Timavlönad för kortvarig anställningsperiod

Manual ReachMee timavlönad

Manual nyanställning timavlönad arbetstagare

Manual registrering av arbetade timmar för timavlönade

Manual registrering av arvode uppdragstagare

Övertidsregistrering för timavlönade anställda  

Avtalsområde per titel

Annonsmall - Timavlönad

Fråga HR-specialist: Om du är osäker på huruvida en anställd är arbetstagare eller uppdragstagare kan du kontakta din HR-specialist för hjälp med bedömningen.

Arbetstagare

Utgångspunkten är att personer som utför arbete för SLU är arbetstagare. De är anställda och omfattas av Lagen om anställningsskydd (LAS). En kortvarigt anställd person som uppbär timlön har alltid någon av anställningsformerna SÄVA, säsongsanställning eller vikariat.

När de läggs in i Primula registreras en ny anställning av institutionsadministratör/HR-stöd/PA. 

Uppdragstagare

Uppdragstagare är inte anställda vid SLU och omfattas inte av LAS och de rättigheter som följer av lagen. Det innebär bland annat att uppdragstagare inte behöver få ”information om anställning-dokumentet” eller något anställningsbevis, och vi behöver inte räkna LAS-dagar eftersom det inte finns någon anställning som riskerar att övergå till en tillsvidareanställning efter en viss tid. Förhållandet mellan uppdragstagaren och SLU regleras genom ett uppdragsavtal.  

Bedömning från fall till fall

Huruvida någon är uppdragstagare eller arbetstagare ska bedömas från fall till fall. Omständigheter som enligt praxis talar för att en person är uppdragstagare är bland annat att personen samtidigt har möjlighet att utföra liknande arbete åt annan, att personen använder egna verktyg/redskap vid utförande av arbetet och att arbetsåtagandet är begränsat till viss eller möjligen vissa bestämda uppgifter.

Utifrån de kriterier som framgår av praxis bedöms arbete inom rollerna i tabellen nedan som arbete som normalt utförs av uppdragstagare.

Observera att det inte är statiskt och att de rättigheter som följer av att vara arbetstagare inte kan avtalas bort. En person som har en av rollerna i tabellen kan på grund av omständigheterna i det enskilda fallet bedömas vara arbetstagare.

Tentamensvakter/tentamensvärdar är inte uppdragstagare.

Tabellen kan komma att kompletteras med fler kategorier framöver.

Utbetalning av ersättning till uppdragstagare

Uppdragsarvode till en uppdragstagare hanteras av våra lönespecialister. Institutionsadministratör/HR-stöd/PA skickar uppgifter (personnummer, namn, adress och period) till sin lönespecialist. Lönespecialisten lägger in personen i primula och därefter lägger institutionsadministratör/PA/HR-stödet in en utbetalning i primula.

Kontakta din HR-specialist vid frågor.

Information om anställning ska lämnas vid första tillfället när en tidsbegränsad anställning påbörjas, använd denna mall: Information om tidsbegränsad anställning. Den upprättas i två exemplar, varav den anställde får det ena och den andra behåller ni så länge tills det går att registrera informationen i Primula.

Utöver information om anställning klargörs vilken anställningsform (vikariat/SÄVA/säsong) och vilken anställningstid personen ska arbeta. Välj anställningsbevis utifrån anställningsform: Anställningsbevis SÄVA, Anställningsbevis vikariat eller Anställningsbevis säsong. Den upprättas i två exemplar, varav den anställde får det ena och den andra behåller ni så länge tills det går att registrera informationen i Primula.

Det är viktigt att alla uppgifter anges i blanketten eftersom det har betydelse vid tillgodoräkning av anställningstid. När det gäller SÄVA är det särskilt viktigt att fylla i de dagar SLU och arbetstagaren kommer överens om vid ett tillfälle, för det utgör en anställning. Kommer SLU och arbetstagaren överens om ytterligare dagar utgör det ytterligare en anställning. Dessa överenskommelser om anställning utgör olika sätt att beräkna anställningstid, se fliken Beräkning av anställningstid. Observera att timmar ska anges i hundradelar, se omvandlingstabell.

Kontakta din HR-specialist vid frågor.

Nytt från och med 1 oktober 2022 är att om en arbetstagare har haft tre eller flera särskilda visstidsanställningar under en och samma kalendermånad, ska även tiden mellan anställningarna räknas som anställningstid i särskild visstidsanställning vid tillämpning av lag (1982:80) om anställningsskydd §5a, se exempel. 

En särskild visstidsanställning övergår till en tillsvidareanställning när arbetstagaren varit anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än 360 dagar under en femårsperiod.

Ett vikariat övergår till en tillsvidareanställning när arbetstagaren varit anställd hos arbetsgivaren i sammanlagt mer än 24 månader under en femårsperiod.

En säsongsanställning kan vara högst 10 månader per år och för denna anställning gäller särskilda regler för beräkning av anställningstid. 

Lönen för timavlönad personal sätts individuellt med utgångspunkt i SLU:s lönepolicy. Lönesättning ska baseras på medarbetarens kompetens och problemlösningsförmåga i förhållande till arbetsuppgifternas komplexitet samt vilket ansvar, befogenheter och självständighet som arbetet innebär.

Övertid

Övertid är sådan beordrad arbetstid som fullgörs utöver den ordinarie arbetstiden den aktuella dagen. Utgångspunkten är att timavlönad personal inte ska arbeta övertid. Övertidsarbete och övertidsersättning till timavlönad personal ska därmed nyttjas och betalas ut restriktivt. Villkoren för när det är möjligt är samma som för personal med månadslön och framgår av SLU:s lokala arbetstidsavtal. Dessa kan du läsa i sin helhet här.

