Att arbeta på distans kräver nya arbetssätt. Institutionen för arbetsvetenskap, ekonomi och miljöpsykologi, AEM, löser coronasituationen med digitala stormöten, morgongympa på Zoom och små interna zoomgrupper. Det är viktigt att tillsammans hålla modet uppe när tillvaron skakas om.
Omställningen till en digital verklighet gick snabbt. Med studenter att undervisa, en väntande disputation och mängder av möten som på något sätt måste klaras av fanns inte mycket att välja på. Och idag har de digitala verktygen blivit vardag.
- All undervisning lades på distans extremt snabbt, lärarna har gjort ett fantastiskt arbete och varit mycket kreativa, säger AEM:s prefekt Christina Lunner Kolstrup.
I dag arbetar 90 procent av institutionens personal hemifrån och på SLU Alnarp ekar institutionens korridorer på Slottet tomma. En och annan medarbetare skymtar men i stort sett alla rum är nersläckta.
-Det började med att många medarbetare var oroliga över coronasituationen. Efter en diskussion i prefektgruppen bestämde vi att om man kände sig lugnare genom att jobba hemma så var det en bra lösning. Vi kom i ett tidigt skede ut med mycket tydlig information för att skapa trygghet, säger Christina Lunner Kolstrup.
Våren 2020 inleds nu institutionens arbetsvecka precis som vanligt med ett måndagsmöte, men via Zoom. Information ges om vad som är på gång inom institutionen och SLU, tips på länkar, digitala konferenser, nya tjänster eller utvärderingar. Den som har något att tillfoga viftar med handen och får ordet. Mötets huvudpunkter sammanställs i skrift och skickas ut snabbt, så att den som inte hade möjlighet att närvara ändå kan ta del av informationen.
Varje morgon under hela arbetsveckan bjuder dessutom institutionens medarbetare Amanda Andersson in till morgongympa via Zoom. Här bjuds på ett varierat utbud av övningar för den som behöver skaka loss kroppen eller få tips om hur man bryter stillasittandet med sköna rörelser. Ibland med fokus på axlar och nacke, ibland på bålen och ibland enkla dansmoves, inspirerade av zumba eller dansbandsmusik. Ett tillfälle att resa sig upp från stolen, byta några ord eller bara få en skymt av kollegorna.
-Vi startade tidigt med Zoommöten för allt från måndagsinfo till ämnesgruppsmöten och disputationer. Sedan har vi precis genomfört medarbetarsamtal med alla. Det kunde inte vänta, särskilt nu när alla jobbar hemifrån.
Som prefekt har Christina Lunner Kolstrup inte möjlighet att hålla personlig kontakt med alla medarbetare. Tillsammans med ledningsgruppen har hon därför skapat små interna sociala zoomgrupper, så att alla har regelbunden kontakt med en nära kontaktperson. Det innebär att varje ledningsgruppsmedlem håller kontakt med 2-3 personer. Varje vecka hålls ett kort ledningsgruppsmöte på 20 minuter med avstämning av läget och diskussion om hur det ser ut i grupperna.
-Sedan har vi gjort en riskbedömning för doktoranderna. Kan man se att coronasitutionen påverkar deras forskarstudier så måste vi ta hänsyn till det.
Det talas om att det krävs en annan ledarstil vid distansarbete men Christina Lunner Kolstrup och hennes ställföreträdande prefekt Sara Spendrup ser inte någon skillnad.
-Vi är övertygade om att alla verkligen gör det de ska göra, vi har full tillit och det tror vi är viktigt. Det är också viktigt med trygghet och lugn. Att vi vågar ta beslut och är tillgängliga, att vi lägger mycket fokus på det psykosociala.
I och med en teknikgenomgång nyligen så har nästan alla medarbetare bärbara datorer med headset och webkamera. Man är välkommen att komma in till jobbet för att låna hem stol och skärm under den här perioden.
-Sedan får man ha en acceptans för ”good enough” för den som jobbar hemifrån. Beroende på situationen hemma så är man kanske inte lika effektiv som vanligt. Det kan vara en stressfaktor att plötsligt ha barnen hemma för att de blivit lite krassliga.
Christina Lunner Kolstrup konstaterar att det är väldigt individuellt hur man hanterar distansarbete. En del trivs inte med situationen, andra tycker att det är det bästa som hänt.
Med inställda möten, inga resor och inga kontakter med arbetskamrater i korridorer och under fikapauser kan tillvaron bli svår att strukturera och hantera. Men hemarbetet kan även medföra något positivt. När man ser sina arbetskamrater på Zoom så inser man hur mycket de betyder och det uppstår en ny form av omtanke.
-Ibland tänker man att gräset är grönare på andra sidan men under en sådan här situation inser många att man inte har det så dåligt ändå.
För de flesta medför hemmaarbetet tyvärr att stillasittandet ökar och att kroppen far illa. Christina Lunner Kolstrup konstaterar att hon rör sig mindre hemma än på jobbet och har därför satt upp personliga mål.
-Jag ska gå 10 000 steg om dagen och deltar i arrangerad uteygmpa. Man blir väldigt trött av lurar och skärm så det är oerhört viktigt att få struktur på vardagen, att ofta ta mikropauser.
Hon funderar en del över hur världen kommer att se ut efter att coronapandemin ebbat ut. Sättet att arbeta kommer troligen att ha luckrats upp och förändrats och hur ska institutionen då fungera?
-Men kriser är på sätt och vis nyttiga, det är inte roligt när det pågår men man lär sig mycket av situationen. Och jag är så imponerad av medarbetarna som på kort tid klarat av uppgiften på ett så bra sätt, säger Christina Lunner Kolstrup.
Läs också om:
Zumba på Zoom.
Glad att kunna disputera - trots allt
Christina Lunner Kolstrup, dekan
Fakulteten för landskapsarkitektur, trädgårds- och växtproduktionsvetenskap, SLU
christina.kolstrup@slu.se, 040-41 54 94