Projektplan och projektmål 2024

SLU:s har sedan 2016 en gemensam webbplattform som används av i stort sett alla verksamheter inom universitet. SLU:s officiella webbplatser är slu.se, medarbetar-webben, studentwebben och uds.se. Av dessa är slu.se klart störst med ungefär 30 000 sidor och omkring 12,6 miljoner sidvisningar årligen (2023).

Basen i den tekniska webbplattformen är publiceringssystemet Episerver. Vi gör löpande uppgraderingar av systemet för att kunna säkerställa prestanda, stabilitet och säkerhet på våra webbplatser. För ett par år sedan flaggade leverantören att de gör större ändringar i sin produkt och sin licensmodell och ersätter Episerver med en ny produkt, Optimizely. Detta har fått till följd att vi inte längre har ett val att ligga kvar oförändrat i Episerver. I samband med ett nödvändigt plattformsbyte behöver vi samtidigt se över hur vi använder våra webbplatser och hur vår organisation är riggad. Vi har därför fått möjligheten att under 2023 driva en förstudie som syftar till att ge oss svar på hur vi ska få till en hållbar teknisk plattform, vad vi bör göra redaktionellt för att möta våra användares behov och hur vi ska rigga en organisation för att fungera på ett för SLU optimalt sätt i en förvaltningsfas.

Förstudien har pågått under de första tre kvartalen och har resulterat i en mycket bättre kännedom om hur och på vad vi behöver fokusera under ett genomförandeprojekt. Vi har jobbat med en bred förankring både internt och externt, genom enkäter, djupintervjuer och workshops med olika intressenter. Det är förstudiens resultat som lett fram till de projektmål som presenteras i denna projektplan.

Det övergripande syftet med förändringen är att SLU ska erbjuda en stabil webbplattform där besökare hittar relevant och uppdaterad information om universitetet och dess verksamhet.

Förutsättningarna för att nå dit definieras i ett antal projektmål fördelade över åren 2024 och 2025. Från 2026 övergår projektet i ordinarie förvaltning.

I en första version av projektplanen beskrivs projektmålen för 2024. Leveranserna sker i etapper enligt ett agilt arbetssätt och kan komma att justeras.

I samband med budgetäskning inför 2025 kommer projektmålen att kompletteras med ytterligare mål som rör övriga webbplatser som ska göras om.  

Teknisk plattform

Efter utvädering av ett antal olika alternativ har projektet landat i att vi fortsätter med Episerver, som i den senaste versionen heter Optimizely.

I målet ingår att: 

1. Få klart licenser för Optimizely.​
2. Skapa en SAD (system architecture design).​
3. Sätta upp hårdvara och system enligt SAD:en.​
4. Säkerställa att kompetens finns för att långsiktigt underhålla alla delar i SAD:en.​
5. Ett beslutat SLA (service level agreements) som täcker alla områden i den tekniska förvaltningen finns.

Nödvändiga delar

Externwebbens nödvändiga delar (struktur, navigering, taggar, sök, designsystem, integrationer, sidtyper och block) ska vara utvecklade, testade och implementerade.

I målet ingår att:

1. Sätta upp och anpassa det mallpaket i Optimizely 12 som vi köper.​
2. Justera mallpaketet och komplettera med egna sidtyper och block. ​
3. Implementera nödvändiga integrationer och 3-partsprodukter. ​
4. Besulta och utveckla navigering och taggsystem.​
5. Utreda, eventuellt upphandla och implementera en ny sökfunktion.​

Webbplatser inom förvaltningsobjektet

Det är beslutat vilka webbplatser, subwebbar, kampanjwebbar osv som ska finnas inom förvaltningsobjektet, och hur dessa webbplatser ska förhålla sig till varandra. 

I målet ingår att:

1. Ta fram förslag på principer som ska gälla för olika webbplatser. Förslaget ska gå i linje med riktlinjerna för varumärkeshierarkin och erbjuda en långsiktigt förvaltningsbar hantering.​
2. Matcha förslaget till beslut med ny SAD och nytt SLA (drift, licenser, 3-partsprodukter, integrationer).​
3. Ta fram kriterier och regler för vad som gäller för de olika typerna av webblösningar som erbjuds.​

Färdig förvaltningsorganisation

Förvaltningsorganisationen ska vara klar att ta emot överlämningen från projektet. 

I målet ingår att:

1. Upprätta en ny förvaltningsorganisation där kompetensbehovet för samtliga delar är säkrade.​
2. Etablera och dokumentera rutiner för livscykelhantering av förvaltningsobjektets plattform, samt sätta en plan för hur rutinerna ska följas.​
3. Besluta och etablera den redaktionella webborganisationen med uttalat ansvariga för de redaktionella delarna av externwebben.

Ny redaktionell organisation riggad

En ny redaktionell organisation ska vara riggad, dvs ha fått behörigheter och utbildning, för arbetet med innehållet på slu.se.

I målet ingår att:

1. Föreslå en ny redaktionell organisation med tydliggjorda roller och ansvar. ​
2. Förankra och implementera organisationen successivt under projektets gång. ​
3. Revidera den administrativa rollen i linje med beslutat förslag. ​
4. Implementera den nya organisationen.​
5. Dela ut behörigheter och ge utbildning/introduktion i publiceringsverktyget och principerna för nya webbplatsen för de webbredaktörer som ska ansvara för innehåll på slu.se.

