Information och råd för chefer

Senast ändrad: 29 augusti 2023

Här hittar du som chef på SLU uppdaterad information, svar på vanliga frågor samt tips och råd om hur du ska hantera situationen som chef under corona. Denna sida uppdateras kontinuerligt.

Vid behov skickas också ut ett mejl från rektor med aktuell information om coronaläget till alla i chefsställning. 

Senaste nytt 

Uppdatering 21 mars:

Vad som gäller angående coronaersättningar till och med 31 mars, se Försäkringskassan.

Uppdatering 17 februari: 

SLU:s smittrapportering fortsätter tills vidare då den visat sig vara till nytta för att identifiera eventuell klusterspridning. Rapportering ska ske på samma sätt som tidigare dvs att medarbetare som genom pcr- eller antigentest konstaterats smittade, ska meddela det till närmaste chef som därefter rapporterar till smittsparning@slu.se. Misstänkt smitta ska inte rapporteras, endast konstaterad.

Om exponering för viruset har skett i samband med arbete ska du som chef rapportera detta till Arbetsmiljöverket eftersom covid-19 är en anmälningspliktig sjukdom. Det kan vara svårt att avgöra var en person exponerats för smittan med tanke på den stora spridningen i samhället. Arbetsmiljöverket poängterar att det ”viktigaste är att du som arbetsgivare vidtar de skyddsåtgärder som behövs för att förebygga risken att exponeras för coronaviruset i samband med arbetet.”

I och med att de flesta pandemirestriktioner nu är borta, är det dags att gå över till ordinarie kontaktvägar inom SLU.

Funktionsbrevlådan corona@slu.se avvecklas och vi hänvisar istället till ordinarie kontaktvägar till ledning och stödfunktioner. All aktuell information finns även fortsättningsvis på medarbetarwebb och studentwebb.

Uppdatering 9 februari: 

Undervisning och examination

Från 9 februari slopas rekommendationen från Folkhälsomyndigheten om att erbjuda delvis distansundervisning för högre utbildning. Pandemisituationen har påverkat den sociala studiemiljön, varför en återgång så snabbt som möjligt är önskvärt, samtidigt som vi tar vara på goda erfarenheter av nya sätt att undervisa från de senaste två åren.

Nuvarande anvisningar för undervisning ligger dock kvar under läsperiod 3 för att ge dig som kursledare och examinator mer tid att planera och göra riskanalys och innebär att alla studenter ska ha undervisning minst en dag i veckan på campus. Anvisningarna slopas helt läsperiod 4 och lokaler kan bokas med full beläggning.

För tentamensperiod 3 gäller att i möjligaste mån använda den ordinarie tentamensformen för kursen. Redan planerade hemtentamina kan användas, men kvaliteten måste alltid beaktas.

Även om inriktning och mål är att återgå till campus under den kommande perioden, så kan lärare behöva vara hemma med lätta symptom, och då välja att upprätthålla undervisningen digitalt.

Klusterspridning kan också ge anledning att gå över till digital undervisning för att minimera smittspridning. Andra planeringsmässiga skäl kan också påverka återgången till campus.

Om sjukfrånvaro och smittspridning

Samlad information om Försäkringskassans ersättningar och vad som gäller med anledning av covid-19, läs mer här.

Rutin för smittspårning

Det är varje region som är ansvarig för smittspårning och rutinerna kan variera.

Du som är chef eller lärare/kursansvarig, som får veta att en medarbetare eller student konstaterats smittad, kan komma att involveras i respektive regions smittspårning. Mer information om smittspårning hittar du på 1177.se, välj aktuell region.

Lokal smittspårning

Från den 1 december återinför SLU den tidigare smittspårningsrutinen och återaktiverar funktionsadresserna smittsparning@slu.se och corona@slu.se. Också för studenter återinförs tidigare rutiner vid covid-19-infektion.

Vilka bör informeras?

Du bör aldrig informera andra om vem som har covid-19 utan att den smittade gett dig sin tillåtelse. Om du tycker att det finns skäl att göra det ändå och du fått godkännande av den smittade kan du göra det. Vill du ha råd ring detta kan du kontakta Smittskyddsenheten i din region.

Du kan utöver detta, om du anser att det behövs, gå ut med allmän information i hela den verksamhet du har ansvar för om att det har förekommit fall. Lämna i sådana fall inte ut detaljerad information om vilken enhet/klass eller grupp det berör. Påminn gärna om Folkhälsomyndighetens råd för att undvika smittspridning.

Om en medarbetare blir sjuk

Uppdaterat 6 oktober
Om en medarbetare känner symptom på sjukdom, även mild förkylning ska hen hålla sig hemma för att minska smittspridning. Folkhälsomyndigheten har uppdaterat förhållningsregler angående smitta inom familj/hushåll: När en person i ett hushåll är sjuk och har fått ett provsvar som visar att hen har covid-19 ska alla i hushållet, både sjuka och friska, förutom barn som inte har börjat förskolan bli kontaktade av vården och få förhållningsregler. 

