Sociala medier

Det finns många sociala mediekonton i SLU:s namn. SLU:s centrala sociala mediekonton förvaltas av kommunikationsavdelningen och används främst för att sprida kunskap om vår verksamhet, väcka intresse för våra ämnesområden och utbildningar samt för att stärka SLU:s varumärke och kännedom hos olika målgrupper.

De centrala kontona är:

• En nationell Facebooksida
• En internationell Facebooksida
• Instagramkontot slu.sweden
• Instagramkontot slu.student
• Instagramkontot studyatslu
• Linkedin
• Tiktok

Instagramkontona slu.student, studyatslu och den internationella Facebooksidan samt vårt TikTok-konto används främst för att nå presumtiva studenter – både nationellt och internationellt. Instagramkontona slu.student och studyatslu samt TikTok uppdateras främst av studenter vilket medför att tonaliteten kan variera beroende på vem som uppdaterar.

Den nationella Facebooksidan vänder sig till en intresserad allmänhet och till personer som har en nära relation till SLU, till exempel de som följer, stödjer eller engagerar sig i vår verksamhet.

Instagramkontot slu.sweden riktar sig också till en intresserad allmänhet, medan LinkedIn främst används för att nå presumtiva medarbetare, alumner och samarbetspartners.

Förslag på innehåll till SLU:s centrala sociala mediekonton skickas till kommunikationsavdelningens sociala medieteam. Det gör du via funktionsmejladressen some@slu.se. Vi välkomnar tips och värderar varje förslag som kommer in. Ibland kan vi behöva tacka nej, till exempel utifrån målgrupp, balans i kanalerna eller aktuella prioriteringar.

I mejlet önskar vi att du:

• Kort beskriver vad tipset handlar om och vilket syfte inlägget har. Ett par meningar räcker.
• Talar om vem, det vill säga vilken målgrupp, som du tror att innehållet är intressant för.
• Bifogar länk till nyhet, webbsida eller liknande, om det finns en sådan.
• Berättar om det finns bildmaterial eller film samt ange fotograf.
• Talar om vem som kan hjälpa till med att besvara eventuella frågor och kommentarer på inlägget om det blir aktuellt med en publicering.

Information om format och tekniska krav för bilder och filmer skickar sociala medieteamet till dig om tipset blir aktuellt för publicering. Sociala medieteamet ansvarar för att ta fram inlägget, men kan vid behov be om stöd eller underlag från den som lämnat tipset.

Att starta ett socialt mediekonto i SLU:s namn är ett organisatoriskt åtagande. Om du funderar på att göra det finns några viktiga förutsättningar som måste vara på plats.

• Regler och villkor: Läs igenom användarreglerna för tjänsten och säkerställ att de inte strider mot SLU:s värderingar eller intressen.
• Plan och resurser: Upprätta en plan för förvaltning, uppföljning och även avslut av kontot. Säkerställ att det finns tid och resurser för att löpande sköta det.
• Godkännande: Du behöver skriftligt godkännande från ansvarig chef för att starta kontot. Godkännandet innebär att det finns tid och resurser till att förvalta kontot.

Det är ofta enkelt att starta ett konto, men det är mer tidskrävande att förvalta det. Utöver att skapa innehåll behöver du också besvara och moderera kommentarer. Kontot bör följas upp och utvärderas regelbundet, eftersom kanaler och behov förändras över tid. Läs mer under menyn Generella tips sociala medier längre ner på sidan.

När kontot har öppnat ska du meddela some@slu.se nedanstående:

• Kontots namn och kanal
• Ansvarig person
• Ansvarig chef

Avsluta ett konto

När ett konto inte längre används bör det avslutas. En rekommendation är att publicera ett inlägg på kontot en period innan avslut om att det kommer att tas bort, varför det tas bort och var kommunikationen kommer att ske framöver. Det är ett krav att kontot arkiveras. Kontakta SLU:s arkivarier för mer instruktioner om arkivering av konton och dess innehåll.

