Arbets- och uppehållstillstånd

Visum

För forskare och lärare inom högre utbildning som har en anställning som är kortare än 90 dagar finns ett undantag från kravet på arbetstillstånd. I dessa fall behöver medborgare i ett flertal länder utanför EU enbart visum för inresa till Sverige. Se nedan under blanketter och länkar, för vilka länder som har visumkrav.

Observera att undantaget enbart gäller forskare och lärare. Teknisk och administrativ personal omfattas inte utan behöver arbetstillstånd.

Ansökningsprocessen

Den blivande medarbeten ansöker själv om visum via en svensk ambassad i sitt hemland. De flesta ambassader har avtal med externa tjänsteleverantörer, personen behöver därför höra med sin ambassad vad som gäller just där. De svenska ambassaderna i de flesta länder kräver även att man förbokar besök. Rekommendera därför medarbetaren att ta kontakt med ambassaden för att få mer information innan personen besöker ambassaden på plats.

Mer information finns hos Migrationsverket. Se även information om Sveriges ambassader utomlands under blanketter och länkar nedan.

Hur lång är handläggningstiden?

Handläggningstiden för visumärenden kan variera stort hos de olika ambassaderna och generalkonsulaten. Normalt brukar vara två-fyra veckors handläggningstid, men det kan även ta längre än så.

Blanketter och länkar

1. För vilka länder behöver man ansöka även om visum? (länk)
2. Information om Sveriges ambassader utomlands (länk)

Uppehållstillstånd för forskare

För forskare, postdoktorer eller andra medarbetare som har minst 50% forskning inom sin tjänst, ska den blivande medarbetaren ansökan om ett Uppehållstillstånd för forskare.

Denna ansökan administreras inte av Personalavdelningen, utan ansökan sker helt mellan institutionen och den blivande medarbetaren.

Ansökningsprocessen

Institutionen fyller i ett s k Hosting agreement, och skickar det till den blivande medarbetaren. Den blivande medarbetaren kan sedan använda detta Hosting agreement som bilaga vid ansökan om uppehållstillståndet online.

Hur lång är handläggningstiden?

Handläggningstiderna kan variera väldigt mycket, allt från 3-7 månader eller ännu längre. Var därför beredd på att det kan ta lång tid innan beslut kommer från migrationsverket.  Ange önskat startdatum i Hosting agreement (dock inte tidigare än det datum som Hosting agreement ställs ut), vilket ger en indikation till Migrationsverket att/om ärendet är brådskande.

Försäkringsuppgifter och uppgift om kollektivavtal till Hosting agreement

Försäkringsuppgifter

I Hosting agreement efterfrågas information om vilka försäkringar vi som arbetsgivare har. För en person som kommer att anställas av SLU gäller nedan uppgifter.

Ange informationen i rutan 5. Arbetsvillkor:

• Kommer forskaren att omfattas av ett kollektivavtal? Ja, ST datum 2013-06-01.
• Sjukförsäkring hos – AFA
• Trygghetsförsäkring vid arbetsskada hos - AFA, PSA
• Livförsäkring hos - TGL-S
• Tjänstepensions hos – SPV

Om den blivande medarbetaren ska vistas i Sverige under kortare tid än ett år ska även ruta 7. Heltäckande sjukförsäkring fyllas i. Fyll i rutan Ja för kammarkollegiets sjukförsäkring, och ange hela perioden för anställningen. Obs perioden måste vara mindre än 12 månader.

För personer som inte kommer att anställas av SLU, exempelvis forskare eller postdoktorer som finansieras av stipendium, gäller inte ovan försäkringar. För dessa personer ska nedan information anges i rutan 5. Arbetsvillkor:

• Om forskaren inte får lön, ange vilken form av ersättning forskaren får och hur mycket: Ersättning via stipendium (ange gärna vilket stipendium), xxxx kr/månad
• Kommer forskaren att omfattas av ett kollektivavtal? Nej. Då personen är stipendiat omfattas den inte av SLUs kollektivavtal.
• Sjukförsäkring hos – Kammarkollegiet, Försäkringen för utländska besökare

• Trygghetsförsäkring vid arbetsskada hos – (lämna blankt)
• Livförsäkring hos – (lämna blankt)
• Tjänstepensions hos – (lämna blankt)

Om stipendiaten ska vistas i Sverige under kortare tid än ett år ska även ruta 7. Heltäckande sjukförsäkring fyllas i. Fyll i rutan Ja för kammarkollegiets sjukförsäkring, och ange hela perioden för vistelsen. Obs för forskare måste perioden vara mindre än 12 månader och för postdoktorer max 24 månader.

