Hur man beställer i Proceedo

Inköpsprocessen från behov till betald faktura:

1. Behov uppstår. Kontrollera om det finns ramavtal som kan användas och beställ i så fall från detta.

2. Om ramavtal saknas behöver du göra en beräkning av anskaffningsvärdet.

• Om det överskrider direktupphandlingsgränsen kontaktar du Inköpsenheten för att få stöd med en ev. annonserad upphandling. Ett anskaffningsbeslut eller investeringsbeslut måste skickas till inköpsenheten innan upphandlingsprocessen kan påbörjas.
• Om det underskrider direktupphandlingsgränsen men överskrider 100 000 kr använder du Proceedos direktupphandlingsformulär ”Köp över 100 000 kr”. Offert ska om möjligt inhämtas från minst tre leverantörer för att säkra konkurrens. Vid dessa köp föreligger även dokumentationskrav som du behöver känna till. Längre ner på sidan finner du mer information om direktupphandlingar.
• Om det underskrider 100 000 kr kan beställningen göras direkt i Proceedo via direktupphandlingsformuläret ”Köp under 100 000 kr”.

Här finner du mer information om beloppsgränserna.

3. Gör beställning i Proceedo. Sök önskad produkt/tjänst i systemet. Vid direktupphandlingar använder du något av direktupphandlingsformulären enligt ovan. Om FKU eller upphandling gjorts använder du formuläret ”Beställning efter upphandling” och bifogar dokumentation (t ex upphandlat avtal).

4. När leverans kommer inlevererar du i Proceedo. Om leverantören har delat upp leveransen ska du endast inleverera det du har mottagit.

5. Om fakturan överensstämmer med beställningen och inleveransen är registrerad kommer fakturan automatiskt matchas mot ordern i systemet. Den kontering som angetts i beställningsläget överförs därmed till fakturan varpå den skickas till ekonomisystemet ERP för betalning.

I Handbok för beställare i Proceedo finner du mer information om hur du använder Proceedos inköpsdel.

Se också schematisk beskrivning av inköpsprocessen.

För guider och mallar se Direktupphandling.

Huvudregeln är att alla köp ska göras via Proceedo, men några undantag finns:

• Fakturareferensen måste anges på fakturan som ”Er referens” (SLU:s referens). Den ska alltså inte anges i fakturaadressen eller på någon annan plats i fakturan. Om leverantören använder ett system avsett för fakturering finns alltid ett särskilt fält som är avsett att innehålla kundens referens och det är viktigt att referensen anges där. På så sätt hamnar den på rätt plats i fakturan och vårt fakturasystem hittar referensen automatiskt.

• Bara koden ska anges på fakturan och inget annat. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

Fakturor hanteras i fakturadelen av Proceedo.

När en faktura kommer in och ordernumret på fakturan visar att beställningen är gjord i Proceedo så kontrollerar systemet om beställningen är inlevererad. Om inleveransen inte registrerats skickas fakturan ut i flödet till beställaren för åtgärd. Om leveranskvittens är gjord och inga ändringar behöver göras så skickas fakturan direkt till betalning.

Mer om fakturahantering finns på ekonomiavdelningens sidor.

Om du har frågor om fakturor kontaktar du levreskontra@slu.se.

All representation, uppvaktning och gåvor ska ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet. Beslut om genomförande fattas av prefekt/motsvarande.

Se ekonomiavdelningens information Representation / gåvor / uppvaktningar