Efter avslut: meddela some@slu.se så tas kontot bort från länksamlingar.

Det är viktigt att komma ihåg att SLU även är en myndighet på sociala medier. Vi ska alltid agera i enlighet med de lagar och riktlinjer som gäller. Sociala medier är inget undantag. Det innebär till exempel att sådant som kan betraktas som myndighetsärenden måste handläggas enligt gällande regler. Nedan finns kort information om vad som är viktigt att tänka på vid närvaro i sociala medier med SLU som avsändare. Ta även del av avsnittet som beskriver SLU som avsändare/profilering i sociala medier.

Klarspråk

Klarspråk är en förutsättning för att vi som myndighet ska kunna utföra vårt uppdrag. När vi skriver vårdat, enkelt och begripligt gör vi det möjligt för så många som möjligt att förstå informationen.

Klarspråk är lika viktigt i våra sociala medier som i alla våra informationskanaler. I sociala medier möter vi människor som snabbt vill förstå budskapet, ofta på liten skärm och i ett högt tempo. Tydlig och tillgänglig kommunikation, oavsett kanal, skapar förtroende och minskar risken för missförstånd.

Läs mer om klarspråk via länken: Klarspråk - vad och varför

Tillgänglighet

Vår kommunikation ska kunna förstås och användas av så många som möjligt. När vi säkerställer att våra texter, bilder och filmer är tillgängliga gör vi det möjligt för fler att ta del av innehållet.

Även i sociala medier är tillgänglighet viktigt och vi ska i så hög utsträckning som möjligt skapa tillgänglighetsanpassat innehåll. Filmer ska därför ha inbrända undertexter på plattformar som inte tillåter separata textfiler, och bilder ska i den mån det är möjligt kompletteras med alt-texter som beskriver innehållet.

Läs mer om tillgänglighet via länken: Lagkrav vid användning/produktion av video och bild

GDPR

Att hantera bilder och filmer på ett korrekt sätt är en grundläggande del av vårt ansvar som myndighet. När personer förekommer i bildmaterial räknas det som personuppgifter, och därför behöver vi säkerställa att vi följer GDPR i all vår kommunikation.

Personer som är identifieringsbara i en bild eller film ska informeras om att de förekommer i materialet och ge sitt godkännande till var och hur det kommer att publiceras. Till sociala medier räcker det oftast med ett muntligt godkännande. Barn ska endast i undantagsfall vara med på bild och då de är det ska de inte gå att identifiera. Om det ändå bedöms absolut nödvändigt att barn syns och går att känna igen ska målsman ha gett sitt godkännande. Om barnet har två målsmän måste båda ge sitt godkännande.

Äldre ungdomar, från gymnasieålder, kan anses vuxna nog för att själva göra en bedömning om de vill synas i bilder och filmer.

Rekommendationerna kan variera beroende på kanal. Vid osäkerheter ska du alltid rådfråga SLU:s jurister för att säkerställa att materialet hanteras korrekt.

Läs mer om GDPR via länken: Lagkrav vid användning/produktion av video och bild

Upphovsrätt

Du får inte använda upphovsrättsskyddat material i sociala medier utan tillstånd. Bilderna i SLU:s mediabank är fria att använda i redaktionellt innehåll, men om du vill använda en bild som inte finns där behöver du fotogra­fens godkännande. Samma princip gäller musik: se till att musiken är upphovsfri eller att du har fått ett uttryckligt tillstånd att använda den.

Du kan läsa mer om upphovsskydd och SLU:s mediabank här: Lagkrav vid användning/produktion av video och bild

Kommentarer

Sociala medier är en form av tvåvägskommunikation, då användare kan kommentera på inlägg. Därför är det viktigt att SLU:s konton har tydliga kommentarsregler som användarna enkelt kan ta del av. På SLU:s centrala sociala mediekonton används dessa regler: Regler för kommentarer i sociala medier. De kan fungera som inspiration för övriga konton.

