Upphandlingsprocessen

Senast ändrad: 04 november 2024

En annonserad upphandling ska genomföras om värdet av det som ska anskaffas överstiger 700 000 kr och inga giltiga ramavtal finns.

Upphandling är en formell process som innebär att alla leverantörer via ett annonserat underlag erbjuds att lämna anbud (offert).

Inköpsenheten genomför upphandlingar elektroniskt i verktyget TendSign. Hela processen från förfrågningsunderlag till färdigt avtal sker elektroniskt, även anbuden tas in elektroniskt.

Beroende på inköpsvärde sker annonsering inom Sverige eller inom EU. För gränsen, det s.k. tröskelvärdet – se Beloppsgränser.

Upphandling annonseras med ett s.k. förfrågningsunderlag. Detta underlag fastställer alla villkor i upphandlingen och avtalsvillkor.

En upphandling ska följa reglerna i Lagen om offentlig upphandling, LOU och de EU-rättsliga principerna, bl a:

  • likabehandling; alla leverantörer ska ges samma förutsättningar, samma regler och tidsfrister ska gälla alla
  • öppenhet; upphandlingar ska vara transparenta och förutsägbara. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphandlingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska informeras om resultatet
  • icke-diskriminering;  Man får inte ta regionala hänsyn, leverantörer från andra orter ska behandlas på samma sätt som företag från den egna kommunen. Leverantörer får heller inte diskrimineras på grund av nationalitet, man får inte ställa krav som bara svenska företag känner till eller kan klara av att uppfylla.

Standardflödet för en upphandling är följande:

  • upphandlingen börjar med ett investeringsbeslut eller anskaffningsbeslut
  • förfrågningsunderlaget sätts ihop av upphandlare i samarbete med beställaren
  • upphandlingen annonseras
  • under en fastställd period, som regel minst 3 veckor alternativt 40 dagar, kan leverantörer lämna anbud
  • alla anbuden öppnas samtidigt, efter angiven sista anbudsdag
  • anbuden prövas och utvärderas i enlighet med vad som angivits i förfrågningsunderlaget
  • beslut tas om vinnande anbud, s k tilldelningsbeslut
  • alla anbudslämnare informeras om tilldelningsbeslutet
  • anbudsgivare ges en viss spärrtid, 10 dagar, under vilken överprövning av beslutet kan begäras hos förvaltningsrätt
  • avtal skrivs efter att spärrtiden gått ut (under förutsättning att överprövning inte begärts).

Planera för att upphandling tar tid!
Förutom den i lag fastställda annonseringstiden är det många moment som ska genomföras, räkna med att det tar minst 4-6 månader, komplicerade upphandlingar ännu mer. Vi ber er därför att kontakta inköpsenheten i god tid.

För upphandlingsprocessen gäller absolut sekretess i alla delar som avser inkomna anbud och prövning och utvärdering av dessa. Sekretessen gäller fram till tilldelningsbeslut är fattat.