Kapitel 3 - Besluta

Senast ändrad: 23 november 2021

Här beskrivs hur beslutsfattandet går till, vem som får fatta beslut och vilket ansvar de som är inblandade i beslutsfattandet har.

Vem får fatta beslut?

Vem som har befogenhet att besluta i ett ärende framgår av högskoleförordningen eller någon av SLU:s delegationsordningar. Några beslutsfattare har vidaredelegerat del av sin beslutsbefogenhet.

Beslut kan fattas av en enskild beslutsfattare eller av ett beslutande organ.

Beslut som fattas av styrelsen, rektor, universitetsdirektören eller av en nämnd ska följa en fastställd rutin. Mer information finns i styrande dokument. För beslut som fattas på central nivå finns även checklistor som du som handläggare kan använda. Se rutan Länkar nedan.

Förbereda föredragning

Ordna tid för föredragning hos aktuell beslutsfattare om du inte redan gjort det.

Innan du föredrar ärendet ska du göra en sista kontroll. Det är handläggarens/föredragandens och ytterst dennas närmaste chef som ansvarar för att beslutsunderlaget är av god kvalitet.

För beslut som ska fattas av styrelsen, rektor och nämnder måste du följa den tidsplan som finns för att lämna in handlingar.

Så går föredragning till

Styrelsen, rektor och universitetsdirektören fattar alltid beslut efter en muntlig föredragning. Övriga beslutsfattare bör följa samma rutin. Muntlig föredragning är särskilt lämplig i besvärliga eller omfattande ärenden.

Vid behov kan flera personer, utöver beslutsfattaren och föredraganden, närvara.

Vid en föredragning ska den ansvariga handläggaren presentera ärendet kortfattat. I det fall beslutsfattaren har fått ta del av det skriftliga beslutsförslaget före föredragningen ska föredraganden utgå från att beslutsfattaren redan till viss del är insatt i ärendet.

Den som föredrar ärendet ska vara beredd att svara på frågor.

Föredragningen ska resultera i att beslutsfattaren kan fatta ett korrekt beslut. Föredragningen syftar till att ge beslutsfattaren en redogörelse för det väsentliga i ärendet och vilka regler som är tillämpliga. Föredraganden ska presentera argument för och emot och redovisa vilket ställningstagande hen gjort i frågan.

Regelefterlevnad

Både föredraganden och beslutsfattaren ansvarar för att beslutet har utformats på ett sätt som inte står i strid med externa och interna regler eller tidigare beslut.

Föredragandens ansvar

Föredraganden, som ofta också är handläggaren, ansvarar för att

  • ärendet är tillräckligt berett
  • alla beredningskrav är tillgodosedda
  • uppgifterna i handlingen är korrekta
  • beslutsfattaren får de relevanta förhållandena redogjorda för sig.

Beslutsfattarens ansvar

Beslutsfattaren ansvarar för att ett ändamålsenligt beslut fattas utifrån beslutsunderlaget och föredragningen. Beslutsfattaren kan därför alltid begära att ärendet kompletteras i olika avseenden.

Andra närvarande

Om andra personer än beslutsfattaren och föredraganden närvarar ska de bidra med sakkunskap som är relevant i ärendet och med sin åsikt.

Avvikande mening

Om föredraganden eller någon annan som närvarar har en annan åsikt kan de lämna en avvikande mening. Denna avvikande mening ska då dokumenteras och fogas till beslutet.

Beslut fattas av enskild beslutsfattare

Enskild beslutsfattare kan vara rektor, dekan, universitetsdirektören, överbibliotekarien, chefen för UDS eller en avdelningschef.

Beslut kan godkännas/signeras på tre sätt:

  1. Genom ett godkännandeflöde i Public 360
  2. Signering i Edusign.
  3. Fysisk underskrift i de fall det behövs, till exempel fastighetsaffärer och vissa avtal. Både föredraganden och beslutsfattaren ska skriva under beslutet.

Föredraganden ansvarar för att expediera till mottagarna enligt sändlista och kopia för kännedom.

Beslut fattas av ett beslutande organ

Handläggaren, eller någon annan som känner ärendet väl, föredrar ärendet muntligt för beslutsfattarna. Dessa ska i god tid före mötet ha fått ett förslag till beslut och nödvändiga underlag. Handläggaren ansvarar för att mötets sekreterare får förslaget till beslut enligt den fastställda tidsplanen.

Mötessekreteraren dokumenterar beslutet i ett beslutsprotokoll.

Om beslutet från mötet avviker från förslaget till beslut ska föredraganden omarbeta texten så att den överensstämmer med det faktiska beslutet. Det ska göras inom 10 dagar från beslutsmötet.

Mötessekreteraren ska få det ändrade beslutet inom 10 dagar från beslutsmötet.