Information och råd för chefer

Senast ändrad: 23 oktober 2020

Här hittar du som chef på SLU uppdaterad information, svar på vanliga frågor samt tips och råd om hur du ska hantera situationen som chef under corona. Denna sida uppdateras kontinuerligt.

Varje vecka skickas det också ut ett mejl från rektor med aktuell information om coronaläget till alla i chefsställning. 

Senaste nytt 

Uppdatering 22 oktober: Beslut om skärpta allmänna råd i Uppsala län

Rektor fattade 8 juni ett universitetsövergripande inriktningsbeslut gällande tjänsteresor och möjlighet till arbete i hemmet från 15 juni 2020. Du kan läsa mer om vad beslutet innebär nedan, under Om tjänsteresor.  

Tänk på att era risk- och konsekvensanalyser kan behöva uppdateras utifrån rektors beslut om att undervisning får ske på Campus från och med 15 juni 2020.  Se faktarutan nedan.

Rutin för smittspårning

Rutin för smittspårning

Det är varje region som är ansvarig för smittspårning och rutinerna kan variera.

Du som är chef eller lärare/kursansvarig, som får veta att en medarbetare eller student konstaterats smittad, kan komma att involveras i respektive regions smittspårning. Mer information om smittspårning hittar du på 1177.se, välj aktuell region.

Anmäl till SLU centralt

För att skapa en övergripande, gemensam lägesbild och se vilka behov av stöd som kan finnas i verksamheten behöver informationen om smittade samt dina åtgärder för smittspårning vidareförmedlas till SLU centralt. Lärare meddelar sin prefekt. Prefekt/chef anmäler till smittsparning@slu.se.

Studenter ska också meddela lärare och studentkårsordförande, så att åtgärder för att minimera smittspridning på campus kan vidtas.

Vilka bör informeras?

Du bör aldrig informera andra om vem som har covid-19 utan att den smittade gett dig sin tillåtelse. Om du tycker att det finns skäl att göra det ändå och du fått godkännande av den smittade kan du göra det. Vill du ha råd ring detta kan du kontakta Smittskyddsenheten i din region.

Du kan utöver detta, om du anser att det behövs, gå ut med allmän information i hela den verksamhet du har ansvar för om att det har förekommit fall. Lämna i sådana fall inte ut detaljerad information om vilken enhet/klass eller grupp det berör. Påminn gärna om Folkhälsomyndighetens råd för att undvika smittspridning.

 

Om sjukfrånvaro och smittspridning

Den senaste uppdateringen ligger överst.

Om en medarbetare blir sjuk

Uppdaterat 6 oktober

Om en medarbetare känner symptom på sjukdom, även mild förkylning ska hen hålla sig hemma för att minska smittspridning. Folkhälsomyndigheten har uppdaterat förhållningsregler angående smitta inom familj/hushåll: När en person i ett hushåll är sjuk och har fått ett provsvar som visar att hen har covid-19 ska alla i hushållet, både sjuka och friska, förutom barn som inte har börjat förskolan bli kontaktade av vården och få förhållningsregler. Se även Om du eller någon i familjen har blivit sjuk

Smittspårning, vad innebär det?

Uppdaterat 11 augusti
Flera regioner stramar nu upp hanteringen vad gäller smittspårning av covid19. Den som har fått ett positivt resultat på ett test kontaktas av en läkare och uppmanas lista personer man har haft kontakt med. Vården kan även hjälpa till, eller i vissa fall helt ta över smittspårningen. Med kontakt i detta sammanhang avses att man har varit inom två meter från den smittade i minst 15 minuter. Se rutin för smittspårning ovan.

Rekommendationen är dock densamma som den har varit en längre tid: har man minsta symtom ska man stanna hemma men så länge man inte har några symtom ska man arbeta som vanligt.

Regeringen har beslutat om tillfällig ersättning för personer i riskgrupper från Försäkringskassan. Vad innebär det?

