Arbetsmiljö på SLU

Organisationen

Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivare, arbetstagare och studenter samverka kring arbetsmiljöfrågorna. Vid SLU är arbetsmiljöorganisationen uppbyggd i tre nivåer; den centrala nivån med arbetsmiljökommittén, den regionala nivån med de regionala arbetsmiljökommittérna samt den lokala nivån med de lokala samverkansgrupperna.

Arbetsmiljöns skyddsorganisation omfattar huvudskyddsombud, skyddsombud samt studentskyddsombud. Skyddsombudet är en viktig samverkanspartner i arbetet med att förebygga ohälsa och olycksfall.

Ansvar

Rektor har, som myndighetschef, det övergripande ansvaret för arbetsmiljön vid SLU. Vid varje institution/avdelning är prefekt/motsvarande ansvarig för arbetsmiljön. Varje medarbetare har ett ansvar att aktivt delta i arbetsmiljöarbetet och påpeka brister till närmsta chef. Skyddsombuden är arbetstagarnas representanter och har uppdrag att bevaka frågor som rör arbetsmiljön.

Ansvaret för att stödja verksamheten i arbetsmiljöarbetet delas av personalavdelningen och avdelningen för infrastruktur (Infra).

Personalavdelningen är ett konsultativt stöd till institutioner i arbetsmiljöarbetet och kan stödja i frågor vad gäller den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Avdelningen för infrastruktur utgör ett stöd i frågor kring den fysiska arbetsmiljön som omfattar bland annat områdena klimat, buller, vibrationer och kemikaliesäkerhet. Säkerhetsenheten ansvarar bl.a. för brandsäkerhet, fysisk säkerhet, informationssäkerhet och säkerhetsskydd.

Kontaktpersoner vid frågor rörande arbetsmiljö

Rektor vid SLU har fördelat arbetsmiljöuppgifter till underställda chefer. De kan och bör i sin tur fördela arbetsmiljöuppgifter vidare till prefekter och enhetschefer. Dessa får i sin tur, efter prefektens/motsvarandes godkännande, vid behov, vidarefördela uppgifter till arbetsledare eller medarbetare med uppgifter i systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). 

Uppgiftsfördelningen innebär ett operativt ansvar för den som blir tilldelad en uppgift. Med arbetsmiljöansvar avses en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att undanröja eller minska risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. 

Den som tilldelas uppgifter i arbetsmiljöarbetet, oavsett om det är en chef eller medarbetare, ska ha kunskaper, befogenheter och andra förutsättningar att lösa sina uppgifter. Uppgiftsfördelning ska ske skriftligt och det ska vara tydligt vilka uppgifter som fördelas, vad dessa innebär samt hur länge fördelningen gäller. Det är möjligt att returnera tilldelade uppgifter.  

Regelbundna kartläggningar av arbetsmiljön på arbetsplatsen behöver göras i syfte att upptäcka risker och förebygga och förhindra att arbetstagare skadas, blir sjuka eller far illa. Metoderna för undersökningarna kan variera från skyddsronder, medarbetarenkäter till diskussioner på personalmöten där arbetsmiljöfrågor tas upp.

Chef ansvarar för att undersökningar genomförs på institutionen/motsvarande och samverkan bör då ske tillsammans med det lokala skyddsombudet och med medarbetare. Chef ansvarar även för att undersöka, bedöma och åtgärda risker i verksamheten. Att bedöma risker är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet för att ingen ska bli sjuk eller skadas på jobbet.

Riskbedömning

Förutom en årlig skyddsrond behöver även riskbedömningar genomföras inom SLU. Riskbedömningar ska ske mer löpande genom exempelvis dagliga undersökningar eller enkäter. Det handlar om att undersöka de risker som finns i olika arbetsmoment och åtgärda dessa.

Specifika riskbedömningar behöver göras enligt lag vid vissa utsatta arbeten ex vid graviditet, strålning, på institutioner enheter med kemiska risker, brand eller explosionsrisker, hantering av maskiner etc. Riskbedömning ska göras vid nya försök, laborationer m.m. Avdelningen för infrastruktur kan utgöra ett stöd kring riskbedömningar.

