Råd, tips och vanliga frågor (FAQ) om webbpublicering

Senast ändrad: 31 januari 2019

Här hittar du som arbetar med sidor inom SLU:s webb goda råd, tips och vanliga frågor om webbpublicering vid universitetet.

Innehållet är uppdelat i fyra områden:

  1. Redigera webbsidor
  2. Bild- och dokumenthantering
  3. Språk
  4. Struktur 

Klicka på länkarna (bokmärken) under varje område för att komma direkt till texten. 

1. Redigera webbsidor

Klistra in text

Klistra alltid in text oformaterad, så slipper du få med oönskad kod från andra webbsidor eller från Word. För att klistra in som oformaterad klickar du på den lilla symbolen med två T:n ovanför redigeringsrutan. Du måste göra det för varje gång du klistrar in, Episerver kommer inte ihåg att du vill ha oformaterad text.

Kan jag enkelt växla mellan redigerar- och visningsläge?

Under förutsättning att du redan har loggat in i Episerver så kan du växla mellean redigerar- och visaläge genom att högerklicka på sidan och i dialogrutan som öppnas välja det läge du vill ha.

Redigeringsrutan är så liten. Finns det någon möjlighet att förstora den?

Ja, använd knappen "Slå på/av fullskärmsläge" ovanför redigerarrutan (en blå prick i en fyrkant). Då får du en annan överblick över ditt material i fältet Primärt innehåll. Klicka på kanppen igen när du vill spara eller gå tillbaka till det vanliga redigeringsläget.

Hjälp, jag har råkat ta bort en sida som jag egentligen vill ha kvar. Kan jag rädda den?

Ja, din sida har hamnat i Episervers papperskorg. För att undvika att alla redaktörer och skribenter på hela SLU kan hämta vilka sidor som helst från papperskorgen finns en högre behörighet (administratör) för tillgång till papperskorgen. Kontakta webbredaktionen@slu.se eller IT-stod@slu.se så får du hjälp att flytta tillbaka din sida till önskat ställe i strukturen.

Namn på sidor

Det du fyller i på raden Namn är det som syns i trädstrukturen i Episerver. Namnet på sidan blir också sidans rubrik, om du inte ändrar den på själva sidan. Det är en stark rekommendation att varje sidas rubrik är unik och gärna innehåller ord som besökarna ofta använder när de söker efter information som finns på sidan. 

Om du ändrar sidans namn efter att du har skapat den, kom ihåg att ändra webbadressen manuellt genom att i redigerarläget gå in på fliken "Inställningar" och ändra "Sidans namn i webbadress". I annat fall ligger det gamla namnet kvar i webbadressen. När du ändrar adressen manuellt, tänk på att den nya adressen inte får innehålla å, ä, ö, specialtecken eller mellanslag. Detta behöver du inte tänka på i vanliga fall, eftersom Episerver per automatik hanterar detta när sidadressen skapas. I stället för mellanslag för skilja på orden, använd den nya standarden med bindestreck -, inte understreck _.

Webbadresser

Alla SLU:s institutioner, administrativa avdelningar och andra organisatoriska enheter ska ha  webbadresser enligt standarden: www.slu.se/namn-pa-enheten respektive www.slu.se/name-of-unit. Se rektors beslutsdokumen angående webbadresser.

Enkeladress

Varje sida kan få en enkeladress enligt formeln www.slu.se/[sidans-namn]. Användbart för adresser som ska kommuniceras utanför webben, till exempel din personliga cv-sidas adress på ditt visitkort. För att skapa en enkeladress till en sida, gå till sidan och scrolla upp. Under "Enkel adress till sida” ska du ange den adress sidan ska få. OBS: använd inte å, ä, ö, specialtecken eller mellanslag. 

Det är än så länge fritt fram för alla att skapa kortadresser men använd funktionen med omdöme. Sidor som inte ska kommuniceras på andra ställen än på webben behöver i regel inte en enkeladress - gör då istället en klickbar länk. Använd inte heller kortadresser till enskilda nyheter eller kalenderhändelser om du inte måste sprida just den adressen i till exempel tryck. Kom också ihåg att ange årtal om det är återkommande händelser. www.slu.se/konferensXYZ13. Vid tveksamma fall beslutar webbredaktionen om enkeladresser.

Hur hanterar jag gamla versioner av mina sidor eller mina dokument?

