Kapitel 1 - Initiera

Offentlighetsprincipen innebär att våra handlingar är allmänna. Vem som helst kan kontakta SLU och be att få se en handling. Det finns flera lagar som gäller offentlighet.

• Tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar. I den fastställs offentlighetsprincipen.
  
  
• Offentlighets- och sekretesslagen kompletterar tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar.
  
  
• Förvaltningslagen innehåller allmänna bestämmelser om hur myndigheter ska handlägga ärenden. Myndigheter är skyldiga att underlätta för allmänheten att ta del av information och ärenden ska handläggas så effektivt som möjligt utan att rättssäkerheten riskeras.
  
  
• Arkivlagen innehåller bestämmelser om myndigheternas arkivvård. För att kunna möta kraven i offentlighetsprincipen måste handlingar ”hållas ordnade”, det vill säga hanteras och förvaras på ett systematiskt sätt.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän när den uppfyller något av följande kriterier:

• Den har inkommit till SLU.
• Den har upprättats eller förvaras hos SLU.
• Den har expedierats.

Inkommen handling

En handling blir inkommen i samma stund som den anländer till SLU från någon utanför myndigheten. En handling kan inkomma på olika sätt:

1. Skickas till SLU med post eller mejl.
2. Lämnas till en SLU-anställd – gäller även om det sker utanför arbetsplatsen eller skickas till en privat adress.

Det är alltså inte hur meddelandet är adresserat eller registreringen som avgör om en handling är inkommen och därmed allmän.

Omvänt blir innehållet i ett meddelande som kommer till någons jobbmejl inte allmän handling om det enbart rör mottagarens privata förhållanden, eller skickas till någon i dennes egenskap av till exempel facklig företrädare.

Observera att det inte har någon betydelse om mottagaren läst mejlet eller ej. Det räknas som inkommet så snart det finns på SLU:s mejlserver. Det är därför viktigt att se till att någon kollar din mejl när du är ledig, om du inte gör det själv.

Upprättad handling

Handlingar som skapats eller framställts inom SLU kallas för upprättade handlingar. En upprättad handling blir allmän i den stund den färdigställs, expedieras eller justeras. Det är ofta en bedömningsfråga huruvida en handling kan anses vara färdigställd, det vill säga när den har fått sin slutgiltiga form.

Om en handling inte ännu färdigställts, men skickats iväg utanför myndigheten (expedierats) blir den som regel en upprättad handling i och med det.

Protokoll eller liknande minnesanteckningar blir upprättade handlingar, och därmed allmänna, direkt när de justerats respektive fått sin slutliga form. Det spelar ingen roll om tanken är att de ska expedieras till någon utanför myndigheten vid ett senare tillfälle. Om de däremot expedieras innan de justeras blir de allmänna i samband med detta.

Förvarad handling

En fysisk handling anses förvarad på SLU om den finns i SLU:s lokaler. Den är också förvarad om den är utlånad till eller förvarad hos en anställd, till exempel om du skulle ta med dig en handling hem eller på tjänsteresa.

En digital handling anses förvarad om det går att använda teknisk utrustning för att läsa eller på annat sätt ta del av innehållet.

Sammanställningar av information som inte kräver omfattande programmering eller arbetsinsats för att framställas anses också vara förvarade "potentiella" handlingar. Det betyder att rapporter och statistisk som kan tas fram i våra IT-system också är allmänna handlingar som kan begäras ut, även om vi själva inte har gjort den rapporten eller sammanställningen tidigare.

Expedierad handling

När en myndighet skickar iväg en handling till någon utanför myndigheten behåller den ett exemplar av handlingen. Detta exemplar är en expedierad handling, och därmed en allmän handling som kan begäras ut. Observera att på SLU använder vi expediera även när en handling sprids internt inom myndigheten.

Handlingen behöver inte ha skickats iväg eller lämnats över för att vara expedierad. Det räcker med att handlingen är "tillgänglig för avhämtning" hos myndigheten. Expediering kan också gå till så att myndigheten lägger in handlingen i en databas som personer utanför myndigheten har åtkomst till.

Handlingar som inte expedieras eller justeras blir allmänna när ärendet avslutas och arkiveras.

E-post som allmän handling

Det är innehållet i en handling som avgör om den är allmän eller inte.

Exempel på e-post som i de allra flesta fall är en allmän handling:

• externt inkommen e-post till SLU, till exempel från en student, myndighet eller journalist
• externt utgående e-post från SLU, till exempel svar på en fråga från en student, myndighet eller  journalist
• intern e-post med uppgifter som behövs för att avgöra ett ärende.
• Ett e-postmeddelande som innehåller både arbetsrelaterad och privat information blir allmän handling.

Exempel på e-post som inte är en allmän handling:

• utkast, förslag till beslut, minnesanteckningar och annat arbetsmaterial som skickas under beredningen av ett ärende
• intern e-post som inte tillför ett ärende någon sakuppgift.
• e-post som endast handlar om privata saker.

