Denna checklista används när ramavtal saknas och värdet är så lågt att det inte är motiverat att genomföra en annonserad upphandling med anbudslämning.
Det samlade värdet av inköpet exklusive mervärdesskatt får inte överstiga gränsen för direktinköp. Se Beloppsgränser.
Direktupphandling kan också i undantagsfall vara möjlig när behovet är brådskande av orsaker som SLU inte råder över. Om denna situation skulle uppstå bör Inköpsenheten först konsulteras för rådgivning.
För mer omfattande direktinköp kan du ladda ner Guide för direktupphandling samt mall för direktupphandling tjänster resp mall för direktupphandling varor.
Se Policy och riktlinjer för inköp vid SLU samt Anvisningar för inköp vid SLU för ytterligare information.
Notera att det för närvarande är förbjudet att tilldela och fullgöra kontrakt med ryska företag. Mer information om sanktioner och förbud finns här.
Innehåll:
1. Förberedelser
2. Beställning
3. Beställningserkännande
4. Leverans och betalning
1. Förberedelser
- Kontrollera om det finns ett ramavtal som är möjligt att använda. Ramavtalet kan vara upphandlat av SLU eller ett statligt ramavtal upphandlat av Statens inköpscentral (www.avropa.se)
Om ramavtal finns görs avrop enligt vad som anges i ramavtalet och Checklista för avrop på ramavtal.
- Om ramavtal saknas görs direktinköp. Kontrollera först att värdet inte överstiger den av SLU fastställda direktupphandlingsgränsen. (Om så är fallet skall upphandling göras, kontakta Inköpsenheten för avstämning.
- Beställningar görs i e-handelssystemet Proceedo.
- Om anskaffningen beräknas överstiga 100 000 kr bör minst tre leverantörer kontaktas om detta är relevant (dvs om produkten inte finns i Proceedo).
- Om beställningen överstiger 100 000 kr ska köpet dokumenteras (lagkrav från 2014-07-01). Till hjälp finns mall Dokumentation av direktupphandling att använda vid behov.
- Avser upphandlingen konsulttjänster bör uppdragets omfattning, innehåll och mål samt tidsplan fastställas skriftligt. Detta kan göras i en bilaga till beställningen i Proceedo. Parterna ska vara överens om omfattning och innehåll innan uppdraget påbörjas.
Var finns ramavtalen?
Information om statliga ramavtal och förteckningar över ramavtal slutna av SLU finner du under rubriken Ramavtal.
2. Beställning
- Gör beställningen i Proceedo, antingen genom att välja leverantörsavtal och produkt, eller genom en fritextbeställning eller rekvisition.
Fritextbeställning eller rekvisition bör innehålla alla uppgifter som har betydelse för leverans och fakturering. Se instruktioner i systemet.
- För beställningar över 100 000 kr använder man ett formulär i Proceedo under Direktupphandling som heter "Köp över 100 000 kr". Där anges hur man tillvaratagit konkurrens och motiverar val av leverantör, dokument av betydelse för denna urvalsprocess diarieförs separat.
- Undantag från beställning i Proceedo. Beställning av resor respektive företagshälsovård görs inte i Proceedo utan enligt fastställda processer. Även andra undantag finns. Beställningar vid sidan av Proceedo får i övrigt göras endast i de fall det inte är möjligt att genomföra beställningen i systemet. Sådant undantag ska kunna motiveras!
Se Anvisningar för Inköp vid SLU
En beställning i Proceedo är automatiskt dokumenterad. I övriga beställningar ska alla de faktorer som har betydelse för beställningen noteras och sparas för senare avstämning med leverans och faktura.
3. Beställningserkännande
- Begär ett beställningserkännande om det är relevant, och begär omedelbart rättelse vid ev fel.
4. Leverans
- Rutinerna för leveransmottagning och betalning framgår av Checklista för leveranskontroll.
Vid fel - reklamera direkt till leverantören! En reklamation ska genomföras och rättelse skett innan en vara/tjänst leveranskvitteras i Proceedo.