Som myndighet har vi både ansvar att svara på relevanta frågor i kommentarsfält och skyldighet att moderera kommentarer som bryter mot våra regler. Ambitionen är att kommentarer i så hög utsträckning som möjligt ska besvaras inom 48 timmar under helgfria vardagar. Om en kommentar bryter mot kommentarsreglerna ska den döljas, eller raderas om kanalen saknar en funktion för att dölja. Om en kommentar döljs eller raderas ska en skärmbild först tas och sparas på lämpligt ställe. Skärmbilderna raderas efter en skälig tidsperiod, normalt omkring en vecka. Tänk på att skärmbilder av kommentarer ofta innehåller personuppgifter, såsom profilnamn och profilbild, vilket innebär att materialet omfattas av GDPR.

Kommentarsfält kan ibland utvecklas i en oönskad riktning och kräva mer moderering än vad det finns resurser för. I dessa fall kan det bli nödvändigt att stänga kommentarsfältet. Om kommentarsfältet stängs för ett inlägg ska detta framgå tydligt i inlägget. Det kan också finnas skäl för att stänga kommentarsfält i samband med helger eller längre ledigheter.

När SLU svarar på kommentarer är det viktigt att alltid uttrycka sig korrekt, hövligt och vänligt. Kortfattad skriftlig kommunikation kan lätt uppfattas som hårdare än avsett, särskilt i diskussioner där åsikterna går isär. Även om en kommentar uppfattas som negativ eller felaktig ska svaret vara sakligt, neutralt och anpassat efter att SLU är en myndighet. Svaren får inte präglas av individerna bakom kontot. Kom ihåg att ditt svar kan läsas av många fler än den person du riktar det till.

Om en användare upprepade gånger bryter mot kommentarsreglerna kan det vara frestande att blockera kontot. Innan detta övervägs ska du alltid kontakta SLU:s jurister, eftersom blockering innebär flera juridiska och kommunikativa överväganden.

Kriser/när något gått fel

Fel och misstag kan alltid uppstå. Det viktiga när det bli fel är hur felet sen hanteras. Fel som begås kan vara tillfällen att lära.

När det rör sig om ett enkelt skrivfel kan detta korrigeras utan vidare kommentar. Om det rör sig om större fel eller misstag kan det ibland räcka att korrigera eller ta bort det felaktiga/olämpliga från inlägget. Detta för att undvika att det felaktiga inlägget sprids vidare i okorrigerad form. I vissa fall kan hela inlägget behöva tas bort. Då kan det bli nödvändigt med ett inlägg som förklarar varför inlägget har plockats bort. Notera dock att en bedömning behöver göras från fall till fall.

Ibland, vid betydande fel, kan krisgruppen behöva informeras.

Kommunikationsavdelningen finns som stöd när något har gått fel.

När SLU står som avsändare för ett konto i sociala medier är det viktigt att det tydligt framgår att kontot tillhör universitetet. Även om olika plattformar har varierande utformning innehåller de flesta användarprofiler några gemensamma delar: namn, användarnamn, profilbild, omslagsbild och en kort biografi/profiltext.

Namn och användarnamn

Kontots namn och användarnamn ska motsvara den del av verksamheten som kontot representerar. Om möjligt ska det vara samma namn som används organisatoriskt, men i vissa fall kan antal tecken vara begränsat. Dessa namn visas både i profilvyn och vid varje publicerat inlägg, vilket gör tydlighet och konsekvens extra viktigt.

Profilbild

Profilbilden ska alltid vara SLU:s logotyp. Den får inte ersättas med andra bilder, symboler eller illustrationer. Detta gäller samtliga konton i SLU:s namn, oavsett kanal.

Biografi/profiltext

Biografi/profiltexten ska formuleras med stöd i SLU:s huvudbudskap och ge en kort, tydlig introduktion till verksamheten bakom kontot. Den ska hjälpa användarna att snabbt förstå vem vi är och vad de kan förvänta sig av innehållet.

