Kapitel 4 - Avsluta

När en myndighet skickar iväg en handling till en mottagare utanför myndigheten behåller myndigheten ett exemplar av handlingen. Detta exemplar är en expedierad handling, och därmed en allmän handling som kan begäras ut.

Själva expedieringen kan gå till på flera sätt. Handlingen kan skickas till mottagaren med post eller mejl. En anställd kan också personligen lämna den till mottagaren.

Det är inte bara myndigheters beslut som expedieras på det här sättet. Det är också vanligt att till exempel utredningsmaterial i pågående ärenden skickas ut till parterna i ärendet så att de kan yttra sig. På det sättet blir även utredningsmaterialet som regel allmän handling redan innan ärendet är avslutat.

Läs mer om vad som räknas som expedierad handling i kapitel 1.

Skrivelser som skickas ut

Skrivelser som skickas ut expedieras av handläggaren. Se till att ärendet får rätt SLU-id. Om skrivelsen är del av ett befintligt ärende ska skrivelsen ha samma SLU-id som andra handlingar i ärendet. Om det inte redan finns andra handlingar i ärendet begär du ett nytt SLU-id hos registrator.

Om det finns en fysisk akt, ta en kopia av den utgående skrivelsen och lägg den som arkivexemplar i akten. Expeditionsdatum och signatur ska finnas på kopian.

Vem ska få den expedierade handlingen?

När ett ärende avslutats genom beslut eller annat ställningstagande ska det expedieras så att de som berörs blir informerade. Expedieringen är viktig eftersom det är på detta sätt en enskild part, eller universitetet som organisation, blir underrättad om att ett visst beslut har fattats. Det är därför viktigt att noga tänka igenom vem/vilka som berörs.

Om beslutet är riktat till en enskild person ska det naturligtvis skickas till denna, men även andra inom organisationen kan behöva få kännedom om beslutet.

Om beslutet är av mer generell karaktär, till exempel en policy, ska som huvudregel avdelningscheferna få beslutet för kännedom så att de kan vidarebefordra det till de medarbetare som behöver informationen. Om du vet att en viss grupp inom SLU har extra stort behov av informationen kan även de få en egen kopia.

Handläggaren är den som har bäst kunskap om vilka som behöver ta del av beslutet. Som handläggare ansvarar du därför för att det anges i beslutet vilka som ska stå på sändlistan eller få handlingen för kännedom.

Beslut fattade av rektor eller annan enskild beslutsfattare

Det är handläggarens ansvar att se till att beslutet och eventuella underlag så snart som möjligt lämnas till registrator.

Under rubriken Sändlista för du upp de som är omnämnda i beslutet eller som är direkt berörda av det och förväntas agera till följd av beslutet.

Övriga mottagare anger du under rubriken Kopia för kännedom.

Handläggaren ansvarar för att handlingen tydligt visar vad som beslutats. Handlingen ska vara lätt att förstå.

Beslut fattade av ett beslutande organ (styrelsen och nämnder)

Mötessekreteraren dokumenterar beslutet i ett beslutsprotokoll. Expediering sker antingen som protokollsutdrag eller en godkänd beslutshandling.

I de fall handläggaren och sekreteraren är en och samma person sköter hen expedieringen själv. Detta är fallet för till exempel disciplinnämnden och personalansvarsnämnden.

När ett ärende är avslutat ska akten arkiveras. I den arkiverade akten ska det alltid finnas skriftlig dokumentation om vad som ligger till grund för beslutet. Det är därför viktigt att du tidigt tänker på att spara relevant information.

När ärendet ska avslutas tar du ställning till vad som ska finnas kvar i akten. En utomstående måste kunna se vad som legat till grund för beslutet. Är du osäker, kontakta registrator innan du rensar akten.

Sådant som ska rensas ut är till exempel onödiga kopior (dubbletter), "kladdar" och liknande. Om de ligger kvar blir de arkiverade och därmed allmänna handlingar. Handlingar som tillför ärendet någon sakuppgift ska finnas kvar i akten. Om ärendet har en fysisk akt ska gem och plastfickor rensas bort innan akten lämnas till registrator.

I en fysisk akt är det viktigt att lägga första handlingen i ett ärende överst och sista underst. I annat fall framgår det inte var ett ärende börjar och var det slutar.

Exempel på vad en akt kan innehålla:

• beslutsförslag (i de fall beslut fattats av styrelsen eller nämnder)
• övriga handlingar som är av betydelse (det är viktigt att all information som beslutet grundat sig på finns dokumenterad i akten)
• tjänsteanteckningar
• remiss och remissyttranden
• beslut.

Exempel på handlingar som kan rensas bort:

• Noteringar och liknande som inte tillfört ärendet någon sakuppgift.
• Kladdlappar, mellanprodukter och noteringar som förlorat sin betydelse i samband med att en handling upprättats.
• Kopior och avskrifter.
• Reklamtryck som inte medfört någon åtgärd i ärendet.

När du bedömer vad akten ska innehålla ska utgångspunkten vara att det i efterhand ska vara enkelt att se vad som legat till grund för beslutet.

Arkivregler

Ett arkiv fungerar som verksamhetens minne genom att det dokumenterar den verksamhet som bedrivits. God hantering av arkivhandlingarna gör också att det dagliga arbetet blir effektivare.

Verksamheten i arkivet regleras framförallt av följande:

• arkivlagen
• arkivförordningen
• Riksarkivets författningssamling (RA-FS)

Inkomna och upprättade handlingar som hör till samma ärende har alltid samma beteckning (SLU-id). Under handläggningstiden ansvarar handläggaren för handlingarna i ärendet. Alla åtgärder i ärendet ska registreras i Public 360.

När ett ärende är avslutat ska handläggaren, om ärendet innehåller fysiska handlingar, skicka dessa till registrator i samlad form för avslut i Public 360 och arkivering. Enheten för arkiv, informationshantering och registratur ordnar och förtecknar alla handlingar. Fysiska handlingar förvaras i centralarkivet.

Handlingar som först registreras i andra system registreras i Public 360 som ”icke ärendedokument”. Det gäller till exempel examensbevis och personalakter. Handlingarna lämnas med jämna intervall till arkivet och redovisas enligt den fastställda klassificeringsstrukturen.

Det är viktigt att handlingarna redan under handläggningstiden sorteras på det sätt som andra senare kommer att söka på. Exempel: examensbevis i alfabetisk ordning, resultatlistor per ämne och fakultet samt personaldossierer efter personnummer.

Alla handlingar förtecknas systematiskt i SLU:s informationsförteckning.

Gallring

Allmänna handlingar kan gallras om det finns stöd för det i gällande lagstiftning. SLU har ett tillämpningsbeslut för gallring som ska följas. 

Myndigheter ska vara sakliga och opartiska. Om någon framför klagomål i någon form på SLU ska vi utreda klagomålet. Förutsatt att den som klagat inte är anonym ska vi också återkoppla till hen.