Samlat stöd i arbetsmiljöarbetet under covid-19

Uppdaterat 16 februari
Arbetsmiljöverket har samlat viktig information för arbetsgivare för att ge vägledning i arbetsmiljöarbetet i syfte att minska risken för spridning av covid-19. Se Arbetsmiljöverkets hemsida.

Virusexponering ska anmälas

Uppdaterat 22 januari
Arbetsgivare ska, utan dröjsmål, anmäla exponeringar av konstaterad covid-19 på arbetsplatsen som allvarligt tillbud till Arbetsmiljöverket.

Anmälningskravet gäller även om andra inte blev smittade. Kravet gäller också för våra studenter om de smittats eller riskerat att bli smittade på campus. Ansvaret följer tidigare rutiner om smittspårning, dvs. närmaste chef anmäler. För studenter informerar lärare eller kursansvarig till prefekt som därefter gör anmälan.

Anmälan om allvarlig tillbud ska även göras retroaktivt. Om inte anmälan sker utan dröjsmål kan Arbetsmiljöverket och domstol utdöma påföljder. Arbetsmiljöverket kommer dock inte att anmäla personer för åtal när man följt det som tidigare stod att läsa på deras webb. I den äldre versionen framgick det inte klart och tydligt att detta gäller alla arbetstagare oavsett yrke.

Vid konstaterad smitta (där båda parter testat positivt) och det skett på arbetet (där det bedöms som trolig/möjlig smittväg) ska det också dokumenteras enligt §11 2018:4 Smittrisker.

Läs mer på:

Om hemarbete

Hemarbete

Checklista inför att en medarbetare ska arbeta hemma

  • Har medarbetaren arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete? Tänk på vilket material som tas hem, då vi är en arbetsplats som hanterar allmänna handlingar.
  • Vilka arbetsuppgifter kan inte genomföras på distans?
  • Stäm av i dialog med medarbetaren hur arbetsmiljön ser ut och fungerar hemma? Hur ser den sociala miljön ut? Bor medarbetaren ensam? Finns det människor runt omkring? Är hemmet en social riskmiljö på något vis?
  • Bedöm om medarbetaren har möjlighet att ordna en bra arbetsplats hemma eller om det finns risk för att ohälsa kan uppstå vid hemarbete under en längre tid. Arbetsmiljöansvaret finns även om arbetet bedrivs i bostaden.
  • Räcker datorvanan för att medarbetaren ska kunna arbeta på distans? Krävs kompetenshöjning i form av onlinekurser för webbaserade verktyg? 
  • Hur ser de tekniska förutsättningarna ut? Finns internetuppkoppling och tillgång till dokument via VPN-klienten? 
  • Påminn om vikten av att ta raster och att göra ergonomiska övningar, för att minska risken för belastningsskador. Det kan vara både fysiskt, men även psykiskt, påfrestande att arbeta hemifrån under en längre period, och rutiner behövs för att det ska fungera i längden.
  • Kom överens med medarbetaren om hur tillgängligheten ser ut för medarbetaren. Hur når man medarbetaren bäst (e-post, Teams, telefon mm) och hur ser arbetstiderna ut?
  • Kom överens om hur ni håller kontakten och hur uppföljningen ska se ut framöver mellan chef och medarbetare.
  • Fånga gärna upp medarbetare efter de första dagarna hemma och fråga hur medarbetaren tycker att det fungerar, om någonting saknas etc.

Informera om att:

  • Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef/prefekt innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv.
  • När du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Det förutsätter att olycksfallet står i direkt samband med det förvärvsarbete som utförs och behöver bedömas utifrån de omständigheter som rådde vid tillfället. Se AFA:s hemsida för vad som gäller angående försäkring vid arbetsskada i hemmet.
  • Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete. Hanteringen av allmänna handlingar ska vid distansarbete ske med samma kvalitet och säkerhet som hanteringen vid ordinarie arbetsplats. Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade, ska diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten i enlighet med ordinarie rutiner.
  • Det är viktigt med regelbundna avstämningar med medarbetarna för att säkerställa att arbetssituationen hemma är god. Se Frågor att ställa till sin medarbetare angående arbetsmiljön vid hemarbete

Var går gränsen mellan arbete och fritid?

Den nya digitala tekniken kan medföra att gränsen mellan arbete och fritid blir allt mer otydlig. Här finns stöd för att diskutera hur ni vill ha det på er arbetsplats. Se filmen Vart går gränsen mellan arbete och fritid? med era medarbetare och reflektera kring hur ni vill ha det tillsammans. Filmen är framtagen av Suntarbetsliv och är fyra minuter lång.

