3. Hantering och bevarande

Allmänna förutsättningar

Arkivlagen (SFS 1990:782) har som utgångspunkt att uppgifter för forskning ska bevaras för framtiden. Arkivlagen samt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL)  ställer krav på systematisk ordning, lättöverskådlighet och redovisning.
Forskningsmaterial tillhör universitetet och får inte skingras, bortföras eller förstöras utan giltigt beslut.
SLU har ett ovillkorligt ansvar för att arkivera forksningsmaterial. Det formella ansvaret för bevarande  på institutionsnivå har institutionens prefekt. Gallring (förstöring) enligt gällande lag eller föreskrift kan delegeras till projektledare och bör alltid ske i samråd med SLUs dokumentationsenhet.

Vad menas med forskningsverksamhet och forskningsprojekt?

 Med forskningsverksamhet åsyftas grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrvs enligt kap. 2 § 2 högskolelagen (1992:1434). Forskningsprojekt definieras som en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet knuten till visst uppdrag och/eller vissa personer.

Vad menas med forskningsmaterial (forskningsdata och andra handlingar)?

En allmän definition av forskningsmaterial är:
”Inkomna eller upprättade forskningshandlingar inom pågående forskningsprojekt och kontinuerligt bedriven forskningsverksamhet”.

Forskningsmaterial tillhör universitetet och får inte skingras, bortföras eller förstöras utan giltigt beslut.

Ur informationshanteringsperspektiv anges generellt fyra typer av forskningshandlingar:

•  Administrativa - t. ex. ansökan om forskningsmedel, projektbeskrivning (scientific plan), metodbeskrivningar, kontrakt , etiska tillstånd, projektwebbsidor  m.m.
• Rådata (primärmaterial/grundmaterial utan några tillagda värden) - t.ex. dataset med mätningar från provytor, dataset  med observationsdata från bevakning av vilda djur, provtagningsjournaler, simuleringsmodeller för klimatförändringar m.m.OBS! Rådata ska aldrig modifieras. Alla ändringar måste dokumenteras.
• Analysdata/processade data, bearbetningsmaterial - t.e.x. statiska bearbetningar av rådata, versionshantering utan tillägg av sakuppgifter. Om analysdata tillför sakuppgifter, som inte fanns med i ursprungliga rådata, blir de allmän handling och ska arkiveras.
•  Resultat, redovisningsmaterial - t.ex. artiklar, delrapporter, finansiell redovisning, populärvetenskapliga publikationer, m.m.

Rådata/primärmaterial delas vanligtvis  i:
 Observationsdata
 Experimentella data
 Simulerade data
 Kompilerade eller deriverade data
 Referensdata eller kanoniska data

Vilken rättstatus har forskningsmaterial?

Forskning är att betrakta som faktiskt handlande. Det betyder att forskningsverksamheten består av faktiska handlingar som t.ex. mätningar och provtagningar. Forskningsverksamheter kan således inte betraktas som myndighetens ärendehandläggning. Av detta följer att forskningmaterial blir allmänna handlingar under forskningsprocessens gång. Utlämnande av data kan efterfrågas innan resultaten har blivit publicerade.

God stuktur på forskningsdata från början är avgörande för forskningens kvalitet och trovärdighet.

Forskningsprocessen

Forskningsprocessen omfattar olika faser och aktiviteter. Under varje fas produceras olika typer av allmänna handlingar. Varje fas ska följa föreskriven informationshantering och arkivering. Processens faser kan anges  som: planering, insamling, analys, utvärdering, redovisning av resultat/publicering,  ekonomisk redovisning och uppföljning.

Gallring av forskningsmaterial

Alla allmänna handlingar ska hanteras  och arkiveras eligt de gällande regler. Gallring kan ske enbart om det finns stöd  enligt lag eller föreskrift. Egna avtal eller överenskommelser som säger annat gäller inte på SLU. Universitetet är skyldigt att rätta sig efter de bestämmelser som Riksarkivet utfärdat i gällande generella föreskrifter, s.k. RA-FS (Riksarkivets författningssamling) och s.k. RA-MS (myndighetsspecifika föreskrifter).

