Investeringsbeslut och anskaffningsbeslut

Alla investeringar över direktupphandlingsgränsen måste godkännas innan upphandling kan starta.

För investeringar gäller den administrativa processen vid investeringsbeslut. För övriga inköp av varor eller tjänster över direktupphandlingsgränsen ska anskaffningsbeslutet finnas. Upphandling av ramavtal är undantaget från beslutsprocessen.

Beslutsprocessen vid investeringsbeslut

Processen ser ut som följer:

• Behov 
  Inventering av behov vid upprättande av Investeringsplan/budget görs i samband med SLU:s  budgetprocess (inklusive ej beslutade investeringar i syfte att få en bild över låneramsbehov).
  Det kan även uppstå behov löpande under året, vilka också måste behandlas.
• Planering - standardkalkyl
  Beslutsunderlag tas fram och sammanställs i en standardkalkyl (en sammanställning över samtliga utgifter investeringen medför) 
  
  Fastighets och byggnadspåverkande investeringar tas fram, enligt styrande dokument ” Anvisningar för ny- och ombyggnationer vid SLU” med hjälp av Infra Lokaler
  
  Fastighets och byggnadspåverkande investeringar behandlas av infrastrukturgruppen innan granskning av kontrollinstanser.
• Granskning
  Granskning av kontrollinstanser utifrån behov, investeringsplan, strategi, mm (Fakulteten, ledningskansliet, ekonomiavdelningen och inköpsenheten)
  
  Vid invändning - åtgärder därefter åter till kontrollinstanserna
  
  Godkänd vidare för beslut
• Beslut enligt delegationsordningen
• Inköp => inköpsprocessen. Kontakta inköpsenheten vid behov av upphandling.
• Uppföljning– Varje investering granskas mot investeringsplanen och ursprunglig standardkalkyl

Beslut av investering

Följande beloppsgränser gäller för beslut av investering:

• Större än direktupphandlingsgränsen men mindre än 1 mnkr, beslut av prefekt
• Större än 1 mnkr men mindre än 5 mnkr, beslut av dekanus.
• Större än 5 mnkr men mindre än 10 mnkr, beslut fattas av rektor
• Större än 10 mnkr, beslut fattas av styrelsen/regeringen. Kontakta ledningskontoret i de fall detta är aktuellt.

Praktiskt tillvägagångssätt vid investeringsbeslut

1. Är investeringen fastighetspåverkande? Kontakta Infra Lokaler för hjälp med underlag
   Obs separat process ”Anvisningar för ny- och ombyggnationer vid SLU”.
2. Genomför en marknadsundersökning för att få fram uppgift över hur mycket din investering kommer att kosta. Tänk på att kontakta samtliga tänkbara leverantörer – be inte om en offert utan endast en kostnadsuppskattning. Det slutgiltiga priset fås först efter genomförd upphandling
3. Upprätta den obligatoriska standardkalkylen – se medarbetarwebben ekonomi blanketter. Beslutsstöd på din institution ska medverka i framtagandet.
   
   Om investeringen överstiger 1 MSEK ska institutionen upprätta en budget/prognos där den nya investeringen är med. Vid mer omfattande investeringar fungerar standardkalkylen mer som ett försättsblad.
   
   Tänk på att ta till reserv för oförutsett då det aldrig går att förutsäga vilka priser en upphandling kommer att ge.
4. Beslutsstöd eller Inköpsroll på din institution mailar iväg din standardkalkyl samt ev övriga bilagor till investeringar@slu.se
5. Efter godkännande av investeringen (investeringar@slu.se meddelar beslut), kontakta inköpsenheten för ev hjälp med upphandlingsärendet.

Frågor/kontakt rörande investeringsbeslut

Kontakta i första hand beslutsstöd på din institution.

För fastighetspåverkande investeringar, kontakta johan.lindersson@slu.se , Infra lokaler.

För frågor angående processen allmänt, kontakta Lars.Thorell@slu.se, planeringsavdelningen.

För frågor angående vad som klassas som investering samt vilken anläggningstyp och avskrivningstider, kontakta ekonomiavdelningen.

För frågor angående upphandling, kontakta inköpsenheten.

För mer information gällande investeringsprocessen se
Anvisningar för den administrativa processen vid investeringsbeslut (pdf)

Anskaffningsbeslut

Anskaffningsbeslut används när inköpet inte avser en investering.
Blankett för anskaffningsbeslut laddas ner från Blanketter och underlag.