Distansmöte

Vid distansmöte är det viktigt med förberedelser. Se tips att tänka på vid distansmöte.

Frågor och svar kring hemarbete

I denna FAQ finner du som chef nyttiga länkar till Arbetsgivarverket som stöd samt exempel på svar till hypotetiska frågor rörande hemarbete.

Vilket arbetsmiljöansvar har arbetsgivaren för arbetstagare som utför arbete hemifrån? 
 
SVARDe grundläggande reglerna på arbetsmiljöområdet gäller oavsett var arbetet utförs. Det innebär att arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön även när arbetet utförs i hemmet. Arbetstagaren ska medverka i att skapa goda arbetsförhållanden och även själv ta ansvar, bland annat genom att uppmärksamma och rapportera risker. Vid systematiskt arbetsmiljöarbete framhålls att det är särskilt viktigt att arbetstagaren har kunskaper om riskerna vid arbete på platser som arbetsgivaren inte kan bestämma över, till exempel vid hemarbete.

Läs mer hos Arbetsgivarverket.  

Vilka arbetsverktyg ska arbetsgivaren tillhandahålla när arbetstagare arbetar hemifrån? 

SVAR: Arbetsgivaren behöver bidra med det som är nödvändigt för att arbetstagaren ska kunna fullgöra sitt arbete i en tillfredsställande arbetsmiljö. Detta gäller även när arbetet utförs hemifrån. Det är emellertid upp till varje arbetsgivare att utifrån sin verksamhet avgöra vad som är rimliga åtgärder för att arbetet ska kunna bedrivas hemifrån.  

Det kan vara möjligt att alternera mellan arbete i arbetsgivarens lokaler och arbete hemifrån för att skapa variation och undvika eventuella negativa effekter. En inte fullt ut ergonomiskt riktig arbetsmiljö i hemmet kan också kompenseras av att arbetstagarna uppmanas till att ofta ta pauser. 

Läs mer hos Arbetsgivarverket. 

Får medarbetare låna hem kontorsmöbler från arbetsplatsen? 

SVAR: Ja. Chef och medarbetare behöver dock stämma av kring det. Förutsättningen är att möblerna lämnas tillbaka till arbetsplatsen när det är möjligt

Betalar SLU ut ersättning till medarbetare som köper egna kontorsmöbler? 
SVAR: Nej. SLU ersätter inte privata inköp av kontorsutrustning. Om institution/motsvarande beslutar att köpa in utrustning till hemarbetsplatser ska det ske via SLU:s upphandlade leverantörer. 

Medarbetare har inga möjligheter att transportera hem kontorsmöbler och dylikt. Kan SLU hjälpa till med transport? 
SVAR: Det finns inget centralt beslut för SLU om att ersätta medarbetare för transporter av kontorsmöbler. Att bekosta transport beslutar du som chef. Om det är flera medarbetare som är i behov av transporthjälp kan en lösning vara att samordna detta samt att anlita en upphandlad transportfirma. Eventuella transportkostnader belastar institution/ motsvarande. 

Kan medarbetare ansöka om avdrag i deklarationen om den själv vill köpa in ett skrivbord, kontorsstol etc. till arbetet?

SVAR: Nej. Den som köpt in möbler eller annan kontorsutrustning för att kunna jobba hemma har du som regel inte rätt till avdragSkulle istället arbetsgivaren betala till exempel en kontorsstol åt dig, kan medarbetaren använda den hemma utan att det räknas som en förmån som ska beskattas . Samma sak gäller om utrustning flyttas hem från arbetsplatsen. Det räknas inte som en förmån för dig så länge det är arbetsgivarens saker som återlämnas när arbetet återupptas på ordinarie arbetsplats igen. 

Läs mer hos Skatteverket

Kan man göra avdrag i deklarationen för arbetsrum hemma?

SVAR: Nej. Den som har gjort i ordning ett särskilt rum eller en del av ett rum hemma bara för att jobba i, har som regel inte rätt till avdrag.  

Läs mer hos Skatteverket.

Finns det centrala medel vid SLU som ersätter kontorsmöbler, förbrukningsmaterial till hemmakontoret etc? 

SVAR: Nej. Kostnader belastar institution/motsvarande. 

Statliga myndigheter verkar göra olika när det gäller att köra hem kontorsmöbler liksom skrivbord, stolar, skärmar etc. Vad är det som gäller? 

SVAR: Att olika myndigheter gör olika ligger helt i linje med den arbetsgivarpolitiska delegeringen som möjliggör att statliga arbetsgivare kan fatta olika beslut med utgångspunkt i verksamhetens behov och unika förutsättningar. 

Läs mer hos Arbetsgivarverket.  

Frågor kring migration och distansarbete utomlands under pandemin

Nedan finner du länkar till information kring migrationsfrågor med anledning av coronaviruset.

Den senaste uppdateringen ligger överst.

Vad gäller för inresande till Sverige?

