Introduktion

Handboken är tänkt att ge information och stöd genom hela processen, från det att ett ärende startar tills det är helt avslutat.

Du som är nyanställd eller som är ny i rollen som handläggare får stöd och vägledning av ärendehandboken. Även rutinerade handläggare får här en översikt över handläggningsprocessen och stöd i det fortsatta arbetet.

Handboken vänder sig också till chefer inom både verksamhetsstödet och akademin samt till andra som behöver eller vill känna till vilka regler och rutiner som gäller.

Det finns ingen entydig definition av begreppet ärende, men generellt kan det sägas vara "en avgränsad fråga som tas upp till formell behandling".

Ett myndighetsärende är en kedja av aktiviteter som utmynnar i ett beslut med någon form av rättsverkan mot myndighetens motpart. Det är det som avses med myndighetsutövning, och universitetet har då en extern motpart.

Universitetets interna arbete med utredningar och projekt av olika slag blir också ärenden. Ibland avslutas sådana ärenden genom ett formellt beslut. De kan även avslutas på annat sätt, till exempel genom rapportering till en extern finansiär.

Ärende och ärendeakt

Ibland används begreppet ärende både för de aktiviteter som utförs i själva ärendeprocessen och den dokumentation vi gör av aktiviteterna och som samlas i en ärendeakt. Det är viktigt att skilja mellan ärendet och ärendeakten:

Ärende. En kedja av aktiviteter där myndigheten utgör part, eller en utredning/ett projekt.

Ärendeakt. De handlingar som dokumenterar ärendet, och som har registrerats i informationshanteringssystemet. Handlingarna hålls samman i en digital eller fysisk mapp med en ärendebeteckning (SLU-id).

Med handläggning menas den verksamhet som inleds med att ärendet startar och avslutas med att beslutet expedieras och arkiveras. Alla steg som ingår i handläggningen beskrivs översiktligt här och i mer detalj i respektive avsnitt i ärendehandboken.

Initiera

Ett ärende börjar antingen genom att det kommer in en skrivelse eller ett e-postmeddelande från någon utomstående, eller genom eget initiativ inom universitetet. Ärendet registreras (får ett SLU-id) av registrator.

Bereda

Beredning kan innebära att bland annat utreda ärendet, beskriva bakgrund och motiv, skriva ett förslag till beslut, förankra beslutet samt informera de som berörs av beslutet. Olika ärenden kräver mer eller mindre omfattande beredning.

Besluta

Handläggaren är oftast den som även muntligen presenterar förslaget till beslut vid beslutstillfället. Detta kallas att föredra ärendet. Beslutsfattaren avgör hur universitetet ska ställa sig i frågan. Beslut kan fattas bland annat av styrelsen, rektor, universitetsdirektören, dekaner och prefekter. Vem som får fatta beslut i olika ärenden beskrivs i delegationsordningarna. 

Avsluta

När ett beslut har fattats ska handläggaren expediera beslutet, alltså skicka det till dem som är berörda av beslutet och till dem som behöver det för kännedom. Ärendet ska sedan avslutas.  

Många medarbetare inom administrationen arbetar med handläggning av ärenden dagligen, medan andra anställda bara kommer i kontakt med handläggningsprocessen, eller delar av den, vid enstaka tillfällen. I handläggningen av ett ärende medverkar i regel flera olika funktioner som var och en har en tydlig roll och ansvarar för olika områden.

Registrator och arkivansvarig

Huvudregistrator är en samordnande administrativ expertfunktion för ärendehantering. Ute i verksamheten finns personer som har registrerings- och arkiveringsrollen (RA-rollen) och som ofta även har andra administrativa arbetsuppgifter. Den som innehar RA-rollen ser till att handlingarna är tillgängliga och sökbara enligt offentlighetsprincipen och att de bevaras i enlighet med arkivlagstiftningen.

Prefekten har det formella arkivansvaret på institutionen/motsvarande (se respektive delegationsordning). Det operativa ansvaret har innehavaren av RA-rollen. Det övergripande formella arkivansvaret för SLU är delegerat till chefen för ledningskansliet med stöd av enheten för arkiv, informationshantering och registratur.

Språklagen fastställer att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Alla som är anställda på SLU har ett ansvar för att se till att vi kommunicerar på ett effektivt sätt genom att inte använda ett onödigt tillkrånglat språk.

Det är du själv som ansvarar för hur du skriver som representant för SLU och du ska följa de skrivregler och språkliga rekommendationer som finns.

Läs mer i språkpolicyn, våra språkliga riktlinjer och i stilguiden.

SLU är en statlig myndighet. Det innebär att vi måste följa lagar, förordningar och principer när vi handlägger ärenden och fattar beslut. Vi har också interna regler som styr hur vi handlägger ärenden.

I rutan Länkar nedan finns länkar till de sidor på medarbetarwebben där du hittar information om de lagar, förordningar och regler som styr hur vi arbetar med handläggning och beslut. Där finns också länkar till de dokumentmallar som du ska använda när du skriver beslut.