Backup-funktion

Vi strävar efter att ha bra täckning av webbredaktörer som förvaltar vårt innehåll. Ibland uppstår vakanser i verksamheten och historiskt har detta täckts upp genom att någon annan får behörighet eller utbildning, ibland över en tid. Ibland permanent. Det är i många fall tidskrävande och onödigt, speciellt i när det bara är en kortare period. Och ibland är arbetsuppgifterna inte så omfattande.   

En annan grupp som berörs är de som idag är ansvariga och uppdaterar väldigt lite innehåll och enstaka sidor, till exempel ett projekt eller en forskarskola. Dessa sidor ska i första hand hanteras av ordinarie webbredaktör för exempelvis en anknuten institution.  

Syftet är att under kortare perioder och efter överenskommelse om ramarna stötta verksamheten med operativt redaktionellt arbete.  

Så ska det gå till  

• Huvudredaktör för externwebben är ansvarig för bemanning, dialog med verksamhet och prioriteringar.   
• När vakanser uppstår i redaktörsorganisationen tar verksamheten kontakt med webbförvaltningen och har en dialog kring vad som behöver göras och under vilken period.   
• Vakanser kan också vara väldigt tillfälliga, exempelvis att en webbredaktör är sjuk några dagar och någon viktig uppdatering behöver göras.   
• Uppdateringar på sidor som tidigare skötts av en webbpublicerare som inte längre har behörighet och då institutionens/avdelningens/motsvarande webbredaktör inte har möjlighet att göra uppdateringen. 
• Funktionen bemannas i första hand av den redaktionella delen av webbförvaltningen. Om det gäller innehåll som är en del av det centrala innehållet har webbförvaltningen dialog med ingångsredaktionerna om hur behoven ska lösas.   
• Webbförvaltningen har rätt att prioritera och säga nej till uppdrag om det inte ryms i förvaltningen.  
• Funktionen bemannas måndag-fredag, 9–16, och återkopplar alltid inom 24 timmar.    

Exempel på upplägg

Kommunikatören på institutionen X ska sluta. Det uppstår ett glapp på 2 månader innan ny kommunikatör är på plats. Under tiden sköter webbförvaltningen löpande uppdateringar av institutionens innehåll samt publicering av nyheter och kalenderhändelser med mera.   

Funktionen löser löpande uppdateringar och inte större arbetsuppgifter som att bygga upp större mängde nytt innehåll eller strukturera om befintligt.   

Funktionen löser uppdateringar av mindre karaktär som av någon anledning inte kan utföras av en ordinarie webbredaktör på sidor som tidigare hanterats av en webbpublicerare som inte längre har behörighet på grund av få sidor. 

Avslutningsvis så är vår föroppning att när vi nu höjer ambitionsnivån och jobbar mer ihop så kanske även kanalen i teams kan vara en väg för att hjälpas åt med det löpande arbetet. Om förutsättningarna finns.