Uppdaterad 2021-09-06

På Folkhälsomyndighetens webbplats finns utförlig information om vilka regler som gäller för inresande till Sverige. Det kan exempelvis gälla nyanställd personal.

URA-försäkringar kan tecknas för länder som UD inte avråder till resor för

Senast uppdaterat 2021-03-29
Kammarkollegiet meddelade tidigare, att man inte nytecknar några URA-försäkringar under pandemin, utan tidsbegränsning.

De kommer nu framledes att kunna teckna nya URA-försäkringar, med utgångspunkt från UDs rekommendationer om vilka länder man avråder att resa till respektive vilka länder man släppt på restriktionerna för. 

Om ni inom er verksamhet står inför att upprätta ett URA-kontrakt, kontakta Kammarkollegiet först via forsakring@kammarkollegiet.se först för att försäkra er om att det är möjligt att teckna försäkringen. UDs rekommendationer kan förändras hastigt, så det är bra att ha i åtanke att en URA-utsändning som kan ha varit möjlig kan bli förhindrad senare om rekommendationerna förändras.

Har man inplanerade utlandsstationeringar med URA-kontrakt under 2020, kan man kontakta sin HR-specialist för att rådgöra kring detta.

Medarbetare som befinner sig utomlands efter semester och inte kan ta sig tillbaka till Sverige

Om en medarbetare åkt utomlands för semestervistelse och inte kan ta sig tillbaka till Sverige, så föreligger ingen möjlighet till att arbeta, utan medarbetaren ska vara tjänstledig med eller utan lön, eller överenskomma med arbetsgivaren att ta ut semester.

Att tjänstgöra på distans i utlandet är inte tillåtet då det betraktas som en lokalanställning som enligt lag är förbjuden. Arbetsgivaren ska istället försöka tillse, att medarbetaren så skyndsamt som möjligt kan ta sig tillbaka till Sverige. 

Arbetsgivarverket skriver att för den som är på semester och inte kan komma hem gäller vad som står i 6 kap. villkorsavtalen och 15 § 3 mom. Affärsverksavtalen. Löneavdrag ska göras om inte arbetsgivaren anser att det finns särskilda skäl för att låta arbetstagaren behålla lönen helt eller delvis. Om arbetstagaren istället för löneavdrag hellre vill ta ut semester går detta att komma överens om.

Den medarbetare som befinner sig utomlands på ovanstående premisser och är tjänstledig, behöver se över sitt eget försäkringsskydd under vistelsen, så att den har en egen heltäckande sjuk/reseförsäkring under hela utlandsvistelsen.

En utresa från Sverige som inleddes som semester, kan inte omvandlas till en tjänsteresa senare retroaktivt.

Medarbetare som befinner sig utomlands på tjänsteresa och inte kan ta sig tillbaka till Sverige

Avser medarbetare, som initialt åkt utomlands på tjänsteresa. I dessa fall, så kan man tillämpa 10 kap. 2 § villkorsavtalen, som säger att någon som i samband med bortavaro får förlängd förrättning pga omständighet som arbetstagaren inte kan råda över, då kan den längre bortavaron anses vara föranledd av förrättningen.

Detta innebär, att medarbetaren har rätt till full lön och till traktamente. Tjänstereseförsäkringen ger ett heltäckande försäkringsskydd under hela vistelsen. 

Medarbetare som är på tjänsteresa bokad via vår resebyrå och inte kan ta sig tillbaka till Sverige, har möjlighet att få hjälp att hitta hemresa via resebyrån. 

Statligt anställda vid universitet får inte arbeta på distans från utlandet

Endast de myndigheter som av regeringen utsetts till s k utlandsmyndigheter, såsom UD och SIDA, har tillåtelse att ha personal som är anställda vid myndigheten men som arbetar utomlands, det som även kallas lokalanställning. 

Som universitet har vi dock möjlighet att utstationera medarbetare genom att teckna s k URA-kontrakt. Dessa kan tecknas för väl avgränsade uppdrag utomlands, dock ej för att exempelvis utföra sina ordinarie arbetsuppgifter utomlands på distans, det är inte att betrakta som URA.

URA-kontrakt kan tecknas för uppdrag i alla länder utanför Sverige, förutom ett land där personen är medborgare, eller har ett starkt intressecentrum såsom en partner, en egen bostad/semesterbostad eller liknande, eller ett land där man redan är stadigvarande bosatt och folkbokförd under lång tid.

Arbetsgivarverket besvarar denna frågeställning kring lokalanställning på sin hemsida under frågor och svar för URA, https://www.arbetsgivarverket.se/ledare-i-staten/arbetsgivarguiden/fragor-och-svar/personal-utomlands/.

Arbetsgivaren har ansvaret för att försäkra en medarbetare som är utomlands och i arbete.

