Debitering av gemensamma undervisningslokaler sker 11 månader om året. Alla månader är dock avgiftsbelagda. Juli och augusti debiteras gemensamt i början av september. Övriga månader debiteras separat . Bokningar med kurskod samt interna bokningar i de gemensamma undervisningslokalerna debiteras via bokföringsorder i ekonomisystemet Unit4 ERP (tidigare UBW).
Information om de enskilda bokningarna finns att se direkt i ERP, i verifikationstexten.
Varje lokalbokning har en egen rad, i det fall man bokat fler lokaler i samma bokning har varje lokal en egen rad med dennes kostnad.
Nedan en bild av hur informationen ser ut i verifikationstexten.
Först står det vilken sal som är bokad, sedan bokat datum och tid. Efter det kommer boknings ID* och inom parentes användarnamn på den som bokat lokalen alternativt kurskoden om det är en kursbokning.
I det fall det är fler kurser som samläser kommer flera kurskoder att finnas utskrivet, kostnaden för lokalen delas då jämt mellan de olika kurserna.
I UBW finns för varje månadstransaktion en bilaga som heter ”Användarinformation debitering_summering”. I den bilagan finns möjlighet att se den aktuella månadens bokningar och sortera efter den information du önskar få fram. Här kan du även se om beställaren av lokalen vid bokning har uppgivit alternativ kontering dit intern omföring behöver göras. Sådan information hamnar då i kolumn G. Här kan även annan information stå, exempelvis om prisjustering gjorts.
För att få förslag på hur du kan sortera data i summeringsfliken-klicka på denna länken
*Boknings Nr är den parameter som SLU:s lokalbokning lätt kan använda för att söka fram en specifik bokning. Den är alltså bra att ha till hands om du behöver kontakta oss med några frågor.
Frågor kring debiteringen hänvisas till lokalbokning@slu.se