De gällande reglerna finns främst i: Tryckfrihetsförordningen, (TF), 2 kap., Offentlighets- och sekretesslagen (OSL ), Dataskyddförordningen (GDPR), Lagen om etikprövning och i Arkivlagen.
TF, 2 kap definierar begreppen handling och allmän handling och ger regler om allmänhetens rätt att ta del av myndighetens handlingar; OSL anger regler om utlämnande av allmänna handlingar och
dataskyddförordningen, regler om hantering av personliga uppgifter och integritetsskydd.
Lagen om etikprövning anger regler för forskning som avser människor och biologiskt material och Arkivlagen, regler för verkställighet av offentlighetsprincipen genom ordning bland allmänna handlingar.
Vad gäller för forskningsverksamheten vid SLU?
För forskningsverksamhet bedriven i offentligrättslig form (universitet eller högskola) gäller offentlighetsprincipen (OP). OP betyder att SLU:s verksamhet är öppen för insyn och att forskning inte har någon särställning. Det insamlade materialet tillhör vanligtvis universitet och ska hanteras enligt gällande regler. Det betyder att forskningsmaterial i regel är en allmän handling oavsett hur finansieringen skett.
Allmän handling är en handling som inkommit till eller upprättats hos SLU. Den kan vara representerad i skrift, bild eller som upptagning. Man kan inte själv bestämma om en handling är allmän eller inte. Vad som är en allmän handling framgår av 2 kap. Tryckfrihetsförordningen. Begreppet allmän handling är teknikneutralt och vidsträckt. Det kan vara en elektronisk eller en pappershandling, videofilm, ljudupptagning el. dyl. Det kan vara ett befintligt material eller en sammanställning av elektroniskt lagrade uppgifter.
Är allt forskningsmaterial allmän handling?
Utkast och anteckningar är inte allmäna handlingar om de inte tillför några sakuppgifter eller arkiveras. Biologiskt material, fysiska konstverk eller naturvetenskapligt material är inte allmän handling i lagens mening. Dokumentation om dessa material och föremål är däremot allmän handling.
Är forskningsmaterial offentlig handling?
Merparten av allt forskningsmaterial är allmän handling och i regel också offentlig handling. Materialet kan begäras ut för utlämnande av vem som helst. I undantagsfall kan forskningsmaterial vara hemligt och det kan finnas hinder för utlämnande. För detta krävs stöd i Offentlighets- och sektretesslagen (OSL).
Av offentlighets- och sekretesslagens (OSL) 1 kap. 1 § framgår att lagen innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Lagen innehåller vidare bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar.
Bestämmelserna innebär begränsningar i yttrandefriheten enligt regeringsformen, begränsningar i den rätt att ta del av allmänna handlingar som följer av tryckfrihetsförordningen samt, i vissa särskilt angivna fall, även begränsningar i den rätt att meddela och offentliggöra uppgifter som följer av tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen (meddelarfrihet, se mer om det nedan).
Enligt 2 kap. 1 § OSL gäller förbudet att röja eller utnyttja sekretessbelagda uppgifter både för myndigheten som sådan och för de enskilda anställda.
Bestämmelsena avser förbud att röja uppgift, vare sig detta sker muntligen, genom utlämnande av allmän handling eller på något annat sätt.Gäller förbud enligt denna lag mot att röja en uppgift, får uppgiften inte heller i övrigt utnyttjas utanför den verksamhet för vilken den är sekretessreglerad.(7 kap. 1 § OSL). Exempel på detta är att en anställd utnyttjar sekretessbelagd information för att göra sig ekonomisk vinning i något sammanhang utanför myndigheten.
Vad gäller om det inte finns någon sekretessbestämmelse som passar?
Det finns ett antal sekretessbestämmelser som kan vara aktuella för SLU:s verksamhet. Finns det inga sekretessbestämmelser är man tvungen att, vid en förfrågan, lämna ut en allmän handling som efterfrågas.
Meddelarfrihet regleras i 1 kap. 1 § 3 st OSL. Det innebär att det ska stå envar fritt att, i de fall då ej annat är föreskrivet, meddela uppgifter och underrättelser i vad ämne som helst för offentliggörande i tryckt skrift till författare eller annan upphovsman, till skriftens utgivare eller till en redaktion eller nyhetsbyrå. Offentliganställda tjänstemän har på grund av meddelarfriheten en generell möjlighet till undantag från tystnadsplikten – men inte handlingssekretessen – till den som kan offentliggöra uppgifterna i medier. Man får alltså lämna ut uppgifter ur allmän handling, men inte handlingen som sådan.
