Information, råd och FAQ för medarbetare

Senast ändrad: 03 april 2020

Här hittar du som medarbetare på SLU uppdaterad information om coronaviruset, svar på vanliga frågor samt tips och råd vid arbete på distans.

Corona - FAQ för medarbetare

Senast uppdaterat 3 april

Allmänna frågor

Hur hanterar SLU coronavirusutbrottet?

Universitetet har dagliga möten i en särskild grupp om coronaviruset för att hantera de övergripande frågorna som kommer i samband med virusets utbrott. De bevakar Folkhälsomyndighetens och UD:s uppdateringar och följer andra lärosätens hantering i frågan.

Om du har frågor, som du inte hittar svaren på här, ska du kontakta din närmsta chef.

Hur hålls medarbetare informerade om läget?

Alla medarbetare och studenter uppmanas att hålla sig uppdaterade om universitetets information på medarbetarwebbens sida om corona. Om du inte får svar på dina frågor här kan du kontakta din närmsta chef.

Hur kan jag undvika smitta?

Generellt gäller att följa rekommendationer för god handhygien och att hålla avstånd till varandra. Alla medarbetare uppmanas att hålla sig uppdaterade och noga följa rekommendationerna från Folkhälsomyndighetens Frågor och svar under Smittvägar/Vad kan jag göra för att undvika smitta?

Vad ska jag göra om jag blir sjuk och inte kan arbeta?

Uppdaterat 3 april
Då ska du anmäla sjukfrånvaro enligt SLU:s rutiner. Se expanderbara menyn längre ned på denna sida som heter Vid sjukdom eller vård av barn (VAB) under corona”.

Jag är symptomfri ska jag ändå arbeta hemifrån?

Uppdaterat 3 april
SLU gör bedömningen att den som är symptomfri och inte själv ingår i en riskgrupp ska utföra ordinarie arbetsuppgifter. Du bör arbeta hemifrån i den utsträckning din närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö.

Jag behöver prata om hur corona-situationen påverkar mig i mitt arbete, vart ska jag vända mig?

Uppdaterat 3 april
I första hand kan du diskutera detta med din chef och närmaste kollegor. Önskar du få stöd från företagshälsovården kontaktar du din närmaste chef.

En person i mitt hushåll är sjuk i corona, ska jag gå till jobbet ändå?

Uppdaterat 3 april
SLU gör bedömningen att den som är symptomfri och inte själv ingår i en riskgrupp ska utföra ordinarie arbetsuppgifter. Du bör arbeta hemifrån i den utsträckning din närmaste chef bedömer att det är möjligt med hänsyn till verksamheten och arbetsmiljö.

Jag behöver vara hemma och ta hand om mina barn eftersom förskolan/skolan är stängd. Har jag rätt att vara ledig och har jag i så fall rätt till lön?

Uppdaterat 3 april
Du ska om möjligt ta ut föräldraledighet med eller utan föräldrapenning och/eller semesterdagar i detta läge. VAB kan inte användas.

Kommer universitetet att stängas ner eller verksamhet ställas in?

Uppdaterat 18 mars
I dagsläget så finns det inga planer på att stänga ner verksamhet. Däremot kommer ingen undervisning att ske i SLUs lokaler från och med onsdag 18 mars. Om läget förändras kommer alla medarbetare och studenter att informeras om detta.

Kommer universitetet att ställa in större arrangemang?

Uppdaterat 1 april
Alla offentliga tillställningar och allmänna sammankomster (t.ex. föreläsningar, marknader och mässor) med mer än 50 personer är förbjudna i Sverige sedan 29 mars. Alla evenemang och andra möten med mer än 50 personer är därför inställda tillsvidare. För övriga evenemang och sammankomster rekommenderas digitala möten.

Frågor om resor

Jag har varit i ett land där smittan finns. Kan jag gå till arbetet?

Uppdaterat 1 april
Den som är symptomfri ska återgå i tjänst som vanligt. Utifrån arbetets art avgör chef om arbete på distans är aktuellt i varje enskilt fall. Om det är praktiskt möjligt att utföra sitt arbete på distans och arbetsmiljön är tillfredsställande på distansarbetsplatsen, kan chefen och medarbetaren komma överens om distansarbete.

En familjemedlem har varit i ett av land med smitta, vad gäller för mig som medarbetare?

