Arbete i utlandet

Arbetsgivarverket och SLU avråder från distansarbete från utlandet på grund av att rättsläget är mycket oklart inom flera arbetsrättsliga områden. Se ovan risker.

Vid distansarbete från utlandet är riskerna störst för den enskilda medarbetaren. Medarbetaren kan bli skatteskyldig i flera länder samt riskera att förlora kollektivavtalade förmåner som föräldrapenningtillägg och sjukpenningtillägg. Ifall socialförsäkringstillhörigheten inte är utredd kan medarbetaren även riskera att sakna försäkringsskydd i båda länder om medarbetaren skulle skada sig eller bli sjuk.

SLU som arbetsgivare har även stort arbetsgivaransvar i dessa situationer att betala in skatt, pension och arbetsgivaravgifter till korrekt land, rapportering samt innehållande av skatt.

Process

1. Om en situation uppstår gällande distansarbete från utlandet ska personalavdelningen kontaktas. En enklare utredning gällande risker, konsekvenser och lämplighet ska göras mellan ansvarig chef och HR-specialist i varje enskilt fall.  
2. Om distansarbete från utlandet beviljas efter ovan utredning ska medarbetaren ansöka om A1-intyg vid försäkringskassan (för att utreda socialförsäkringstillhörighet). A1-intyget ska sedan lämnas till lönespecialist. Ansökan görs på försäkringskassans hemsida.
3. Innan distansarbetet påbörjas ska även en individuell överenskommelse skrivas mellan ansvarig chef och medarbetaren. Se nedan mall Individuell överenskommelse vid distansarbete från utlandet, under blanketter och länkar.

Observera att ovan gäller om medarbetaren endast är anställd av SLU och arbetar åt SLU på distans från utlandet. Om medarbetaren även arbetar deltid åt en annan arbetsgivare i utlandet gäller andra regler och rutiner. Se då fliken: Medarbetare som arbetar i flera länder, för olika arbetsgivare

Kollektivavtal om distansarbete från annat land

Arbetsgivarverket har slutit ett nytt avtal med OFR/S,P,O, Saco-S och Seko den 22 mars 2024. Avtalet innebär att de centrala kollektivavtalen äger tillämpning i två situationer vid distansarbete från utlandet (på motsvarande sätt som distansarbete i Sverige):

1. Då arbetstagare som har arbetsplatsen förlagd till Sverige normalt dagpendlar från hemmet i annat närliggande land (härmed avses de länder som Sverige delar geografisk gräns med, alltså Norge, Danmark och Finland). Detta om distansarbetet sker från hemmet och på ett motsvarande sätt som gäller hos arbetsgivaren vid distansarbete som sker inom Sveriges gränser.

2. Då arbetstagare under en kortare period (en till två veckor) vid enstaka tillfällen distansarbetar från annat land inom EU/EES. 

Avtalet gäller enbart i två ovan situationer och inte vid några andra fall.

Observera att det även i ovan två situationer finns risker med distansarbete från utlandet, och att det därför avråds. Dessa risker är bland annat:

• Det saknas ett försäkringsskydd via arbetsgivaren som täcker exempelvis resa, egendomsförlustpersonskada som inte sker i samband med arbetet, vård i värdlandet och hemtransport vid sjukdom.
• Svenska arbetsmiljöregler gäller inte, och det finns ingen som tar ett arbetsmiljöansvar för arbetstagaren i värdlandet.
• Arbetstagaren löper risk att beskattas både i Sverige och i distansarbetslandet.
• Arbetstagaren förutsätts i stor utsträckning agera under eget ansvar gentemot värdlandets myndigheter.

Även i ovan två situationer ska en individuell överenskommelse skrivas mellan ansvarig chef och medarbetaren om distansarbetet beviljas.  Se mall Individuell överenskommelse vid distansarbete från utlandet.

Blanketter och länkar

Individuell överenskommelse vid distansarbete från utlandet

Försäkringskassans hemsida – A1 intyg

Om en medarbetare ska arbeta deltid vid SLU och även har en annan anställning i utlandet är det nödvändigt att i förväg utreda socialförsäkringstillhörigheten. Vid dessa situationer ska personalavdelningen kontaktas omgående för att påbörja en utredning innan anställningsstart.

Om socialförsäkringstillhörigheten inte är utredd och sociala avgifter samt skatt betalas till fel land kan SLU bli skyldiga att betala in avgifter till rätt land retroaktivt.

Om socialförsäkringstillhörigheten inte är utredd är riskerna även stora för medarbetaren. Hen kan bli skatteskyldig i flera länder, samt sakna försäkringsskydd i båda länderna vid skada eller sjukdom, både för sig själv och för sin familj.

Prefekt/motsv bör beakta ifall det är lämpligt att anställa eller bevilja tjänstledighet på deltid i ovan situationer. Utredningen som då ska göras är mera omfattande än den vid distansarbete i utlandet. Utredningen kan ofta innebära en konsultkostnad som då belastar institutionen.

Process - Utredning

1. Prefekt/motsv kontaktar personalavdelningen för start av utredning. Både medarbetare och prefekt kommer att delta i utredningen.
2. Personalavdelningen bedömer hur komplex utredningen kommer att bli och avgör ifall konsulthjälp via KPMG behöver användas. Eventuell konsultkostnad från KPMG belastar institutionen och kan innebära en stor kostnad.
3. Inför utredningen behöver medarbetaren ansöka om ett A1-intyg samt dokumentera en resekalender. Medarbetaren är även skyldig att inhämta korrekta skatteunderlag  från skatteverket. Alla underlagen ska lämnas in snarast möjligt till löneenheten som underlag inför utredning.

Om medarbetaren är folkbokförd i Sverige ansöker hen om A1-intyget hos försäkringskassan. Om medarbetaren är folkbokförd i utlandet ansöker hen om intyget hos försäkringskassans motsvarighet i det landet.

https://www.forsakringskassan.se

Utredningen kan resultera i att SLU behöver registrera verksamhet i det andra landet för att kunna betala in arbetsgivaravgifter korrekt. Detta hanteras och beslutas av juridiska enheten.

Att tänka på

Var uppmärksam på ifall en blivande medarbetare ska anställas på deltid och har bostadsort i utlandet.

Var även uppmärksam ifall en medarbetare ansöker om tjänstledighet på deltid och det gäller en annan anställning i utlandet. Begär in anställningsavtalet och kontrollera med HR-specialist.

SLU kan anlita sakkunniga som bor i ett annat land. I dessa fall är personerna arvodister och utför enbart kortvarigt arbete. Arbetet anses till stor del utföras i Sverige, till exempel i samband med provföreläsningar.

Sakkunniga som anställs i kortare tid än sex månader ska ansöka om SINK-skatt (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta). Ansökan om SINK-skatt görs via skatteverket. Alla underlag för utbetalning av ersättning till den sakkunnige lämnas sedan till löneenheten. Läs mer om SINK-skatt här.

För att kunna betala ut ersättning behöver den sakkunnige även ha ett samordningsnummer. Institutionen rekvirerar samordningsnummer hos skatteverket. Om den sakkunnige befinner sig i utlandet tilldelas hen ett samordningsnummer med nivå sannolik, eftersom besök vid skatteverket inte kan göras. Läs mer om samordningsnummer här.