Uppgifter ur alla sekretessbelagda handlingar omfattas dock inte av meddelarfriheten, t.ex. inte uppdragsforskning.[1]
”Affärssekretessen”
Sekretess gäller för uppgift om enskilda personer eller företags affärs- eller driftförhållanden när denne (…) har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada[2] om uppgiften röjs. Sekretessen gäller i högst tjugo år. Beträffande en handling som anger villkoren i ett avtal gäller sekretessen dock längst till dess att två år förflutit. (31 kap.16 §)
”Personliga förhållanden inom utbildningsväsendet”
Sekretess gäller i (…) utbildningsverksamhet (…) för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om en enskilds personliga förhållanden hos psykolog, kurator eller hos studie- och yrkesvägledningen, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men.[3] (23 kap. 5 §)
”Uppdragsforskningssekretessen”
Sekretess gäller för uppgift som avser provning, bestämning av egenskaper eller myckenhet, värdering, vetenskaplig, teknisk, ekonomisk eller statistisk undersökning eller annat sådant uppdrag som myndigheten utför för en enskilds räkning, om det måste antas att uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs.
Hos universitet och högskolor gäller sekretessen i högst tio år. (31 kap. 12§ OSL)
I 13 § finns en sekretessbrytande bestämmelse enligt vilken sekretessen enligt 12 § inte hindrar att uppgifter som rör människors hälsa lämnas till en myndighet som utövar tillsyn inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Detta för att kunna slå larm om hälsofaror utan att hindras av sekretess.
”Samverkansforskningssekretessen”
Sekretess gäller hos universitet och högskolor för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild, om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs. (24 kap. 5 §)
Här måste poängteras att det ska röra sig om forskning i samverkan - här inkluderas inte t.ex. lantbrukare som upplåtit sin djurbesättning åt ett forskningsprojekt om inte lantbrukaren själv på något aktivt vis deltar i själva forskningen.
”Patentsekretess”
20 § Sekretess gäller i ärende om ansökan om patent för uppgift om uppfinning eller företagshemlighet, om inte annat följer av patentlagen (1967:837).
21 § Sekretess gäller för sådan uppgift om uppfinning som har lämnats till en myndighet enligt lagen (1949:345) om rätten till arbetstagares uppfinningar. Om patent har sökts på uppfinningen, gäller dock sekretessen endast om uppgiften omfattas av sekretess enligt 20 §.
För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen enligt första stycket första meningen i högst tjugo år.
Kan man skriva egna sekretessavtal?
Avslutningsvis ska tilläggas att de juridiska regler vi har att förhålla oss till är tvingande. Man kan inte upprätta samarbetsavtal där t.ex. personal som jobbar med olika studier där kommersiella företag är inblandade beläggs med ”tystnadsplikt”, eller på annat sätt inskränka eller utvidga lagens områden. Sådana avtal fungerar bara som en påminnelse om redan gällande rätt.
TF, kap 2, § 3 anger att med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad.
1. Av 31 kap.26 § OSL framgår att den tystnadsplikt som följer av 12§ (…) inskränker meddelarfriheten (”rätten enligt 1 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen och 1 kap. 1 och 2 §§ yttrandefrihetsgrundlagen att meddela och offentliggöra uppgifter”). Huruvida meddelafriheten är begränsad för aktuell sekretessbestämmelse framgår i slutet av varje kapitel i OSL.
2.Rakt skaderekvisit innebär att uppgifterna i en allmän handling som huvudregel är offentliga, så kallad svag sekretess. För att uppgifterna ska kunna beläggas med sekretess måste ett utlämnade av dem kunna anses leda till skada.
3. Omvänt skaderekvisit innebär att uppgifterna i en allmän handling som huvudregel är sekretessbelagda, så kallad stark sekretess. För att uppgifterna ska kunna lämnas ut måste det stå klart att utlämnandet inte kan anses leda till skada.
Tillbaka till startsidan av forskningshandboken
Hantering av forskningsmaterial, kort lathund för forskare
Tillämpningsbeslut för bevarande och gallring av forskningsmaterial
1. Vad är allmän handling?
2. Är allt forskningsmaterial allmän handling?
3. Är forskningsmaterial offentlig handling?
1. I vilka fall gäller sekretessen?
2. Vad gäller om det inte finns någon sekretessbestämmelse som passar?
3. Vad innebär meddelarfrihet?
4. Vilka sekretessgrunder finns?
5. Kan man skriva egna sekretessavtal?