Uppdaterat 1 april
Den som är symptomfri ska återgå i tjänst som vanligt. Utifrån arbetets art avgör chef om arbete på distans är aktuellt i varje enskilt fall. Om det är praktiskt möjligt att utföra sitt arbete på distans och arbetsmiljön är tillfredsställande på distansarbetsplatsen, kan chefen och medarbetaren komma överens om
distansarbete.

Jag har planerat en tjänsteresa, vad gäller för mig?

Uppdaterat 31 mars
UD avråder från icke nödvändiga resor till ALLA länder. Alla icke nödvändiga tjänsteresor, inrikes som utrikes, ska om möjligt avbokas. Alternativ kan vara digitala möten. Eventuellt nödvändiga resor ska beställas som ombokningsbara genom SLU:s resebyrå Egencia.

Kontaktar universitetet medarbetare som är utomlands?

Medarbetare som har bokat sin tjänsteresa via Egencia och som befinner sig i utomlands, får enligt uppgift en ”Travel Alert” meddelande av Egencia. Detta går ut via mejl.

Besök från gäster/studenter

Ska vi ta emot besök/studenter från utlandet?

Alla besök från samarbetspartner/gäster från utlandet, ska ställas in tillsvidare.

Arbeta på distans

Digitala verktyg för distansarbete

SLU har tillgång till flera digitala verktyg för att du ska kunna arbeta som vanligt hemifrån. Flera av verktygen är tillgängliga för samtliga medarbetare att använda efter behov. Läs mer på IT-stöds sida gällande verktyg för att arbeta på distans.

Några råd till dig som jobbar hemifrån

På grund av Coronaviruset kommer flera av SLU:s medarbetare jobba hemifrån. Det är din chef som avgör om arbete hemifrån är möjligt eller inte. Nedan listar vi lite tips till dig som jobbar hemifrån.

1. Strukturera upp dagen

Försök följa dina normala tider och rutiner i arbetet i den utsträckning som är möjligt även när du arbetar på distans. Tänk på att samma arbetstider gäller på arbetsplatsen som hemma om inte annat är överenskommet med din chef/motsvarande. Uppdatera dina kollegor på att du jobbar på distans och på vilket sätt du är tillgänglig.

Rutiner handlar även om återhämtning som fika, lunch och paus. Försök sätta nya rutiner runt detta hemma som du har på arbetsplatsen. Fika kan med fördel genomföras virtuellt tillsammans med kollegor. Se mer nedan.

2. Rör på dig/ta en promenad

Det kan vara både fysiskt, men även psykiskt, påfrestande att arbeta hemifrån under en längre period, och rutiner behövs för att det ska fungera i längden. Ställ förslagsvis din mobil att påminna dig ett par gånger under dagen att ta riktiga pauser och låta hjärnan vila på ett annat sätt. Dessa pauser uppstår inte alltid lika spontant i hemmet som på en arbetsplats, så ta ansvaret att planera för det. Ungefär en gång i timmen kan det vara lämpligt att ta en kortare rast för att vila hjärnan och bibehålla koncentrationen över dagen.

Det är även viktigt att göra ergonomiska övningar, för att minska risken för belastningsskador. Gå gärna en promenad eller två under dagen. Andra sätt att få fysisk rörelse kan till exempel vara att röra på armar och ben samt stäcka på ryggen m.m. Du kan också resa på dig och gå fram till ett fönster och titta så långt bort du kan i någon minut, innan du återvänder till arbetet. Då har du fått nytt blod till hjärnan och ögonen har fått vila. Det kanske till och med finns chans att ta ett möte över telefon under en promenad med frisk luft?

Kolla även gärna in SVT:s hemmagympa med gympapass på ca 20 minuter (finns endast på svenska)

3. Säkra social kontakt

Arbete bidrar för de allra flesta med en social gemenskap som har betydelse för vårt välmående. Då vi separeras från vår sociala samvaro på arbetet under en längre tid är det viktigt att hitta sätt att kompensera det behovet. Ansträng er därför för att få till social kontakt på nya sätt. Ett par tips:

Skype-fika, där ni träffas online på fasta tider för att ta en fika ihop, gärna minst två gånger om dagen. Läs mer om hur det kan gå till på nyheten om hemarbete och kafferast med kollegor. Hålla en chattdialog öppen i skype eller teams där du har löpande kontakt med dina kollegor under dagen. En chatt blir mer informell än att kommunicera via mejl. Var uppmärksam på om/när arbetsplatsen ordnar videomöten för medarbetarna (infomöten, arbetsplatsträffar, personalmöten m.m.). Följ sådana träffar online, även om du inte själv upplever behovet som så stort idag, kan du bidra till att underlätta för andra. Berätta för dina närmaste kollegor att du gärna vill hålla dig uppdaterad om vad som diskuteras på arbetsplatsen.

