Timavlönad för kortvarig anställningsperiod

Senast ändrad: 27 februari 2024

Verksamheten har ibland behov att erbjuda mycket korta tidsbegränsade anställningar som endast är några timmar eller dagar och där den anställde har rätt att tacka ja eller nej vid varje anställningserbjudande.

Varje sådant anställningstillfälle är antingen en särskild visstidsanställning (SÄVA), en säsongsanställning eller ett vikariat (om det är en person som ersätter en annan person) även om det bara skulle röra sig om några timmar under en dag.

Alla anställningar ska annonseras. Annonsen publiceras i ReachMee på svenska eller på svenska och engelska. Som svensk myndighet kan SLU inte annonsera enbart på engelska.

Klicka på rubriken på de expanderbara menyerna för att läsa mer.

Information om anställning och anställningsbevis

Kontakta din HR-specialist vid frågor.

Information om anställning ska lämnas vid första tillfället när en tidsbegränsad anställning påbörjas, använd denna mall: Information om tidsbegränsad anställning. Den upprättas i två exemplar, varav den anställde får det ena och den andra behåller ni så länge tills det går att registrera informationen i Primula.

Utöver information om anställning klargörs vilken anställningsform (vikariat/SÄVA/säsong) och vilken anställningstid personen ska arbeta. Välj anställningsbevis utifrån anställningsform: Anställningsbevis SÄVA, Anställningsbevis vikariat eller Anställningsbevis säsong. Den upprättas i två exemplar, varav den anställde får det ena och den andra behåller ni så länge tills det går att registrera informationen i Primula.

Det är viktigt att alla uppgifter anges i blanketten eftersom det har betydelse vid tillgodoräkning av anställningstid. När det gäller SÄVA är det särskilt viktigt att fylla i de dagar SLU och arbetstagaren kommer överens om vid ett tillfälle, för det utgör en anställning. Kommer SLU och arbetstagaren överens om ytterligare dagar utgör det ytterligare en anställning. Dessa överenskommelser om anställning utgör olika sätt att beräkna anställningstid, se fliken Beräkning av anställningstid. Observera att timmar ska anges i hundradelar, se omvandlingstabell.

 

Beräkning av anställningstid

Kontakta din HR-specialist vid frågor.

Nytt från och med 1 oktober 2022 är att om en arbetstagare har haft tre eller flera särskilda visstidsanställningar under en och samma kalendermånad, ska även tiden mellan anställningarna räknas som anställningstid i särskild visstidsanställning vid tillämpning av lag (1982:80) om anställningsskydd §5a, se exempel. 

En särskild visstidsanställning övergår till en tillsvidareanställning när arbetstagaren varit anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än 360 dagar under en femårsperiod.

Ett vikariat övergår till en tillsvidareanställning när arbetstagaren varit anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än 24 månader under en femårsperiod.

En säsongsanställning kan vara högst 10 månader per år och för denna anställning gäller särskilda regler för beräkning av anställningstid. 

 

Utbetalning av timlön och ersättning till kortvarigt anställda arbetstagare och uppdragstagare

Fråga HR-specialist: Om du är osäker på huruvida en anställd är arbetstagare eller uppdragstagare kan du kontakta din HR-specialist för hjälp med bedömningen.

Arbetstagare

Hädanefter kommer vi ha två olika tillvägagångssätt för utbetalning av kortvarigt anställda och två benämningar för dessa, arbetstagare och uppdragstagare. Arbetstagare är de anställda som omfattas av LAS och gällande kortvarigt anställda så avses timavlönade arbetstagare som har SÄVA, säsong eller vikariat som anställningsform. När de läggs in i Primula registreras en ny anställning av institutionsadministratör/HR-stöd/PA. 

