Introduktion

Senast ändrad: 10 oktober 2019

Ärendehandboken finns bara på medarbetarwebben och den är ett hjälpmedel som kontinuerligt utvecklas. Du som användare ser bäst vad som saknas eller behöver ändras. Du är alltid välkommen med dina synpunkter till bereda@slu.se.

Varför en ärendehandbok?

Ärendehandboken är till för att stödja arbetet med att handlägga och dokumentera ärenden på ett enhetligt, effektivt och professionellt sätt.

SLU är en statlig myndighet vilket betyder att vi måste följa vissa principer, lagar och förordningar när vi handlägger ärenden och fattar beslut. Det finns även interna riktlinjer som styr hur vi handlägger ärenden.

Det är handläggaren och hens chef som ytterst ansvarar för att relevanta regler och riktlinjer följs och att beslutsunderlaget är av god kvalitet.

Handboken består av fyra kapitel förutom denna introduktion:


 

 

 

Ord och begrepp

Några vanliga ord och begrepp inom ärendehantering finns samlade på en egen sida.

Vem vänder sig handboken till?

Handboken är tänkt att ge information och stöd genom hela processen, från det att ett ärende startar tills det är helt avslutat.

Du som är nyanställd eller som är ny i rollen som handläggare får stöd och vägledning av ärendehandboken. Även rutinerade handläggare får här en översikt över handläggningsprocessen och stöd i det fortsatta arbetet.

Handboken vänder sig också till chefer och andra som behöver eller vill känna till vilka regler och rutiner som gäller.

Vad är ett ärende?

Det finns ingen entydig definition av begreppet ärende, men generellt kan det sägas vara "en avgränsad fråga som tas upp till formell behandling".

Ett myndighetsärende är en kedja av aktiviteter som utmynnar i ett beslut med någon form av rättsverkan mot myndighetens motpart. Det är det som avses med myndighetsutövning, och universitetet har då en extern motpart.

Universitetets interna arbete med utredningar och projekt av olika slag blir också ärenden. Ibland avslutas sådana ärenden genom en formell behandling med beslut, men de kan även avslutas på annat sätt, till exempel genom rapportering till en extern finansiär.

Ärende och ärendeakt

Ibland används begreppet ärende både för de aktiviteter som utförs i själva ärendeprocessen och den dokumentation vi gör av aktiviteterna och som samlas i en ärendeakt. Det är viktigt att skilja mellan ärendet och ärendeakten:

Ärende. En kedja av aktiviteter där myndigheten utgör part, eller en utredning/ett projekt.

Ärendeakt. De handlingar som dokumenterar ärendet, och som har registrerats i ärendehanteringssystemet. Handlingarna hålls samman i en fysisk eller digital mapp med en ärendebeteckning (SLU ID).

Handläggningsprocessen

Med handläggning menas den verksamhet som inleds med att ett ärende startar och avslutas med att ett fattat beslut expedieras och verkställs för att sedan arkiveras. Alla steg som ingår i handläggningen beskrivs översiktligt här och i mer detalj i respektive avsnitt i ärendehandboken.

Initiera

Ett ärende börjar antingen genom att det kommer in en skrivelse eller ett e-postmeddelande från någon utomstående, eller genom eget initiativ inom universitetet. Ärendet registreras (får ett SLU ID) av registrator eller av handläggaren.

Bereda

Ett ärende förbereds innan beslut kan fattas. Beredningen kan innebära att bland annat utreda ärendet, beskriva bakgrund och motiv, skriva ett förslag till beslut, förankra beslutet samt informera personalorganisationerna. Olika ärenden kräver mer eller mindre omfattande beredning.

Besluta

Handläggaren är oftast den som även muntligen presenterar förslaget till beslut vid beslutstillfället. Detta kallas att föredra ärendet. Beslutsfattaren avgör hur universitetet ska ställa sig i frågan. Beslut kan fattas bland annat av styrelsen, rektor, universitetsdirektören, dekaner och prefekter. Vem som får fatta beslut i olika ärenden beskrivs i delegationsordningarna. 

Avsluta

När ett beslut har fattats ska handläggaren expediera beslutet, alltså skicka det till dem som är berörda av beslutet och till dem som behöver det för kännedom. Ärendet ska sedan avslutas och den undertecknade beslutshandlingen i original ska läggas i ärendeakten tillsammans med övriga relevanta handlingar.

 

Ansvar i handläggningsprocessen

Många medarbetare inom administrationen arbetar med handläggning av ärenden dagligen, medan andra anställda bara kommer i kontakt med handläggningsprocessen, eller delar av den, vid enstaka tillfällen. I handläggningen av ett ärende medverkar i regel flera olika funktioner som var och en har en tydlig roll och ansvarar för olika områden.

Registrator och arkivansvarig

Huvudregistrator är en samordnande administrativ expertfunktion för ärendehantering. Ute i verksamheten finns personer som har diarie- och registratorsrollen (DA-rollen) och som ofta även har andra administrativa arbetsuppgifter. Den som innehar DA-rollen ser till att handlingarna är tillgängliga och sökbara enligt offentlighetsprincipen och att de bevaras i enlighet med arkivlagstiftningen.

Prefekten har det formella arkivansvaret på institutionen/motsvarande (se respektive delegationsordning). Det operativa ansvaret har innehavaren av DA-rollen. Det övergripande formella arkivansvaret för SLU är delegerat till chefen för ledningskansliet med stöd av dokumentationsenheten och under ledning av chefsarkivarien.

Språket i våra texter

Språklagen från 2009 fastställer att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Alla som är anställda på SLU har ett ansvar för att se till att vi kommunicerar på ett effektivt sätt genom att inte använda ett onödigt tillkrånglat språk.

Det är du själv som ansvarar för hur du skriver som representant för SLU och du ska följa de skrivregler och språkliga rekommendationer som finns.

Läs mer i språkpolicyn, våra språkliga riktlinjer och i stilguiden.

Regelverk och mallar

SLU är en statlig myndighet. Det innebär att vi måste följa vissa principer, lagar och förordningar när vi handlägger ärenden och fattar beslut. Vi har också interna riktlinjer som styr hur vi handlägger ärenden.

I rutan Länkar nedan finns länkar till de sidor på medarbetarwebben där du hittar information om de lagar, förordningar och riktlinjer som styr hur vi arbetar med handläggning och beslut. Där finns också länkar till de dokumentmallar som du ska använda när du skriver beslut.

Sidansvarig: eva.marie.ek@slu.se