Uppdaterat 9 juli
Det innebär att under särskilda omständigheter finns möjlighet för medarbetare att få förebyggande sjukpenning

  • om medarbetaren har en sjukdom som gör att hen riskerar att bli allvarligt sjuk vid insjuknande i covid-19 och
  • saknar möjlighet att arbeta hemifrån.

Det krävs även att arbetsgivaren inte heller kan erbjuda andra arbetsuppgifter inom ramen för anställningen, eller att det i övrigt inte går att anpassa arbetssituationen på arbetsplatsen så att smittspridning undviks. Medarbetaren måste kunna visa upp ett läkarintyg som styrker att hen tillhör en riskgrupp för covid-19.

För mer information, kontakta din HR-specialist.

En medarbetare genomgår just nu en sjukdomsbehandling och har nedsatt immunförsvar men är inte 100% sjukskriven. Hur kan det hanteras?

Uppdaterat 9 juli
Medarbetare som exempelvis genomgår cancerbehandling eller har allvarliga underliggande sjukdomstillstånd kan arbeta hemifrån i den utsträckning du som närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö. Om det inte fungerar kan du försöka anpassa arbetsuppgifterna så att sociala kontakter minimeras eller se över förläggningen av arbetstiden. Under särskilda omständigheter finns det under tiden 1 juli – 30 september möjlighet att få förebyggande sjukpenning från Försäkringskassan. För mer information kontakta din HR-specialist. Ett annat alternativ är att medarbetaren tar semester eller tjänstledighet utan lön. Du som närmaste chef gör bedömningen i det enskilda fallet. 

En medarbetare behöver vara hemma och ta hand om sina barn eftersom förskolan/skolan är stängd. Har de rätt att vara lediga och har de i sådant fall rätt till lön?

Uppdaterat 15 maj
Från 25 april kan medarbetaren få ersättning om förskolan eller skolan är stängd på grund av covid-19 fastän barnet inte är sjukt eller sprider smitta. Regeringen har beslutat om en tillfällig regeländring, se Försäkringskassans hemsida.

Ersättningen för VAB gäller om huvudmannen beslutar om att förskolan/skolan ska stängas. Det gäller:

  • på smittskyddsläkares eller Folkhälsomyndighetens rekommendation eller
  • när verksamheten ligger i ett riskområde som Folkhälsomyndigheten har spärrat av eller
  • när verksamheten inte kan bedrivas på grund av att stora delar av personalen är sjuk

En medarbetare är orolig för smittspridning och vill därför inte komma till arbetsplatsen, vad gäller?

Uppdaterat 15 maj
Medarbetaren kan arbeta hemifrån i den utsträckning du som närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö. Du och din medarbetare får komma överens om vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa en tillfredsställande arbetsmiljö. Om medarbetaren inte kan arbeta hemifrån kan du tillfälligt ge medarbetaren andra arbetsuppgifter som liknar de nuvarande. Om det inte heller går kan medarbetaren ta semester, tjänstledigt utan lön eller eventuellt föräldraledighet. Medarbetaren kan inte själv bestämma att stanna hemma med lön, det räknas som olovlig frånvaro.

En medarbetare har varit sjuk i en vecka, behöver hen lämna in läkarintyg nu?

Uppdaterat 6 april
Läkarintyg krävs inte längre från dag åtta. Medarbetare som är sjuka kan vara hemma från jobbet i upp till 21 dagar utan läkarintyg. Det gäller all sjukdom, inte bara covid-19, och gäller från 27 mars 2020 och tillsvidare. Se även: Vid sjukdom eller vård av barn (VAB)

En medarbetare är mycket svårt sjuk, vad förväntas av mig som chef och vilket stöd kan jag få?

Uppdaterat 3 april
SLU har riktlinjer för hantering av sorg vid dödsfall och svår sjukdom där du kan få praktiska råd. Kontakta gärna din HR-specialist.

Vi har en medarbetare som är smittad, ska sjuklönelagens regler om karensavdrag tillämpas?