Förlängningsansökan

Förlängningsansökan för forskare ska göras innan nuvarande uppehållstillståndet löper ut. Arbetsgivaren ställer då ut ett nytt Hosting agreement till forskaren. Forskaren kan sedan ansöka om en förlängning under samma period som Hosting agreement anger. Observera att förlängningen bara kan sökas för den tid som passet är giltigt, kontrollera därför passets giltighet innan.

Forskaren gör förlängningsansökan online och skickar kopia på bekräftelse av inskickad ansökan till personalrollen på institutionen.

Forskaren kan fortsätta arbeta och vistas i Sverige under tiden som förlängningsansökan behandlas av migrationsverket, ifall personen har haft ett uppehållstillstånd och arbetat i Sverige under sex månader eller längre.

Under handläggningstiden

Under tiden förlängningsansökan handläggs av migrationsverket uppmanas forskaren att stanna inom Sverige och inte genomföra tjänsteresor eller privata resor till länder utanför Sverige. Ifall en förlängningsansökan är pågående kan forskaren nekas att komma tillbaka in i Sverige vid återresa från utlandet. Det finns därmed en risk att bli fast utomlands till dess att det nya uppehållstillståndet är beviljat. Forskaren uppmanas därför starkt att avvakta med utlandsresor tills det nya uppehållstillståndet är beviljat. Detta är bra att känna till, då det kan komma att påverka de åtaganden som forskaren har under pågående förlängningsansökan.

Blanketter och länkar

1. Hosting agreement (länk)
2. Forskarens egen ansökan online (länk)
3. Mer information om uppehållstillstånd för forskare (länk)
4. Information om Sveriges ambassader utomlands (länk)

Arbetstillstånd

För denna anställning behöver man ansöka om arbetstillstånd. För vissa länder krävs även visum. Ansökan om arbetstillstånd administreras av Personalavdelningen via funktionsadressen arbetstillstand@slu.se.

Krav på annonsering

För att kunna ansöka om arbetstillstånd måste arbetsgivaren ha annonserat befattningen i minst 10 arbetsdagar (motsvarande 14 kalenderdagar) på Platsbanken. Genom publiceringen på Platsbanken så förmedlas annonsen vidare till den europeiska platsbanken EURES.

Ansökningsprocessen

Nedan finner du en guide för institutionsadministratören eller den vid institutionen som sammanställer underlaget inför ansökan.

1. Ladda ner Checklista - ansökan om arbetstillstånd nedan. Fyll i och komplettera med de uppgifter som efterfrågas där, i dialog med den blivande medarbetaren.

2. Ladda ner Fullmakt och skicka den till den blivande medarbetaren, som får fylla i den, skriva ut, signera, skanna och skicka tillbaka den via mejl. Observera, att om det finns medsökande såsom familjemedlemmar, så behöver en fullmakt ställas ut per vuxen person.

3. Ladda ner Anställningsavtal och fyll i. Fråga din HR-administratör om frågor uppstår. Skicka det ifyllda anställningsavtalet till den blivande medarbetaren som får skriva ut, signera, skanna och skicka tillbaka den via mejl. 

4. Samla ihop allt material enligt checklistan och sänd in detta inskannat till funktionsadressen arbetstillstand@slu.se. När underlaget inkommit, så stämmer våra HR-administratörer av underlaget mot checklistan för att se att det är komplett.

Om något inte är komplett, så efterfrågar de via e-mail en komplettering. Ansökan till Migrationsverket kommer att läggas in först när underlaget från institutionen/verksamheten är helt komplett.

5. När underlaget är komplett, så lägger HR-administratören in ansökan till Migrationsverket online. När ansökan är inlagd för arbetsgivarens del och yttrandet från facket har inkommit skickas ärendet vidare till medarbetare. 

