Kapitel 4 - Avsluta

Senast ändrad: 03 januari 2019

I det här kapitlet beskrivs hur du expedierar och arkiverar ett ärende.

Expediera ett beslut

När en myndighet skickar iväg en handling till någon utanför myndigheten behåller den ett exemplar av handlingen. Detta exemplar är en expedierad handling, och därmed en allmän handling som kan begäras ut.

Själva expedieringen kan gå till på flera sätt. Handlingen kan skickas till mottagaren med post, mejl eller fax. En anställd kan också personligen lämna den till mottagaren.

Det är inte bara myndigheters beslut som expedieras på det här sättet. Det är också vanligt att till exempel utredningsmaterial i pågående ärenden skickas ut till parterna i ärendet så att de kan yttra sig över handlingarna. På det sättet blir även utredningsmaterialet allmän handling redan innan ärendet är avslutat.

Läs mer om vad som räknas som expedierad handling i kapitel 1.

Skrivelser som skickas ut

Skrivelser som skickas ut expedieras av handläggaren. Se till att ärendet får rätt ID. Om skrivelsen är del av ett befintligt ärende ska skrivelsen ha samma ID-nummer som andra handlingar i ärendet. Om det inte redan finns andra handlingar i ärendet begär du ett nytt SLU ID hos registrator.

Ta en kopia av den utgående skrivelsen och lägg den som arkivexemplar i akten. Expeditionsdatum och signatur ska finnas på kopian.

Vem ska få den expedierade handlingen?

När ett ärende avslutats genom beslut eller annat ställningstagande ska berörda personer få del av detta genom att det expedieras. Expedieringen är viktig eftersom det är på detta sätt en enskild part, eller universitetet som organisation, blir underrättad om att ett visst beslut fattats. Det är därför viktigt att noga tänka igenom vem/vilka som ska ta emot handlingen.

Handläggaren, som är den som är bäst insatt i ärendet, är den som har bäst kunskap om vilka som behöver ha handlingen för kännedom. Som handläggare ansvarar du därför för att det i beslutet anges vilka som ska få handlingen för kännedom.

Om beslutet är riktat till en enskild person ska beslutet naturligtvis skickas till denna, men även andra inom organisationen kan behöva få kännedom om beslutet.

Om beslutet är av mer generell karaktär, till exempel en riktlinje, ska som huvudregel avdelningscheferna få beslutet för kännedom så att de kan vidarebefordra det till de medarbetare som behöver informationen. Om du vet att en viss grupp inom SLU har extra stort behov av informationen kan även de få en egen kopia.

Beslut fattade av rektor eller annan enskild beslutsfattare

Det är handläggarens ansvar att se till att den undertecknade beslutshandlingen i original så snart som möjligt lämnas till registrator tillsammans med de handlingar som är relevanta för ärendet – det är normalt originalet som ska arkiveras.

Under rubriken Sändlista för du upp de som är omnämnda i beslutet eller som är direkt berörda av det och förväntas agera till följd av beslutet.

Övriga mottagare anger du under rubriken "Kopia för kännedom".

Om du ska skicka en handling till en extern person/part skickar du normalt en kopia av beslutshandlingen, inte originalet.

Handläggaren ansvarar för att handlingen tydligt visar vad beslutet blivit. Handlingen ska vara lätt att förstå.

Det är inget krav på att den handling som skickas för kännedom måste vara exakt som beslutet. Istället kan du till exempel skriva ett brev eller e-postmeddelande och underteckna själv. Det viktiga är att följande information finns med i texten:

  • SLU ID
  • Vad som beslutats.
  • Vem som fattat beslutet.
  • När beslutet fattats.
  • Information om hur beslutet kan överklagas, om så är fallet.

Beslut fattade av ett beslutande organ (styrelsen och nämnder)

Beslutet dokumenteras i ett beslutsprotokoll av en särskilt utsedd sekreterare. Handläggaren ansvarar för att sekreteraren får en undertecknad handling där det framgår till vilka ärendet ska skickas.