Uppdaterat 30 mars
Om chefen, efter kontakt med medarbetaren, bedömer att arbetsförmågan är nedsatt till följd av smittan ska sjuklönelagens regler tillämpas fullt ut och medarbetaren ska sjukskriva sig. Se Försäkringskassans hemsida. Se även: Vid sjukdom eller vård av barn (VAB)

Om smittan inte påverkar arbetsförmågan kan däremot smittbärarpenning utgå, utan avdrag enligt Villkorsavtalen. För att bestämmelserna i kollektivavtalen ska vara tillämpliga krävs beslut av behandlande läkare, smittskyddsläkare eller motsvarande.

Om tjänsteresor

Den senaste uppdateringen ligger överst.

Vad gäller för tjänsteresor efter 15 juni 2020?

Rektorsbeslutet som togs den 8 juni 2020 gällande tjänsteresor gäller inte för resor till länder som UD nu tillåter. Vi uppmanar till en fortsatt restriktiv hållning med fokus på fysisk distans. Då du som chef har arbetsmiljöansvar är det viktigt att i dessa situationer göra en risk- och konsekvensanalys för att säkerställa att berörda medarbetares oro och säkerhet omhändertas. Se faktarutan nedan för mallen risk- och konsekvensanalys.

Avrådan för icke-nödvändiga resor tas bort för symtomfria personer som reser inrikes från och med den 13 juni så länge åtgärder mot smittspridning vidtas. Utifrån detta har Rektor fattat ett inriktningsbeslut gällande tjänsteresor och möjlighet till hemarbete från den 15 juni 2020

I korthet anger rektors beslut följande för tjänsteresor:

- Tjänsteresor utrikes tillåts ej så länge UDs avrådan kvarstår. Se UD:s hemsida vilka länder det är tillåtet att resa till. 
- Tjänsteresor inrikes är möjliga fr.o.m. 15/6/2020 så länge åtgärder för att minska smittspridning vidtas
- Internationella konferenser och besök ställs in så länge UD:s avrådan kvarstår
- Nationella konferenser och andra sammankomster bör i första hand ske digitalt. Sammankomster med fler än 50 personer är fortsatt ej tillåtna.
- Chef avgör utifrån ovanstående vad som är en nödvändig resa i en avvägning mellan verksamhetens behov och bedömd risk utifrån det enskilda fallets förutsättningar. Exempel på faktorer att beakta vid riskbedömning:

  • Risk för exponering (själv och andra) under resan. Hur är möjligheterna till fysisk distansering?
  • Risk för exponering vid ev boende
  • Det antal nya kontakter/möten med andra individer resan medför
  • Vilka möjligheter att på ett säkert sätt ta sig hem vid ev insjuknande finns?
  • I vilken utsträckning finns möjligheter/utrustning att hindra smittspridning och upprätthålla god hygien?
  • Ingår resenären eller någon den planerar möta i riskgrupp?

En medarbetare som är på tjänsteresa kan inte komma hem på grund av coronaviruset. Vad gäller?

Inget löneavdrag ska göras och medarbetaren har rätt till traktamente enligt gällande avtal. Håll löpande kontakt med medarbetaren under tiden hen är strandsatt. Om medarbetaren insjuknar under tjänsteresa ska medarbetaren sjukanmäla sig samt kontakta 1177 inom Sverige eller Kammarkollegiet utom Sverige.

Om hemarbete

Rektors beslut om hemarbete 

Uppdaterat 17 juni
Regeringen beslutade den 4 juni 2020 att personer som är symptomfria från Covid-19 får resa i Sverige från den 13 juni.

Med anledning av detta fattade rektor följande beslut den 8 juni 2020 angående hemarbete: 

  • att medarbetare som själva tillhör riskgrupp eller sammanbor med person i riskgrupp, efter överenskommelse med närmaste chef, så långt det är möjligt bör beredas möjlighet att arbeta hemifrån,
  • att övriga medarbetare, efter överenskommelse med närmaste chef, fortsatt kan arbeta hemifrån när arbetsuppgifterna och övriga omständigheter så tillåter.