Vid osäkerhet, kontakta din HR-specialist.

Eventuella utlägg och ersättningar i samband med tjänsteresa ska registreras vid institution/avdelning i reseräkningssystemet.

30% skatt dras på timersättningen. Önskar personen att en högre procent ska dras i skatt, meddelas detta till löneenheten via mail och gäller tillsvidare.

OBS! Underlag för utbetalning av arvode till personer med beslut om SINK-skatt (beslut särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) ska även fortsättningsvis skickas till löneenheten för registrering.

Jämkning skolungdom/studerande

För att undvika att skatteavdraget blir för stort för skolungdomar/studerande som bara jobbar extra kan de ansöka om jämkning. Det är viktigt att ansökningsblanketten från Skatteverket skickas till löneenheten så snart som möjligt, gärna redan innan personen börjar arbeta. Allra senast måste blanketten vara inne enligt brytdatum på lönekörningsschema Primula. Detta för att jämkningen ska hinna registreras i lönesystemet innan löneutbetalningen sker.

Kommer jämkningsblanketten in efter stoppdatum korrigeras inte skatten i efterhand.

En arbetstagare som har en anställning och som arbetat sammanhängande i 14 dagar har rätt till sjuklön från arbetsgivaren de första 14 dagarna i sjukperioden. Sjukanmälan registreras i Primula av institutionsadministratören.

Utbetalning av timersättning sker vid ordinarie löneutbetalningstillfälle (se Lönekörningsschema Primula). Timersättningen betalas ut månaden efter timmarna arbetats. Den anställde måste registrera sitt konto i Swedbanks kontoregister. Här kan du läsa mer om hur man går tillväga.

Denna information avser endast tidsbegränsade anställningar där personer avlönas med timlön, ofta handlar det om många kortare anställningar där det kan bli svårt att räkna LAS-dagar.

Besked behöver lämnas enligt 15§ LAS för att informera medarbetaren om att hens anställning inte kommer att fortsätta. Är anställningstiden så kort att besked inte kan lämnas en månad i förväg ska beskedet i stället lämnas när anställningen börjar vilket framgår av 15§ LAS. Vid timavlönad anställning är 30 dagar = 1 månad.

Kontakta din HR-specialist om besked behöver lämnas. Det är samma blankett som lämnas till andra tidsbegränsade anställningar och processen är detsamma. Nedan finns exempel på när ett besked ska lämnas.

Särskild visstidsanställning med timlön

Om en ny anställningsperiod innebär att en person passerar 270 LAS-dagar (9 månader x 30 dagar=270 dagar) inom en period på 3 år, behöver ett besked lämnas vid anställningens början.

Exempel

Kim Karlsson har varit anställd totalt 265 dagar i särskild visstidsanställning (säva) och kommer att bli anställd med timlön på en ny säva i ytterligare 6 dagar. Hans totala anställningstid kommer att vara 265+6=271 dagar. Det innebär att Kim kommer att ha varit anställd sammanlagt mer än nio månader i särskild visstidsanställning under de senaste 3 åren och besked ska därför lämnas när den nya anställningen på 6 dagar börjar.

Vikariat med timlön

Om en ny anställningsperiod innebär att en person passerar 360 LAS-dagar (12 månader x 30 dagar=360 dagar) inom en period på 3 år, behöver ett besked lämnas vid anställningens början.

Anna Andersson har varit anställd totalt 350 dagar i vikariat och kommer att bli anställd med timlön på ett nytt vikariat i ytterligare 11 dagar. Hennes totala anställningstid kommer att vara 350+11=361 dagar. Det innebär att Kim kommer att ha varit anställd sammanlagt mer än 12 månader i ett vikariat under de senaste 3 åren och besked ska därför lämnas när den nya anställningen på 11 dagar börjar.

Säsongsanställning med timlön

Om en ny anställningsperiod innebär att en person passerar 180 dagar (6 månader x 30 dagar=180 dagar) inom en period på 2 år, behöver ett besked lämnas vid anställningens början.

Nils Nilsson har varit anställd totalt 175 dagar i säsongsanställning och kommer att bli timanställd i 10 dagar i en ny säsongsanställning. Hans totala anställningstid kommer att vara 175+10=185 dagar. Det innebär att Nils kommer att ha varit anställd sammanlagt mer än 6 månader i en säsongsanställning under de senaste 2 åren och besked ska därför lämnas när den nya anställningen på 10 dagar börjar.

Innevarande år + 2 år förvaras underlagen hos institutionen och skickas därefter till centralarkivet (arkiveras totalt i 7 år). Underlag för 2022 skickas in exempelvis in 2025.

Underlagen "Tillfällig ersättning till personer bosatta utomlands" skickas in kontinuerligt till löneenheten där de arkiveras.

För att underlätta den centrala arkiveringen ska underlagen arkiveras i särskilda arkivlådor som inte är arkivbeständiga. Ultunabutiken tillhandahåller numera endast Cont-boxen som låda för arkivering av redovisningsmaterial, efter överenskommelse med ekonomiavdelningen. Dessa lådor passar hyllorna och är tillräckligt starka för att stå emot tyngden när lådorna staplas på varandra. 

Du kan underlätta vårt arbete genom att:

• använda Cont-boxen vid arkivering
• märk boxarna på högsidan/långsidan med öppningen uppåt. Märk enligt exemplet (inst orghemnummer, år, personnummer): 
  984    2010:1        Pers.nr xx xx xx  -- xx xx xx
• sortera underlagen i personnummerordning, med det lägsta numret överst i lådan
• fylla boxarna så att det lätt går att lyfta ut bunten vid granskning, men utan att det blir fler boxar än nödvändigt i arkivet, d v s lagom fyllda lådor.