Rektors beslutsmöten – Reb

Rektors beslutsmöte hålls normalt kl. 9-10.30, varannan onsdag, jämna veckor. Datumändringar kan förekomma då det är rektors kalender som styr. 

Skicka ditt beslutsunderlag till reb@slu.se senast onsdag kl. 12 veckan före önskat möte (om inget annat anges).

Förslag till beslut om anställning av professorer (inkluderat gästprofessor, adjungerad eller befordrad professor) lämnar du in 2 veckor före beslutsmötet. 

Rektors beslutsmöte genomförs digitalt via Zoom. Kallelse med länk skickas ut från reb@slu.se några dagar innan mötet tillsammans med preliminär beslutslista. På listan kan du se i vilken ordning ärenden tas upp. Som föredragande släpps du in i mötet från det virtuella väntrummet när det är dags för ditt ärende. 

Alla ärenden till rektors beslutsmöten måste ha ett SLU-id som du begär ut av din lokala registrator.

Format

Använd aktuell mall för rektorsbeslut (reb-mall) som finns att hämta i Word. I mallen finns instruktioner, exempel, för vad som ska ingå i beslutet samt även förinlagda funktioner som alltid ska vara med i beslutet.

Skicka beslutsunderlaget till reb@slu.se som en pdf-fil. Om ett ärende har bilagor skapar du en pdf-portfölj. Det förenklar läsbarheten och tydliggör hela beslutsunderlaget med dess olika bilagor som är kopplade till ärendet. 

När du skickar in ditt beslutsunderlag ska det namnges enligt följande format:

• forslag_ärendenamn_reb_20240122

En pdf-portfölj namnges enligt ovan med tillägg att totalt antal sidor ska anges, dvs.

• forslag_ärendenamn_reb_20240122_53sid

Kom ihåg att dina pdf-filer måste uppfylla tillgänglighetskraven.

Innehåll

Det är viktigt att alla rubriker som anges i mallen finns med i ditt beslutsunderlag. Om du inte har eller kan delge information under viss rubrik ska det anges i skrift, t.ex. "Ej tillämplig", ”Inte relevant” eller ”Årligt återkommande ärende”.

SLU ska behandla alla ärenden lika i enlighet med likabehandlingsprincipen, en princip som SLU som myndighet måste efterleva. Av bl.a. denna anledning ska vi därför inte skriva några namn (personuppgifter) i att-satserna.  

Beslutsunderlaget ska formuleras på så sätt att det kan läsas och förstås även av framtida läsare av beslutet. Det ska också gå att förstå innebörd av ett beslut utan att det krävs att eventuell bilaga behöver läsas.

Om en bilaga ska beslutas som sådan (t.ex. avtal, instruktion osv.) ska det framgå i beslutets att-sats(er), dvs. att rektor beslutar ... enligt bilaga.

Om det i beslutet ingår ekonomi/medelsanvändning ska en separat att-sats handla om vilket kostnadsställe som ska belastas.

I beslutet ska framgå hur uppföljningen kommer att ske, detta enligt SLU:s styrelses rekommendation.

Om du märker att du behöver ändra en att-sats under ”Rektor beslutar” efter att du skickat in underlaget måste du meddela detta till reb@slu.se. 

I sista stycket (meningen "I beredningen av ärendet") ska du .ange att chefen för din avdelning/institution har tagit del av förslaget till beslut. Du ska även ange de sakkunniga som eventuellt deltagit i beredningen av ärendet, t.ex. jurist eller personaldirektör.

Föredraganden ansvarar även  för att

• ärendet är korrekt beskrivet och allsidigt belyst
• det vid behov finns ekonomiska beräkningar, ritningar, kartor och andra underlag
• MBL-förhandlingar har genomförts om så krävs
• språket i beslutet är vårdat, enkelt och begripligt samt följer SLU:s stilguide.

Rektor, universitetsdirektören, mötessekreteraren och den föredragande deltar.

Beslutande är rektor eller prorektor i rektors ställe.

Bisittare är universitetsdirektören eller biträdande universitetsdirektören.

Föredragande är normalt sett den som har förberett ärendet (handläggaren). Det är viktigt att den som föredrar ärendet inte själv är direkt berörd av beslutet. Exempelvis får handläggaren inte ge sig själv ett uppdrag eller beviljas medel som en följd av beslutet.

Under mötet

Ärenden föredras vid digitalt möte i Zoom enligt mötesinbjudan från reb@slu.se. Gå in till mötet via länken cirka 5 minuter i förväg. Du kommer då till ett digitalt väntrum och släpps in i mötet när det är dags för ditt ärende.

Varje ärende tar cirka 5-10 minuter. Föredra ditt ärende för rektor muntligt och kortfattat samt svara på frågor.

Rektor beslutar enligt förslag, med revidering eller bordlägger ärendet. Rektors beslut gäller direkt. Inga fysiska eller digitala underskrifter behövs.

När ditt ärende är avslutat lämnar du mötet.

Om rektor måste underteckna

Vissa handlingar som avtal, köpekontrakt och personalärenden kräver underskrift och hanteras under eller efter varje beslutsmöte.

Om det behövs fysisk underskrift kontaktar du som föredragande mötessekreteraren (reb@slu.se) och kommer överens om hantering av de original som ska undertecknas. Originalen ska vara ensidiga och i färg. Se också till att du skickar kompletta dokument - i ett avtal ska till exempel parternas namn vara ifyllda.

Efter mötet

Ett beslut är klart att expedieras direkt efter Reb förutsatt att det blivit godkänt. Om det behövs kompletteringar skickar du dessa till reb@slu.se.  Beslutet kan expedieras då kompletteringarna har bekräftats.

Du som föredragande mejlar beslutet enligt sändlistan och kopia för kännedom, såvida inget annat har överenskommits vid mötet. Skicka alltid kopia till registrator@slu.se och reb@slu.se.

Vid professorsärenden skickar du alltid kopia till akademiintendenturen@slu.se.   

När du expedierar beslutet ska det namnges enligt följande format:

• ärendenamn_reb_20240122

Mötessekreteraren färdigställer en beslutslista från mötet som signeras av rektor och universitetsdirektören. Beslutslistan registreras i Public 360 som ett eget ärende. 

Om beslutet gäller ett internt styrande dokument ska föredraganden se till att det styrande dokumentet i Word-format skickas till adressen bereda@slu.se. Vissa centrala interna styrande dokument publiceras på medarbetarwebben. De som inte publiceras på webben kan sökas fram i Public360.