4. Skapa ett effektivt och fredat arbetsutrymme

Ett ytterligare tips är att skapa en tydlig arbetsstation i hemmet. Det kan handla om att stänga in sig i ett rum rent fysiskt. Har man inte den tillgången kan det fungera att "stänga in sig" mentalt genom att be eventuell sambos/familj att respektera din arbetstid och din nyfunna arbetsstation. Jobbar du så behöver du få vara ifred utan distraktioner. Ett rent och undanplockat köksbord är även det ett bra alternativ. Signalera att du är upptagen genom att stänga dörren, sätta på dig hörlurar, vända ryggen till eller något annat som dina nära förstår. Meddela omgivningen när du kan ta en paus och när du slutar jobba för dagen. Och kanske det viktigaste av allt: håll den planen.

Ge dig även lite tid att strukturera upp dina tekniska hjälpmedel så att det blir enkelt och praktiskt. Var ska datorn stå? Var sitter jag bäst? Vilken stol ska jag ha osv. Tänk också igenom om du behärskar/använder all användbar programvara som finns tillgänglig. Finns det lösningar i Outlook, Teams, OneNote mm som du inte normalt använder men som skulle vara användbara nu. Behöver du instruktioner, utbildning eller hjälp för att komma igång?

Arbetsmiljöansvar vid arbete hemifrån

Det är din arbetsgivare som har det formella ansvaret för arbetstid och arbetsmiljö även fast du jobbar hemifrån. Var därför beredd på att din chef kan komma att ställa frågor om hur din arbetssituation ser ut hemma, både fysiskt och psykosocialt. Du som arbetar hemifrån är även skyldig att rapportera eventuella risker, tillbud och olyckor som sker då du arbetar i din hemmamiljö. Detta för att ge din chef/motsvarande förutsättningar att ta sitt arbetsmiljöansvar. Det gäller särskilt om det skulle inträffa ett allvarligt tillbud eller en olycka. Din chef/motsvarande måste då rapportera arbetsskadan, vilket inte minst är viktigt för att ditt försäkringsskydd skall gälla, läs mer information angående vad som gäller vid arbetsskada.

Informationssäkerhet

Tänk också på att informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete.

Vid sjukdom eller vård av barn (VAB) under corona

Om du blir sjuk

Om du blir sjuk ska du anmäla det till närmaste chef eller till annan överenskommen person. Du ansvarar själv för att din sjukanmälan blir registrerad i Primula självservice, vare sig du gör det själv eller ber någon annan. Arbetsgivaren är inte skyldig att betala ut sjuklön innan du sjukanmält dig i Primula. När du är tillbaka på arbetet igen så anmäler du dig frisk i Primula självservice.

Läkarintyg under corona

Läkarintyg krävs inte längre från dag åtta. Är du sjuk kan du vara hemma från jobbet i upp till 14 dagar utan läkarintyg. Det gäller all sjukdom, inte bara covid-19, och gäller från 13 mars 2020 och tillsvidare.

Tillfälligt slopat karensavdrag

Karensdagen är tillfälligt slopad efter beslut från Regeringen. Detta gäller från 11 mars till och med den 31 maj 2020. Informationen i dagsläget är att du som anställd i efterhand får söka ersättning för den första dagen i sjukfallet hos Försäkringskassan. Mer information om detta kommer att finnas på försäkringskassans hemsida.  

Slopat krav på intyg vid VAB

Från 19 mars 2020 behöver du inte längre lämna intyg om ditt barn är sjukt eller smittat i mer än sju dagar. Det gäller oavsett orsak till barnets sjukdom eller smitta. Mer finns att läsa på försäkringskassans hemsida.  


Kontaktinformation

Om du misstänker att du blivit smittad kan du läsa mer på 1177 och krisinformation.se eller kontakta 113 13 (sjukdomsfrågor kring corona) och be om råd.

Anställda som har frågor angående hanteringen av denna fråga vid SLU eller för praktiska lösningar i händelse av smitta kontaktar sin närmsta chef.

Studenter kontaktar programstudierektorn (PSR) på programmet, kontaktuppgifter finns på respektive programsida.

Sidansvarig: HRADM@slu.se