Det sparas tio versioner av varje sida. Ta gärna bort gamla versioner om du är säker på att du inte kommer att behöva igen, t ex om du bara varit inne och rättat ett stavfel eller ändrat en radbrytning. På så vis gör du listan över gamla versioner mer överskådlig och du belastar inte heller databasen med onödig information. Sidversionerna påverkar inte antalet sidor i Episerver.

Ta bort gamla sidor

  • Ta bort utgångna sidor där du angett ett slutdatum under Schemaläggning/Sluta publicera. Antagligen har du sparat dem för att "de kan vara bra att ha", men Episerver är ingen lagringsplats! Gör så här:
  • Under "Rapporter" i Episerver tar du fram en lista över alla dina sidor. Följ instruktionen på Kontrollera alla dina sidor.
  • Välj att lista Utgångna sidor, dvs. de avpublicerade sidorna. Titta igenom dessa innan du kastar dem. Om de innehåller länkar till oanvända dokument och bilder ska dessa först raderas från filhanteraren, se nedan.
  • Innehåll som du tror att du kommer att behöva framöver kan du exempelvis klistra in i Word eller ta en skärmdump av. Spara på din dator.
  • Ta sedan bort själva webbsidan med hjälp av Ta bort-funktionen! En gul ruta visar sidnummer och länk om någon annan sida länkar till din sida. Klicka på länken och meddela den sidansvarige att din sida nu har tagits bort.
  • Passa även på att ta även bort sidor med innehåll som inte längre behövs. Använd den nya funktionen Expanderbara menyer för att slå ihop sidor med likartat innehåll.

Vad händer om två personer, ovetandes av varandra, är inne och redigerar samma sida?

Den första som publicerar sidan får ingen varning, men det får den andra när denne publicerar sidan. Ett fönster visas och redaktören får välja vilka delar av de två versionerna som ska publiceras. Avsluta med att "Spara och visa" för att förhandsgranska den nya versionen som skapas.

Opublicerade sidor

Om du bara har sparat en ändring dvs. sidan är inte publicerad, lämnar sidan och går tillbaka till den för att fortsätta redigeringen så visar EPiserver den senast publicerade versionen av sidan, och inte den senast sparade versionen. Den senast sparade versionen hittar du i versionslistan. Om du vet att det finns flera som har rätt att redigera ”din” sida så kolla alltid i versionslistan om det finns en ny sparad men icke publicerad version av sidan innan du börjar redigera.

Kontaktperson

Alla målsidor har en ikon till höger, med en länk till platsen för kontaktuppgifter. Se till att dina sidor har en kontaktperson/ kontaktadress inlagd. Dessa uppgifter skapas med ett kontaktblock. 

E-postadresser

Skriv gärna ut e-postadresser i klartext på din sida. Tidigare ansågs det att man inte skulle göra det för att undvika spam, men nu arbetar man med att stoppa spam på andra sätt. En anledning att skriva ut e-postadressen i klartext är att många besökare på webbsidor som använder webmail, bl a. studenter, inte kan klicka på en sån länk och få upp adressen. De behöver kunna kopiera en utskriven adress.

Hur gör jag mina sidor så tillgänglighetsanpassade som möjligt?

  • Tänk på att fylla i raden "Länktitel" på dina länkar och dokumentlänkar.
  • Använd också "Alternativ text" på bilderna; om bilden är klickbar ska alternativtexten beskriva var man hamnar om man klickar på bilden. Om bilden inte är klickbar ska alternativtexten beskriva vad bilden föreställer.
  • Använda dig av knappen "Infoga citat" när du citerar. (Sök på "citat" i Episervers Episervers redaktörshandbok.)
  • Fyll fälten "Id" och "Sammanfattning" under fliken "Avancerat" under "Infoga/redigera ny tabell" när du använder dig av en tabell. Detta gör det möjligt att läsa t ex tabeller för personer som läser webbplatsen med hjälpmedel, t ex talsyntes. (Sök på "tabell" i Episervers redaktörshandbok.)

Vilken webbläsare kan jag använda med EPiServer?

För besökare fungerar de flesta kända webbläsarna. I redigerarläget fungerar Episerver nästan fullt ut i de vanligaste webbläsarna men IT-avdelningens rekommenderade webbläsare på är Internet Explorer. För Mac rekommenderas Chrome.

Fritextsök

Följ råden på sidan Skrivtips för sökbar webb för att bli hittad av sökmotorerna, både den interna och Google. För den interna sökmotorn finns flera möjligheter att påverka funktionerna. Man kan registrera synonymer. Till exempel så att alla som söker på "tjänstefordon" får se träffar som passar in på "tjänstebil". Det går också att göra utvalda träffar som visas högst upp i träfflistan ovanför sökresultatet. Kontrollera hur dina sidor rankar i den interna sökmotorn och maila eventuella frågor till webbredaktionen@slu.se så kan vi tipsa dig om hur du kan göra dem mer sökmotorvänliga.