Omslagsbild

Omslagsbilden ger möjlighet att visa upp SLU:s verksamhet och identitet. Välj en bild som förmedlar engagemang, optimism och framåtanda.

Stöd och inspiration: Bild- och videorutin

Länk till externwebben

Om möjligt ska alla konton innehålla en länk till relevant sida på SLU:s externwebb, så att användare enkelt kan hitta mer information.

Följ SLU:s grafiska profil

När du skapar eller uppdaterar ett konto i SLU:s namn ska du alltid följa SLU:s grafiska profil. Riktlinjer och stöd finns på medarbetarwebben.

För att minska risken för intrång och kapning av konton rekommenderas följande säkerhetsåtgärder:

• Använd starka och unika lösenord för varje konto och undvik att återanvända lösenord mellan olika kanaler.
• Aktivera tvåfaktorsautentisering där det är möjligt, till exempel via autentiseringsapp eller SMS.
• Begränsa antalet administratörer och ge endast de behörigheter som behövs.
• Använd med fördel en funktionsmejladress. Det gör det enklare för organisationen att behålla kontroll över kontot.
• Var uppmärksam på phishing – undvik att klicka på misstänkta länkar och tänk på hur inloggningsuppgifter förmedlas mellan ansvariga.
• Se till att behörigheter tas bort när medarbetare slutar eller byter roll.

Vid misstanke om intrång bör kontot säkras så snart som möjligt och ansvarig funktion kontaktas.

Att uppdatera sociala medier är en form av kommunikationshantverk. Kanalerna förändras ofta, både tekniskt och i hur användarna beter sig, och det är viktigt att hålla sig uppdaterad för att få bästa möjliga effekt av innehållet. Nedan följer några generella råd som kan vara hjälpsamma vid planering och publicering.

Använd emojis med eftertanke

Emojis kan förstärka ett budskap och göra texten mer lättillgänglig. Men för många emojis kan snabbt göra texten svårläst eller osaklig. En balanserad användning bidrar till ett tydligt och professionellt uttryck.

Välj relevanta hashtags

Hashtags kan hjälpa till att öka räckvidden och driva trafik till inlägget. Satsa på hashtags som redan används och har etablerade målgrupper. Helt nya hashtags är ofta svårare att få genomslag för. Kom ihåg att vissa kanaler har begränsningar på hur många hashtags som kan användas.

Var medveten om länkbegränsningar

Alla plattformar tillåter inte klickbara länkar i själva inlägget. Planera därför hur du hänvisar vidare, till exempel genom att använda “länk i bio” eller genom att förklara var mer information finns.

Anpassa text och bild/film till kanal och målgrupp

I sociala medier ska innehåll vara kort, kärnfullt och snabbt begripligt. Det är viktigt att bilder väcker intresse och förstärker budskapet. Filmer bör oftast vara korta och direkt engagerande. Anpassa format och tonalitet till målgruppen och den specifika kanalens förutsättningar.

Ha en publiceringsplan

En jämn och kontinuerlig publicering hjälper kontot att växa och behålla sin publik. Längre uppehåll gör det svårare att upprätthålla synlighet och engagemang. Sätt en rimlig plan för hur många inlägg som kan publiceras varje vecka.

Säkerställ tillräckliga resurser

Att driva sociala medier-konton tar tid. Planering, produktion, publicering och moderering kräver kontinuitet. Innan ett konto startas, eller om aktiviteten ska ökas, är det viktigt att säkerställa att det finns tid och resurser för att göra det på ett hållbart sätt.

Sociala medier-teamet på kommunikationsavdelningen ger inte råd eller stöd kring kommunikation som sker via medarbetares privata konton, även om kommunikationen sker inom ramen för yrkesrollen.

Teamet ger stöd till SLU:s verksamhetskonton i mån av tid och utifrån tillgängliga resurser.