet. Dokument får alltså inte skannas för publicering på webben. 

Skapa bra och tydliga länkar till dokument

När du länkar till ett dokument gäller samma som när du länkar till en webbsida:
se till att syftet med länken är så tydligt att besökaren enkelt kan avgöra om hen ska följa länken eller inte. 

Besökaren ska också av länken kunna se att den leder till ett dokument, och vilket format dokumentet har.

Standard är numera att dokument inte ska öppnas i nytt fönster. Med ökad mobilanvändning vill man undvika att nya fönster öppnas i besökarens webbläsare. Du behöver inte ändra på inställningen i länkfönstret för att det ska bli rätt.

Läs gärna fler tips om bra länkar på webbsidan om tillgänglighet på webben.

Släng eller flytta dokument som inte är aktuella

Om du behöver byta ut dokument ska du inte bara lägga till det nya och länka till det, utan också slänga det gamla dokumentet.

Tänk på att Episervers mediabiblioteket inte har kapacitet att fungera som en lagringsplats! Så om du av någon anledning behöver behålla det gamla dokumentet ska du flytta det från mediabibliotek till en common-mapp, Sharepoint eller annan plats som lämpar sig för lagring.

Ska du publicera interna styrande dokument?

Interna styrande dokument är dokument som har beslutats av organ eller befattningshavare vid SLU, till exempel styrelsen, rektor, universitetsdirektören, en fakultetsnämnd eller en dekan.