6. Migrationsverket kontaktar sedan den blivande medarbetaren genom mejl som innehåller en länk, där den sökande får komplettera med sin del samt betala in avgiften för ansökan. OBS! Det är den blivande medarbetaren som bifogar fullmakten och anställningsavtalet i sin del av ansökan.

7. När Migrationsverket gjort sin bedömning skickar de en kopia på beslutet till den blivande medarbetaren samt även till Personalavdelningen. Institutionen får då ta del av beslutet så snart det inkommit genom en kopia till den kontaktperson som står angiven på den inskickade checklistan.

Hur lång är handläggningstiden?

Handläggningstiden för arbetstillstånd varierar mycket. En förutsättning för att handläggningen ska gå snabbare är att kompletta ansökningshandlingar skickas in direkt. Ifall migrationsverket behöver begära in kompletteringar kommer väntetiden att bli längre. Normalt brukar vara 3-5 månaders handläggningstid men kan i många fall vara ännu längre. En översiktsbild av aktuella handläggningstider finns på migrationsverkets hemsida under fliken Tid till beslut.

Förlängning av arbetstillstånd

Förlängning av arbetstillstånd administreras av Personalavdelningen genom funktionsadressen arbetstillstand@slu.se. Använd checklistan för att bifoga den dokumentation som behövs för att underlaget ska vara fullständigt och skicka in detta inskannat till Personalavdelningen.

Fortsätta arbeta under handläggningstiden

Om den anställde haft arbets- eller uppehållstillstånd i minst sex månader eller mer, så kan hen fortsätta arbeta under perioden som Migrationsverket handlägger förlängningsansökan. Detta gäller även om medarbetaren haft en annan typ av tillstånd, som exempelvis uppehållstillstånd för studier, som givit hen rätt att arbeta.

Byte av arbetsgivare till SLU

Om SLU anställer en ny medarbetare, som redan har haft ett arbets- eller uppehållstillstånd kortare än 24 mån och ska byta från en annan arbetsgivare, så gäller inte detta arbets-/uppehållstillstånd för arbete inom SLU. Den blivande medarbetaren måste då ansöka om arbets-/uppehållstillstånd för arbete inom SLU.

Personen kan dock börja arbeta hos SLU under handläggningstiden, men behöver uppvisa bevis på inlämnad ansökan. Om den blivande medarbetaren redan arbetat i Sverige under minst 24 månader, kan hen börja arbeta inom SLU med pågående arbets-/uppehållstillstånd.

Blanketter och länkar

1. Checklista - Ansökan om arbetstillstånd (blankett)
2. Anställningsavtal (blankett)
3. Fullmakt (blankett)
4. Information om Sveriges ambassader utomlands (länk)

Alla ansökningar om förlängning av arbetstillstånd eller uppehållstillstånd måste göras innan det nuvarande tillståndet löper ut, dock tidigast när det är fyra månader kvar på det nuvarande tillståndet.  Vid förlängning av uppehållstillstånd för doktorandstudier kan ansökan göras tidigast när det är sex månader kvar på det nuvarande tillståndet.

Förlängning för forskare

Förlängningsansökan för forskare ska göras innan nuvarande uppehållstillståndet löper ut. Arbetsgivaren ställer då ut ett nytt Hosting agreement till forskaren. Forskaren kan sedan ansöka om en förlängning under samma period som Hosting agreement anger. Observera att förlängningen bara kan sökas för den tid som passet är giltigt, kontrollera därför passets giltighet innan.

Forskaren gör förlängningsansökan online och skickar kopia på bekräftelse av inskickad ansökan till personalrollen på institutionen.

Forskaren kan fortsätta arbeta och vistas i Sverige under tiden som förlängningsansökan behandlas av migrationsverket, ifall personen har haft ett uppehållstillstånd och arbetat i Sverige under sex månader eller längre.

