Information, råd och FAQ för chefer

Senast ändrad: 03 april 2020

Här hittar du som chef på SLU uppdaterad information, svar på vanliga frågor samt tips och råd om hur du ska hantera situationen som chef under corona.

Allmän information

Verksamhetsansvariga med arbetsmiljöansvar uppmanas att göra en egen risk- och konsekvensanalys för att förbereda för ändrade förutsättningar: mall för risk- och konsekvensanalys vid ökad smittspridning av Covid-19

Corona - FAQ för chefer

Senast uppdaterat 3 april

Allmänt

Vad gäller kring läkarintyg?

Läkarintyg krävs inte längre från dag åtta. Medarbetare som är sjuka kan vara hemma från jobbet i upp till 14 dagar utan läkarintyg. Det gäller all sjukdom, inte bara covid-19, och gäller från 13 mars 2020 och tillsvidare. Se även: Vid sjukdom eller vård av barn (VAB)

En medarbetare behöver vara hemma och ta hand om sina barn eftersom förskolan/skolan är stängd. Har de rätt att vara lediga och har de i sådant fall rätt till lön?

Medarbetare ska om möjligt ta ut föräldraledighet med eller utan föräldrapenning och/eller semesterdagar i detta läge. VAB kan inte användas.

Vi har en medarbetare som är smittad, ska sjuklönelagens regler om karensavdrag tillämpas?

Uppdaterat 30 mars
Om chefen, efter kontakt med medarbetaren, bedömer att arbetsförmågan är nedsatt till följd av smittan ska sjuklönelagens regler tillämpas fullt ut och medarbetaren ska sjukskriva sig. Regeringen har lagt ett förslag om att ta bort karensavdraget och att läkarintyg inte ska krävas för de första 14 sjukdagarna. Se även: Vid sjukdom eller vård av barn (VAB)

Om smittan inte påverkar arbetsförmågan kan däremot smittbärarpenning utgå, utan avdrag enligt Villkorsavtalen. För att bestämmelserna i kollektivavtalen ska vara tillämpliga krävs beslut av behandlande läkare, smittskyddsläkare eller motsvarande.

Vi har medarbetare som är eller antas vara smittade av corona-virus. Kan jag berätta vilka personer det är till andra medarbetare på institutionen/avdelningen?

Uppdaterat 1 april
Uppgifter om en medarbetares hälsotillstånd kan vara sekretessbelagt, om det kan antas att medarbetaren eller någon närstående lider men om uppgiften röjs. Information om medarbetares hälsotillstånd måste därför ske efter bedömning i varje enskilt fall. En lösning kan vara att fråga den sjuke om det är ok att informera andra.

En person i en medarbetares hushåll är sjuk i corona, ska medarbetaren gå till jobbet ändå?

Uppdaterat 3 april
SLU gör bedömningen att den som är symptomfri och inte själv ingår i en riskgrupp ska utföra ordinarie arbetsuppgifter. Medarbetaren bör arbeta hemifrån i den utsträckning du som närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö. Se allmänna råd för chef med personalansvar samt inför att en medarbetare ska arbeta hemma.

En medarbetare är orolig för smittspridning och vill därför inte komma till arbetsplatsen, vad gäller?

Uppdaterat 3 april
Medarbetaren bör arbeta hemifrån i den utsträckning du som närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö. Om medarbetaren inte kan arbeta hemifrån kan du tillfälligt ge medarbetaren andra arbetsuppgifter som liknar de nuvarande. Om det inte heller går kan medarbetaren ta semester, tjänstledigt utan lön eller eventuellt föräldraledighet. Medarbetaren kan inte själv bestämma att stanna hemma med lön, det räknas som olovlig frånvaro.

En medarbetare genomgår just nu en sjukdomsbehandling och har nedsatt immunförsvar men är inte 100% sjukskriven. Hur kan det hanteras?

Uppdaterat 3 april
Medarbetare som exempelvis genomgår cancerbehandling eller har allvarliga underliggande sjukdomstillstånd bör arbeta hemifrån i den utsträckning du som närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö. Om det inte fungerar kan du försöka anpassa arbetsuppgifterna så att sociala kontakter minimeras eller se över förläggningen av arbetstiden. Ett annat alternativ är att medarbetaren tar semester eller tjänstledighet utan lön. Du som närmaste chef gör bedömningen i det enskilda fallet. 

En medarbetare är mycket svårt sjuk, vad förväntas av mig som chef och vilket stöd kan jag få?

Uppdaterat 3 april
SLU har riktlinjer för hantering av sorg vid dödsfall och svår sjukdom där du kan få praktiska råd. Kontakta gärna din HR-specialist.