Checklista inför att en medarbetare ska arbeta hemma

  • Har medarbetaren arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete? Tänk på vilket material som tas hem, då vi är en arbetsplats som hanterar allmänna handlingar.
  • Vilka arbetsuppgifter kan inte genomföras på distans?
  • Stäm av i dialog med medarbetaren hur arbetsmiljön ser ut och fungerar hemma? Hur ser den sociala miljön ut? Bor medarbetaren ensam? Finns det människor runt omkring? Är hemmet en social riskmiljö på något vis?
  • Bedöm om medarbetaren har möjlighet att ordna en bra arbetsplats hemma eller om det finns risk för att ohälsa kan uppstå vid hemarbete under en längre tid. Arbetsmiljöansvaret finns även om arbetet bedrivs i bostaden.
  • Räcker datorvanan för att medarbetaren ska kunna arbeta på distans? Krävs kompetenshöjning i form av onlinekurser för webbaserade verktyg? 
  • Hur ser de tekniska förutsättningarna ut? Finns internetuppkoppling och tillgång till dokument via VPN-klienten? 
  • Påminn om vikten av att ta raster och att göra ergonomiska övningar, för att minska risken för belastningsskador. Det kan vara både fysiskt, men även psykiskt, påfrestande att arbeta hemifrån under en längre period, och rutiner behövs för att det ska fungera i längden.
  • Kom överens med medarbetaren om hur tillgängligheten ser ut för medarbetaren. Hur når man medarbetaren bäst (e-post, Teams, telefon mm) och hur ser arbetstiderna ut?
  • Kom överens om hur ni håller kontakten och hur uppföljningen ska se ut framöver mellan chef och medarbetare.
  • Fånga gärna upp medarbetare efter de första dagarna hemma och fråga hur medarbetaren tycker att det fungerar, om någonting saknas etc.

Informera om att:

  • Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef/prefekt innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv.
  • När du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Det förutsätter att olycksfallet står i direkt samband med det förvärvsarbete som utförs och behöver bedömas utifrån de omständigheter som rådde vid tillfället.
  • Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete. Hanteringen av allmänna handlingar ska vid distansarbete ske med samma kvalitet och säkerhet som hanteringen vid ordinarie arbetsplats. Alla allmänna handlingar, inkomna såväl som upprättade, ska diarieföras och finnas tillgängliga för allmänheten i enlighet med ordinarie rutiner.

Frågor kring migration och distansarbete utomlands under pandemin

Nedan finner du länkar till information kring migrationsfrågor med anledning av coronaviruset.

Den senaste uppdateringen ligger överst.

Inreseförbudet förlängt fram till 31 augusti, med lättade restriktioner

Uppdaterat 8 juli
Inreseförbudet har förlängts fram till den 31 augusti, men med viss lättnad för restriktionerna kring inresa. Dessa lättade restriktioner innebär, att de med uppehålls- och arbetstillstånd nu tillåts att resa in i Sverige, även om de reser in från ett land utanför EU/EES.

Regeringskansliets webbsida och Gränspolisens webbsida kan man få aktuell information kring inreseförbudet. Har man nya medarbetare som ska resa in i Sverige från ett land utanför EU/EES under pågående inreseförbud, är det bra att hålla sig uppdaterad på det aktuella läget inför anställningens start.

URA-försäkringar åter möjligt att tecknas för länder som UD inte avråder till resor för

Uppdaterat 8 juli
Kammarkollegiet meddelade tidigare, att man inte nytecknar några URA-försäkringar under pandemin, utan tidsbegränsning.

De kommer nu framledes att kunna teckna nya URA-försäkringar, med utgångspunkt från UDs rekommendationer om vilka länder man avråder att resa till respektive vilka länder man släppt på restriktionerna för. 

Om ni inom er verksamhet står inför att upprätta ett URA-kontrakt, kontakta Kammarkollegiet först via forsakring@kammarkollegiet.se först för att försäkra er om att det är möjligt att teckna försäkringen. UDs rekommendationer kan förändras hastigt, så det är bra att ha i åtanke att en URA-utsändning som kan ha varit möjlig kan bli förhindrad senare om rekommendationerna förändras.