Rekommendationer från UD för svenskar som vill ha hjälp att ta sig hem till Sverige

UD rekommenderar, att svenskar som befinner sig utomlands ska anmäla sig till den s k Svensklistan. Då kan UD genom ambassad eller konsulat nå individen och uppmärksamma den på konsulära händelser, https://www.swedenabroad.se/sv/svensklistan/,

UD rekommenderar även att man laddar ner appen Resklar, där man kan bevaka möjligheten att kunna få plats på flyg för att ta sig hem till Sverige. Appen laddas ner här,https://www.swedenabroad.se/sv/om-utlandet-för-svenska-medborgare/reseinformation/ud-resklar-mobilapp/. Mer information om appen finns på följande sida, https://www.regeringen.se/uds-reseinformation/resklar/.

Mer information från ambassaden i det land man befinner sig i finner man via följande webbsida, https://www.swedenabroad.se/sv/om-utlandet-för-svenska-medborgare/

Den medarbetare som befinner sig utomlands på ovanstående premisser och är tjänstledig, behöver se över sitt eget försäkringsskydd under vistelsen, så att den har en egen heltäckande sjuk/reseförsäkring under hela utlandsvistelsen.

Pågående URA-kontrakt, försäkringsvillkor URA-försäkringen under pandemin

Kammarkollegiet informerar särskilt kring URA-försäkringen:

  1. Försäkringen ersätter akut vård utomlands. Om man behöver hjälp med att boka en tid hos en läkare eller om man vill ha andra medicinska råd, så kontaktar man Falck Global Assistance, tel 0046 8 87 71 749 eller fga@se.falck.com.
  2. Försäkringen ersätter inga kostnader för avbokade konferenser/kurser, biljetter eller boende. Den ersätter heller inga kostnader vid karantän eller kostnader för resor till Sverige (motsvarande avbrottsskyddet i Statens tjänstereseförsäkring och Student UT).
  3. Om man pga Corona vill återvända tidigare till Sverige och genom detta avbryta sitt URA-kontrakt, så kan Kammarkollegiet återbetala återstående försäkringstid för den tecknade URA-försäkringen. Kontakta Kammarkollegiet via funktionsadressen forsakring@kammarkollegiet.se.

Har du frågor kring URA-försäkringen eller Försäkring för utländska besökare för internationella verksamma vid SLU? Skicka din fråga via e-mail till arbetstillstand@slu.se.

Länkar till information från svenska myndigheter

Polisen, inresa i Sverige
Gränspolisen | Polismyndigheten
Frågor som gäller besök på svensk ambassad angående arbets- eller uppehållstillstånd (Migrationsverket hänvisar till respektive ambassad): https://www.swedenabroad.se/sv/utlandsmyndigheter/

Allmänna råd till dig med personalansvar med anledning av corona

Spridningen av covid-19 med efterföljande rekommendationer från myndigheter har på kort tid påtagligt förändrat arbetssituation på SLU. Många medarbetare arbetar hemifrån eller är frånvarande i sjukdom eller på grund av hemmavarande barn. På arbetsplatsen befinner sig betydligt färre personer än vanligt. Resor och planerade aktiviteter ställs in eller flyttas fram. Många medarbetare känner en oro inför situationen och framtiden. Med anledning av detta vill personalavdelningen ge några allmänna råd till dig med personalansvar.

1. Säkra verksamheten

  • Fortsätt driva verksamheten så normalt som det är möjligt med närvaro på arbetsplatsen. Följ ordinarie beslutsvägar och mandat. Normal arbetsplikt och arbetstider gäller, även för den som arbetar i hemmet.
  • Förmedla och föregå som exempel i att vårt sätt att lösa våra arbetsuppgifter nu behöver präglas av anpassning och uppfinningsrikedom snarare än sänkta krav och uppskjutande.
  • Gör en risk- och konsekvensanalys med fokus på verksamheten vid olika grader av frånvaro. Planera för olika scenarier där funktioner faller bort i sjukdom eller vid ex stängning av skolor. Använd denna mall som stöd och dokumentation.
  • Tänk att nuvarande situation fortsätter eller försämras i en tremånadersperiod. Hur behöver ni då lägga om verksamheten? Planera översiktligt för detta tillsammans med din ledningsgrupp, medarbetare eller annan lämplig konstellation.
  • Att genomföra möten blir både viktigare och en större utmaning när färre är på plats.