Bör den som är symptomfri ändå arbeta hemifrån?

Uppdaterat 3 april
SLU gör bedömningen att den som är symptomfri och inte själv ingår i en riskgrupp ska utföra ordinarie arbetsuppgifter. Medarbetaren bör arbeta hemifrån i den utsträckning du som närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö. Se allmänna råd för chef med personalansvar samt inför att en medarbetare ska arbeta hemma.

Skulle hela arbetsplatsen kunna bli satt i karantän/kan vi stänga ner verksamheten för att undvika smittspridning?

Uppdaterat 18 mars
Det kan uppstå situationer när det kan bli aktuellt att stänga ned viss verksamhet för att undvika eventuell smittspridning. Utgångspunkten är dock att verksamheten ska upprätthållas. Vad avser beslut om karantän, isolering och avspärrning är detta inte något som SLU har att hantera, utan frågor som regleras i smittskyddslagen och som Folkhälsomyndigheten tillsammans med smittskyddsläkare beslutar om.

Kommer universitetet att ställa in större arrangemang?

Uppdaterat 1 april
Alla offentliga tillställningar och allmänna sammankomster (t.ex. föreläsningar, marknader och mässor) med mer än 50 personer är förbjudna i Sverige sedan 29 mars. Alla evenemang och andra möten med mer än 50 personer är därför inställda tillsvidare. För övriga evenemang och sammankomster rekommenderas digitala möten.

Tjänsteresor

En medarbetare som är på tjänsteresa kan inte komma hem på grund av coronaviruset. Vad gäller?

Inget löneavdrag ska göras och medarbetaren har rätt till traktamente enligt gällande avtal. Håll löpande kontakt med medarbetaren under tiden hen är strandsatt.

Semesterresor

Vi har en medarbetare som inte kan resa hem eftersom hen är kvarhållen i karantän på hotellet. Är vi skyldiga att betala lön som vanligt?

SLU har en generös grundinställning som förutsätter att man har följt de rekommendationer som gäller när resan inleds. Reser du till ett land där smittan finns kan det innebära att du blir utan lön. Här görs en individuell bedömning i varje enskilt fall.

Vi har en medarbetare som kommit hem från ett land där smittan finns. Kan vi leda och fördela arbetet så att hen utför arbetet hemifrån?

Uppdaterat 1 april
Den som är symptomfri ska återgå i tjänst som vanligt. Utifrån arbetets art avgör chef om arbete på distans är aktuellt i varje enskilt fall. Om det är praktiskt
möjligt att utföra sitt arbete på distans och arbetsmiljön är tillfredsställande på distansarbetsplatsen, kan chefen och medarbetaren komma överens om distansarbete.

Vi har en medarbetare som kommit från ett land där smittan finns. Utifrån verksamhetens förutsättningar är det inte möjligt att utföra arbetet hemifrån. Hen är till synes fullt frisk, men av arbetsmiljöskäl vill vi inte att hen kommer till arbetet. Kan vi hindra hen från att komma till arbetet?

Uppdaterat 30 mars
Den som är symptomfri ska återgå i tjänst som vanligt. Om en chef bedömer att en medarbetare av arbetsmiljöskäl inte bör komma till arbetsplatsen, trots att denne är symtomfri har medarbetaren rätt till full lön. Om medarbetaren kan uppvisa ett läkarintyg som styrker att hen kan antas vara smittad kan ersättning utgå i form av smittbärarpenning. Då blir detta ett ärende för Försäkringskassan.

Trots att expertmyndigheter rekommenderar att man inte reser till ett land eller en region på grund av coronaviruset, åker en medarbetare dit på semester. När hen kommer hem vill du som chef, utifrån expertmyndigheternas rekommendationer, inte att hen kommer till arbetet. Någon möjlighet att arbeta hemifrån finns inte. Har medarbetaren rätt till lön?

Genom att åka till ett sådant område, i strid med myndigheternas rekommendationer, får medarbetaren också ta konsekvenserna av detta beslut. Medarbetaren har därmed inte rätt till lön. Däremot finns en möjlighet att ta ut semester eller tjänstledighet utan lön. Detta bör dock chef kommunicera med arbetstagaren före avresa.

Om medarbetaren kan uppvisa ett läkarintyg som styrker att hen kan antas vara smittad kan smittbärarpenning utgå. Då blir detta ett ärende för Försäkringskassan.

En medarbetare vill inte komma till jobbet eftersom det finns kollegor där som varit i ett land med smittspridning. Är det tillåten frånvaro?

