Kapitel 3 - Besluta

Senast ändrad: 03 januari 2019

Här beskrivs hur beslutsfattandet går till, vem som får fatta beslut och vilket ansvar de som är inblandade i beslutsfattandet har.

Vem får fatta beslut?

Vem som har befogenhet att besluta i ett ärende framgår av högskoleförordningen eller någon av SLU:s delegationsordningar. Vissa beslutsfattare har vidaredelegerat sin beslutsbefogenhet.

Beslut kan fattas av en enskild beslutsfattare eller av ett beslutande organ.

Beslut som fattas av styrelsen, rektor, universitetsdirektören eller av nämnderna ska följa en fastställd rutin. Mer information finns i riktlinjerna. För beslut som fattas på central nivå finns även en checklista som du som handläggare kan använda. Se rutan Länkar nedan.

Förbereda föredragning

Innan du föredrar ärendet ska du göra en sista kontroll. Har ärendet beretts på korrekt sätt och är beslutet av god kvalitet vad gäller underlag och utformning? Det är handläggarens/föredragarens och ytterst dennas närmaste chef som ansvarar för att beslutsunderlaget är av god kvalitet.

Ordna tid för föredragning hos aktuell beslutsfattare om du inte redan gjort det. För beslut som ska fattas av styrelsen, nämnder och rektor måste du följa den tidsplan som finns för att lämna in handlingar.

Så går föredragning till

Styrelsen, rektor och universitetsdirektören fattar alltid beslut efter en muntlig föredragning. Övriga beslutsfattare bör följa samma rutin. Muntlig föredragning är särskilt lämplig i besvärliga eller omfattande ärenden.

Vid behov kan flera personer, utöver beslutsfattaren och föredraganden, närvara vid föredragningen.

Vid en föredragning ska den ansvariga handläggaren presentera ärendet muntligt och kortfattat. I det fall beslutsfattaren har fått ta del av det skriftliga beslutsförslaget före föredragningen ska föredraganden utgå från att beslutsfattaren redan till viss del är insatt i saken.

Den som föredrar ärendet ska vara beredd att svara på frågor.

Föredragningen ska resultera i att beslutsfattaren kan fatta ett korrekt beslut. Föredragningen syftar till att ge beslutsfattaren en redogörelse för det väsentliga i ärendet och vilka regler som är tillämpliga. Handläggaren ska presentera argument för och emot och redovisa vilket ställningstagande hen gjort i frågan.

Föredragandens ansvar

Föredraganden, som ofta också är handläggaren, ansvarar för att

  • ärendet är tillräckligt berett
  • olika beredningskrav är tillgodosedda
  • uppgifterna i handlingen är korrekta
  • beslutsfattaren får de relevanta förhållandena redogjorda för sig.

Beslutsfattarens ansvar

Beslutsfattaren ansvarar för att ett ändamålsenligt beslut fattas utifrån beslutsunderlaget och föredragningen. Beslutsfattaren kan därför alltid begära att handläggaren ska komplettera ärendet i olika avseenden.

Andra närvarande

Om andra personer än beslutsfattaren och föredraganden närvarar ska de bidra med sakkunskap som är relevant i ärendet samt med sin åsikt.

Avvikande mening

Om föredraganden och eller någon annan som närvarar har en annan åsikt kan de lämna en avvikande mening. Denna avvikande mening ska då dokumenteras och fogas till beslutet.

Beslut fattas av enskild beslutsfattare

Om en enskild beslutsfattare, t.ex. rektor, fattar beslutet ska både beslutsfattaren och föredraganden skriva under det.

Föredraganden lämnar den underskrivna handlingen till registrator tillsammans med samtliga bilagor och underlag som legat till grund för beslutet. Föredraganden ansvarar för att expediera till övriga mottagare.

Beslut fattas av ett beslutande organ

Handläggaren, eller någon annan som känner ärendet väl, ska normalt föredra ärendet muntligt för beslutsfattarna. Dessa ska då i god tid före mötet ha fått läsa ett förslag till beslut. Handläggaren ansvarar för att mötets sekreterare får beslutsförslaget i enlighet med anvisade tider.

Beslutet dokumenteras i ett beslutsprotokoll av en särskilt utsedd sekreterare.

Om det beslut som fattas vid mötet avviker från beslutsförslaget ansvarar föredraganden för att omarbeta texten i enlighet med vad som faktiskt beslutades på mötet. Det ska göras inom 10 dagar från beslutsmötet. Det ändrade beslutet lämnas till mötets sekreterare i både elektroniskt format och pappersformat, också det inom 10 dagar från beslutsmötet.

Sidansvarig: eva.marie.ek@slu.se