Matematiska och kemiska specialtecken

HTML-kod för matematiska och kemiska specialtecken hittas med fördel på: http://sv.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Specialtecken

 

2. Bild- och dokumenthantering

 

Vem lägger in bild i Idis?

Bilder på anställda kan bara läggas in i Idis av dem som har utsetts till katalogansvariga. För att ta reda på vem som är katalogansvarig på din enhet eller avdelning kan du göra så här:

På medarbetarwebben går du till Verktyg, Verktyg och system, klicka på Idis. Klicka på Min profil i vänsterkolumnen och välj sen Organisationsuppgifter, så ser du där vem som är katalogansvarig hos dig.

Kan jag lägga in flera filer i filhanteraren samtidigt, eller måste jag ladda över dem en och en?

Det går att flytta flera bilder eller dokument samtidigt genom "Drag-and-drop" i filhanteraren, men det kräver att du kör Internet Explorer och installerar en komponent på din dator: Längst upp till höger i redigerarfönstret står ditt användarnamn. Klicka på det och välj "Mina inställningar" och sen klickar du på menyvalet "Komponenter". Om du inte har en grön bock vid "Avancerad filuppladdning" klickar du på installationknappen under listan.

Hur ska mappar och filer namnges?

När du skapar mappar i filhanteraren ska du använda små bokstäver, bindestreck (-) istället för mellanrum, och inga å, ä eller ö eller specialtecken.

Tänk på att dokument och bilder också bör namnges enligt samma princip, annars får t.ex. pdf-dokument väldigt långa och svårbegripliga adresser vid visningen, eftersom varje mellanrum och specialtecken automatiskt ersätts med serier av %-tecken och annan utfyllnad.

Vad är det för skillnad på katalogen "PageFiles/Sidfiler" och bild- resp dokumentkataloger i filhanteraren?

De bilder eller dokument du lägger i katalogen PageFiles kan du (eller dina kollegor) endast använda från den aktuella sida du står på när du lägger in dem, de kan inte nås från något annat ställe. Det måste använda bild- resp dokumentkatalogens underkataloger när du lagrar filer för visning på webbsidorna.

Rensa i filhanteraren

Filhanteraren innehåller många oanvända dokument och bilder vilket tar lagringsplats och bidrar till att kraftigt försämra sökresultatens kvalitet. Dessutom räknas varje dokument som fyra sidor vilket bidrar till att sökmotorn slår i taket.

  • Kasta alla gamla filer som inte visas på webben någonstans. Dina mappar i filhanteraren är inte en lagringsplats.
  • Vill du först spara en fil, t.ex. en pdf eller bild, för framtida bruk kan du öppna den för att sedan spara den på din dator.
  • Använd Ta bort-funktionen. En gul ruta visar sidnummer och länk om någon annan sida länkar till din inaktuella fil. Klicka på länken och meddela den sidansvarige att din fil nu har tagits bort.
  • Pagefiles/sidfiler. Tillhör du dem som råkat spara filer i PageFiles, dvs. utan att öppna dina mappar i filhanteraren? I Episerver7 kommer sidfiler inte att finnas kvar. Under en övergångsperiod har vi både 6:an och 7:an parallellt, på test- respektive produktionswebb. Däremot finns pagefiles kvar i 6:an så länge den ligger kvar i produktionsmiljön.
  • Ta tillfället i akt att flytta dina filer från PageFiles till din sidas mappar i strukturen. Kontrollera sedan att länkarna från dina sidor blir rätt. Passa också på att kasta inaktuella filer. 
    För att få ordning på filer som har länkats fel är det bästa att först gå igenom vilka filer som inte är länkade och kasta dem. Det kan du göra i den överordnade mappen för inst/enhet/ämne för att få med alla på en gång (stå på ingångssidan i sidträdet för att se alla filer i pagefiles). Markera sedan filer som behöver flyttas och länkas om (använd ctrl+klicka för att markera flera). Högerklicka, och välj Klipp ut. Välj korrekt mapp i filhanteraren, högerklicka och klistra in. Filerna flyttas då utan att länkarna bryts, om de är gjorda på rätt sätt, dvs. med intern länkning. Om du skapar en favoritmapp kan du dra och släppa hela det markerade sjoket från pagefiles direkt in i den.
  • Om du är osäker på vilken mapp du ska använda i filhanteraren kan du kontakta webbredaktionen@slu.se.

