Rektors beslutsmöten – Reb

Rektors beslutsmöte hålls normalt kl. 9-10.30, varannan onsdag, jämna veckor. Datumändringar kan förekomma då det är rektors kalender som styr. 

Rektors beslutsmöte genomförs digitalt via Zoom. Kallelse med länk skickas ut några dagar innan mötet tillsamman med preliminär beslutslista som visar den ordning ärenden tas upp och föredraganden släpps in i mötet från det virtuella mötesrummet. 

Alla ärenden till rektors beslutsmöten måste ha ett SLU-id som du begär ut av din lokala registrator.

Viktigt om beslutsunderlaget

När du skickar beslutsunderlaget till reb@slu.se är det viktigt att du skickar en samlad pdf-fil med beslutet först och därefter eventuella bilagor. Det förhindrar att underlag blandas samman när det är många ärenden vid ett Reb-möte.

Om ett ärende har många bilagor skapar du en pdf-portfölj, vilket tydliggör hela beslutsunderlaget och dess olika bilagor som är kopplade till ärendet. Detta gäller särskilt professorsärenden som ofta har många bilagor. 

Om en bilaga ska beslutas som sådan (t.ex. avtal, instruktion osv) ska det framgå i beslutets att-sats(er), dvs att rektor beslutar ... enligt bilaga.

Om det i beslutet ingår ekonomi/medelsanvändning ska en separat att-sats handla om vilket kostnadsställe som ska belastas.

I beslutet ska framgå hur uppföljningen kommer ske, detta enligt SLU:s styrelses rekommendation.

Om du märker att du behöver ändra en att-sats under ”Rektor beslutar” efter att du skickat underlaget måste du meddela detta till reb@slu.se. 

Du måste lämna in ditt beslutsunderlag 1 vecka före mötet. Använd mallen för rektorsbeslut, som du kan öppna från Word eller ladda ned från mallsidan.

Det gör du genom att mejla förslaget till beslut och eventuell bilaga i pdf-format i en samlad pdf-fil till reb@slu.se senast onsdag kl 12.00 veckan före önskat möte.

OBS! Förslag till beslut om anställning av professorer (inkluderat gästprofessor, adjungerad eller befordrad professor) lämnas in 2 veckor innan beslutsmötet. 

Mötessekreteraren sätter upp ärendet på den preliminära beslutslistan. Som föredragande måste du se till att ärendet har ett SLU-id innan du anmäler det (se "Beställa SLU-id" ovan).

Rektor, universitetsdirektören, mötessekreteraren och den föredragande deltar. Beslutande är rektor Maria Knutson Wedel (eller prorektor i rektors ställe). Bisittare är universitetsdirektör Martin Melkersson (eller biträdande universitetsdirektören).

Före mötet

Om du ska vara föredragande vid ett fysiskt möte väntar du utanför rum Drottningholm i god tid.

Föredragande från andra orter kan delta via videolänk. Du måste meddela att du vill delta via länk samtidigt som du anmäler ditt ärende till mötet.

Om du ska föredra ditt ärende vid ett digitalt möte får du en kalenderbokning med länk till mötet, till exempel Zoom, några dagar i förväg.

Gå in till mötet via länken cirka 10 minuter i förväg. Du kommer då till ett digitalt väntrum och släpps in i mötet när det är dags för ditt ärende.

Under mötet

Varje ärende tar 10-15 minuter. Föredra ditt ärende för rektor muntligt och kortfattat samt svara på frågor.

Rektor beslutar enligt förslag, med revidering eller bordlägger ärendet. Rektors beslut gäller direkt. Inga fysiska eller digitala underskrifter behövs.

När ditt ärende är avslutat lämnar du mötet.

Om rektor måste underteckna

Vissa handlingar som avtal, köpekontrakt och personalärenden kräver namnteckning och hanteras under eller efter varje beslutsmöte.

Vid fysiskt namnteckning har du som föredragande kontakt med mötessekreteraren och kommer överens om hantering av original som ska undertecknas. Originalen ska vara ensidiga och i färg. Se också till att du skickar kompletta dokument - i ett avtal ska till exempel parternas namn vara ifyllda.

Vid digitalt möte kontaktar du reb@slu.se direkt efter mötet för hjälp med rektors undertecknande.

Efter mötet

Beslut är klart att expedieras direkt efter REB förutsatt att det blivit godkänt. Vid ev. kompletteringar ska dessa skickas innan till reb@slu.se och beslut kan expedieras då dessa blivit bekräftade.

Du som föredragande mejlar ut beslutet enligt sändlistan, såvida inget annat har överenskommits vid mötet. Skicka alltid kopia till registrator@slu.se och reb@slu.se. 

Vid professorsärenden ska det alltid skickas kopia till akademiintendenturen@slu.se. 

Mötessekreteraren färdigställer en beslutslista från mötet och registrerar den i Public 360 som ett eget ärende med länk till de enskilda ärendena. 

Om beslutet gäller ett internt styrande dokument ska föredraganden se till att det styrande dokumentet (i Word-format) skickas till adressen bereda@slu.se. Ett urval interna styrande dokument publiceras på medarbetarwebben. De som inte publiceras på webben kan sökas fram i Public 360.