Under handläggningstiden

Under tiden förlängningsansökan handläggs av migrationsverket uppmanas forskaren att stanna inom Sverige och inte genomföra tjänsteresor eller privata resor till länder utanför Sverige. Ifall en förlängningsansökan är pågående kan forskaren nekas att komma tillbaka in i Sverige vid återresa från utlandet. Det finns därmed en risk att bli fast utomlands till dess att det nya uppehållstillståndet är beviljat. Forskaren uppmanas därför starkt att avvakta med utlandsresor tills det nya uppehållstillståndet är beviljat. Detta är bra att känna till, då det kan komma att påverka de åtaganden som forskaren har under pågående förlängningsansökan.

Förlängning av arbetstillstånd

Förlängning av arbetstillstånd administreras av Personalavdelningen genom funktionsadressen arbetstillstand@slu.se. Använd checklistan för att bifoga den dokumentation som behövs för att underlaget ska vara fullständigt och skicka in detta inskannat till Personalavdelningen.

Fortsätta arbeta under handläggningstiden

Om den anställde haft arbets- eller uppehållstillstånd i minst sex månader eller mer, så kan hen fortsätta arbeta under perioden som Migrationsverket handlägger förlängningsansökan. Detta gäller även om medarbetaren haft en annan typ av tillstånd, som exempelvis uppehållstillstånd för studier, som givit hen rätt att arbeta.

Byte av arbetsgivare till SLU

Om SLU anställer en ny medarbetare, som redan har haft ett arbets- eller uppehållstillstånd kortare än 24 mån och ska byta från en annan arbetsgivare, så gäller inte detta arbets-/uppehållstillstånd för arbete inom SLU. Den blivande medarbetaren måste då ansöka om arbets-/uppehållstillstånd för arbete inom SLU.

Personen kan dock börja arbeta hos SLU under handläggningstiden, men behöver uppvisa bevis på inlämnad ansökan. Om den blivande medarbetaren redan arbetat i Sverige under minst 24 månader, kan hen börja arbeta inom SLU med pågående arbets-/uppehållstillstånd.

Förlängning för doktorander

Förlängningsansökan för doktorander ska göras innan nuvarande uppehållstillståndet löper ut, dock tidigast när det är sex månader kvar innan det nuvarande uppehållstillståndet löper ut.

Förlängningsansökan görs online på migrationsverkets hemsida av doktoranden.

Följande information ska sändas in med förlängningsansökan:
1. Kopia på giltigt pass
2. Beslut om antagning
3. Intyg om studieresultat
4. Intyg om försörjning
5. Särskild studieplan (vid studier för att omväxlande vistas i Sverige).

Blanketter och länkar

1.     Hosting agreement (länk)
2.     Forskarens egen ansökan online (länk)
3.     Checklista - Ansökan om arbetstillstånd (blankett)
4.     Ansökan online för uppehållstillstånd för studier (länk)
5.     Checklistor och exempel för studieintyg gällande studier på forskarnivå(pdf)
6.     Ansökan om förlängning av uppehållstillstånd för studier, fördjupad information (länk)

Ansök om uppehållstillstånd för studier

Doktorander betraktas som studerande av Migrationsverket och ska därför ansöka om ett uppehållstillstånd för studier.

Första ansökan

Ansökan bör lämnas in i så god tid som möjligt, Migrationsverket rekommenderar senast 3-4 månader innan planerad ankomst till Sverige. I denna ansökan ska följande ingå:

1. Bevis för antagning (antagningsbeslut signerat protokoll från forskarutbildningsnämnd eller motsvarande).

2. Brev från institutionen som inkluderar den information som Migrationsverket begär för att kunna behandla ansökan (ladda ner informationsbladet "Checklista för intyg gällande ett första tillstånd för doktorandstudier" nedan).

Doktorander kan ansöka om uppehållstillstånd för upp till fyra år. Ansökan görs i första hand online (för snabbare hantering hos Migrationsverket), men kan man inte ansöka online så går det även att ansöka via blankett.

Förlängningsansökan

Ansökan om förlängning av uppehållstillstånd kan göras tidigast när det är sex månader kvar innan det nuvarande uppehållstillståndet löper ut, men måste ska göras innan uppehållstillståndet löper ut.

Skulle ansökan inkomma till Migrationsverket efter det att uppehållstillståndet slutat gälla har doktoranden inte rätt att arbeta under tiden som Migrationsverket handlägger förlängningsansökan.