Har man inplanerade utlandsstationeringar med URA-kontrakt under 2020, kan man kontakta sin HR-specialist för att rådgöra kring detta.

Medarbetare som befinner sig utomlands efter semester och inte kan ta sig tillbaka till Sverige

Om en medarbetare åkt utomlands för semestervistelse och inte kan ta sig tillbaka till Sverige, så föreligger ingen möjlighet till att arbeta, utan medarbetaren ska vara tjänstledig med eller utan lön, eller överenskomma med arbetsgivaren att ta ut semester.

Att tjänstgöra på distans i utlandet är inte tillåtet då det betraktas som en lokalanställning som enligt lag är förbjuden. Arbetsgivaren ska istället försöka tillse, att medarbetaren så skyndsamt som möjligt kan ta sig tillbaka till Sverige. 

Arbetsgivarverket skriver att för den som är på semester och inte kan komma hem gäller vad som står i 6 kap. villkorsavtalen och 15 § 3 mom. Affärsverksavtalen. Löneavdrag ska göras om inte arbetsgivaren anser att det finns särskilda skäl för att låta arbetstagaren behålla lönen helt eller delvis. Om arbetstagaren istället för löneavdrag hellre vill ta ut semester går detta att komma överens om.

Den medarbetare som befinner sig utomlands på ovanstående premisser och är tjänstledig, behöver se över sitt eget försäkringsskydd under vistelsen, så att den har en egen heltäckande sjuk/reseförsäkring under hela utlandsvistelsen.

En utresa från Sverige som inleddes som semester, kan inte omvandlas till en tjänsteresa senare retroaktivt.

Medarbetare som befinner sig utomlands på tjänsteresa och inte kan ta sig tillbaka till Sverige

Avser medarbetare, som initialt åkt utomlands på tjänsteresa. I dessa fall, så kan man tillämpa 10 kap. 2 § villkorsavtalen, som säger att någon som i samband med bortavaro får förlängd förrättning pga omständighet som arbetstagaren inte kan råda över, då kan den längre bortavaron anses vara föranledd av förrättningen.

Detta innebär, att medarbetaren har rätt till full lön och till traktamente. Tjänstereseförsäkringen ger ett heltäckande försäkringsskydd under hela vistelsen. 

Medarbetare som är på tjänsteresa bokad via vår resebyrå och inte kan ta sig tillbaka till Sverige, har möjlighet att få hjälp att hitta hemresa via resebyrån. 

Statligt anställda vid universitet får inte arbeta på distans från utlandet

Endast de myndigheter som av regeringen utsetts till s k utlandsmyndigheter, såsom UD och SIDA, har tillåtelse att ha personal som är anställda vid myndigheten men som arbetar utomlands, det som även kallas lokalanställning. 

Som universitet har vi dock möjlighet att utstationera medarbetare genom att teckna s k URA-kontrakt. Dessa kan tecknas för väl avgränsade uppdrag utomlands, dock ej för att exempelvis utföra sina ordinarie arbetsuppgifter utomlands på distans, det är inte att betrakta som URA.

URA-kontrakt kan tecknas för uppdrag i alla länder utanför Sverige, förutom ett land där personen är medborgare, eller har ett starkt intressecentrum såsom en partner, en egen bostad/semesterbostad eller liknande, eller ett land där man redan är stadigvarande bosatt och folkbokförd under lång tid.

Arbetsgivarverket besvarar denna frågeställning kring lokalanställning på sin hemsida under frågor och svar för URA, https://www.arbetsgivarverket.se/ledare-i-staten/arbetsgivarguiden/fragor-och-svar/personal-utomlands/.

Arbetsgivaren har ansvaret för att försäkra en medarbetare som är utomlands och i arbete.

