Produktkategoriteam

Senast ändrad: 14 augusti 2024

Produktkategoriteam har t.v. inrättats för resor samt för kemikalier och laboratorieförbrukning.

Anvisningar för produktkategoriteam

beslutade av universitetsdirektören 2014-12-18, dnr SLU ua 1.1.1-45521.

1. Introduktion

Produktkategoriteamet ska fungera som en stadigvarande referensgrupp i gemensamma inköpsstrategiska frågor gällande upphandling, sortiment, e-handel samt avtalsuppföljning för sin kategori.

Produktkategoriteamen inrättas efter behov av inköpschefen. Teamen rekommenderas bestå av 5-8 personer beroende på område. Medlemmarna bör vara frekventa beställare och/eller personer med annan inköpserfarenhet från de institutioner som beställer volymmässigt mest inom det aktuella området samt vid behov ytterligare personer, t ex specialister inom sakområdet. Inköpschef föreslår tillsammans med prefekter deltagare för respektive produktkategoriteam. Prefekten eller motsvarande godkänner medverkandet.

2. Mål

Mål med införandet av produktkategoriteam är att:

  • Få förankring i verksamheten vid upphandling av ramavtal för efterfrågade varor och tjänster
  • Öka avtalstroheten genom att öka medvetenheten av ramavtal ute i organisationen samt teckna önskvärda ramavtal
  • Sänka kostnader och/eller höja kvaliteten på upphandlade varor och tjänster genom att ta fram rätt inköpsstrategi inom respektive område

3. Ansvar och mandat

Upphandlaren är ansvarig för att leda teamet som tillsammans medverkar i nedanstående punkter: Anvisningar för produktkategoriteam

- Framtagning av strategi inklusive mål för kategorin
(enligt ”Strategi för produktområde X” i dokumentet t h), samt uppföljning av kategoriarbetet

- Arbete med kostnads- och processeffektiviseringar

- Operativa frågor inom ramen för gällande avtal, upphandlaren ansvarar för att dokumentation sker

- Beredande av sakfrågor inför beslut

Inköpschefen har ett övergripande ansvar för strategin med dess innehåll och beslutar om de sakfrågor som kan leda till förändring av strategi för produktområdet och förändringar i avtal.

4. Träffar

Produktkategoriteamet träffas 3-6 ggr/år. Ansvarig upphandlare är sammankallande. Teamet träffas första gången live, därefter via länk vid behov. 

 5. Genomförande/frågeställningar

Följande punkter kommer bl a att belysas under arbetets gång:

- Hur fungerar befintligt avtal?

- Hur kan vi nå ut till verksamheten med avtalet så att avtalet får önskad effekt?

- Kartläggning av behov av ev ytterligare avtal inom kategorin

- Analyser av inköpsmönster, hur fungerar elektroniska beställningar osv

- Sortimentsstrategier, utbyte av produkter osv

- Marknadsbevakning

- Vid behov leverantörskontakter/möten  

6. Rapportering

Rapportering sker årsvis till inköpschef. Rapporten innehåller en redogörelse för vad gruppen arbetat med under året samt måluppfyllelse.

Mötesanteckningar tas efter varje träff och delges inköpschef.

Upphandlaren är ansvarig för rapporteringen.  

7. Avgränsningar

Produktkategoriteamet kan komma att delta i upphandlingsarbete inför tecknande av nytt ramavtal inom det aktuella området, antingen operativt i en projektgrupp eller som del av en referensgrupp. I ett upphandlingsskede kommer deltagarna att träffas mer frekvent. Upphandlingsarbetet med dess strategi behandlas separat. Anvisningar för produktkategoriteam 

8. Ekonomi

Arbetet med produktkategoriteam finansieras med befintliga medel, dvs institutionerna/avdelningarna bär sina egna kostnader.