I de fall handläggaren och sekreteraren är en och samma person sköter hen expedieringen själv. Detta är fallet för till exempel disciplinnämnden och personalansvarsnämnden.

Arkivera akten

När ett ärende är avslutat ska akten arkiveras. I den arkiverade akten ska det alltid finnas skriftlig dokumentation om vad som ligger till grund för beslutet. Det är därför viktigt att du tidigt tänker på att spara relevant information.

När ärendet ska avslutas tar du ställning till vad som ska finnas kvar i akten. En utomstående måste kunna se vad som legat till grund för beslutet. Är du osäker, kontakta registrator innan du rensar akten.

Sådant som ska rensas ut är till exempel onödiga kopior (dubbletter), "kladdar" och liknande. Om de ligger kvar blir de arkiverade och därmed allmänna handlingar. Handlingar som tillför ärendet någon sakuppgift ska finnas kvar i akten. Gem och plastfickor ska rensas bort innan akten lämnas till registrator.

Det är viktigt att lägga första handlingen i ett ärende överst och sista underst. I annat fall framgår det inte var ett ärende börjar och var det slutar.

Exempel på vad en akt kan innehålla:

  • beslutsförslag (i de fall beslut fattats av styrelsen eller nämnder)
  • övriga handlingar som är av betydelse (t.ex. uppgifter hämtade från internet, det är viktigt att det i akten finns dokumenterat all information som beslutet grundat sig på)
  • tjänsteanteckningar
  • remiss och remissvar
  • beslut

Exempel på handlingar som kan rensas bort:

  • tillfälliga noteringar, minnesanteckningar och liknande som inte tillfört ärendet någon sakuppgift
  • kladdlappar, mellanprodukter och noteringar som förlorat sin betydelse i samband med att en handling upprättats
  • kopior och avskrifter
  • reklamtryck som inte medfört åtgärd i ärendet

När du bedömer vad akten ska innehålla ska utgångspunkten vara att det i efterhand ska vara enkelt att se vad som legat till grund för beslutet.

Hantera och redovisa information

Arkivregler

Ett arkiv fungerar som verksamhetens minne genom att det dokumenterar den verksamhet som bedrivits. God hantering av arkivhandlingarna gör också att det dagliga arbetet blir effektivare.

Verksamheten i arkivet regleras framförallt av följande:

Inkomna och upprättade handlingar som hör till samma ärende har alltid samma beteckning (SLU ID). Under handläggningstiden förvaras handlingarna i ett ärende i en röd mapp hos handläggaren. Alla åtgärder i ärendet ska registreras i Public 360.

När ett ärende är avslutat ska handläggaren skicka mappen till registrator för notering i Public 360 och arkivering. Dokumentationsenheten ordnar och förtecknar alla handlingar. De förvaras därefter i centralarkivet.

Handlingar som först registreras i andra system registreras i P360 som ”icke ärendedokument”. Det gäller till exempel examensbevis och personalakter. Handlingarna lämnas med jämna intervall till arkivet och redovisas enligt den fastställda klassificeringsstrukturen.

Det är viktigt att handlingarna redan under handläggningstiden sorteras på det sätt som andra senare kommer att söka på. Exempel: examensbevis i alfabetisk ordning, resultatlistor ämnes- och fakultetsvis och personaldossiéer efter personnummer.

Alla handlingar förtecknas systematiskt i SLU:s informationsförteckning.

Gallring

Allmänna handlingar kan gallras om det finns stöd för det i gällande lagstiftning. SLU har tillämpningsbeslut för gallring som ska följas. 

Handlägga klagomålsärenden

Myndigheter ska vara sakliga och opartiska. Om någon framför klagomål i någon form på SLU ska vi utreda klagomålet. Förutsatt att den som klagat inte är anonym ska vi också återkoppla till hen.

Sidansvarig: eva.marie.ek@slu.se