Centralt innehåll klart

I målet ingår att:

1. Utreda vad som är vårt centrala innehåll och vad som är mest prioriterat.​
2. Lägga upp en genomförandeplan för arbetet.​
3. Ha en plan för hur innehållet ska hanteras långsiktigt och hur redaktionell uppföljning sker.​

Avvecklingsplan

I målet ingår att:

1. Besluta om vad som behöver finnas på plats för att nya slu.se ska kunna lanseras.​
2. Sätta ett lanseringsdatum. ​
3. Lägga upp en plan för hur den gamla webbplatsen ska hanteras från lanseringsdatumet till en faktisk nerstängning av hela webbplatsen. ​

1. En uppsättning sidtyper och funktioner för att visa upp miljödata ska vara på plats.​
2. Ett nytt sökgränssnitt ska finnas på plats.​
3. Funktionellt ska nya miljödata vara i allt väsentligt en likvärdig funktion jämfört med den som finns idag.​
4. Förvaltningsorganisation och budget för nya miljödata ska finnas beslutad. 

1. En ny integration mot källsystemen för kursdata ska vara på plats och kopplad mot nya slu.se.​
2. Ett nytt sökgränssnitt ska finnas på plats.​
3. Funktionellt ska nya kurssök vara i allt väsentligt en likvärdig funktion jämfört med den som finns idag.​
4. Förvaltningsorganisation och budget för nya kurssök ska finnas beslutad.

1. Ett nytt beslutat koncept för hur vi kommunicerar SLU:s forskning på webben. ​
2. En forskningskatalog där besökare kan hitta alla forskningsprojekt eller forskargrupper inom ett valt ämnesområde.​
3. En projektplan för vidare utveckling av konceptet under 2025, ska finnas. ​

För att frigöra resurser till projektet behöver ordinarie arbete i webbförvaltningen begränsas. Förvaltningsaktiviteterna omfattar nödvändig bugghantering, drift och support, med fokus på att upprätthålla en laglig, stabil och säker webbmiljö.

Innehåll på nya externwebben byggs upp på nytt med start tidigast Q4 2024. De webbredaktörer som ska arbeta med innehållet kommer att ha gott om tid på sig att bygga upp det nya innehållet med stöd från projektets redaktionella arbetsgrupp. Det kommer dock bli en betydande arbetsbelastning på webbredaktörerna under en längre tid, då även den gamla webbplatsens innehåll behöver hållas uppdaterat.

Webbprojektet är beroende av andra projekt och systemförvaltningar på SLU, både under projektfas och i övergången till förvaltning. Särskilt märks beroendet till en stabil och uppdaterad driftsmiljö som jackar i de aktiviteter som planerats i det pågående IT-infralyftprojektet.

Webbprojektet har inte budgeterat för inköp av nya licenser för ett CMS. Tanken är istället att använda SLU:s befintliga licenser och bygga nya webbplatser på dessa. Under projektets gång kommer därför verksamheter som idag har egna webbplatser att behöva flyttas in under antingen externwebben eller medarbetarwebben. Dock ska poängteras att det inte handlar om någon stor påverkan. Skillnaden är att till exempel artdatabankens URL framåt blir slu.se/artdatabanken, men att design, struktur och funktionalitet bibehålls.

Projektet omfattar delar som är svåra att i förväg räkna på kostnader för. I delar av leveranserna kan vi behöva göra upphandling eller avrop på statliga ramavtal och där kan prisbilden förändras med vilka anbud vi får in. En annan aspekt på projektkostnaderna är hur väl vi lyckas med utvecklingen av funktioner och särskilt integrationer mot andra system inom SLU.

Budgetäskandet inför 2024 förutsätter att vi har en absolut majoritet av de nödvändiga kompetenserna som behövs, inom SLU. Behöver vi anlita extern kompetens innebär det sannolikt en högre kostnad och vi behöver då anpassa ambitionen och leveranserna till detta.

Organisatoriskt behöver vi under projektets gång säkra att vi har verksamheten med oss i förändringarna inför en relansering av slu.se. En huvudprincip är att allt innehåll behöver publiceras om, vilket säkerställer kvalité och nödvändig lagefterlevnad. Detta kommer dock innebära en belastning på alla verksamheter som har externwebben som kommunikationskanal.

Projektets första genomförandefas omfattar inköp och uppsättning av en ny infrastruktur för webbförvaltningen. Det är plattformen för både den utveckling och det redaktionella arbete som görs under året. Infrastrukturen omfattar ett nytt publiceringssystem men även system för sök, design och redaktionell uppföljning.

Utvecklingen 2024 omfattar ett baspaket sidtyper och block för i första hand externwebben, samt de integrationer som anses vara nödvändiga för att webbplatsen ska vara färdig för lansering. Preliminärt sker utvecklingen av de redaktionella sidtyperna under första halvan av 2024.

Under andra halvan av 2024 sjösätts en ny organisation för webbarbetet och den redaktionella uppbyggnaden påbörjas. Parallellt pågår fortsatt utveckling av funktionalitet och integrationer mot underliggande system.

I och med att projektet fortsätter även under 2025 sker ingen slutlig överlämning till förvaltning. Dock kommer projektet utvärderas och ge input till hur fortsatt projektering för slutförandet av slu.se och påbörjandet av övriga webbplatser.