Inköpsrollen

Senast ändrad: 11 augusti 2021

Inköpsrollen är en administrativ roll som finns på varje institution eller enhet. Rollen ger ett första stöd till den egna enheten när det gäller inköpsfrågor och kommunicerar med inköpsenheten.

De administrativa rollerna med tillhörande kompetenskrav är fastställda för institutionsadministrationen. Definition, innehåll och kompetenskrav för inköpsrollen beslutades i augusti 2020 (dnr SLU.2020.1.1.1-3142):

 

Definition av inköpsrollen

Rollinnehavaren utgör stöd till den egna verksamheten vad avser inköpsinformation och samordning av inköp. Rollen innefattar bl a arbete i e-handelssystemet och förhandssupport till de egna beställarna.

Arbetsuppgifter

  • Kommunicera med den centrala inköpsenheten vad gäller inköp, vilket innebär:
    - att ta emot och sprida information från inköpsenheten till den egna verksamheten så att inköp kan genomföras på ett korrekt sätt
    - att rapportera problem vid beställningar från ramavtal och andra inköpsproblem samt vidarebefordra frågor och synpunkter som finns inom institutionen/enheten till inköpsenheten.
    - att rapportera kommande års planerade inköp och upphandlingar inom sin institution/enhet till inköpsenheten
  • Ge ett första stöd till den egna institutionen/enheten vad gäller inköps- och upphandlingsfrågor.
  • Ge en första support till den egna organisationen när det gäller beställningar i e-handelssystemet.
  • Delta vid årlig nätverksträff för inköpsrollen där fokus ligger på kompetensutveckling, erfarenhetsutbyte samt dialog kring strategiska inköpsfrågor.

Kompetenskrav

  • Grundläggande kunskaper om  gällande regler och riktlinjer för SLU:s inköp
  • Kännedom om hur SLU:s inköpsorganisation ser ut och vart man vänder sig för att få hjälp i olika inköpsfrågor
  • Tillräckliga kunskaper i SLU:s e-handelssystem Proceedo för att kunna lägga en beställning och ge förstahandssupport till andra beställare.

Rollinnehavare

En inköpsroll ska finnas på alla institutioner och enheter, i normalfallet räcker det med en rollinnehavare. Rollinnehavaren ingår i inköpsenhetens kontaktnätverk och är en viktig länk i förmedlingen av inköpsinformation till verksamheten. I en del fall behöver rollinnehavare bytas, t ex vid längre ledigheter eller när någon slutar.  
Förslag på rollinnehavare registreras i IDIS av institutionens katalogroll och ett första beslut tas av prefekten. Den föreslagna personen kontaktas sedan av inköpsenheten, som kontrollerar att personen uppfyller de ställda kraven på utbildning . Om personen har genomgått kurs registrerar Inköpsenheten beslut om godkännande i IDIS.  

Utbildning

Det är obligatoriskt för inköpsrollen att ha behörighet som beställare i e-handelssystemet Proceedo. Om personen inte har sådan behörighet krävs deltagande i inköpsenhetens kurs om LOU och regelverk för inköp, för att få behörighet som beställare i Proceedo. Efter genomgången kurs kontaktas personen av inköpsenheten för en information kring innehållet i inköpsrollen.