Behörigheter i dokument- och bildkataloger

På samma sätt som att du blir tilldelad behörighet att redigera vissa sidor blir du tilldelad behörighet till vissa kataloger i filhanteraren. Enbart de som har behörighet till en viss katalog kan lägga till, ta bort eller redigera en fil. Däremot kan alla med redaktörs- och skribentbehörighet gå in i alla bild- och dokumentkataloger för att länka till de filer som ligger där. Detta gäller dock inte katalogen "Sidfiler/Page files" som man enbart kommer åt från aktuell sida, och således kan dessa filer enbart användas av den som har behörighet att redigera just den sidan.

Får jag publicera skannade dokument?

Nej.

När du skannar in ett dokument blir innehållet i princip en bild. Även om du får en pdf-fil med innehållet tydligt för ögat kan innehållet i dokumentet inte enkelt indexeras av sökmotorer. Det innebär att dokumentet inte blir sökbart på webben, vare sig av Google eller den interna sökmotorn. Det kan inte heller läsas av olika typer av hjälpmedel för personer med syn- och lässvårigheter, till exempel talsynteser.

Försök i stället att hitta ursprunget till texten (oftast ett Worddokument), och gör om det till en pdf genom att skriva ut som pdf eller spara som pdf. Det dokumentet går bra att publicera, eftersom sökmotorerna kan läsa av innehållet.

Du ska alltså aldrig skanna in ett dokument för publicering på en webbsida. Detta är särskilt viktigt när det gäller beslut och protokoll, som måste vara lätta för alla att hitta på medarbetarwebben. Om det är nödvändigt att visa att ett dokument är underskrivet och stämplat går det utmärkt att i text hänvisa till registrator där diarieförda dokument finns att se i fysisk form.

 

 

3. Språk

Språkhantering

Blanda aldrig svenska och engelska på en och samma sida. Håll de svenska sidorna till den svenska strukturen och de engelska till de engelska. Om du blandar ställer du till det för uppläsningsfunktionen, sökmotorerna och för besökare som använder olika former av hjälpmedel för att läsa sidan. Dessutom kan engelskspråkiga besökare lättare hitta sidorna tack vare engelsk toppmeny, sidhuvud och sidfot.

Det bör finnas en fullständig informationsstruktur för båda språken. Om det inte finns en engelsk motsvarighet till en sida kommer en besökare som klickar på engelska flaggan att  ”kastas” från en nivå i informationsstrukturen till den engelska sida som ligger närmast över i strukturen, exempelvis institutionens startsida eller kanske ännu högre upp, och kan då tappa orienteringen.

Om man väljer att inte göra/uppdatera all information på båda språken utan bestämmer att t.ex.projektinformationen endast ska finnas på engelska, så skapa ändå motsvarande svenska sidor i den svenska informationsstrukturen med en text liknande: Denna information finns endast på engelska. Var snäll och gå till denna sidas engelska version genom att klicka på den engelska flaggan i övre högra hörnet.

Mer om översättning hittar du under Kommunikation/Språk/Översättning.

Hur skapar jag en engelsk version av min svenska sida?

Stå på din svenska sida och klicka på verktygssymbolen "Sidans språk" (ser ut som en jordglob, bland knapparna ovanför trädstrukturen). Då får du upp ett fönster där du kan skapa en engelsk version av din sida. Märk att detta inte är en ny sida, utan en ny språkversion av din svenska sida. Dessa är kopplade till varandra så att besökaren kan klicka på den engelska flaggan och byta språk.

Kan jag få redigerarläget i ett annat språk än svenska?

Längst upp till höger i redigerarfönstret ståd ditt användarnamn. Klicka på det och välj "Mina inställningar" och sen fliken "Visningsalterantiv". Ställ in önskat språk i rullgardinsmenyn och klicka på "Spara".

 

4. Struktur

Kan vår institution/enhet ha inloggningsskyddade sidor som bara vi har tillgång till?

Sidor i strukturen kan låsas på AD-grupper, t ex institution. Dessa kräver då AD-inloggning (om du inte sitter på din jobbdator och redan är AD-inloggad). Kontakta webbredaktionen@slu.se ifall ni önskar sätta upp sådana sidor. Ta reda på vilken/vilka AD-grupper som ska ha tillgång till sidorna och meddela webbredaktionen.

LIte fler tips finns på sidan Låsta interna sidor på medarbetarwebben.

 

Kontaktinformation