2. Säkra din egen hälsa och uthållighet

  • Att vara chef i en pressad situation kan vara en ensam och sårbar position. Du kanske får många frågor och individer kan vara kritiska mot beslut du fattar. Vi rekommenderar starkt att du hittar någon utanför din egen verksamhet som du kan ha som bollplank och få stöd av. Även om du inte behöver det just nu, kan det vara bra att ha kontaktvägen upprättad så att du kan ta upp den på kort varsel. Både HR och GHAL kan fungera som en sådan samtalspartner åt dig.
    • Om du har konkreta frågor gällande handhavande av specifika corona-frågor, finns FAQ ovan samt funktionsbrevlådan corona@slu.se som du kan vända dig till.
  • Försök hålla dina dagliga rutiner om du leder hemifrån. Det gäller exempelvis regelbundna tider för när du lägger dig och stiger upp, måltider, hygien etc. Rutiner hjälper oss känna normalitet och trygghet i en i övrigt onormal situation.
  • Var noga med att prioritera även din egen återhämtning. Vid pressade lägen försummar vi ofta bort vår egen återhämtning för att få mer tid till att hantera situationen. Detta utarmar vår egen hållbarhet över tid. Ta hand om dig själv på de sätt du normalt gör; Sov ordentligt, ta pauser, lyssna till musik, vårda dina sociala kontakter, rör dig i naturen etc. Detta gäller både för din fri- och arbetstid. Återhämtningen är viktigt för att bibehålla ett starkt immunförsvar.
  • Balansera behovet av att vara tillgänglig för dina medarbetare med att sätta gränser som fredar din egen återhämtning.

3. Säkra medarbetarnas hälsa och uthållighet

  • Vid osäkerhet och oro ökar behovet av ledning och vi ökar vårt fokus på vad chefen/ledaren gör och vänder oss ofta till denne för att få stöd och vägledning. Var tillgänglig och överväg att öka den tid du lägger varje dag på att interagera med dina medarbetare. Du kan leda lite mer handfast än du normalt sett gör för att signalera närvaro och kontroll. Öka din kommunikation om situationen till att regelbundet beskriva läget och vad som görs för att hantera den. Bibehåll regelbundenheten i kommunikationen även om inget har förändrats. Att ingen ny information har framkommit är också värt att kommunicera.
  • Stäm av regelbundet runt mående. Förslagsvis kan ett videomöte genomföras en gång i veckan där alla kopplar ihop sig där de befinner sig och går ett varv i gruppen: Hur har man det och hur tänker man utifrån den rådande situationen?
  • Bibehåll och underlätta social interaktion mellan medarbetare. Flytta fikastunder till digitala plattformar så ni kan mötas och socialisera virtuellt. Även småsnacket behöver få en plats på den virtuella arbetsplatsen. Gör det i mindre grupper (<10 personer) och var beredd att behöva leda även de informella samtalen så att det inte blir tyst eller att alla talar på en gång. Försök så långt det går att behålla sociala rutiner men hitta nya sätt att genomföra dem. Var noga att uppdatera dem som inte är på plats om vad som sker på arbetsplatsen.
  • Du har arbetsmiljöansvar även för dem som arbetar i hemmet. Du behöver bilda dig en uppfattning av hur arbetsplatsen i hemmet fungerar, vad som kan göras för att underlätta samt om det finns risker kopplat till exempelvis ergonomi eller andra fysiska och psykosociala risker.
    • Beakta speciellt föreskriften om ensamarbete (AFS 1982:3) gällande fysisk isolering och arbetsgivarens skyldighet att möjliggöra social kontakt med andra. Samt föreskriften om bildskärmsarbete (AFS 1998:5) gällande arbetsplatsens utformning vid datorarbete.
    • Genomför risk- och konsekvensanalys med fokus på medarbetares fysiska och psykosociala hälsa. Omfatta både arbete i hem och på arbetsplatsen. Detta skall göras i samverkan med arbetstagarna och skyddsombud. Använd denna mall som stöd och dokumentation.
  • Betänk att medarbetare befinner sig i olika situationer privat. Arbetet kan ha en avgörande social funktion för medarbetare. Identifiera och lägg extra energi på medarbetare som riskerar bli helt socialt isolerade eller av andra skäl är i risk av att vara hemma. Det gäller såväl hemmaarbetande som sjuka.
  • Hjälp medarbetare sätta gränser för tillgänglighet och arbetstid då de arbetar på distans, då vi vet att många har svårare med detta vid distansarbete.
  • Lyssna till oro och ta den på allvar. Att lyssna är att visa empati. Att inte benämna eller lyssna in den oro som kan finnas hos medarbetarna kan tolkas som att ledaren själv är rädd med förstärkt ängslan som följd. Oro smittar och det är lätt att de mest oroliga flyttar normen för vad som är normalt i gruppen. Bidra med fler perspektiv som kan balansera upp när det är påkallat. Det ska inte bli en kamp om vem som har rätt utan om att belysa flera sätt att se på saken.
  • Nu när mycket information är illavarslande och problemfokuserad, hjälp till att lyfta fram det som går bra och är värt att fira. Balansera upp det oroliga i samtiden i den mån det går utan att bli glättig och försök förmedla hopp om framtiden.

Frågor och svar om arbetsgivarens ansvar i förhållande till vaccination mot covid-19

Här följer frågor och svar om vaccineringen mot covid-19 i förhållande till arbetsgivaransvaretNy information kan tillkomma och/eller revideras ofta. 