Oro för smitta är inte skäl att stanna hemma, det räknas som olovlig frånvaro. Men finns det särskilda skäl kan man komma överens med chefen om annat.

Allmänna råd till dig med personalansvar med anledning av corona

Spridningen av covid-19 med efterföljande rekommendationer från myndigheter har på kort tid påtagligt förändrat arbetssituation på SLU. Många medarbetare arbetar hemifrån eller är frånvarande i sjukdom eller på grund av hemmavarande barn. På arbetsplatsen befinner sig betydligt färre personer än vanligt. Resor och planerade aktiviteter ställs in eller flyttas fram. Många medarbetare känner en oro inför situationen och framtiden. Med anledning av detta vill personalavdelningen ge några allmänna råd till dig med personalansvar.

1. Säkra verksamheten

  • Fortsätt driva verksamheten så normalt som det är möjligt med närvaro på arbetsplatsen. Följ ordinarie beslutsvägar och mandat. Normal arbetsplikt och arbetstider gäller, även för den som arbetar i hemmet.
  • Förmedla och föregå som exempel i att vårt sätt att lösa våra arbetsuppgifter nu behöver präglas av anpassning och uppfinningsrikedom snarare än sänkta krav och uppskjutande.
  • Gör en risk- och konsekvensanalys med fokus på verksamheten vid olika grader av frånvaro. Planera för olika scenarier där funktioner faller bort i sjukdom eller vid ex stängning av skolor. Använd denna mall som stöd och dokumentation.
  • Tänk att nuvarande situation fortsätter eller försämras i en tremånadersperiod. Hur behöver ni då lägga om verksamheten? Planera översiktligt för detta tillsammans med din ledningsgrupp, medarbetare eller annan lämplig konstellation.
  • Att genomföra möten blir både viktigare och en större utmaning när färre är på plats.

2. Säkra din egen hälsa och uthållighet

  • Att vara chef i en pressad situation kan vara en ensam och sårbar position. Du kanske får många frågor och individer kan vara kritiska mot beslut du fattar. Vi rekommenderar starkt att du hittar någon utanför din egen verksamhet som du kan ha som bollplank och få stöd av. Även om du inte behöver det just nu, kan det vara bra att ha kontaktvägen upprättad så att du kan ta upp den på kort varsel. Både HR och GHAL kan fungera som en sådan samtalspartner åt dig.
    • Om du har konkreta frågor gällande handhavande av specifika corona-frågor, finns FAQ ovan samt funktionsbrevlådan corona@slu.se som du kan vända dig till.
  • Försök hålla dina dagliga rutiner om du leder hemifrån. Det gäller exempelvis regelbundna tider för när du lägger dig och stiger upp, måltider, hygien etc. Rutiner hjälper oss känna normalitet och trygghet i en i övrigt onormal situation.
  • Var noga med att prioritera även din egen återhämtning. Vid pressade lägen försummar vi ofta bort vår egen återhämtning för att få mer tid till att hantera situationen. Detta utarmar vår egen hållbarhet över tid. Ta hand om dig själv på de sätt du normalt gör; Sov ordentligt, ta pauser, lyssna till musik, vårda dina sociala kontakter, rör dig i naturen etc. Detta gäller både för din fri- och arbetstid. Återhämtningen är viktigt för att bibehålla ett starkt immunförsvar.
  • Balansera behovet av att vara tillgänglig för dina medarbetare med att sätta gränser som fredar din egen återhämtning.

