Debitering av gemensamma undervisningslokaler sker 11 månader om året. Alla månader är dock avgiftsbelagda. Juli och augusti debiteras gemensamt i början av september. Övriga månader debiteras separat. Bokningar med kurskod samt interna bokningar i de gemensamma undervisningslokalerna debiteras via bokföringsorder i ekonomisystemet Unit4 ERP (tidigare UBW).
Alla lokaler debiteras per påbörjad hel timme. Vid brist på lokal för kursundervisning kan diffrentierat pris tillämpas på Aulor, Loftets hörsal i Ultuna samt Björken i Umeå.
Information om de enskilda bokningarna finns att se direkt i ekonomisystemet för varje månadstransaktion i en bilaga med namnet ”Användarinformation debitering_summering”
Varje lokalbokning har en egen rad, i det fall man bokat fler lokaler i samma bokning har varje lokal en egen rad med dennes kostnad.
Nedan en bild av hur informationen ser ut i verifikationstexten.
Först står det vilken sal som är bokad, sedan bokat datum och tid. Efter det kommer bokningsID* och inom parentes användarnamn på den som bokat lokalen alternativt kurskoden om det är en kursbokning.
Då fler kurser på samma institution som samläser kommer flera kurskoder att finnas utskrivet, kostnaden för lokalen delas då jämt mellan de olika kurserna.
Vid samläsning av kurser mellan olika institutioner kommer samma lokal förekomma på flera rader med olika kurskod och kostnadsställe. Lokalens pris har då delats jämt mellan de olika institutionerna.
*BokningsID är den parameter som SLU:s lokalbokning lätt kan använda för att söka fram en specifik bokning. Den är alltså bra att ha till hands om du behöver kontakta oss med några frågor.
Lokalbokningssystemet är inte kopplat till universitetets ekonomisystem, vilket innebär att alla konteringar hanteras och uppdateras manuellt. För att förenkla administrationen används därför ett begränsat antal konteringar – vanligen en per institution, avdelning eller motsvarande. Om du önskar att kostnaden för din bokning ska bokföras på en annan än de konteringar som finns i lokalbokningssystemet behöver du meddela detta i samband med bokningen. Lokalbokaren gör då en notering till bokarens ekonomihandläggare, som ansvarar för att hantera uppgifterna. Information om var kostnaden ska bokföras hittar ekonomihandläggaren i den bilaga som genereras i ekonomisystemet vid den aktuella transaktionen.
Observera att bokningar som görs på en kurskod inte berörs av denna rutin, då konteringen i dessa fall hämtas direkt via Ladok.
Lokalbokning Uppsala och Umeå:
lokalbokning@slu.se,
tel: 018-67 24 00
Lokalboking Alnarp:
lokalbokning.alnarp@slu.se
tel: 018-67 24 00