FRÅGA: Om en medarbetare känner sig lite småförkyld, vad gäller för en sådan situation och vad kan arbetsgivaren vidta för åtgärder?
SVAR: Arbetsgivaren är enligt arbetsmiljölagstiftningen skyldig att försöka hindra smittspridning på arbetsplatsen. Varje individ har motsvarande ansvar att medverka till att förhindra smittspridning.

Om arbetstagaren, trots förkylningen, har arbetsförmåga och möjlighet att arbeta på distans kan detta vara ett sätt att hantera situationen utifrån arbetsmiljölagens och smittskyddslagens regelverk. Arbetstagaren har då rätt till bibehållen lön.

Om arbetstagaren inte har arbetsförmåga, alternativt arbetsuppgifterna inte kan utföras på distans, kan arbetstagaren vara sjukskriven med sjuklön. Läs mer på arbetsgivarverkets webplats.

FRÅGA: Behöver vi hantera vaccinerade och ovaccinerade arbetstagare på olika sätt vid SLU? 
SVAR:
Offentligt anställda omfattas av grundlagsskyddet avseende kroppsligt intrång, i förhållande till det allmänna. Statliga arbetsgivare kan därför inte kräva att de anställda ska vaccinera sig. 

Det är inte förbjudet för arbetsgivaren att fråga anställda om de är vaccinerade, men man bör värna arbetstagarens integritet och inte i onödan ställa frågor som är hänförliga till privatlivet. Arbetsgivaren kan för det första inte vara säker på att det svar man får är korrekt, med mindre än att arbetstagaren uppvisar intyg på vaccination, något arbetsgivaren inte kan kräva. För det andra har arbetsgivaren normalt inte heller någon nytta av svaret, eftersom statliga arbetsgivare som utgångspunkt inte får göra skillnad på vaccinerade och ovaccinerade arbetstagare. Det kan möjligen finnas verksamheter som i undantagsfall skulle kunna omplacera ovaccinerade arbetstagare eller omfördela deras arbetsuppgifter inom ramen för arbetsskyldigheten. 

Statliga arbetsgivare ska alltså inte göra någon åtskillnad mellan vaccinerade och ovaccinerade arbetstagare. Läs mer på regeringens webbplats.

FRÅGA: Har arbetstagare och inhyrd personal rätt att vaccinera sig på arbetstid? 
SVAR: Ja, arbetstagare och inhyrd personal vid SLU har rätt att vara ledig med bibehållen lön för att vaccinera sig samt kring den praktiska hanteringen av detta. Det finns ett stort samhällsintresse i att stoppa spridningen av Covid-19. SLU har därför en generös inställning som arbetsgivare till att låta anställda få vara lediga med lön för att vaccinera sig. 

FRÅGA: Om en arbetstagare själv kan boka in tid för vaccinering, när bör det då ske? 

SVAR: Om möjligt bör vaccinationen ske så att allvarligare störning av verksamheten på arbetsplatsen kan undvikas. Därmed kan det vara en fördel om vaccinationen sker före eller efter arbetstid. 

FRÅGA: Vad gäller för medarbetare som inte har svenskt medborgarskap. 

SVAR: Alla som är bosatta i Sverige kommer att kunna få fri vaccinering i Sverige. Här kan du läsa mer om vaccinering i Sverige. Läs mer på regeringens webbplats. 

FRÅGA: Kan arbetsgivare tvinga arbetstagare att vaccinera sig? 
SVAR: Nej, enligt regeringsformen 2 kap 6 § är varje individ gentemot det allmänna skyddad mot påtvingat kroppsligt ingrepp. Det grundlagsfästa skyddet innebär bland annat att staten som arbetsgivare inte kan tvinga arbetstagare att vaccinera sig. Arbetsgivarverket har mer information.

FRÅGA: En arbetstagare vill av olika skäl inte vaccinera sig. Kan arbetsgivaren kräva att arbetstagaren använder viss skyddsutrustning eller omplacera arbetstagaren, dels för att undvika att hen smittas, dels för att undvika att hen smittar andra?
 
SVAR: Utgångspunkten är att arbetstagare till offentliga arbetsgivare enligt grundlagen är skyddade mot kroppsligt intrång, till exempel vaccinationer. Vaccination är således inget som en statlig arbetsgivare kan kräva av sina arbetstagare.

Samtidigt ska arbetsgivaren vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagare utsätts för ohälsa eller olycksfall. 

Beroende på vilken verksamhet det är fråga om kan risken för smitta hanteras på olika sätt, till exempel genom arbete hemifrån, digitala möten, fysisk distans i myndighetens lokaler till såväl arbetstagare som dem verksamheten riktar sig till, god ventilation och noggrann rengöring. I vissa verksamheter krävs det kanske skyddsutrustning eller att endast vaccinerad personal utför vissa arbetsuppgifter. Som en yttersta konsekvens kan då omplacering bli aktuell tills smittan inte längre bedöms innebära någon risk. 

