Kapitel 2 - Bereda

Senast ändrad: 03 januari 2019

Här får du veta vad du behöver tänka på när du som handläggare bereder ett ärende. Beredningen av ett ärende är viktig för att det ska gå att fatta ett väl avvägt beslut utifrån ett korrekt underlag.

Vad ska du göra när du bereder ett ärende?

Beredningen omfattar följande moment:

  1. Förbereda – vem ska delta och hur ska beslutet fattas?
  2. Ta fram beslutsunderlag.
  3. Bedöma och ta ställning.
  4. Skriva beslutsförslag.

Vem ska delta och hur ska beslutet fattas?

Vem ska delta i beredningen?

I beredningen av ett ärende kan fler personer än handläggaren vara inblandade, men det är du som handläggare som har det yttersta ansvaret. Det är du som ska samordna alla delar i handläggningen.

Du ska se till att ärendet är ordentligt förankrat i relevanta organ och grupper innan ett beslut fattas. Det är viktigt för att ärendet ska få en så allsidig belysning som möjligt.

Följande frågor behöver besvaras innan du påbörjar arbetet:

  • Behöver någon med specifik sakkompetens rådfrågas?
  • Ska någon nämnd delta i beredningen – genom samråd eller genom att lämna synpunkter?
  • Bör ärendet stämmas av med rektor eller universitetets ledningsråd?
  • Ska samråd ske med studenter?
  • Ska ärendet MBL-förhandlas?

Det är viktigt att inte fler än nödvändigt deltar i beredningen.

Regler som ska beaktas i beredningen

I vissa fall finns speciella regler för beredningen. Eftersom SLU är ett miljöcertifierat universitet är det också viktigt att beakta våra miljömål tidigt i beredningsarbetet.

Du som handlägger ett ärende ska beakta alla föreskrifter, interna regler och eventuella avtal som är relevanta för det aktuella ärendet. Exempel:

  • högskoleförordningen (till exempel vid anställning av lärare och samråd med studenter i frågor som berör utbildning)
  • förvaltningslagen (om ärendet innebär myndighetsutövning mot en enskild, till exempel examensärenden)
  • andra lagar och författningar, till exempel miljölagar i ett byggärendekontrakt med forskningsfinansiärer.

Inom SLU finns även interna riktlinjer för beslut som fattas av

  • styrelsen
  • rektor
  • universitetsdirektören
  • nämnder.

Utöver de beredningsregler som finns är det upp till dig som handläggare att hitta sätt att skapa ett så bra beslutsunderlag som möjligt.

Kom dock ihåg att ärenden ska handläggas så snabbt och enkelt som möjligt och till minimerad kostnad. Det innebär att du alltid måste anpassa dig efter de regler och ekonomiska ramar som finns.

Ta fram beslutsunderlag

Innan du börjar

Innan du börjar ta fram ett beslutsunderlag ska du kontrollera följande:

Se till att handläggningen inte drar ut på tiden i onödan. Du måste veta vilka tidsramar som gäller för att lämna in handlingar till styrelser, nämnder etc. Du måste också veta om det krävs delbeslut av till exempel en nämnd innan ett slutligt beslut kan fattas.

Att ta fram beslutsunderlag är en viktig del av handläggningen eftersom myndighetens beslut ska grundas på detta underlag.

Kontrollera om det finns särskilda beredningsregler

Speciella regler kan finnas i bland annat SLU-förordningen, högskolelagen, högskoleförordningen eller förvaltningslagen, men det kan även finnas regler och rutiner inom universitetet.

Om ärendet gäller myndighetsutövning mot någon enskild, till exempel en student, gäller följande berednings- och handläggningsregler i förvaltningslagen:

  • Muntlig handläggning 14§
  • Anteckning av uppgifter 15§
  • Parts rätt att ta del av uppgifter 16§
  • Kommunicering 17§
  • Motivering av beslut 20§
  • Underrättelse av beslut 21§
  • Rättelse, skrivfel eller liknande 26§

Bedöma hur universitetet bör ta ställning i ett ärende

Stöd för bedömning finns i

  • SLU-förordningen
  • högskolelagen
  • högskoleförordningen
  • interna styrande dokument.

Bestämmelser om på vilken nivå beslut ska fattas (beslutsbefogenhet) kan även finnas i andra författningar eller interna beslut. Det är viktigt att tidigt i handläggningen noga tänka igenom om ett formellt beslut behöver fattas och i så fall av vem.

