Digitala flöden och e-signering

Det är få handlingar som formellt sett kräver en fysisk underskrift. I SLU:s verksamhet gäller det framför allt avtal om köp och försäljning av fastigheter, liksom underskrift av universitetets årsredovisning.

Det kan även finnas avtal som tecknas med externa parter som kan vara svåra att hantera digitalt. Kontakta juristerna om du är osäker.

E-underskrift är krypterade uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form.

En e-underskrift syns inte, utan består av information som kan verifieras av en dator. Ibland kombineras detta med en inskannad bild av någons namnteckning. En inskannad bild är dock bara ett sätt för dokumentet att likna det vi är vana att se.

Att skanna in en underskrift är inte samma sak som en e-underskrift. Dessvärre används inskannade underskrifter som om de vore fysiska underskrifter. Inskannade underskrifter bör inte användas.

Edusign, Sunets system för e-underskrifter

SLU har tecknat avtal med Sunet om tillgång till deras lösning för e-underskrifter, som heter Edusign. Via Edusign kan du ladda upp pdf-filer (och xml-filer) och skriva under dem med hjälp av din SLU-inloggning. Underskriften är alltså knuten till dig som anställd vid SLU, till skillnad från bank-ID som är kopplat till ett privat konto. Edusign följer Myndigheten för digital förvaltnings (Digg) tekniska ramverk för digitala signaturer för svenska myndigheter. Flera personer kan i tur och ordning skriva under ett dokument via Edusign. Det finns en snabbguide som beskriver hur du använder Edusign.

En underskrift via Edusign kan valideras via Sunets valideringstjänst. Valideringen kräver ingen inloggning, utan även externa parter utanför universitets- och högskolesektorn kan validera underskrifter där. Det finns också en snabbguide som beskriver hur du validerar signaturer. Edusign lägger också till en sida i pdf-filen där alla signaturer listas, med datum för underskrift. Däremot så visas ingen inskannad namnteckning i själva dokumentet.

Edusign är främst tänkt att användas för dokument som skickas till externa parter, eller för beslut och protokoll från styrelse, rektors beslutsmöten, fakultetsnämnder, dekaner och liknande. Många handlingar som hanteras internt behöver inte en underskrift med Edusign. De kan istället signeras eller godkännas i de verksamhetssystem vi använder på SLU, till exempel Public 360, Primula eller Proceedo. Läs mer om digitala flöden i Public 360 nedan.

E-underskrifter för digitala examensbevis

Utbildningsavdelningen använder e-underskrifter för digitala examensbevis. Handlingarna är digitala från början och kan hanteras elektroniskt under hela livscykeln. Underskrifterna i Adobesign ger godkända och rättsligt bindande digitala underskrifter med e-arkivering och bevarande över tid. Denna lösning är emellertid dyr och idag har SLU endast beslut om att använda den för digitala examensbevis.

Digitala flöden betyder att information hanteras i ett ärende- och dokumenthanteringssystem.

Vid SLU används digitala flöden i Public 360 (P360):

Ärenden och dokument läggs upp i P360 och varje del i godkännandeprocessen lämnar spår som kan följas. Det finns filmer med mer information om hur du skickar dokument för godkännande och svarar på godkännande. Tänk på att dokumentet måste ha statusen "Under arbete" för att det ska gå att starta ett godkännadeflöde.

De flesta interna dokument kan hanteras via digitala flöden. Det kan vara protokoll, interna beslut med mera. Många dokument skrivs idag ut på papper och skrivs under även om det inte finns något formellt krav på detta.

Digitala flöden kommer att utarbetas för flera olika processer vid SLU eftersom såväl transparens som spårbarhet i informationshanteringen då kan kvalitetssäkras. Ledningskansliet kartlägger nu möjliga digitala informationshanteringsprocesser. Arbetet är långsiktigt.

Offentlig förvaltning ska vara innovativ, effektiv och rättssäker. Dels för att möta framtidens utmaningar, dels för att upprätthålla goda demokratiska samhällsinstitutioner. Sverige har som mål att vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

Digitalisering är dock inte ny teknik som löser hanteringen med ett knapptryck. Det är snarare 80 procent verksamhetsförändring och 20 procent tekniska lösningar. Med andra ord behöver vi nya rutiner för informationshantering om vi ska bli digitala.