3. Säkra medarbetarnas hälsa och uthållighet

  • Vid osäkerhet och oro ökar behovet av ledning och vi ökar vårt fokus på vad chefen/ledaren gör och vänder oss ofta till denne för att få stöd och vägledning. Var tillgänglig och överväg att öka den tid du lägger varje dag på att interagera med dina medarbetare. Du kan leda lite mer handfast än du normalt sett gör för att signalera närvaro och kontroll. Öka din kommunikation om situationen till att regelbundet beskriva läget och vad som görs för att hantera den. Bibehåll regelbundenheten i kommunikationen även om inget har förändrats. Att ingen ny information har framkommit är också värt att kommunicera.
  • Stäm av regelbundet runt mående. Förslagsvis kan ett videomöte genomföras en gång i veckan där alla kopplar ihop sig där de befinner sig och går ett varv i gruppen: Hur har man det och hur tänker man utifrån den rådande situationen?
  • Bibehåll och underlätta social interaktion mellan medarbetare. Flytta fikastunder till digitala plattformar så ni kan mötas och socialisera virtuellt. Även småsnacket behöver få en plats på den virtuella arbetsplatsen. Gör det i mindre grupper (<10 personer) och var beredd att behöva leda även de informella samtalen så att det inte blir tyst eller att alla talar på en gång. Försök så långt det går att behålla sociala rutiner men hitta nya sätt att genomföra dem. Var noga att uppdatera dem som inte är på plats om vad som sker på arbetsplatsen.
  • Du har arbetsmiljöansvar även för dem som arbetar i hemmet. Du behöver bilda dig en uppfattning av hur arbetsplatsen i hemmet fungerar, vad som kan göras för att underlätta samt om det finns risker kopplat till exempelvis ergonomi eller andra fysiska och psykosociala risker.
    • Beakta speciellt föreskriften om ensamarbete (AFS 1982:3) gällande fysisk isolering och arbetsgivarens skyldighet att möjliggöra social kontakt med andra. Samt föreskriften om bildskärmsarbete (AFS 1998:5) gällande arbetsplatsens utformning vid datorarbete.
    • Genomför risk- och konsekvensanalys med fokus på medarbetares fysiska och psykosociala hälsa. Omfatta både arbete i hem och på arbetsplatsen. Detta skall göras i samverkan med arbetstagarna och skyddsombud. Använd denna mall som stöd och dokumentation.
  • Betänk att medarbetare befinner sig i olika situationer privat. Arbetet kan ha en avgörande social funktion för medarbetare. Identifiera och lägg extra energi på medarbetare som riskerar bli helt socialt isolerade eller av andra skäl är i risk av att vara hemma. Det gäller såväl hemmaarbetande som sjuka.
  • Hjälp medarbetare sätta gränser för tillgänglighet och arbetstid då de arbetar på distans, då vi vet att många har svårare med detta vid distansarbete.
  • Lyssna till oro och ta den på allvar. Att lyssna är att visa empati. Att inte benämna eller lyssna in den oro som kan finnas hos medarbetarna kan tolkas som att ledaren själv är rädd med förstärkt ängslan som följd. Oro smittar och det är lätt att de mest oroliga flyttar normen för vad som är normalt i gruppen. Bidra med fler perspektiv som kan balansera upp när det är påkallat. Det ska inte bli en kamp om vem som har rätt utan om att belysa flera sätt att se på saken.
  • Nu när mycket information är illavarslande och problemfokuserad, hjälp till att lyfta fram det som går bra och är värt att fira. Balansera upp det oroliga i samtiden i den mån det går utan att bli glättig och försök förmedla hopp om framtiden.

Inför att en medarbetare ska arbeta hemma

Checklista inför att en medarbetare ska arbeta hemma

  • Har medarbetaren arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete? Tänk på vilket material som tas hem, då vi är en arbetsplats som hanterar allmänna handlingar.
  • Vilka arbetsuppgifter kan inte genomföras på distans?
  • Stäm av i dialog med medarbetaren hur arbetsmiljön ser ut och fungerar hemma? Hur ser den sociala miljön ut? Bor medarbetaren ensam? Finns det människor runt omkring? Är hemmet en social riskmiljö på något vis?
  • Bedöm om medarbetaren har möjlighet att ordna en bra arbetsplats hemma eller om det finns risk för att ohälsa kan uppstå vid hemarbete under en längre tid. Arbetsmiljöansvaret finns även om arbetet bedrivs i bostaden.
  • Räcker datorvanan för att medarbetaren ska kunna arbeta på distans? Krävs kompetenshöjning i form av onlinekurser för webbaserade verktyg? 
  • Hur ser de tekniska förutsättningarna ut? Finns internetuppkoppling och tillgång till dokument via VPN-klienten? 
  • Påminn om vikten av att ta raster och att göra ergonomiska övningar, för att minska risken för belastningsskador. Det kan vara både fysiskt, men även psykiskt, påfrestande att arbeta hemifrån under en längre period, och rutiner behövs för att det ska fungera i längden.
  • Kom överens med medarbetaren om hur tillgängligheten ser ut för medarbetaren. Hur når man medarbetaren bäst (e-post, Teams, telefon mm) och hur ser arbetstiderna ut?
  • Kom överens om hur ni håller kontakten och hur uppföljningen ska se ut framöver mellan chef och medarbetare.
  • Fånga gärna upp medarbetare efter de första dagarna hemma och fråga hur medarbetaren tycker att det fungerar, om någonting saknas etc.