Rekommendationer från UD för svenskar som vill ha hjälp att ta sig hem till Sverige

UD rekommenderar, att svenskar som befinner sig utomlands ska anmäla sig till den s k Svensklistan. Då kan UD genom ambassad eller konsulat nå individen och uppmärksamma den på konsulära händelser, https://www.swedenabroad.se/sv/svensklistan/,

UD rekommenderar även att man laddar ner appen Resklar, där man kan bevaka möjligheten att kunna få plats på flyg för att ta sig hem till Sverige. Appen laddas ner här,https://www.swedenabroad.se/sv/om-utlandet-för-svenska-medborgare/reseinformation/ud-resklar-mobilapp/. Mer information om appen finns på följande sida, https://www.regeringen.se/uds-reseinformation/resklar/.

Mer information från ambassaden i det land man befinner sig i finner man via följande webbsida, https://www.swedenabroad.se/sv/om-utlandet-för-svenska-medborgare/

Den medarbetare som befinner sig utomlands på ovanstående premisser och är tjänstledig, behöver se över sitt eget försäkringsskydd under vistelsen, så att den har en egen heltäckande sjuk/reseförsäkring under hela utlandsvistelsen.

Pågående URA-kontrakt, försäkringsvillkor URA-försäkringen under pandemin

Kammarkollegiet informerar särskilt kring URA-försäkringen:

  1. Försäkringen ersätter akut vård utomlands. Om man behöver hjälp med att boka en tid hos en läkare eller om man vill ha andra medicinska råd, så kontaktar man Falck Global Assistance, tel 0046 8 87 71 749 eller fga@se.falck.com.
  2. Försäkringen ersätter inga kostnader för avbokade konferenser/kurser, biljetter eller boende. Den ersätter heller inga kostnader vid karantän eller kostnader för resor till Sverige (motsvarande avbrottsskyddet i Statens tjänstereseförsäkring och Student UT).
  3. Om man pga Corona vill återvända tidigare till Sverige och genom detta avbryta sitt URA-kontrakt, så kan Kammarkollegiet återbetala återstående försäkringstid för den tecknade URA-försäkringen. Kontakta Kammarkollegiet via funktionsadressen forsakring@kammarkollegiet.se.

Har du frågor kring URA-försäkringen eller Försäkring för utländska besökare för internationella verksamma vid SLU? Skicka din fråga via e-mail till arbetstillstand@slu.se.

Länkar till information från svenska myndigheter

Regeringen, inreseförbud i Sverige
Frågor som gäller besök på svensk ambassad angående arbets- eller uppehållstillstånd (Migrationsverket hänvisar till respektive ambassad): https://www.swedenabroad.se/sv/utlandsmyndigheter/
Söka om att förlänga vistelse i Sverige (Migrationsverket):
https://www.migrationsverket.se/Privatpersoner/Besoka-Sverige/Forlanga-besok.html

Allmänna råd till dig med personalansvar med anledning av corona

Spridningen av covid-19 med efterföljande rekommendationer från myndigheter har på kort tid påtagligt förändrat arbetssituation på SLU. Många medarbetare arbetar hemifrån eller är frånvarande i sjukdom eller på grund av hemmavarande barn. På arbetsplatsen befinner sig betydligt färre personer än vanligt. Resor och planerade aktiviteter ställs in eller flyttas fram. Många medarbetare känner en oro inför situationen och framtiden. Med anledning av detta vill personalavdelningen ge några allmänna råd till dig med personalansvar.

1. Säkra verksamheten

  • Fortsätt driva verksamheten så normalt som det är möjligt med närvaro på arbetsplatsen. Följ ordinarie beslutsvägar och mandat. Normal arbetsplikt och arbetstider gäller, även för den som arbetar i hemmet.
  • Förmedla och föregå som exempel i att vårt sätt att lösa våra arbetsuppgifter nu behöver präglas av anpassning och uppfinningsrikedom snarare än sänkta krav och uppskjutande.
  • Gör en risk- och konsekvensanalys med fokus på verksamheten vid olika grader av frånvaro. Planera för olika scenarier där funktioner faller bort i sjukdom eller vid ex stängning av skolor. Använd denna mall som stöd och dokumentation.
  • Tänk att nuvarande situation fortsätter eller försämras i en tremånadersperiod. Hur behöver ni då lägga om verksamheten? Planera översiktligt för detta tillsammans med din ledningsgrupp, medarbetare eller annan lämplig konstellation.
  • Att genomföra möten blir både viktigare och en större utmaning när färre är på plats.

