Den 15 maj varje år bokar SLU:s lokalbokning in kurser och examination för höstterminen. Just när vårens schemaläggning nästan var i mål kom nya riktlinjer om att fler studenter åter får vistas på campus. Fler betyder dock inte att alla som vill ryms, eftersom platserna i salarna minskar markant när hänsyn till avstånd är taget. För att få ihop aktiviteterna inför hösten har alla fått göra om planeringarna anpassade till nya direktiv.
Nya riktlinjer för lokalbokning
När vårens schemaläggning var klar, enligt de förutsättningar som var innan 15 maj, kom nya riktlinjer om att fler studenter åter får vistas på campus: inriktningsbeslut för SLU:s undervisning från 15 juni. De redan fördelade salarna avbokades för att på nytt kunna bokas med anpassning till nytt läge.
Riktlinjer för hur bokningen skulle hanteras skapades med en ny prioriteringsordning och nya tidsmoduler att förhålla sig till. Allt för att ta hänsyn till maxantal i salarna, för att skapa förutsättningar att hålla avståndet samt för att nyttja fler timmar på dagen. 24 juni sattes som deadline för att bekräfta till lokalbokningen vilka aktiviteter som önskade få salar tilldelade.
Fokus på period 1
Tiden innan sommarsemestern var knapp, så för att göra arbetsinsatsen något mindre för både verksamheten och lokalbokningen beslutades att lägga fokus på att boka om endast period 1 (första halvan av höstterminen). Period 2 hanteras senare.
Ett intensivt arbete för att samordna och prioritera startade på våra campus. Det kommunicerades mer än vanligt "över gränserna" för att nå målet att sinsemellan nyttja våra gemensamma lokaler på bästa sätt så att så många som möjligt skulle rymmas.
Nu hanteras alla bokningsförfrågningar
Just nu hanterar lokalbokarna för fullt alla förfrågningar för att så snart det är möjligt kunna ge svar till dem som väntar på att få salar bekräftade. I de fall sal i önskad storlek inte är tillgänglig kontaktar lokalbokningen den person som gjort beställningen och försöker hitta en alternativ tid eller eventuellt byte av dag. Om bokningskrockar mellan t.ex. olika kurser inträffar där fler parter är inblandade meddelas berörda som sinsemellan får komma överens om lokal och tider eller vilken kurs som eventuellt ska prioriteras. När det är gjort meddelar de lokalbokningen vad som är överenskommet.
Målet är att allt ska vara bokat och bekräftat i slutet av vecka 27. Ett bekräftelsemejl kommer att skickas till respektive beställare. Det är mycket viktigt att beställaren noga kontrollerar att all information stämmer och snarast meddelar lokalbokningen om den inte gör det.
Efter sommaren
Efter sommarsemestern är det åter dags att på samma sätt som nu skicka in kursscheman och examinationer som ska ske på campus med start period 2. Då gäller 15 augusti som deadline för alla huvudcampus. Här finns de riktlinjer som skapades för våren och som även gäller för hösten: praktiska anvisningar för lokalbokning till höstterminen
Bokningar för digitala aktiviteter
De som har aktiviteter digitalt, men använder sig av schemavisningen i TimeEdit kan få önskat schema inlagt i systemet. Viktigt är då att tydligt skriva att dessa tillfällen ska ske digitalt och att sal inte ska tilldelas.
Skyltning och skydd
Förutom schemaläggningen ses det nu över vad som ska förberedas i våra undervisningslokaler och gemensamma ytor innan höstterminen startar. Nya skyltar ska tryckas med uppmaning att hålla avstånd och handspritstationer stationeras i entréer samt i vissa gemensamma utrymmen. Skydd i form av plexiglas ska finnas vid bemannade receptioner och liknande och vissa gemensamma undervisningslokaler möbleras om för att underlätta att avstånd kan hållas. Detta sker under sommaren och är klart innan vecka 35 när studenterna kommer.