Avsluta rekrytering

När beslut om vem som ska anställas har fattats skrivs ett yttrande. Se mall för hur ett yttrande för anställning kan se ut. Yttrandet kan med fördel bifogas i ärendet i Primula då det är ett viktigt dokument om någon överklagar.

Ett erbjudande om anställning ska skickas till kandidat som en bekräftelse på överenskomna anställningsvillkor. Chefen ska klargöra för den sökande vad som gäller i frågor av betydelse för anställningen såsom t.ex. lön, anställningsform, omfattning, tillämpliga kollektivtal och institution/avdelning. Erbjudandet skickas via ReachMee. Inom verksamhetsstöd är det rekryterande chef som fyller i Erbjudande om anställning och skickar det till slutkandidaten via Reachmee.

Manual

Arbetsprocess

Anställningsvillkor_avtalsområde per titel

Erbjudande om anställning - mall

Den 11 maj lanseras en digital onboardingportal för nya medarbetare på SLU!

Syfte och mål

Portalen blir ett stöd för att ge nya medarbetare en bra och tydlig start i vår verksamhet.

Onboardingportalen ger nya medarbetare en gemensam grund med information om SLU:s uppdrag, mål och värderingar, och kompletterar den lokala introduktionen i verksamheten. Målet är att ge en bra start och göra det enklare att snabbt komma in i arbetet.

Som ny medarbetare får man inloggning till portalen, där det bland annat finns en välkomsthälsning från rektor, information om verksamheten, checklistor inför anställningsstart, samt presentationer av SLU i text och filmformat.

Projektledarna för projektet att ta fram och lansera onboardingportalen, Malin Björnstad och Christoffer Thell, säger att:

- Onboardingportalen ska stödja SLU i omställningen till ett mer digitalt arbetssätt, där digital pre- och onboarding utgör en naturlig del av medarbetarresan.

Syftet med en central onboardingportal är att ge nya medarbetare en positiv och realistisk bild av SLU som arbetsgivare samt att skapa en känsla av att vara väl omhändertagen redan från start.

Onboardingportalen gör det enklare för medarbetare att ta till sig och förstå SLU:s uppdrag, mål och värderingar, vilket bidrar till en kortare startsträcka in i verksamheten.
Syftet är också att kvalitetssäkra onboardingen genom en enhetlig process samt att strukturera, förenkla och effektivisera arbetet för verksamheten, samtidigt som det manuella arbetet minskar.

Komplement till lokal introduktion

Vi vill även betona att den centrala onboardingen via onboardingportalen inte ersätter den lokala introduktionen ute i verksamheten eller den universitetsgemensamma introduktionsdagen, utan att dessa istället kompletterar varandra.

Inbjudan och åtkomst

Alla nya medarbetare bjuds in till vår digitala onboardingportal i samband med att erbjudande om anställning skickas via ReachMee. Portalen kan även användas för att bjuda in personer som inte är anställda vid SLU, till exempel stipendiater och externa konsulter.

En inbjudan kan skickas upp till sex månader före anställningsstart och portalen är tillgänglig fram till tre månader efter startdatum. Därefter inaktiveras åtkomsten. 

Ansvar och hantering i ReachMee

Det är personalroll på institutionen/avdelningen som ansvarar för att aktivera onboardeen i ReachMee samt bjuda in ansvarig chef och eventuell fadder till modulen.

Inom verksamhetsstödet är det asken@slu.se som hanterar aktiveringen av onboardeen, efter att chefen har skickat in uppgifter i samband med nyanställningen via Primula.

Personalroll registrerar uppgifter om närmaste chef och eventuell fadder, samt väljer vilken typ av onboarding som ska användas: Standard, Internationell eller Ej anställd. Valet avgör vilket innehåll personen får tillgång till i portalen.

Så fungerar utskicken

När onboarding är aktiverad i ReachMee skickas en e-postinbjudan till den nya medarbetaren, samtidigt som den registrerade chefen och en eventuell fadder får ett mejl med information om den nya personen som ska onboardas.

Uppföljning för chefer

Chef kan sedan enkelt följa upp sina nya medarbetare (onboardees) via boardingmodulen i Reachmee och få en tydlig överblick över hela onboardingprocessen.

Mer information

Guide – onboarding av ny medarbetare (personalroll) Uppdaterad 260521

Guide – uppföljning av nya medarbetare i onboardingportalen (chef)

Visning av onboardningsystemet

Arbetsgivaren lämnar information till de fackliga organisationerna om det tilltänkta beslutet. Information om tilltänkt beslut och lön lämnas alltid via SLU:s förhandlingssystem genom HR-enheten. Facken informeras en vecka innan ett beslut tas. Det sker på tisdagar vilket gör att ärenden som kommer in efter en tisdag kommer läggas upp veckan efter nästkommande vecka.

Om de fackliga organisationerna påkallar förhandling om den tilltänkta anställningen meddelar man detta till HR-enheten. Förhandling sker den nästkommande tisdagen. Om anställningens varaktighet är högst tre månader behövs ingen information.

Vid anställning av chefer har arbetsgivaren primär förhandlingsskyldighet enligt §11 i MBL (dvs man kallar till förhandling direkt).

Anställningsbeslutet skriver HR-administratörerna i samband med MBL-informationen. Beslutet skrivs på av HR-administratör på uppdrag av prefekt/motsvarande. Till skillnad från de flesta andra arbetsgivare så skriver inte den nyanställde på beslutet, men det har samma juridiska betydelse som ett anställningskontrakt.

När anställningsärendet varit uppe på MBL-informationen skickar HR-administratören ut anställningsbeslutet och ett välkomstbrev till den slutgiltiga kandidaten. En kopia på beslutet förvaras i personakten som är kopplad till den anställde. I samband med att anställningsbeslutet skickas så kungör HR-administratören beslutet om anställningen. Se mer info om vad en kungörelse är nedan.

En kungörelse är ett ”Meddelade om att en person fått anställning” eller ett ”Meddelande om beslut att inte tillsätta utannonserad tjänst”. I kungörelsen finns det information om vem som fått tjänsten och hur man överklagar beslutet. Beslutet om anställningen (kungörelsen) går att överklaga från det tillfället kungörelsen hängs upp och 15 arbetsdagar framåt.

Efter avslutad rekrytering skickar HR-administratörerna ett mejl "Meddelande om anställningsbeslut" till samtliga kandidater som inte fått tjänsten. SLU:s anställningsbeslut finns att läsa på universitetets officiella anslagstavla utanför Biblioteket på SLU campus, Ultuna. Chef behöver därmed inte kontakta alla sökande, men ska ringa alla som har varit på intervju.

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet, med undantag av beslut om anställning som doktorand eller som lektor vid en befordran. Det är endast de personer som sökt tjänsten som kan överklaga beslutet och överklagan ska inkomma senast 3 veckor efter den dag beslutet anslogs på myndighetens anslagstavla.

Överklaganden i anställningsärenden prövas i en särskild nämnd, Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH). Överklagandet ska dock alltid skickas till registrator vid SLU. SLU vidarebefordrar överklagandet till ÖNH. En sökande har alltid rätt att få ta del av de medsökandes ansökningshandlingar. Detta gäller såväl före som efter ett eventuellt överklagande. 

Frågor rörande överklagande besvaras av enheten för juridik.