Uppdragstagare

Ett annat viktigt begrepp är uppdragstagare. Om en person anses vara uppdragstagare omfattas hen inte av LAS och därmed inte heller av de rättigheter som följer av lagen. Det innebär bland annat att personen inte behöver få ”information om anställning-dokumentet” eller något anställningsbevis, och vi behöver inte räkna LAS-dagar. Hen är fortfarande anställd men blir då s.k. uppdragstagare (=anställd för särskilt uppdrag, även kallat uppdragsanställd) och i stället för de arbetsrättsliga reglerna blir upphandlingsregelverket tillämpligt.

De arbetsrättsliga regelverket är en skyddslagstiftning till förmån för arbetstagaren och huruvida någon är uppdragstagare ska därför bedömas från fall till fall. I praxis har det dock arbetats fram ett antal kriterier som kan användas vid en sådan bedömning. Kriterier som talar för att någon är uppdragstagare är bland annat om att personen samtidigt har möjlighet att utföra liknande arbete åt annan, att personen använder egna verktyg/redskap vid utförande av arbetet och om arbetsåtagandet är begränsat till viss eller möjligen vissa bestämda uppgifter. Utifrån de kriterier som finns har vi gjort bedömningen att kategorierna i tabellen nedan alltid eller för det mesta anses vara uppdragstagare vid SLU.

Observera dock att det inte är statiskt och att de rättigheter som följer av att vara arbetstagare inte kan avtalas bort. Det innebär att en anställd i något fall, på grund av omständigheterna i det enskilda fallet, kan bedömas vara en arbetstagare.

Roll

Uppdragstagare

Opponenter

x (hanteras av löneenheten och underlag ska skickas till loner@slu.se)

Sakkunniga

x (hanteras av löneenheten och underlag ska skickas till loner@slu.se)

Pedagogiskt stöd, skrivstöd

x

Studentambassadörer

x

Anteckningshjälp

x Obs - personen måste vara medstudent på samma kurs

Studentmentorer

x

Studenter som deltar vid mässor

x specialistkunskap som student

Kursutvärderingshjälp (400 kr)

x

Gästföreläsare

Kan vara uppdragstagare om det rör sig om enstaka föreläsningar kan de (hög frihet, specialistkompetens som inte finns hos oss), egen dator, material

 

Tentamensvakter/tentamensvärdar är inte uppdragstagare.

Tabellen kan komma att kompletteras med fler kategorier framöver.

 

Utbetalning av ersättning till uppdragstagare

Uppdragsarvode till en uppdragstagare hanteras av våra lönespecialister. Institutionsadministratör/HR-stöd/PA skickar uppgifter (personnummer, namn, adress och period) till sin lönespecialist. Lönespecialisten lägger in personen i primula och därefter lägger institutionsadministratör/PA/HR-stödet in en utbetalning i primula.

 

Utlägg och ersättningar

Eventuella utlägg och ersättningar i samband med tjänsteresa ska registreras vid institution/avdelning i reseräkningssystemet.

Skatt

30% skatt dras på timersättningen. Önskar personen att en högre procent ska dras i skatt, meddelas detta till löneenheten via mail och gäller tillsvidare.

OBS! Underlag för utbetalning av arvode till personer med beslut om SINK-skatt (beslut särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) ska även fortsättningsvis skickas till löneenheten för registrering.

Jämkning skolungdom/studerande

För att undvika att skatteavdraget blir för stort för skolungdomar/studerande som bara jobbar extra kan de ansöka om jämkning. Det är viktigt att ansökningsblanketten från Skatteverket skickas till löneenheten så snart som möjligt, gärna redan innan personen börjar arbeta. Allra senast måste blanketten vara inne enligt brytdatum på lönekörningsschema Primula. Detta för att jämkningen ska hinna registreras i lönesystemet innan löneutbetalningen sker.

Kommer jämkningsblanketten in efter stoppdatum korrigeras inte skatten i efterhand.