Vid verksamhetsförändringar ska en skriftlig dokumentation göras över konsekvenserna för arbetsmiljön och riskerna med förändringen skall bedömas. Exempelvis kan det vara verksamhetsförändringar som omorganisation, omlokalisering och personalminskning.

Arbetsgivaren har även ansvar för arbetsmiljön på distans. Då behövs andra sätt att undersöka arbetsmiljön än en traditionell skyddsrond.  

• Mall för riskbedömning
• Mall för riskbedömning vid förändring av verksamheten

Handlingsplan

Efter skyddsronden kan en handlingsplan upprättas med de åtgärder som behövs inom arbetsmiljöområdet. Till handlingsplanen förs också sådana risker som identifierats i riskbedömningar som ej har kunnat åtgärdas direkt.

Handlingsplanen ska alltid vara skriftlig och innehålla åtgärder, när de ska vara genomförda och vem som ansvarar för att de genomförs. Handlingsplanen ska vara ett aktivt dokument som revideras och följs upp.

Kontroll/Uppföljning

De åtgärder som man satt upp i handlingsplanen för att förbättra arbetsmiljön på institution/enhet skall regelbundet följas upp. En gång per år behöver det också göras en uppföljning av institutionens/enhetens rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen kan med förslagsvis göras inom den lokala samverkansgruppen.

Använd framtagen checklista för uppföljning och gör sedan de förbättringar som behövs.

• Checklista uppföljning

Skriftlig dokumentation

Skriftlig dokumentation krävs för uppgiftsfördelning, rutiner i arbetsmiljöarbetet, handlingsplaner, riskbedömningar och uppföljning. Syftet med den skriftliga dokumentationen är att den ska vara ett hjälpmedel i arbetsmiljöarbetet för arbetstagare och arbetsgivare. Dokumentationen behöver alltid anpassas tillverksamhetens förutsättningar och ska vara tydlig och lätt att förstå. 

Här finns förslag på aktiviteter som kan leda till ett lyckat systematiskt arbetsmiljöarbete.

1. Medarbetare ges grundläggande kunskap om arbetsmiljö och om hur de kan vara med och påverka den.
   
   
2. Chefer och skyddsombud går arbetsmiljöutbildning. De behöver också uppdatera sina kunskaper regelbundet.
   
   
3. Arbetsmiljön diskuteras i samtal mellan medarbetare och närmaste chef.
   
   
4. Arbetskamrater pratar emellan om hur det är på arbetet.
   
   
5. Studenter och samverkansgrupp är inkluderade i arbetet.
   
   
6. En fast punkt om arbetsmiljön på arbetsplatsträffen eller personalmötet.
   
   
7. En nära dialog mellan chef, skyddsombud, studenter och samverkansgrupp.
   
   
8. Skapa ett årshjul för arbetsmiljöarbetet. Det hjälper till att hålla arbetet levande och fungerar som en påminnelse.

Arbetsgivare och chef

Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och för att arbetstagarna inte utsätts för ohälsa eller olycksfall. Alla arbetsgivare ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Verksamhetens chefer ska känna till arbetsmiljölagen och andra arbetsmiljöregler som gäller för verksamheten.

Medarbetare

Varje medarbetare har ett personligt ansvar för hälsa och säkerhet i det dagliga arbetet. För att kunna ta detta ansvar så har alla på en arbetsplats rätt till information och kunskap om sin arbetsmiljö.

Medarbetarna ska också medverka i arbetsmiljöarbetet. Alla ska följa givna instruktioner, fullgöra sina uppgifter i arbetsmiljöarbetet och använda skyddsutrustning vid behov. Medarbetarna ska också vara observanta på brister och risker i verksamheten och meddela dessa till arbetsgivaren. Även tillbud ska rapporteras. SLU använder IA-systemet för inrapportering av arbetsskador och tillbud. 

