Juridiska rekommendationer vid distansundervisning

En utgångspunkt som är bra att minnas är att distansundervisning ska utföras via verktyg som tillhandahålls genom universitetet, t.ex. Zoom. Gratistjänster online ska inte användas. 

Tänk dock på att alla tjänster inte har samma säkerhet. Det är därför viktigt att använda rätt tjänst för den typ av information som du ska behandla. Zoom ska t.ex. inte användas för behandling av känsliga personuppgifter
eller uppgifter som är sekretessreglerade enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL).

Många frågor rör inspelning av videosamtal i olika situationer. Här är tumregeln att ”om inte inspelning av situationen skedde igår, ska inte inspelning ske idag”. Den främsta anledningen till detta är att allt sparande av videofiler, chattloggar med mera gör att de filer som skapas blir allmänna handlingar.

Allmänna handlingar omfattas av offentlighetsprincipen och kan därför begäras utlämnade av vem som helst, i Sverige eller utomlands. Inspelad video från utbildningssituationer måste sparas i minst 2 år. Vi ska av den anledningen inte spela in studenter i en undervisningssituation om det inte verkligen behövs, särskilt när studenten befinner sig i sitt hem.

Det kan upplevas som mycket obehagligt för en student att en video av dem som för några veckor sen inte skulle ha existerat nu kan lämnas ut till vem som helst. Sparande av video och chatt kan dessutom leda till att studenter som är blygare än andra tvekar inför att delta aktivt i undervisningen av rädsla för att deras ”dumma frågor” ska finnas kvar för alltid i en inspelning. Detta gör också att inspelning som utgångspunkt inte ska ske.

Innan ni behandlar studenternas personuppgifter genom inspelning eller streaming så ska det göras en bedömning av om det är möjligt att lösa situationen på ett sätt som inte förutsätter att vi behandlar studentens personuppgifter. Finns det en sådan lösning är behandlingen inte nödvändig, och den lösningen som inte innebär behandling av personuppgifter bör väljas.

Oavsett på vilket sätt vi hanterar personuppgifter under distansundervisningen så ska studenter få information om vad som kommer ske med deras personuppgifter.

Tillsammans med avdelningen för digitalisering och lärande har juristenheten tagit fram sådan information som ska lämnas till studenterna.

Innan du spelar in ett undervisningstillfälle som hålls på distans måste du
informera om den behandling som sker. Den information som du ska lämna är:

• Varför du spelar in tillfället
• Om studenterna kommer att synas eller höras i inspelningen
• Hur länge du ska spara den inspelade Zoom-föreläsningen
  • Gäller det en examinerande uppgift ska den bevaras i 2 år efter examination
  • Gäller det en föreläsning ska den bevaras i 2 år efter avslutat kurstillfälle

Obs att om en student begär omprövning av betyget bör inspelningen bevaras i 2 år efter att prövningen har slutbehandlats.

Personuppgifter får inte spridas till fler personer eller organisationer är vad som är nödvändigt. Det här kan ske i situationer där studenter behöver legitimera sig och där videosamtal förs i grupp. Det är inte tillåtet med legitimering på ett sätt där en student visar upp sin legitimation så att alla övriga studenter kan se det. Det vill säga, du ska inte ha ett upprop i en klass där alla studenter ser varandras id-kort eller annan information som de inte har behov av. Den typen av legitimering i gruppsituationer får hanteras på något annat sätt.

Om du behöver spela in ett undervisningstillfälle med id-kontroll, avvakta tills id-kontrollen är utförd innan du påbörjar inspelningen.

När inspelningen (filmen) kan gallras (till exempel 2 år efter examination för en examinerande uppgift), ska inspelningen som huvudregel raderas, du får därför inte behålla inspelningen längre än den tiden.

Vid en föreläsning är det viktigt att du ger alternativ på hur frågor kan ställas utan att det röjs vem som har ställt frågan på inspelningen. Detta kan till exempel vara att du informerar studenterna att de via chatten i Zoom kan ställa frågor till dig (och inte hela gruppen), och du sedan läser upp frågan utan att ange vem som har ställt den innan du besvarar den.

Du ska också ge möjligheten för studenterna att deltaga utan att vara med i bild och med avstängd mikrofon.

En student har inte rätt att spela in en undervisningssituation utan att informera dig och be om ditt samtycke. Utan ditt samtycke är detta olagligt.

Föreläsning

Streaming tillåtet. Spela in dig själv som lärare går bra. Spela inte in studenter.

Seminarium utan examinerande moment

Streaming tillåtet. Spela inte in.

Handledning på distans

Streaming tillåtet. Spela inte in.

Legitimering på distans, oavsett sammanhang

Streaming tillåtet mellan student och lärare. Legitimering där andra studenter kan se videon från den som legitimerar sig är inte tillåtet. Spela inte in legitimering.

Praktiska moment

Streaming tillåtet. Spela inte in.

Praktiska moment med personer som inte är lärare eller studenter med på video

Streaming tillåtet. Spela inte in.

Muntlig examination

En muntlig tentamen får spelas in för att underlätta dokumentationen. I så fall ska studenterna informeras om det i förväg och det ska dokumenteras varför inspelning är nödvändigt. Inspelningen ska sparas i 2 år.

Examination genom att en student skickar in en film på praktiskt moment

Tillåtet. Inspelningen sparas i 2 år.

Hemtentamen (d.v.s. samma typ av hemtentamen som innan distansundervisning)

Spela inte in. Live-streaming bör inte vara nödvändigt.

Vanlig tentamen som hålls på distans

Som utgångspunkt ska detta inte spelas in. Live-streaming är tillåtet, till exempel för att ha tentavakter. Eventuell inspelning av video från tentamen ska vara strikt nödvändigt av rättssäkerhetsskäl och det ska dokumenteras varför inspelning är nödvändigt. Studenterna ska informeras om det i förväg. Inspelningen sparas i 2 år.