Sjuklön

En arbetstagare som har en anställning och som arbetat sammanhängande i 14 dagar har rätt till sjuklön från arbetsgivaren de första 14 dagarna i sjukperioden. Sjukanmälan registreras i Primula av institutionsadministratören.

Utbetalning

Utbetalning av timersättning sker vid ordinarie löneutbetalningstillfälle (se Lönekörningsschema Primula). Den anställde måste registrera sitt konto i Swedbanks kontoregister. Här kan du läsa mer om hur man går tillväga.

Arkivering

Innevarande år + 2 år förvaras underlagen hos institutionen och skickas därefter till centralarkivet (arkiveras totalt i 10 år). Underlag för 2022 skickas in exempelvis in 2025.

Underlagen "Tillfällig ersättning till personer bosatta utomlands" skickas in kontinuerligt till löneenheten där de arkiveras.

För att underlätta den centrala arkiveringen ska underlagen arkiveras i särskilda arkivlådor som inte är arkivbeständiga. Ultunabutiken tillhandahåller numera endast Cont-boxen som låda för arkivering av redovisningsmaterial, efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Dessa lådor passar hyllorna och är tillräckligt starka för att stå emot tyngden när lådorna staplas på varandra. 

Du kan underlätta vårt arbete genom att:

  • använda Cont-boxen vid arkivering
  • märk boxarna på högsidan/långsidan med öppningen uppåt. Märk enligt exemplet (inst orghemnummer, år, personnummer): 
    984    2010:1        Pers.nr xx xx xx  -- xx xx xx
  • sortera underlagen i personnummerordning, med det lägsta numret överst i lådan
  • fylla boxarna så att det lätt går att lyfta ut bunten vid granskning, men utan att det blir fler boxar än nödvändigt i arkivet, d v s lagom fyllda lådor.

Amanuens och studentmedarbetare

Om det finns behov av att anställa en student för utförande av vissa arbetsuppgifter finns det möjlighet att anställa dem som amanuens eller studentmedarbetare. Dessa anställningar följer den vanliga rekryteringsprocessen.

Amanuens

En anställning som amanuens får motsvara högst 50 procent av full arbetstid. Arbetet ska omfatta undervisning, administration eller medverkan i forskning eller konstnärlig forskning. Bara den som är antagen till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå får anställas som amanuens.

Amanuenser ska anställas tills vidare, dock längst ett år. Sådana anställningar får förnyas. Den sammanlagda anställningstiden får dock omfatta högst tre år. 

Studentmedarbetare

Studentmedarbetaravtalet (Avtal om villkor för tidsbegränsad anställning som studentmedarbetare) syftar till att studenten under ett begränsat antal timmar får möjlighet att parallellt med heltidsstudierna arbeta med uppgifter som har en tydlig koppling till studierna.

Kvalificerade arbetsuppgifter med en tydlig koppling till pågående studier bidrar till bättre kvalitet i studierna samtidigt som studentmedarbetaren får möjlighet att omsätta teoretiska kunskaper och bidra till de statliga verksamheternas utveckling och resultat. En studentmedarbetaranställning ger även studenten ökad kunskap om den statliga förvaltningens förutsättningar och uppdrag.

En tidsbegränsad deltidsanställning som studentmedarbetare i statlig verksamhet får löpa under maximalt fyra terminer och motsvara högst 25 procent av en heltid. Studentmedarbetaren tillsätts utifrån förtjänst och skicklighet vilket innebär att tidsbegränsningsgrunden bara kan tillämpas när de villkor som gäller för en studentmedarbetaranställning enligt avtalet är uppfyllda.

Det är förutsättningarna i den enskilde arbetsgivarens verksamhet som styr i vilken utsträckning arbetsgivaren har behov av och möjlighet att tidsbegränsat anställa arbetstagare som omfattas av studentmedarbetaravtalet.


Kontaktinformation

Lönespecialisterna
Löneenheten, Personalavdelningen, SLU

HR-specialisterna
HR-enheten, Personalavdelningen, SLU