Följande information ska sändas in med förlängningsansökan:
1. Kopia på giltigt pass
2. Beslut om antagning
3. Intyg om studieresultat
4. Intyg om försörjning
5. Särskild studieplan (vid studier för att omväxlande vistas i Sverige). Förtydligande information för ovanstående återfinns via följande länk, .

Blanketter och länkar

1. Ansökan online för uppehållstillstånd för studier (länk)
2. Checklistor och exempel för studieintyg gällande studier på forskarnivå(pdf)
3. Ansökningsblankett för förstaansökan medföljande, eng (blankett)
4. Ansökan om förlängning av uppehållstillstånd för studier, fördjupad information (länk)

Gästforskare / Stipendiat

Om en forskare eller postdoktor som inte är anställd av SLU ska vistas i Sverige under längre än 90 dagar behöver personen ansöka om ett Uppehållstillstånd för forskning. Institutionen hjälper till att fylla i ett Hosting agreement att bifoga ansökan. Obs att försäkringsuppgifterna inte är detsamma som om personen hade varit anställda av SLU. Se mer information om hosting agreement under fliken Anställning längre än 90 dagar med mer än 50% forskning.

Om en forskare eller postdoc som inte är anställd av SLU ska vistas i Sverige under kortare tid än 90 dagar är personen undantaget kravet på uppehållstillstånd. Personen kan behöva ansöka om visum beroende på vilket medborgarskap personen har. Se mer information under fliken Visum.

Se mer information om mottagande av stipendiater här.

Gästdoktorand

Om en doktorand är antagen vid ett lärosäte i utlandet, men inte är antagen eller anställd i Sverige, anses personen vara en gästdoktorand/utbytesdoktorand. I dessa situationer ska personen ansöka om ett uppehållstillstånd för besök. Tillståndet kan beviljas för upp till ett års tid. Inget hosting agreement behövs i dessa fall, men institutionen behöver skriva en inbjudan från universitet som anger hur länge besöker beräknas pågå. Personen ansöker själv om tillståndet via migrationsverket hemsida och bifogar inbjudan.

För forskare och lärare inom högre utbildning med en anställning kortare än 90 dagar finns ett undantag från kravet på arbetstillstånd. I dessa fall behöver medborgare i ett flertal länder utanför EU enbart visum för inresa till Sverige.

Observera att undantaget enbart gäller forskare och lärare enligt nedan. Teknisk och administrativ personal omfattas inte utan behöver arbetstillstånd även om anställningen är kortare än 90 dagar. Se ovan flik.

Undantag från kravet på arbetstillstånd gäller

• forskare och lärare inom högre utbildning som ska delta i forsknings-, undervisnings- eller föreläsningsverksamhet i sammanlagt högst tre månader under en period av tolv månader
• forskare som har ett uppehållstillstånd för forskning i ett annat EU-land och ska utföra en del av sin forskning i Sverige hos en godkänd forskningshuvudman. Undantaget gäller i högst 180 dagar under en 360-dagarsperiod.

Observera att en person inte kan inleda med att ansöka om ett visum för besök i max 90 dagar och sedan ansöka om ett uppehållstillstånd för forskning inifrån Sverige ifall anställningen förlängs. Visum ska endast användas om den planerade vistelsen är kortare än 90 dagar. Om personen får en förlängd/ny anställning efter 90 dagar måste hen resa utanför Sverige för att ansöka om ett uppehållstillstånd och vänta i utlandet tills dess att uppehållstillståndet beviljats.

Se mer information om ansökningsprocessen för visum under fliken Anställning kortare än 90 dagar med mer än 50 % forskning.

Information finns även hos Migrationsverket.

Ansöka om permanent uppehållstillstånd

För att ansöka om permanent uppehållstillstånd måste kraven för tillståndet vara uppfyllda. Kraven kan variera beroende på vilket typ av tillstånd personen har idag. En ansökan om permanent uppehållstillstånd kan enbart göras i samband med ansökan om förlängning av tidsbegränsat tillstånd. Om det permanenta uppehållstillståndet avslås prövar då migrationsverket rätten att förlänga det tidsbegränsade tillståndet istället.

