Checklista för avrop på ramavtal

Innehåll:

1. Ramavtal
2. Förberedelser
3. Beställning enligt villkoren i avtalet (rangordning)
4. Beställning med förnyad konkurrensutsättning
5. Konsulttjänster

1. Ramavtal

Ett ramavtal är ett avtal som under en fastställd avtalsperiod medger att man gör successiva köp av varor eller tjänster när behov uppstår. Sådana köp från ramavtal kallas avrop.

Om flera leverantörer finns i ramavtalet ska avrop genomföras enligt den avropsordning som anges i ramavtalet: antingen rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. I vissa avtal finns båda, t ex beroende på inköpsvärde. Detta framgår i så fall av avtalet.

Ramavtalet kan vara upphandlat av SLU eller vara ett statligt ramavtal som är upphandlat av Statens inköpscentral (www.avropa.se). Lagen säger att om det finns ett ramavtal som är tillämpligt så ska detta användas. SLU:s upphandlade ramavtal har företräde framför de statliga ramavtalen.

För köp där det inte finns ramavtal som kan användas gäller upphandlingsreglerna i LOU.

I de fall SLU fastställt ramavtal med särskild fördelningsnyckel som inte är rangordning eller FKU ska denna användas, som kemikalier och laboratorieförbruktningsmateriel där produkt med lägsta pris väljs efter jämförelse. Då saknas tummen upp-markering i Proceedo.

I de fall SLU fastställt en särskild ordning för beställning ska denna följas (som till exempel för beställning av resor som görs direkt till resebyrån och inte via Proceedo).

2. Förberedelser

• En kontroll av om ramavtal finns skall alltid ske innan ett inköp eller en upphandling görs.
• Kontrollera att den vara/tjänst som du ska avropa omfattas av avtalet. Kontrollera också att ramavtalets giltighetstid inte har gått ut. För avtal som finns inlagda i Proceedo kontrolleras detta av systemet.
• Kontrollera vilka villkor som enligt ramavtalet gäller för att avropa varan/tjänsten - pris, leveransvillkor, leveranstid m m (det kan vara skillnader i villkor mellan olika ramavtal). För avtal som finns inlagda i Proceedo anges detta i systemet.

Vid avrop från ramavtal  krävs inget investerings- eller anskaffningsbeslut.
   

3. Beställning enligt villkoren i ramavtalet - rangordning

Rangordning innebär att alla villkor i ramavtalet inkl pris, är fastställda i avtalet och att man gör beställning från den leverantör som står först i rangordningen. Om denna leverantör av någon anledning inte klarar att leverera den efterfrågade varan eller tjänsten får förfrågan gå vidare till nummer två i rangordningen etc.

• Produkter på rangordnade ramavtal beställs i Proceedo.
  Alla avtal vars produkter är inlagda i Proceedo är rangordnade avtal. Produkterna för den leverantör som rangordnats som etta i ramavtalet markeras vanligen i systemet med en tummen upp-markering. Om den högst rankade leverantörens produkter finns i en s.k. punchout (webbutik) syns ingen tummen upp-markering vid sökningen. 

4. Beställning med förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning (FKU) innebär att man kan justera villkoren och/eller få ett bättre pris, och genomförs genom att avropsförfrågan ställs samtidigt till samtliga leverantörer inom ramavtalet.

• Om avrop kräver förnyad konkurrensutsättning ska detta göras före beställning i Proceedo (se nedan). 
• Kontakta samtliga leverantörer inom ramavtalet som har möjlighet att leverera varan/tjänsten. Gör avrop enligt ovan, ange att avropsförfrågan sker med förnyad konkurrensutsättning och ange vilka kriterier som kommer att bedömas för val av bästa leverantör. Ange att svar ska lämnas skriftligt i försluten försändelse, senaste dag för när svar ska ha inkommit och vart svaren ska sändas. Observera att sekretess gäller för anbudssvaren till dess beslut är fattat.
  När sista svarsdag passerat öppnas samtliga avropssvar och det mest fördelaktiga väljs. Samtliga deltagande leverantörer meddelas om beslutet. 
• När man tagit beslut om leverantör görs en fritextbeställning i Proceedo, med hänvisning till den gjorda konkurrensutsättningen och vad man kommit överens om. Filer med offerter eller liknande kan bifogas beställningen.
• Ytterligare information kring beställning med förnyad konkurrensutsättning finns i
  PM FKU sammanfattning där information från Kammarkollegiet och Konkurrensverket finns sammanfattad.
• Leveransavtal: Förväntade återkommande beställningar av samma typ kan samlas i ett gemensamt avrop för en bestämd period, t ex en säsong eller ett år. Man kan då göra successiva beställningar från detta under perioden. Avtalsperioden för leveransavtal ska i princip inte sträcka sig längre än till ramavtalets slut, för att undvika att det strider mot villkor i ett efterföljande ramavtal.
  Stäm av med inköpsenheten innan ni undertecknar ett leveransavtal.

5. Konsulttjänster  

• Avser avropet konsulttjänster skall uppdragets omfattning, innehåll och mål samt tidplan för uppdraget fastställas skriftligt i ett leveransavtal. Bifoga detta som en bilaga till beställningen i Proceedo. Parterna ska vara överens om omfattning och innehåll innan uppdraget påbörjas.

Rutinerna för leveransmottagning och betalning framgår av Checklista för leverans och betalning.