2. Säkra din egen hälsa och uthållighet

  • Att vara chef i en pressad situation kan vara en ensam och sårbar position. Du kanske får många frågor och individer kan vara kritiska mot beslut du fattar. Vi rekommenderar starkt att du hittar någon utanför din egen verksamhet som du kan ha som bollplank och få stöd av. Även om du inte behöver det just nu, kan det vara bra att ha kontaktvägen upprättad så att du kan ta upp den på kort varsel. Både HR och GHAL kan fungera som en sådan samtalspartner åt dig.
    • Om du har konkreta frågor gällande handhavande av specifika corona-frågor, finns FAQ ovan samt funktionsbrevlådan corona@slu.se som du kan vända dig till.
  • Försök hålla dina dagliga rutiner om du leder hemifrån. Det gäller exempelvis regelbundna tider för när du lägger dig och stiger upp, måltider, hygien etc. Rutiner hjälper oss känna normalitet och trygghet i en i övrigt onormal situation.
  • Var noga med att prioritera även din egen återhämtning. Vid pressade lägen försummar vi ofta bort vår egen återhämtning för att få mer tid till att hantera situationen. Detta utarmar vår egen hållbarhet över tid. Ta hand om dig själv på de sätt du normalt gör; Sov ordentligt, ta pauser, lyssna till musik, vårda dina sociala kontakter, rör dig i naturen etc. Detta gäller både för din fri- och arbetstid. Återhämtningen är viktigt för att bibehålla ett starkt immunförsvar.
  • Balansera behovet av att vara tillgänglig för dina medarbetare med att sätta gränser som fredar din egen återhämtning.

3. Säkra medarbetarnas hälsa och uthållighet

  • Vid osäkerhet och oro ökar behovet av ledning och vi ökar vårt fokus på vad chefen/ledaren gör och vänder oss ofta till denne för att få stöd och vägledning. Var tillgänglig och överväg att öka den tid du lägger varje dag på att interagera med dina medarbetare. Du kan leda lite mer handfast än du normalt sett gör för att signalera närvaro och kontroll. Öka din kommunikation om situationen till att regelbundet beskriva läget och vad som görs för att hantera den. Bibehåll regelbundenheten i kommunikationen även om inget har förändrats. Att ingen ny information har framkommit är också värt att kommunicera.
  • Stäm av regelbundet runt mående. Förslagsvis kan ett videomöte genomföras en gång i veckan där alla kopplar ihop sig där de befinner sig och går ett varv i gruppen: Hur har man det och hur tänker man utifrån den rådande situationen?
  • Bibehåll och underlätta social interaktion mellan medarbetare. Flytta fikastunder till digitala plattformar så ni kan mötas och socialisera virtuellt. Även småsnacket behöver få en plats på den virtuella arbetsplatsen. Gör det i mindre grupper (<10 personer) och var beredd att behöva leda även de informella samtalen så att det inte blir tyst eller att alla talar på en gång. Försök så långt det går att behålla sociala rutiner men hitta nya sätt att genomföra dem. Var noga att uppdatera dem som inte är på plats om vad som sker på arbetsplatsen.
  • Du har arbetsmiljöansvar även för dem som arbetar i hemmet. Du behöver bilda dig en uppfattning av hur arbetsplatsen i hemmet fungerar, vad som kan göras för att underlätta samt om det finns risker kopplat till exempelvis ergonomi eller andra fysiska och psykosociala risker.
    • Beakta speciellt föreskriften om ensamarbete (AFS 1982:3) gällande fysisk isolering och arbetsgivarens skyldighet att möjliggöra social kontakt med andra. Samt föreskriften om bildskärmsarbete (AFS 1998:5) gällande arbetsplatsens utformning vid datorarbete.
    • Genomför risk- och konsekvensanalys med fokus på medarbetares fysiska och psykosociala hälsa. Omfatta både arbete i hem och på arbetsplatsen. Detta skall göras i samverkan med arbetstagarna och skyddsombud. Använd denna mall som stöd och dokumentation.
  • Betänk att medarbetare befinner sig i olika situationer privat. Arbetet kan ha en avgörande social funktion för medarbetare. Identifiera och lägg extra energi på medarbetare som riskerar bli helt socialt isolerade eller av andra skäl är i risk av att vara hemma. Det gäller såväl hemmaarbetande som sjuka.
  • Hjälp medarbetare sätta gränser för tillgänglighet och arbetstid då de arbetar på distans, då vi vet att många har svårare med detta vid distansarbete.
  • Lyssna till oro och ta den på allvar. Att lyssna är att visa empati. Att inte benämna eller lyssna in den oro som kan finnas hos medarbetarna kan tolkas som att ledaren själv är rädd med förstärkt ängslan som följd. Oro smittar och det är lätt att de mest oroliga flyttar normen för vad som är normalt i gruppen. Bidra med fler perspektiv som kan balansera upp när det är påkallat. Det ska inte bli en kamp om vem som har rätt utan om att belysa flera sätt att se på saken.
  • Nu när mycket information är illavarslande och problemfokuserad, hjälp till att lyfta fram det som går bra och är värt att fira. Balansera upp det oroliga i samtiden i den mån det går utan att bli glättig och försök förmedla hopp om framtiden.