Betrodda tjänster i offentlig förvaltning

Regeringen har beslutat att tillsätta en särskild utredning av förutsättningarna för ökad och standardiserad användning av betrodda tjänster i den offentliga förvaltningen (kommittédirektiv 2020:27). Tiden för slutredovisning har blivit förlängd till den 30 juni 2021. Ett delbetänkande (SOU 2021:9) publicerades i februari 2021.

Förstudie om underskrifter

Riksarkivet har genomfört en förstudie (RA-KS 2021/18) om användning och hantering av underskrifter med elektroniska material och metoder.

Kan studenter eller externa använda Edusign?

Ja, anställda och studenter vid SLU kan använda Edusign. Användare utanför högskolesektorn kan skaffa och logga in med eduid.se (svenskt personnummer krävs) som är fritt för alla att använda. Användare vid en organisation som inte har avtal med Sunet om att använda Edusign kan inte initiera underskrift själva, men de kan skriva under om SLU bjuder in dem.

• Informationsfilm från Sunet
  
  
• Lista över medlemsorganisationer 

Hur använder jag Edusign?

Instruktioner för hur du använder Edusign finns i Snabbguide för Edusign  och Snabbguide för validering av Edusign-signaturer.

Kan jag ha både digitala och fysiska signaturer på samma dokument?

Nej, eftersom ett digitalt signerat dokument som skrivs ut betraktas som en kopia. Om ett avtal signeras digitalt av en part och fysiskt av en annan måste båda versionerna arkiveras.

Kan jag lägga till SLU-id på ett signerat dokument?

Signeringen låser dokumentet för redigering, så SLU-id måste läggas in i dokumentet innan det signeras. Det går dock att lägga in det i filnamnet utan att signaturen bryts.

Varför står det att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd när jag försöker använda Adobe Acrobat för att validera ett dokument signerat med Edusign?

Du får detta meddelanden eftersom dokument signerade med Edusign inte automatiskt går att validera i Adobe Acrobat Reader. Du kan bara validera dokumentet genom att använda valideringstjänsten för Edusign. Du kan dock ställa in Adobe Reader på att visa signaturer från Edusign som giltiga, se sidan 5–9 i snabbguiden för validering.

Går det att kombinera olika underskriftstjänster?

Det går inte att kombinera olika underskriftstjänster ihop med Edusign, så som till exempel DocuSsgn, Zealid, Trustweaver. Försök att kombinera olika tjänster leder ofta till att någon av signaturerna blir ogiltig.

Kan jag validera underskrifter från andra tjänster?

I vissa fall finns en valideringstjänst även för dessa. Kontrollera om det finns uppgifter i anslutning till signaturen eller på leverantörens webbsidor.

Hur stora dokument kan jag signera med Edusign?

I dagsläget går det att ladda upp och signera dokument på upp till 20 MB.

Måste jag validera dokument signerade med Edusign?

Från början av december 2023 får filer signerade med Edusign automatiskt ett valideringsintyg när signeringen är avslutad. Om du tittar i Adobe Acrobat  ser du att där finns både användarens signatur och valideringsintyget.

Dessa filer får inte längre tillägget ”svt” i filnamnet, men har fortfarande ett valideringsintyg och är ok att lägga in i Public 360. Filer signerade innan dess måste fortfarande valideras enligt snabbguiden innan du lägger in dem i Public 360.

Kan jag använda pdf-formulär i Edusign?

I version 1.1.1 av Edusign introducerades en funktion för att skapa mallar av pdf-formulär. Det kan sedan fyllas i och signeras.

• Instruktionsfilm för formulär (på engelska)

Detta underlättar om du har samma pdf-formulär som du behöver fylla i med olika information och få signerat av olika personer.

Felmeddelanden och lösningsförslag

Olika felmeddelanden kan dyka upp när du laddar upp eller ska signera ett dokument i e-signaturtjänsten Edusign.