Student

Studenter har rätt till en god arbetsmiljö, både fysiskt och psykosocialt. Systematiskt arbetsmiljöarbete inkluderar således studerande. Studenter ska följa instruktioner, använda skyddsutrustning, påtala brister i arbetsmiljön, direkt till kursledaren och via kursvärderingar, anmäla tillbud och olycksfall i IA-systemet. 

Skyddsombudet

Skyddsombudet ska få möjlighet att vara med vid planering och genomförande av arbetsmiljöarbete exempelvis skyddsronder och upprättandet av handlingsplaner. Skyddsombudet företräder och arbetstagarnas intressen och bevakar/medverkar till att arbetsgivaren uppfyller kraven på systematiskt arbetsmiljöarbete. 

Lokala samverkansgruppen

Den lokala samverkansgruppen fungerar som prefektens/motsvarande samrådsgrupp och diskussionspartner i arbetsmiljöfrågor.
Samverkansgruppen kan stödja det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att frågor kan initieras och följs upp av gruppen. Genom att ha en grupp och ha regelbundna möten strävar vi för att uppfylla de krav som finns kring samverkan mellan personal, skyddsombud och arbetsgivare i arbetsmiljölagen.

Exempel på frågor som kan tas upp:

• Bidrar arbetsmiljön såväl den fysiska som den psykosociala, till att verksamhetsmålen uppfylls?
• Behövs några utbildnings-, stöd eller personalsociala åtgärder vidtas för att stimulera personalen att arbeta mot de uppsatta målen?
• Motsvarar lokaler och övrig utrustning verksamhetens behov och arbetsmiljömässiga krav? Initiera skyddsronder.
• Medverka i utformande av handlingsplan och uppföljning av kartläggningar och riskbedömningar.

Exempel på dagordningar för ett års möten inom lokala samverkansgruppen som stöder SAM finns här.

Företagshälsan

Företagshälsan är en expertresurs som bland annat kan anlitas vid undersökningar och riskbedömningar, för att föreslå åtgärder samt följa upp hur det gått. Företagshälsan kan även utbilda medarbetare i frågor om arbetsmiljö. Läs mer här.

Även om en medarbetare befinner sig utomlands har arbetsgivaren ansvar för att arbeta systematiskt med arbetsmiljön.

Arbetsmiljölagstiftningen är nationellt begränsad men arbetsgivarens ansvar för att arbeta systematiskt med arbetsmiljön samt att minska risker och ohälsa kvarstår vid en anställds utlandsvistelse i tjänsten. Även rehabiliteringsansvaret är oförändrat.

Arbetsgivarens instruktionsskyldighet och riskbedömning enligt den svenska arbetsmiljölagen bör fortfarande användas när medarbetare sänds utomlands för att genomföra en arbetsuppgift.

Observera att värdlandets arbetsmiljölagstiftning, om sådan finns, och strafflagstiftning alltid gäller. Detta kan i vissa fall medföra ett strängare synsätt än i Sverige både vad gäller arbetsgivares och arbetstagares överträdelser.

Checklista vid utlandsvistelse

Chef har ansvaret för arbetsmiljön även när en medarbetare arbetar hemifrån, till exempel på grund av risk för smittspridning. Chef har tillgång till checklistor och information inför att en medarbetare ska arbeta hemifrån. 

Arbetstiden vid distansarbete är reglerad på samma sätt som när du arbetar på din ordinarie arbetsplats. Du följer samma arbetsvillkor som du brukar göra, eventuell övertid/mertid ska vara beordrad av chef innan den utförs och det är viktigt att alla tar ansvar för att upprätthålla balansen mellan privat- och arbetsliv. 

När du arbetar på distans dvs utför ditt förvärvsarbete i hemmet och råkar ut för ett olycksfall kan du vara försäkrad för olycksfall i arbetet enligt personskadeavtalet (PSA). Se AFA:s hemsida för vad som gäller angående försäkring vid arbetsskada i hemmet. Se AFA:s film om försäkringsskydd vid hem-och distansarbete.

Informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete.

Det är viktigt med regelbundna avstämningar mellan chef och medarbetare för att säkerställa att arbetssituationen hemma är god. Ta del av filmen fixa bra ergonomi när du arbetar hemifrån.