Att hålla distansmöte

Tips att tänka på vid distansmöte

  1. Mötesledaren bör se till att det finns ett tydligt syfte med mötet, samt en framtagen agenda som är delgiven till mötesdeltagarna. Syftet är att deltagarna får möjlighet att förbereda sig och förbereda det man vill säga.

  2. Inled distansmöten med att tydliggöra spelreglerna, exempelvis att alla mutar sig och sätter på mikrofonen när den vill säga något (för att undvika dåligt ljud).

  3. Kom överens om hur ni gör anteckningar under mötet och vem som ansvarar för dem. Med några av nedanstående verktyg kan chatten eller de delade dokumenten fungera som protokoll över det förda samtalet.

  4. Följ agendan – struktur blir än viktigare vid distansmöten än vid vanliga möten.

  5. Om material ska visas kan man dela skärm under mötet för att visa det.

  6. Se till att informationen är transparent och att var och en får tala till punkt när den vill säga något. Ge ordet till en deltagare i taget, och tacka för inlägget när det är dags för nästa person/steg. Inkludera alla under mötet i den mån det går.

  7. Tänk på att vara extra tydlig vid behov och särskilt när svar krävs. ”Anta” inte att alla hörde och hängde med och håller med i det föreslagna.

  8. Tänk också på hur kommunikationen sker under mötet. Det innebär att inte bara lyssna till det som sägs utan också till det som inte sägs som tonfall, röstläge samt tystnad för att tolka dess innebörd. Det är också bra att försöka vara hyggligt informell och underlätta för spontanitet under virtuella möten.

Läs även: Fem tips från biblioteket för bättre digitala möten

Fakta:

Risk- och konsekvensanalys

Verksamhetsansvariga med arbetsmiljöansvar har uppmanats att göra en egen risk- och konsekvensanalys för att förbereda för ändrade förutsättningar: mall för risk- och konsekvensanalys vid ökad smittspridning av Covid-19

Obs! Om förutsättningarna för arbetet ändras igen behöver risk- och konsekvensanalysen uppdateras utifrån de nya förändringarna. På Prevents hemsida finns en checklista som kan användas som stöd vid upprättande av risk- och konsekvensanalys.  


Kontaktinformation

Om du misstänker att du blivit smittad kan du läsa mer på 1177 och krisinformation.se eller kontakta 113 13 (sjukdomsfrågor kring corona) och be om råd.

Anställda som har frågor angående hanteringen av denna fråga vid SLU eller för praktiska lösningar i händelse av smitta kontaktar sin närmsta chef.

Studenter kontaktar programstudierektorn (PSR) på programmet, kontaktuppgifter finns på respektive programsida.

Sidansvarig: HRADM@slu.se