Fördjupad information finns hos Arbetsgivarverket.

FRÅGA: Hur bör jag som chef planera inför personalgruppens vaccinering?  
SVARVaccinet kan ge biverkningar i form av feber och förkylningssymtom. Då måste medarbetaren stanna hemma och testa sig enligt de gällande rekommendationer. Det kan finnas en risk för att personen har smittats av covid-19 innan vaccinationen. Tänk därför på att vaccination av personalen kan påverka schemaläggning. Ansvarig chef kan behöva planera schemaläggningen så att arbetsplatsens verksamhet ändå kan bedrivas.  

FRÅGA: Vad gäller om en medarbetare i samband med vaccination får biverkningar och blir sjuk?  
SVAR: Medarbetare som efter vaccination får biverkningar som gör att arbetsförmågan blir nedsatt, ska sjukanmäla sig enligt de rutiner som finns hos arbetsgivaren.

FRÅGA: Kan arbetsgivaren föra register över vilka medarbetare som är vaccinerade? 
SVAR: SLU bedömer  att arbetsgivaren inte bör upprätta sådana register. Uppgift om immunitet är en känslig personuppgift enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och får bara behandlas under vissa specifika förutsättningar. Utifrån rådande kunskapsläge ska arbetsgivare hantera personal med immunitet mot covid-19 på samma sätt som personal som saknar immunitet.  

FRÅGA: Kan en arbetsgivare förflytta personal som inte är vaccinerade mot covid-19? 
SVAR: Det finns i nuläget inga rekommendationer från ansvarig myndighet som innebär att arbetsgivare behöver behandla personal som inte är vaccinerad på något annat sätt än de som är vaccinerade. 

Det finns vidare inga belägg för att en person som är vaccinerad inte sprider smitta till tredje man. Medarbetare ska mot bakgrund av detta fortsätta sitt arbete precis som tidigare i enlighet med de rutiner som finns för skyddsutrustning, basal hygien och liknande. 

Läs mer om frågan på Sveriges kommuner och regioners webbplats.

FRÅGA: Kan arbetsgivare vid nyrekrytering ställa krav på vaccinering mot covid-19? 
SVAR: Det finns i nuläget inga rekommendationer från ansvarig myndighet som innebär att arbetsgivare ska behandla personal som inte är vaccinerade mot covid-19 på något annat sätt än de som är vaccinerade. Det finns därför inte heller skäl att generellt kräva att arbetssökande är vaccinerade (eller utlovar att vaccinera sig) för att anställas i verksamheten. 

Läs mer på Sveriges kommuner och regioners webbplats 

Successiv återgång till arbetsplatsen

Successiv återgång

Uppdatering 9 februari: 

Precis som tidigare rekommenderar SLU:s coronaledning att en successiv återgång till arbete och studier på plats föregås av en uppdaterad risk- och konsekvensanalys. 

Regeringsuppdraget till myndigheter om hemarbete gällde till och med den 14 februari. Följande datum gäller för den successiva återgången:

  • Från 15 februari: medarbetare som vill är välkommen tillbaka till arbetsplatsen.
  • Från 1 mars: medarbetare förväntas vara på arbetsplatsen minst 2 dagar per vecka.
  • Från 24 mars, när läsperiod 4 startar: återgång till arbetsplatsen som före pandemin. Dock kan du som chef bevilja dina medarbetare tillfälligt hemarbete vid behov, detta behöver inte regleras i särskilt avtal under perioden.
  • 1 juni: medarbetare och chef kan, i de fall där det är aktuellt, teckna individuella distansarbetsavtal med de som idag har kontorsarbetstidsavtal.

Fakta:

Risk- och konsekvensanalys

Verksamhetsansvariga med arbetsmiljöansvar har uppmanats att göra en egen risk- och konsekvensanalys för att förbereda för ändrade förutsättningar: mall för risk- och konsekvensanalys vid ökad smittspridning av Covid-19

Obs! Om förutsättningarna för arbetet ändras igen behöver risk- och konsekvensanalysen uppdateras utifrån de nya förändringarna. På Prevents hemsida finns en checklista som kan användas som stöd vid upprättande av risk- och konsekvensanalys.  


Kontaktinformation

Om du misstänker att du blivit smittad kan du läsa mer på 1177 och krisinformation.se eller kontakta 113 13 (sjukdomsfrågor kring corona) och be om råd.

Anställda som har frågor angående hanteringen av denna fråga vid SLU eller för praktiska lösningar i händelse av smitta kontaktar sin närmsta chef.

Studenter kontaktar programstudierektorn (PSR) på programmet, kontaktuppgifter finns på respektive programsida.