Ställningstagande kan göras på olika sätt. Ett formellt beslut krävs till exempel för vägran att lämna ut en allmän handling. Vid klagomål kan ställningstagande till exempel vara att universitetet skriver ett svarsbrev.

Föreligger risk för jäv?

Du som är handläggare/föredragande ska själv kontrollera om du är jävig eller inte.

Jäv beskrivs i § 11-12 i förvaltningslagen. Om du är osäker, rådfråga juristenheten. Läs mer under rubriken Jäv på sidan om juridik.

Vilka utredningsresurser behövs?

Det är viktigt att bedöma om det finns tillräckliga utredningsresurser inom universitetet. Om du bedömer att det behövs kompetens som endast finns utanför universitetet måste du undersöka hur det påverkar tiden för handläggning och vad det skulle kosta.

Finns det tidigare beslut eller styrande dokument som måste beaktas?

Om det finns tidigare beslut i samma fråga, eller interna styrande dokument inom universitetet, måste du undersöka om de har betydelse för handläggningen av det aktuella ärendet.

Kontrollera också om SLU:s miljömål eller målen för jämställdhetsintegrering har betydelse för hur ärendet bör beredas.

Hur hittar jag äldre beslut?

Förutsatt att det äldre beslutet har registrerats korrekt kan du söka i Public 360. Du kan även be registrator@slu.se, eller den på institutionen som ansvarar för registrering, om hjälp. Du kan också fråga någon som handlagt liknande ärenden tidigare.

Om det finns ett tidigare beslut i ärendet ska du även ta ställning till om det behöver upphävas i samband med att det nya beslutet fattas. I så fall ska det anges i det nya beslutet, som måste innehålla en hänvisning till beslutsdatum och SLU ID på det upphävda beslutet.

Vidare måste du undersöka och beakta om styrande dokument som antagningsordningen eller examensordningen påverkas. Kontakta juristerna för hjälp.

Bedöma om ärendet behöver kompletteras

Det är ditt ansvar som handläggare att se till att beslutsunderlaget är komplett. Därför måste du bedöma om det saknas något i ärendet och se till att komplettera det genom att till exempel kontakta den som initierat ärendet.

Bedöma om ärendet ska remissbehandlas inom SLU

Innan ett beslut fattas är det viktigt att alla berörda inom universitetet har haft möjlighet att lämna synpunkter.

Det är du som handläggare som har bäst kunskap om vilka som kan vara berörda och om de ska få möjlighet att lämna synpunkter innan beslutet fattas. Om du anser att det behöver hämtas in synpunkter från organisationen kan det ske genom ett internt remissförfarande.

Remissförslaget ska vara så väl genomarbetat att remissinstanserna lätt kan förstå vad beslutet avser att gälla.

Vem ska få remissen?

Det är handläggaren som, tillsammans med beslutsfattaren, bedömer vilka som ska få remissen.

Om ärendet rör övergripande beslut som riktlinjer ska remissen alltid skickas även till universitetsdirektören och biträdande universitetsdirektören.

Om ärendet rör övergripande anställningsfrågor ska även personalorganisationerna få det på remiss.

Studentkåren och pesonalorganisationerna ska i övrigt få lämna synpunkter om du som handläggare anser att det är nödvändigt. Det är då viktigt att beakta gällande regler i SLU-förordningen, högskolelagen, högskoleförordningen och lagen om medbestämmande.

Begära in synpunkter

Remissen bör ske genom att du skickar ett e-postmeddelande till berörda chefer. De chefer som har fått remissen kan sedan fördela arbetet med att formulera eventuella synpunkter till sin personal.

Om du bedömer att skriftlig remisshantering är onödig i ett ärende kan du be berörda parter att lämna sina synpunkter muntligt.

Vad ska ingå?

Utöver den handling som visar själva förslaget ska meddelandet innehålla den information som behövs för att mottagarna snabbt ska kunna sätta sig in i ärendet och lämna eventuella synpunkter.

Du ska också ange när synpunkterna senast måste lämnas. Det är brukligt att ge cirka tre veckor som svarstid.

2. Det så kallade delningsundantaget innebär att myndigheter kan skicka utkast till handlingar till varandra för synpunkter (underhandsremiss). Handlingen betraktas då inte som expedierad trots att den skickats till en annan myndighet. Handlingen betraktas inte heller som inkommen hos den andra myndigheten. Det svar med synpunkter som den mottagande myndigheten eventuellt skickar blir dock allmän handling.

Även vetenskapliga artiklar som skickas för publicering omfattas av detta undantag.