Ansökan om permanent uppehållstillstånd är en process som den enskilda individen själv gör och ansvarar för. SLU kan inte svara på frågor om villkoren är uppfyllda eller stötta i ansökan om permanent uppehållstillstånd. Vid frågor eller hjälp med ansökan behöver individen kontakta migrationsverket.

Personer som har permanent uppehållstillstånd

Om en person har ett permanent uppehållstillstånd (PUT) har hen rätt att arbeta utan att behöva söka något nytt tillstånd. Rätten att arbeta gäller oavsett vilken typ av tjänst det är. En kopia på det permanenta uppehållstillståndet ska begäras in och bifogas anställningsärendet i Primula.

EU-EES-medborgare har rätt att arbeta, studera eller bo i Sverige utan uppehållstillstånd, detta kallas för uppehållsrätt. Uppehållsrätt har de som exempelvis är arbetstagare, egen företagare, studerar eller har tillräckliga medel för sin försörjning. Vid uppehållsrätt behöver inte Migrationsverket kontaktas.

Vid inresan till Sverige behöver personen ett giltigt pass eller ett identitetskort där medborgarskapet framgår. Personen kan flytta till Sverige utan att ansöka om något tillstånd, men eventuell familj som är medborgare i ett land utanför EU/EES behöver ansöka om uppehållskort. Mer information finns hos Migrationsverket.

Medborgare i Danmark, Finland, Norge och Island kan bo i Sverige utan några krav på uppehållstillstånd. De behöver bara folkbokföra sig hos Skatteverket.

Kom ihåg att begära in kopia på pass för att säkerställa att personen har uppehållsrätt i Sverige vid nyanställning av EU-/EES-medborgare.

Den 1 januari 2021 ändrades migrationsreglerna för brittiska medborgare som arbetar i Sverige, i och med Brexit.

Brittiska medborgare som bodde i Sverige före den 31 december 2020 kan bo kvar i Sverige, förutsatt att de uppfyller vissa krav och hade ansökt om uppehållsstatus före detta datum. Har de fått uppehållsstatus har de att ha rätt att bo och arbeta i Sverige på i princip samma villkor som en EU-medborgare. Information om vilka krav som ska vara uppfyllda samt utförligare information om uppehållstatus för brittiska medborgare hittar du på Migrationsverket webb.

Brittiska medborgare som inte har uppehållstatus måste ansöka om arbets- eller uppehållstillstånd som tredjelandsmedborgare.

Ukrainska medborgare som flytt från kriget i Ukraina kan ha rätt till uppehållstillstånd med tillfälligt skydd i Sverige enligt EU:s massflyktsdirektiv. Kraven för detta är att personen

• är ukrainsk medborgare och har bott i Ukraina, eller
• har status eller uppehållstillstånd som skyddsbehövande i Ukraina, eller
• är medföljande familjemedlem till någon av de två ovanstående.

En person kan ha rätt till skydd enligt massflyktsdirektivet om hen tillhör någon av de tre grupperna ovan, har bott i Ukraina och lämnade landet på grund av kriget den 24 februari 2022 eller senare.

Om Migrationsverket beviljar tillstånd enligt EU:s massflyktsdirektiv får personen ett uppehållstillståndskort (UT-kort). Kortet är ett bevis för att personen har uppehållstillstånd med tillfälligt skydd samt rätt att arbeta i Sverige. Mer information finns hos Migrationsverket.

Vid byte från ett tillstånd till en annan typ av tillstånd måste en kontroll göras om personen har rätt att ansöka om det nya tillståndet inifrån Sverige, eller ifall hen måste göra ansökan utanför Sverige.

Begär alltid in en kopia på dokumentet för beslut om uppehållstillstånd från migrationsverket (inte enbart en kopia på uppehållstillståndskortet) för att kontrollera vilken typ av tillstånd personen har idag.

På Migrationsverket finns en guide för att kontrollera möjligheten att göra ett byte av uppehållstillstånd inifrån Sverige. Där framgår även om personen har rätt att börja arbeta i väntan på beslut om det nya uppehållstillståndet  (just nu finns informationen enbart på svenska).

Lathund- Hantering av giltighetstiden för arbets- och uppehållstillstånd