Kränkande särbehandling

Chefsansvar

Du som är chef ska arbeta förebyggande mot kränkande särbehandling. SLU arbetsmiljöpolicy tydliggör att kränkande särbehandling inte accepteras inom verksamheten. Alla chefer vid SLU ska arbeta förebyggande mot kränkande särbehandling. För att kunna förebygga kränkande särbehandling krävs vetskap om den specifika sociala arbetsmiljön på arbetsplatsen. Det innebär att du som chef ska ha kunskaper för att tidigt upptäcka och hantera samarbetsproblem och andra källor till kränkande särbehandling. Du ska kunna identifiera tecken som indikerar att kränkande särbehandling förekommer, och du behöver kompetens att bedöma vilka åtgärder som är lämpliga att vidta.

Ett sätt att upptäcka arbetsmiljörelaterade problem är att regelbundet undersöka verksamheten, arbetsmiljön och arbetsklimatet. Detta kan exempelvis göras genom en skyddsrond, medarbetarsamtal, arbetsplatsmöten, kunskapshöjande insatser kring kränkande särbehandling samt snabba reaktioner på kränkande uttalanden och olämpliga beteenden.

Finns det signaler på en ohälsosam organisatorisk eller social arbetsmiljö är det viktigt att du som chef tar tag i det direkt. Du kan ta hjälp av HR-specialist för att diskutera lämpliga åtgärder.

Förebyggande åtgärder

Tänkbara åtgärder kan exempelvis vara:

• Följa upp och justera rutiner, tydliggöra roller och ansvar
• Säkerställa en god introduktion av nya medarbetare, vilket skapar möjlighet att på ett bra sätt finna sig tillrätta i arbetsgruppen
• Förbättra kontaktytorna inom institutionen/avdelningen, exempelvis med hjälp av regelbundna avdelningsmöten och samtal med dina anställda
• Undersöka arbetssituationen för alla anställda, i första hand genom individuella samtal
• Genomföra regelbundna undersökningar av arbetsklimatet och hur ni förhåller er till varandra följt av rekommenderade åtgärder
• Diskutera definitionen av kränkande särbehandling tillsammans i arbetsgruppen och informera om rutinerna för hur kränkande särbehandling ska hanteras
• Se till att du som chef, och i förekommande fall andra underställda chefer i din verksamhet, har utbildning i kommunikation och bemötande, konflikthantering och andra arbetsmiljörelaterade frågor. Vid behov av utbildning kontakta HR-specialist.

Chefsansvar

Du som är chef är skyldig att starta en utredning om kränkande särbehandling om någon av dina anställda upplever sig vara utsatta. Så fort du som chef har fått kännedom om upplevd kränkande särbehandling på din institution/motsvarande, är du skyldig att agera. Det krävs inga bevis för att något har hänt. Det finns inget specifikt formkrav för anmälan av kränkande särbehandling. En anmälan kan göras skriftligen via e-post, brev eller muntligen via ett telefonsamtal.

Syftet med att utreda är att få tillräckligt med information och kunskap om situationen, så att du kan bedöma om det rör sig om kränkande särbehandling eller om händelserna beror på något annat som behöver åtgärdas. Om kränkande särbehandling förligger är det viktigt att omgående stoppa pågående trakasserier och motverka att detta förekommer i framtiden. 

Din utrednings- och åtgärdsskyldighet som chef gäller oavsett om kränkningen utförs av anställda eller studenter. Utredningsskyldigheten kan, i vissa fall, uppstå även om den upplevda kränkningen inträffar utanför arbetstid om den påverkar situationen på arbetet. Det kan handla om något som händer på vägen till eller från jobbet, eller på sociala medier.

Utred kränkande särbehandling

En utredning av kränkande särbehandling kan variera i omfattning och utformning. Val av utformning beror på omständigheterna i den aktuella situationen. Utredningen görs med utgångspunkt i det systematiska arbetsmiljöarbetet och föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö AFS 2015:14. 