Informera om att:

  • Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef/prefekt innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv.
  • När du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Det förutsätter att olycksfallet står i direkt samband med det förvärvsarbete som utförs och behöver bedömas utifrån de omständigheter som rådde vid tillfället.
  • Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete. Hanteringen av allmänna handlingar ska vid distansarbete ske med samma kvalitet och säkerhet som hanteringen vid ordinarie arbetsplats. Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade, ska diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten i enlighet med ordinarie rutiner.

Att hålla distansmöte

Tips att tänka på vid distansmöte

  1. Mötesledaren bör se till att det finns ett tydligt syfte med mötet, samt en framtagen agenda som är delgiven till mötesdeltagarna. Syftet är att deltagarna får möjlighet att förbereda sig och förbereda det man vill säga.
  2. Inled distansmöten med att tydliggöra spelreglerna, exempelvis att alla mutar sig och sätter på mikrofonen när den vill säga något (för att undvika dåligt ljud).
  3. Kom överens om hur ni gör anteckningar under mötet och vem som ansvarar för dem. Med några av nedanstående verktyg kan chatten eller de delade dokumenten fungera som protokoll över det förda samtalet.
  4. Följ agendan – struktur blir än viktigare vid distansmöten än vid vanliga möten.
  5. Om material ska visas kan man dela skärm under mötet för att visa det.
  6. Se till att informationen är transparent och att var och en får tala till punkt när den vill säga något. Ge ordet till en deltagare i taget, och tacka för inlägget när det är dags för nästa person/steg. Inkludera alla under mötet i den mån det går.
  7. Tänk på att vara extra tydlig vid behov och särskilt när svar krävs. ”Anta” inte att alla hörde och hängde med och håller med i det föreslagna.
  8. Tänk också på hur kommunikationen sker under mötet. Det innebär att inte bara lyssna till det som sägs utan också till det som inte sägs som tonfall, röstläge samt tystnad för att tolka dess innebörd. Det är också bra att försöka vara hyggligt informell och underlätta för spontanitet under virtuella möten.

Läs även: Fem tips från biblioteket för bättre digitala möten

Migrationsfrågor med anledning av coronaviruset

Nedan finner du länkar till information kring migrationsfrågor med anledning av coronaviruset.

Frågor som gäller besök på svensk ambassad angående arbets- eller uppehållstillstånd hänvisar Migrationsverket till respektive ambassad: https://www.swedenabroad.se/sv/utlandsmyndigheter/
Information om medarbetare/besökare som inte kan resa hem:
Migrationsverket har kommit med ett rättsligt ställningstagande som ger att en utlänning som vistas i Sverige och som vill förlänga sin vistelse på grund av den rådande situationen och svårigheter att ta sig till sitt hemland ska kunna ansöka om uppehållstillstånd för besök.
Uppehållstillstånd för besök kan just nu beviljas även om utlänningen sedan tidigare har en öppen ansökan om uppehållstillstånd på annan grund. Det är mycket viktigt att ansöka om besök görs innan den nu gällande viseringen eller tillståndet löper ut.
Migrationsverkets rättsliga ställningstagande:
https://lifos.migrationsverket.se/dokument?documentSummaryId=44187

URA-försäkringen

Kammarkollegiet informerar särskilt kring URA-försäkringen:

  1. Försäkringen ersätter akut vård utomlands. Om man behöver hjälp med att boka en tid hos en läkare eller om man vill ha andra medicinska råd, så kontaktar man Falck Global Assistance, tel 0046 8 87 71 749 eller fga@se.falck.com.
  2. Försäkringen ersätter inga kostnader för avbokade konferenser/kurser, biljetter eller boende. Den ersätter heller inga kostnader vid karantän eller kostnader för resor till Sverige (motsvarande avbrottsskyddet i Statens tjänstereseförsäkring och Student UT).
  3. Om man pga Corona vill återvända tidigare till Sverige och genom detta avbryta sitt URA-kontrakt, så kan Kammarkollegiet återbetala återstående försäkringstid för den tecknade URA-försäkringen. Kontakta Kammarkollegiet via funktionsadressen forsakring@slu.se.

Har du frågor kring URA-försäkringen eller Försäkring för utländska besökare för internationella verksamma vid SLU?
Skicka din fråga via mejl till arbetstillstand@slu.se.


Kontaktinformation

Om du misstänker att du blivit smittad kan du läsa mer på 1177 och krisinformation.se eller kontakta 113 13 (sjukdomsfrågor kring corona) och be om råd.

Anställda som har frågor angående hanteringen av denna fråga vid SLU eller för praktiska lösningar i händelse av smitta kontaktar sin närmsta chef.

Studenter kontaktar programstudierektorn (PSR) på programmet, kontaktuppgifter finns på respektive programsida.

Sidansvarig: HRADM@slu.se