Hantera remissvaren

Remissvaren ska läggas med i akten när ärendet är avslutat. Du bör därför be om skriftliga svar om du skickat en skriftlig remissförfrågan. I akten ska det även finnas en sammanställning av remissvaren. De ska också anges om de har beaktats och i så fall hur. Denna information kan ges i själva beslutet eller i en separat handling som läggs till akten.

Om du fått muntliga synpunkter som är relevanta för ärendet ska du göra en tjänsteanteckning där det framgår vem som lämnat synpunkten och när. Där ska också finnas en tydlig redogörelse av själva synpunkten. Tjänsteanteckningen ska läggas till akten.

Bedöma om samråd med studenter behövs

Om ärendet berör verksamhet som har betydelse för utbildningen och studenternas situation ska samråd ske med studentrepresentanter. Det ska ske i god tid innan beredningen slutförs. Det är handläggaren som bestämmer hur samrådet ska gå till.

Om beslutsförslaget inte har tagits fram i ett beslutande eller beredande organ där studenter är representerade bör handläggaren skicka förslaget till beslut på remiss till Sluss eller berörda studentkårer i god tid. Ett bra riktmärke är minst tre veckor innan beslut ska fattas.

Bedöma om ärendet ska MBL-förhandlas

Är du osäker på om ett ärende ska MBL-förhandlas eller inte, kontakta personalavdelningen. Då kan du även få reda på när handlingarna inför förhandlingen ska vara dem tillhanda och när förhandling sker.

Bedöma underlaget och ta ställning i ärendet

När du som föredragande/handläggare anser att det finns tillräckligt med underlag gör du en bedömning utifrån underlaget och tar ställning i ärendet.

Föredraganden är den som är bäst insatt i ett ärende. Ditt ställningstagande i ärendet är därför av stor vikt för beslutsfattaren.

Ditt ställningstagande i ärendet ska alltid ske efter en bedömning utifrån gällande författningar samt interna regler och riktlinjer. Du ska utgå från det framtagna beslutsunderlaget.

Om du bedömer att något saknas ska du komplettera ärendet och se till att den nya informationen läggs till i beslutsunderlaget.

Skriva beslutsförslag/beslut

Enligt myndighetsförordningen ska följande information finnas i ett beslut:

  • Datum för beslutet
  • Beslutets innehåll
  • Vem som beslutat
  • Vem som var föredragande
  • Andra som varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

På SLU har vi gemensamma dokumentmallar som ska användas för beslut. Om du har en SLU-standarddator är mallarna redan installerade. Se rutan Länkar nedan.

Använd checklistan för beredning av ärenden som stöd när du tar fram ett beslutsunderlag. Varje ärende är unikt, därför måste du anpassa åtgärderna till vad som krävs i det enskilda ärendet. Om du är osäker, diskutera med din närmaste chef.

Om beslutet ska upprättas på papper och bevaras ska Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper följas. Det innebär bland annat att du ska göra enkelsidiga utskrifter och använda arkiv- eller åldringsbeständigt papper.

Språket i beslut

Tre saker är viktiga när du skriver som representant för SLU.

  • Din text ska vara begriplig. Anpassa innehåll och språk till målgruppen. Ta bara med relevant information. Förklara eventuella fackuttryck och undvik "byråkratspråk".
  • Din text ska vara enkel. Enkel att förstå, hitta i och använda. Strukturera texten på ett sätt som är logiskt för läsaren.
  • Ditt språk ska vara vårdat. Följ de skrivregler och språkliga rekommendationer som finns.

På SLU har vi dokument som styr språkanvändningen.

Språkpolicy. I språkpolicyn beskrivs de tre målen för språkanvändningen vid SLU: klarspråk, parallellspråkighet och hög språklig kvalitet.

Språkliga riktlinjer. Riktlinjerna klargör bland annat att alla anställda måste känna till klarspråksprinciperna.

Stilguide (språkliga anvisningar). Anvisningar för hur vi skriver på SLU. Anvisningarna är en språklig motsvarighet till den grafiska profilen, och syftet med dem är att språket i SLU:s texter ska bli konsekvent.

Förutom SLU:s egna språkliga anvisningar bör du också vara bekant med följande:

Tänk på att språket förändras hela tiden. Därför är det viktigt att hålla sig à jour med vilka skrivregler som rekommenderas. På medarbetarwebbens språksidor finns fler hjälpmedel, se rutan Länkar nedan.

Sidansvarig: eva.marie.ek@slu.se