Från och med 14 september inför vi stöd i Microsoft-applikationerna för att klassificera information utifrån hur känslig den är - så kallade känslighetsetiketter. Nedan ges en introduktion till stödet.
Varför gör vi detta?
Som myndighet har vi en skyldighet att hantera information på ett korrekt och säkert sätt. Känslighetsetiketterna är ett stöd för dig som medarbetare och dess syfte är att göra det lättare att göra rätt. De hjälper dig att bedöma information i samband med att du skapar eller hanterar den, i stället för att du senare ska behöva gå igenom stora mängder information på en gång för att följa SLU:s regler. Det stärker informationssäkerheten i hela verksamheten och minskar risken för att känslig information råkar spridas på fel sätt. En mer enhetlig och strukturerad informationshantering skapar också bättre förutsättningar för att använda nya digitala verktyg, exempelvis AI, på ett säkert och ansvarsfullt sätt.
Till att börja med handlar införandet främst om att vänja sig vid märkningen och börja använda stödet. På sikt kommer olika klassificeringar även att kunna kopplas till mer tekniska skydd - mer information kommer om detta i ett senare skede.
Vad innebär det i praktiken?
När du skapar ett mejl eller dokument kan du välja mellan olika klassificeringsnivåer som bygger på universitetets regler för informationsklassning (SLU.ua.2024.1.1.1-1752). Klassificeringen väljs direkt i programmet via en knapp med en sköldsymbol. Du behöver alltså inte använda något separat system.
Exempelbild: Vy som avsändare av mejl.
Det finns hjälptexter i systemet som hjälper dig att välja rätt nivå;
K0 - Öppen information: information som kan delas brett.
K1 - Intern information: information för arbete inom SLU.
K2 - Konfidentiell information: information som bara ska delas med en begränsad krets.
K3 - Mycket konfidentiell information: mycket känslig information som får spridas endast till en mycket begränsad grupp.
Viktigt! Information som klassas som K3 - Mycket konfidentiell information får inte lagras eller hanteras i Microsoft 365 eller Outlook. Använd SLU:s säkra lagrings- och kommunikationslösningar för att dela K3-information.
Klassificeringen följer med mejlet eller dokumentet och hjälper både dig och mottagaren att förstå hur informationen bör hanteras.
Exempel: Vy som mottagare av mejl/öppnat ett klassat dokument.
Vad behöver du göra?
Det är inte obligatoriskt att klassificera all information, men från och med den 14 september finns stödfunktionen för klassificering i Outlook och Office-programmet och vi uppmuntrar alla medarbetare att börja använda funktionen när den blir tillgänglig. Ett bra första steg är att:
- läsa stödartiklarna på Sharepoint-sidan
- prova funktionen i Outlook eller Office-programmen
- läsa hjälptexterna som visas i systemet (Outlook/Office)
Behöver du hjälp?
Om du har frågor eller vill veta mer finns stöd på vår samlingssida för Informationssäkerhet för SLU i Microsoft 365, där vi samlar lathundar, frågor och svar, vägledningar och annan information. Du kan också vända dig till din chef, IT-samordnare eller Säkerhetsfunktionen via supporten.