E-postloggar

En förteckning över inkomna och skickade e-postmeddelanden är en allmän handling. Även om ett enstaka e-postmeddelande inte är allmän handling är alltid e-postloggen det.

I loggen finns uppgifter om avsändare, mottagare, ärenderubrik, klockslag och datum när e-posten skickades/togs emot. Det är därför viktigt att ärenderubriken aldrig innehåller integritetskänslig eller sekretessbelagd information.

Det är IT-avdelningen som på begäran av enheten för juridik tar fram loggfiler om sådana begärs ut.

När är en allmän handling offentlig?

En allmän handling är normalt offentlig. Det betyder att  vem som helst får ta del av den.

I vissa handlingar kan det finnas uppgifter som gör att informationen inte kan lämnas ut. Därför måste en sekretessbedömning alltid göras innan handlingen lämnas ut, såvida det inte är helt uppenbart att den är offentlig.

Sekretess och sekretessbedömning 

Kontakta alltid enheten för juridik om du är osäker på något i samband med sekretessbedömning.

Som anställd behöver du ha kunskaper om vad som omfattas av sekretess. Du kan neka att lämna ut en allmän handling med hänvisning till sekretess endast om det finns stöd för det i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Det krävs alltid ett beslut av chefsjuristen om att inte lämna ut en allmän handling.

Ibland är det kanske inte en sekretessprövning du gör, utan du försöker fastställa om den begärda handlingen är allmän eller inte. Det är viktigt att du som anställd har grundläggande kunskaper i vad som är allmänna handlingar.

Om du hanterar handlingar där det typiskt sett finns sekretessuppgifter ska du göra en sekretessprövning innan du lämnar ut den begärda handlingen.

E-post och sekretess

Handlingar som innehåller uppgifter som omfattas av sekretess ska inte skickas som e-post. Det kan röra affärskontakter med enskilda, uppdragsforskning, personalärenden och andra känsliga uppgifter.

Lämna ut en handling

När någon begär ut en allmän handling ska den lämnas ut skyndsamt, utan onödiga dröjsmål. Det betyder dock inte att du som anställd utan vidare kan lämna ut alla handlingar som du har tillgång till.

Det är alltid den myndighet som förvarar handlingen som lämnar ut den. Vi är först skyldiga att pröva huruvida handlingen innehåller någon sekretessbelagd uppgift. Läs mer i avsnittet om sekretess och sekretessbedömning.

Den som hanterar ärendet eller handlingen ska bedöma om den innehåller uppgifter som är sekretessbelagda. Sådan ”sekretessmarkering” ska du göra när handlingen registreras och i enlighet med OSL. Det gäller oavsett vilket system handlingen registreras i. Om du är osäker, kontakta registrator.

Tänk alltid på att den som begär ut en handling inte behöver ange sitt namn eller varför handlingen begärs ut, utan har rätt att vara anonym. Du har inte ens rätt att fråga efter namn och syfte om det gäller en begäran om allmänna handlingar. Vanligtvis brukar dock en begäran inkomma via huvudregistrator.

Den som begär ut en handling har rätt att få läsa den på plats i SLU:s lokaler, men har ingen rätt att själv komma in och titta i tjänsterum eller motsvarande. 

Ett beslut om att inte lämna ut en handling kan överklagas. Handlingen måste då lämnas till kammarrätten. Det räknas dock inte som expediering och innebär inte att handlingen blir allmän. 

Hur lång tid får det ta?

Det går inte att frångå kravet på skyndsamhet för att du är osäker på om något är en allmän handling eller inte. Om den allmänna handlingen är offentlig ska den lämnas ut.

Hur lång tid en sådan prövning får ta beror på hur omfattande begäran är. Om handlingen endast omfattar en eller några sidor text bör prövningen kunna göras inom en vecka.

Om begäran gäller ett material på till exempel 100 sidor får det ta längre tid. Det är då viktigt att informera den som begärt ut handlingen om när utlämningen kan ske och motivera varför.

Om bara delar av en handling är sekretessbelagd

I vissa fall är bara delar av en handling sekretessbelagda. Den information som är offentlig ska i så fall lämnas ut.

Om delar av en pappershandling är sekretessbelagda tar du en kopia på originalhandlingen, stryker över informationen som är sekretessbelagd, tar ytterligare en kopia på det exemplar du strukit över på, och lämnar ut denna sista kopia (kopian av kopian). Denna procedur kallas ibland för att ”maska”.  

Om du nekar att lämna ut en handling

Om du nekar någon att ta del av en handling eller uppgift, antingen för att den omfattas av sekretess, eller för att du bedömer att handlingen inte är allmän, så ska personen i fråga erbjudas ett skriftligt beslut som hen sedan kan överklaga. Kontakta chefsjuristen om det blir aktuellt med ett skriftligt myndighetsbeslut.

Observera att om någon begärt ut en handling så får handlingen inte gallras eller rensas eller på något vis förstöras innan det finns ett beslut (av SLU eller domstol) som vunnit laga kraft. Däremot blir en handling aldrig allmän bara för att den skickas till domstol för prövning av överklagandet. 

Vilket format?

