Förberedelser inför ankomst

En ansökan om arbetstillstånd, uppehållstillstånd eller visum ska göras innan anställningsbeslut skrivs. Du hittar information om vilket tillstånd som behövs samt vägledning i ansökningsprocessen under sidan Arbets- och uppehållstillstånd.

Samordningsnummer från Skatteverket

För att en medarbetare ska kunna få sin lön utbetald måste hen ha ett samordningsnummer eller ett svenskt personnummer.

Reglerna för samordningsnummer ändrades i september 2023. Syftet med ändringen är att den som ansöker om samordningsnummer så långt det är möjligt ska styrka sin identitet genom att personligen besöka Skatteverket.

Det finns tre olika identitetsnivåer för samordningsnummer:

• Styrkt (Kräver att den sökande styrker sin identitet genom att besöka Skatteverket.)
• Sannolik (Vid begäran om samordningsnummer från myndighet och då personlig inställelse inte kunnat ske)
• Osäker (Gäller enbart för vissa myndigheter och inte för universitet)

Enligt Skatteverket tar det lika lång tid att få ett samordningsnummer som personnummer, ca 2–4 veckor. Därför rekommenderas det alltid att om möjligt ansöka om personnummer direkt.

Tillvägagångssätt

• Om den blivande medarbetaren befinner sig i utlandet och det kommer att dröja innan personen anländer till Sverige ska institutionen rekvirera ett samordningsnummer. Det gäller till exempel vid långa handläggningstider för ansökan om uppehållstillstånd hos Migrationsverket. Institutionen begär en kopia på medarbetarens pass och anger identitetsnivån Sannolik på ansökningsblanketten. Under rubriken för övriga upplysningar anger institutionen att personen befinner sig i utlandet.
  
  Den blivande medarbetaren får en kallelse att besöka Skatteverket vid bokad tid om ca 3 veckor. När personen uteblir från besöket (eftersom hen befinner sig i utlandet) utreder Skatteverket istället om de kan tilldela ett samordningsnummer med nivån Sannolik. Handläggningstiden för detta är ca 2–4 veckor.
  
  När den blivande medarbetaren har anlänt till Sverige måste hen besöka Skatteverket för att ansöka om ett svenskt personnummer, ifall vistelsen i Sverige kommer att vara längre än 12 månader.

• Om den blivande medarbetaren kommer att anlända till Sverige inom kort bör inget samordningsnummer rekvireras. Istället ska medarbetaren besöka Skatteverket vid ankomst till Sverige och ansöka om personnummer direkt. När medarbetaren fått sitt personnummer registrerar institutionen det i Primula och lönen kan betalas ut.

Skatteverket håller på att se över sina rutiner gällande möjlighet att avsäga sig personligt besök om personen inte befinner sig i Sverige. De arbetar också på att kunna skicka ut informationsbrevet på annat språk än svenska till den som ansöker.

Under Blanketter och instruktioner nedan finns en länk till blanketten för att rekvirera samordningsnummer från Skatteverket. Det finns också en instruktion till blanketten. Kom ihåg att även ansöka om A-skattsedel.

Om vistelsetiden/anställningens längd är kortare än sex månader ska institutionen istället ansöka om samordningsnummer genom en SINK-ansökan.

För de tredjelandsmedborgare som ska arbeta i Sverige i högst ett år är det istället Migrationsverket som begär samordningsnummer.

Blanketter och instruktioner

- Blankett rekvisition av samordningsnummer
- Instruktion rekvisition av samordningsnummer

Registrera ett befintligt internationellt bankkonto hos Swedbank 

Om den nyanställde ska stanna i Sverige kortare tid än ett år kan det vara svårt att öppna ett svenskt bankkonto. Har personen ett internationellt bankkonto kan detta istället registreras hos Swedbank för utbetalning av lön. Att registrera ett internationellt bankkonto hos Swedbank kan ta flera veckor, och registreringen bör därför göras i god tid innan anställningens början. 

Den nyanställde behöver fylla i blanketten för internationellt bankkonto, se Blanketter nedan. Personen behöver sedan besöka ett av Swedbanks eller Sparbankens kontor och visa upp blanketten för att anmäla kontot.

För information om hur man öppnar ett svenskt bankkonto, se Vid ankomst/etablering i Sverige.

Blanketter

- Blankett internationellt bankkonto

Det är viktigt att förse den nya medarbetaren med information om var man själv kan börja söka efter en bostad innan ankomsten till Sverige.

SLU:s egna bostadsbestånd är till för studenterna, och man kan därför inte teckna några kontrakt för dessa med nya internationella medarbetare. Institutionen kan förse den blivande medarbetaren med ett intyg för anställningen, som den kan visa upp för en eventuell hyresvärd, samt förse den blivande medarbetaren med kontaktuppgifter till någon vid institutionen, som kan bekräfta anställningen till en eventuell hyresvärd och därmed underlätta möjligheten att teckna kontrakt innan ankomsten.

Är tillgången på bostäder mycket begränsad på den ort där man ska bosätta sig, såsom i Uppsalaområdet, kan ett bra alternativ vara att ge rådet att ta ett andrahandskontrakt i början, för att sedan leta efter ett mer permanent boende när man väl är på plats.

Umeå

Umeå kommun
Bostaden 
Blocket 
Kvalster 
Bostadsportal 
Hyra Bostad
Hyresvärdslistan 

Uppsala 

Uppsala Bostadsförmedling 
Blocket 
Kvalster 
Heimstaden 
Bostadsportal
Studentboet 
Hyra Bostad 
Hyresvärdslistan
Eklundshofs fastigheter  

Alnarp - Malmö

Boplats Syd 
Ikano Bostad 
Blocket 
Kvalster 
Bostadsportal 
Hyra Bostad 
Hyresvärdslistan 

Alnarp - Lund

Lunds Kommuns Fastighets AB
Blocket 
Kvalster 
Bostadsportal 
Hyra Bostad 
Hyresvärdslistan 

Skara

Centrumbostäder 
Blocket 
Kvalster 
Bostadsportal
Hyra Bostad
Hyresvärdslistan

För vissa utländska så kallade nyckelpersoner, kan man erhålla skattelättnader för arbete i Sverige i upp till fem år. Institutionen bör pröva möjligheten till forskarskatt genom att skicka in en ansökan till Forskarskattenämnden som handlägger och beslutar i dessa ärenden. Man kan förbereda en ansökan om forskarskatt i god tid, men ansökan fylls i av både arbetsgivaren och forskaren efter ankomst till Sverige och senast tre månader efter det att anställningen har påbörjats ska ansökan skickas in.

På medarbetarwebben finns mer information om forskarskatt, vad det innebär samt hur ansökan går till. Det finns även information om forskarskatt på Skatteverkets hemsida, både på svenska och engelska.

Underrättelse om anställning av tredjelandsmedborgare

Arbetsgivare som anställer en ny medarbetare som är medborgare i ett icke EU/EES-land, ska underrätta Skatteverket om detta genom blanketten Underrättelse anställning av utlänning senast den 12:e i månaden efter att anställningen påbörjats.

Institution/motsvarande ansvarar för att göra denna rapportering av anställningen till Skatteverket. När väl underrättelsen skett för en medarbetare, så behöver man inte underrätta Skatteverket igen om t ex en tidsbegränsad anställning skulle förlängas, det räcker med att göra det en gång. 

För mer information om Underrättelse anställning av utlänning se Skatteverkets hemsida.