Digitala flöden och e-signering

Senast ändrad: 29 september 2021

Att följa rutiner för informationshantering i situationer där vi arbetar på distans väcker många frågor och behovet av lösningar är stort. Det gäller särskilt alternativ för att godkänna dokument digitalt, med eller utan e-underskrift.

Behövs en underskrift?

Vi skriver under mycket av tradition snarare än av formella krav. Med andra ord kan många dokument hanteras helt utan underskrifter. Oavsett underskrifter är det också viktigt att vi har en god informationshantering vid SLU, så att vi kvalitetssäkrar vår verksamhetsinformation och vet att den information vi har i vårt arkiv och i våra verksamhetssystem är korrekt och går att lita på.

Ledningskansliet har gjort en kartläggning av vad som faktiskt skrivs under idag, rapporten finns i Public 360

Inom universitetsadministrationen pågår också ett arbete med att kartlägga och komma med instruktioner för vilka dokument som kräver vilken typ av godkännande eller underskrift.

När behövs fysiska underskrifter?

Det är få handlingar som formellt sett kräver en fysisk underskrift. I SLU:s verksamhet gäller det framför allt avtal om köp och försäljning av fastigheter, liksom underskrift av universitetets årsredovisning.

Det kan även finnas avtal som tecknas med externa parter som kan vara svåra att hantera digitalt. Kontakta juristerna om du är osäker.

Vad är e-signering och e-underskrift och när behövs det?

E-underskrift är krypterade uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form.

En e-underskrift syns inte, utan består av information som kan verifieras av en dator. Ibland kombineras detta med en inskannad bild av någons namnteckning. En inskannad bild är dock bara ett sätt för dokumentet att likna det vi är vana att se.

Att skanna in en underskrift är inte samma sak som en e-underskrift. Dessvärre används inskannade underskrifter som om de vore fysiska underskrifter. Inskannade underskrifter bör inte användas.

Edusign, Sunets system för e-underskrifter

SLU har tecknat avtal med Sunet om tillgång till deras lösning för e-underskrifter, som heter Edusign. Via Edusign kan du ladda upp pdf-filer (och xml-filer) och skriva under dem med hjälp av din SLU-inloggning. Underskriften är alltså knuten till dig som anställd vid SLU, till skillnad från bank-ID som är kopplat till ett privat konto. Edusign följer Myndigheten för digital förvaltnings (Digg) tekniska ramverk för digitala signaturer för svenska myndigheter. Flera personer kan i tur och ordning skriva under ett dokument via Edusign. Det finns en snabbguide som beskriver hur du använder Edusign.

En underskrift via Edusign kan valideras via Sunets valideringstjänst. Valideringen kräver ingen inloggning, utan även externa parter utanför universitets- och högskolesektorn kan validera underskrifter där. Edusign lägger också till en sida i pdf-filen där alla signaturer listas, med datum för underskrift. Däremot så visas ingen inskannad namnteckning i själva dokumentet.

Edusign är främst tänkt att användas för dokument som skickas till externa parter, eller för beslut och protokoll från styrelse, rektors beslutsmöten, fakultetsnämnder, dekaner och liknande. Många handlingar som hanteras internt behöver inte en underskrift med Edusign. De kan istället signeras eller godkännas i de verksamhetssystem vi använder på SLU, till exempel Public 360, Primula eller Proceedo. Läs mer om digitala flöden i Public 360 nedan.

E-underskrifter för digitala examensbevis

Utbildningsavdelningen använder e-underskrifter för digitala examensbevis. Handlingarna är digitala från början och kan hanteras elektroniskt under hela livscykeln. Underskrifterna i Adobesign ger godkända och rättsligt bindande digitala underskrifter med e-arkivering och bevarande över tid. Denna lösning är emellertid dyr och idag har SLU endast beslut om att använda den för digitala examensbevis.

Vad är digitala flöden och när behövs det?

Digitala flöden betyder att information hanteras i ett ärende- och dokumenthanteringssystem.

Vid SLU används digitala flöden i Public 360 (P360):

Ärenden och dokument läggs upp i P360 och varje del i godkännandeprocessen lämnar spår som kan följas. Det finns filmer med mer information om hur du skickar dokument för godkännande och svarar på godkännande. Tänk på att dokumentet måste ha statusen "Under arbete" för att det ska gå att starta ett godkännadeflöde.

Enklare ärenden hanteras utanför P360 och beslutsprocessen dokumenteras via godkännande, som också det görs utanför P360, som e-post. Dokumentet och godkännandet registreras ihop i P360. Läs mer i avsnittet om den interimistiska rutinen nedan.

De flesta interna dokument kan hanteras via digitala flöden. Det kan vara protokoll, interna beslut med mera. Många dokument skrivs idag ut på papper och skrivs under även om det inte finns något formellt krav på detta.

Digitala flöden kommer att utarbetas för flera olika processer vid SLU eftersom såväl transparens som spårbarhet i informationshanteringen då kan kvalitetssäkras. Ledningskansliet kartlägger nu möjliga digitala informationshanteringsprocesser. Arbetet är långsiktigt.

Interimistisk rutin under coronapandemin

För att hantera digitala flöden under pandemin finns en interimistisk rutin för godkännande av dokument som inte kräver fysisk eller digital underskrift.

 

Bakgrund - digitalisering i offentlig förvaltning

Offentlig förvaltning ska vara innovativ, effektiv och rättssäker. Dels för att möta framtidens utmaningar, dels för att upprätthålla goda demokratiska samhällsinstitutioner. Sverige har som mål att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

Digitalisering är dock inte ny teknik som löser hanteringen med ett knapptryck. Det är snarare 80 procent verksamhetsförändring och 20 procent tekniska lösningar. Med andra ord behöver vi nya rutiner för informationshantering om vi ska bli digitala.

Betrodda tjänster i offentlig förvaltning

Regeringen har beslutat att tillsätta en särskild utredning av förutsättningarna för ökad och standardiserad användning av betrodda tjänster i den offentliga förvaltningen (kommittédirektiv 2020:27). Tiden för slutredovisning har blivit förlängd till den 30 juni 2021. Ett delbetänkande (SOU 2021:9) publicerades i februari 2021.

Förstudie om underskrifter

Riksarkivet har genomfört en förstudie (RA-KS 2021/18) om användning och hantering av underskrifter med elektroniska material och metoder.

Sidansvarig: eva.marie.ek@slu.se