I vissa fall kan det vara lämpligt att utredningen görs av någon annan än du som är chef. Den som ska genomföra utredningen bör ha tillräcklig kompetens, möjlighet att agera opartiskt och ha de berördas förtroende. Det är du som chef som främst ansvarar för att utredningen blir gjord och att den görs skyndsamt, med integritet och kvalitet. 

Att genomföra en utredning kan innebära att

• Ta reda på vad som har hänt genom att samtala med den som upplever sig utsatt och den som pekas ut. Träffa dem separat och avskilt. Tydliggör att du dokumenterar samtalet.
• Utse en utredare som är opartisk, har kompetens inom området och har parternas förtroende. Det kan exempelvis vara en representant från företagshälsovården.
• I början av utredningen göra en bedömning av det inträffade för att avgöra om det handlar om trakasserier, diskriminering eller kränkande särbehandling. Meddela alla berörda vad utredningen konstaterat. 
• Samtala med andra som kan ha uppmärksammat något i enskilda möten. Var tydlig med att du dokumenterar det de säger.
• Se till att både utsatt och utpekad får löpande kännedom om i vilket skede utredningen är, vad som ska hända härnäst och hur tidplanen ser ut.
• Se till att både den utpekade och den utsatte får ta del av allt material som tillförts ärendet.
• I slutändan av utredningen göra en bedömning av vad arbetsgivaren behöver göra för att den rapporterade kränkningen ska upphöra. 

Viktigt att tänka på

• Fånga upp tidiga signaler.
• Båda parter (utsatt och utpekad) kan behöva stöd, exempelvis samtalsstöd som finns att få hos företagshälsovården.
• Rådgör med din HR-specialist om hur en utredning kan se ut och hur båda parter kan informeras. HR-specialist kan även vara behjälplig i beställning av insats hos företagshälsovården. 
• Om du får kännedom via ett ombud att en medarbetare blivit utsatt, notera det som en tjänsteanteckning. Informera ombudet om att den som är utsatt önskar vara anonym så är det möjligt, men då kan endast generella åtgärder i arbetsmiljöarbetet vidtas. För att sätta in specifika åtgärder mot den utpekade behövs kontaktuppgifter till den utsatte.
• Ser eller hör du själv något som kan uppfattas som kränkande särbehandling, ska du starta en utredning utifrån det, baserat på dina egna iakttagelser. 

Dokumentera fortlöpande

Fortlöpande dokumentation av utredningen och åtgärderna är ett viktigt underlag för att kunna följa upp effekterna av åtgärderna. Är det ett fall som blir aktuellt för arbetsrättsliga åtgärder, måste allt ha dokumenterats noggrant och överskådligt.

Genom dokumentation kan du även upptäcka om de inträffade kränkningarna är del av ett större problem som kräver mer omfattande generella insatser.

Diarieföring och sekretess

Anmälningar eller kännedom om kränkande särbehandling ska dokumenteras och diarieföras. Får du en muntlig anmälan eller kännedom om misstankar på liknande sätt ska det dokumenteras i tjänsteanteckningar. Allt underlag som är av vikt för utredningen och eventuella beslut ska dokumenteras och diarieföras.

För att skydda de berörda finns möjligheten att sekretessmarkera ärendet i diariet. Sekretessmarkeringen i diariet är dock ingen garanti för att handlingarna kan sekretessbeläggas om de begärs ut i form av allmänna handlingar. Kontakta registrator vid frågor. Varje gång en handling begärs ut ska sedan en sekretessprövning göras. Om det finns lagstöd för att sekretessbelägga delar av materialet, ska dessa delar maskeras före utlämnandet. Även om universitetet beslutar om sekretess är det viktigt att veta att detta kan överprövas i domstol.

Anonyma fall

Det är möjligt att göra en anonym anmälan. En utredning med eventuella påföljder för den eller de personer som utpekats för kränkande särbehandling kan dock inte inledas om utsatte önskar vara anonym. Endast generella åtgärder i det systematiska arbetsmiljöarbetet kan vidtas vid anonyma fall.