För gallring av forskningshandlingar gäller för SLU den centrala föreskriften på området RA-FS 1991:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet samt den myndighetsspecifika föreskriften RA-MS 2013: 7 för handlingar i klinisk verksamhet med forskningsanknytning.

Gallringsreglerna är medieoberoende och gäller således på samma sätt för handlingar i pappersformat och elektroniska databaser eller dataset.. Gallring får ske efter föreskriven och angiven gallringsfrist.och ska alltid dokumenteras.

Undantag från gallring

Dessa handlingar är alltid undantagna från gallring:

- uppgifter om syfte, metod och resultat i forskningsprojekt

- material med fortsatt inomvetenskapligt värde och värde för annat forskningsområde

- handlingar med stort vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde eller av stort allmänt intresse

Kriterier för gallring

För att överväga gallring enligt gällande föreskrift  måste man dessutom beakta att: 

- forskningsresultat är redovisade och offentliggjorda/publicerade

- rimlig tid föflutit för att kunna granska och verifiera forskningsresultat

- möjlighet till för att få insyn i forskningen finns

- återanvändningen blir möjlig

- den ekonomiska redovisningen är klar

Arkivering

Varje institution och motsvarande enhet har eget ansvar för arkivering av forskningsmaterial. De centrala rutiner för informationsredovisning som finns beskrivna på dokumentationsenhetens webb måste följas.

Institutionens ledning har det övergripande ansvaret för arkiveringen. Det operativa stödet lämnas av dokumentationsenheten. Institutionens ansvarig för diarieförings- och arkiveringsrollsrollen stödjer det praktiska arbetet.

Forskningsprojektens medarbetare och doktorander ansvarar för dokumentering och korrekt styrning av informationshanteringen genom uppsättning av planer för datahantering, publicering och bevarande.

 Checklista för bevarande och gallring

 Handlingar som alltid ska bevaras:

• Projektplaner, metod- och projektbeskrivningar, individuella studieplaner
• Etiska riktlinjer, ansökan och beslut om tillstånd
• Korrespondens med finansiärer
• Protokoll eller annan dokumentation från styrgrupps-, referensgrupps-, projektbudgetsmöten e.d. 
• Anslagsansökningar
• Kontrakt och beslut om medel
• Avtal
• Alla andra administrativa handlingar nödvändiga för genomförande av projektet: överenskommelser om deltagande i försök, om inköp av instrument och dyl.
• Korrespondens med förläggare – peer review
• Underlag för seminarier och konferenser (ej posters)
• E-postkorrespondens, forskarblogg, twitter eller andra sociala medier använda i forskningssammanhang 
• Artiklar
• Avhandlingar
• Delrapporter
• Slutrapporter
• Konferensrapporter
• Publikationer, inklusive populärvetenskap
• Register över publikationer
• Pressmeddelanden
• Finans- och forskningsrapporter till sponsorer och finansiärer
• Ekonomisk slutredovisning som avslutar projektet

Handlingar/forskningsdata skapade under datainsamling och dataanalys (rådata/primärmaterial och bearbetningsmaterial) ska alltid utvärderas och tiden för bevarande måste bestämmas enligt kriterier nedan:

NIVÅ 1 (permanent bevarande/för all framtid)

När? Om rådata/primärmaterial:

- Tillhör ett långtidsprojekt och data ska återanvändas

- Har ett forsatt inomvetenskapligt värde

- Har ett värde för annat forskningsområde

- Har ett vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde

- Bedöms vara av stort allmänt intresse

 När? Om bearbetningsmaterial:

- Behövs för att förstå sammanhang, tillför sakuppgifter eller behövs för förståelsen av forskningsresultat

NIVÅ 2 (icke permanent bevarande, tidsbegränsad arkivering i 10-20 år):

När? Om rådata och bearbetningsmaterial:

-Ska bevaras så länge data behövs för att kunna verifiera forskningsresultat. Gallringsfristen är föreskriven i sådant fall till 10, 15 eller 20 är som anges i beslut från universitetet.

NIVÅ 3 (korttidsbevarande under projektets tid):

När? Om för data och annat material:

- kriterierna från nivå 1 och nivå 2 inte kan tillämpas och i enlighet med SLUs beslut och dokumenthanteringsplan för forskningsmaterial.