Att lämna ut handlingar i digitalt format är ingen skyldighet, men kan självklart göras så länge det inte är olämpligt.

Handlingen ska då i största möjliga utsträckning skickas i pdf-format. I regel ska en begäran om utlämnande av allmän handling besvaras i samma format som den inkom, om inte personen ifråga begär svar i ett annat format.

Om handlingar lämnas ut i pappersform kan en avgift tas ut. Läs mer i rutinen för att ta ut avgift för allmänna handlingar. 

Checklista vid utlämnande av handling

Ett ärende kan starta på flera sätt:

• Någon utomstående skickar en skrivelse eller ett e-postmeddelande till SLU.
• Genom eget initiativ inom universitetet, till exempel ett uppdrag.

Ett ärende startar alltså genom att en handling inkommer till SLU eller upprättas här.

En handling behöver inte vara ett pappersdokument utan kan också vara

• ett SMS
• ett fotografi
• en karta eller ritning
• en databas eller -fil
• en ljud- eller videofil
• information från en webbsida, till exempel ett direktmeddelande på sociala medier.

Ärendet startar genom skrivelse från utomstående

1. Registratorn tar emot skrivelsen, antingen direkt eller genom att den vidarebefordras av en anställd.
2. Registratorn registrerar det nya ärendet och den första handlingen i Public 360.
3. Det nya ärendet får ett SLU-id, en ärendebeteckning som identifierar ärendet med alla tillhörande handlingar.
4. Någon utses att handlägga ärendet.

Ärendet startar internt

1. Den som handlägger ärendet kontaktar registrator@slu.se eller den som har RA-rollen på institutionen och begär ett SLU-id.

Vi registrerar våra handlingar av flera skäl, varav fem får anses som huvudskäl.

1. Vi dokumenterar handlingarnas existens.
2. Vi vill enkelt och snabbt kunna hitta handlingarna och ta reda på vem som handlagt ett ärende.
3. Vi vill hålla alla handlingar som rör en viss fråga samlade.
4. Vi vill kunna se var i en process ett ärende befinner sig.
5. Vi ska kunna säkerställa att kraven på sekretess efterlevs.

Att handlingar registreras korrekt är en förutsättning för att vi ska kunna leva upp till offentlighetsprincipen.

Handlingarna innehåller också information som är en värdefull resurs för oss. En systematisk informationshantering är väsentlig för att verksamheten inom SLU ska fungera effektivt. Informationshanteringen ger tillgång till information som stöd för framtida åtgärder och beslut. Den hjälper oss också att dokumentera åtaganden gentemot andra myndigheter, samarbetspartners och forskningsfinansiärer.

Arkivvården, det vill säga hur handlingar ska hanteras och förvaltas, regleras i arkivlagen.

Vad innebär det att registrera?

Ett register är en sammanhållen serie av ärenden och handlingar. Följande uppgifter är obligatoriska vid registrering:

• Datum när handlingen inkom eller upprättades.
• SLU-id som handlingen fått vid registreringen.
• I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare (såvida handlingen inte är sekretessbelagd).
• I korthet vad handlingen rör (rubrik). Anges inte vid sekretess.

Vi registrerar även annan information som är nyttig för oss att ha när vi hanterar handlingen eller jobbar vidare med ärendet. Det som registreras är exempelvis

• typ av handling eller ärende
• ansvarig handläggare
• datum för behandling i nämnd eller liknande
• gallringsfrist
• sökord
• andra uppgifter som ger möjlighet till sammanställningar/statistikuttag eller som lämnar information till de personer som arbetar med ärendet.

Registrera e-post

Reglerna om registrering av post gäller även för e-post. E-post som är allmän handling ska som huvudregel registreras så snart den inkommit till eller skickats ut från SLU.

Alla handlingar behöver inte registreras

Registrator dokumenterar det mesta i Public 360. Endast i undantagsfall hålls handlingarna ordnade på annat sätt. Handlingar som omfattas av sekretess ska alltid registreras. 

De handlingar som "bara" ska hållas ordnade istället för att registreras är i huvudsak inkommande och utgående brev eller e-post som inte hör till ett ärende. Det kan till exempel vara broschyrer, tidskrifter, kännedomskopior eller enkla meddelanden om möten. Sådan korrespondens kan till exempel ligga kronologiskt i en inkorg tills den gallras.

På SLU har vi en verksamhetsbaserad arkivredovisning, vilket gör det möjligt att skilja på ärendedokument och icke-ärendedokument. Handlingar som inte är del av ett ärende kan på så vis ändå vara sökbara.

Vad ska bevaras?

Det finns särskilda gallringsregler som ska följas. Under rubriken Vad ska bevaras? på sidan om att hantera dokumentation kan du se vad som gäller för till exempel forskningsmaterial och utbildningshandlingar. 

Gallra e-post

Exempel på e-post som kan gallras:

• intern e-post mellan anställda som inte är allmän handling
• arbetsmaterial, till exempel utkast och minnesanteckningar
• reklam
• kopior och dubbletter
• inaktuell information
• e-post för kännedom och som inte kräver någon åtgärd.