I sammanhanget är det viktigt att känna till att företagshälsovården inte kan bistå en enskild anställd som önskar vara anonym eller inte vill koppla in sin chef.

Chefsansvar

Det är viktigt att agera så snart som möjligt när kränkande särbehandling har konstaterats. Har kränkande särbehandling konstaterats, ska åtgärder för att stoppa och förhindra upprepning sättas in så snart som möjligt. Syftet med de åtgärder som genomförs på såväl kort som lång sikt är att den kränkande särbehandlingen ska upphöra och inte upprepas. Vilka åtgärder du väljer att genomföra i ett specifikt fall beror på vad utredningen visar.

Tänkbara åtgärder

• Gör den som utövar kränkande särbehandling uppmärksam på att beteendet är att uppfatta som kränkande särbehandling och att beteendet genast ska upphöra.
• Gör personen uppmärksam på att en upprepning av det kränkande beteendet kan medföra disciplinära åtgärder i form av varning eller i förlängningen uppsägning av personliga skäl. (Sådana konsekvenser är dock extrema åtgärder som är aktuella om händelser upprepats trots tillrättavisning, varning eller andra åtgärder.) 
• Följ upp kontinuerligt med den utpekade och den utsatte, samt med andra berörda av händelserna.
• Ha ökad uppsikt, särskilt på platser och vid tidpunkter som har visat sig vara riskfyllda i sammanhanget
• Diskutera och genomför sedan lämpliga insatser med hjälp av HR-specialist eller företagshälsogården för den utsatte och för den som utpekats, exempelvis samtalsstöd.
• Rådgör med din närmaste HR-specialist om hur du ska informera dina eventuella andra anställda om pågående utredning och åtgärder.

Dokumentera fortlöpande

Fortlöpande dokumentation av utredningen och åtgärderna är ett viktigt underlag för att kunna följa upp effekterna av åtgärderna. Är det ett fall som blir aktuellt för personalansvarsnämnden (PAN), måste allt ha dokumenterats noggrant och överskådligt.

Genom dokumentation kan du även upptäcka om de inträffade kränkningarna är del av ett större problem som kräver mer omfattande generella insatser.

Diarieföring och sekretess

Anmälningar om kränkande särbehandling ska dokumenteras skriftligt och diarieföras. Ta kontakt med registrator. Om handlingarna begärs ut ska du ta hjälp av juridiska avdelningen för sekretessprövning. Bedöms delar av materialet som lämpligt att sekretessbelägga kan det maskeras före utlämnandet enligt instruktion från juridiska avdelningen. Sekretessen kan överprövas och är inte en garanti för enskilda personers integritet.

Följ upp åtgärderna

För att förvissa dig om att den kränkande särbehandlingen inte upprepas bör du som chef följa upp och utvärdera åtgärderna. Om det visar sig att åtgärderna har varit otillräckliga måste du överväga vilka ytterligare åtgärder som kan sättas in för att sätta stopp för den kränkande särbehandlingen. Ta hjälp av din HR-specialist. Är problemet stort och kräver omfattande generella insatser så lyft frågan till din egen chef.

Arbetsrättsliga konsekvenser

I allvarliga fall av upprepad kränkande särbehandling som inte har upphört efter tillrättavisning, samtal eller andra stödjande åtgärder, kan SLU där bevisningen räcker vidta någon av följande åtgärder mot en anställd som kränker:

• Disciplinpåföljd i form av varning eller löneavdrag 
• Omplacering
• Uppsägning på grund av personliga skäl eller
• Avskedande 

Särskilt allvarliga ärenden ska utredas av personalavdelningen, i samråd med juridiska avdelningen. Arbetsrättsliga påföljder beslutas av Personalansvarsnämnden (PAN). För högre befattningar (professorer) är det Statens ansvarsnämnd (SAN) som beslutar om påföljder.

Anmälan till PAN/SAN

Ansvarig för utredningen rådgör med HR-specialist om ärendet ska anmälas till SLUs Personalansvarsnämnd (PAN) respektive Statens ansvarsnämnd (SAN).