Distansarbete

Huvudarbetsplats

Fysisk arbetsplats i SLU:s lokaler. 

Distansarbete

Arbete som utförs regelbundet i hemmet, eller annan överenskommen plats utanför SLU:s lokaler en eller flera dagar i veckan, inom Sverige.

Distansarbetsplats

Arbetsstället där medarbetaren efter överenskommelse om distansarbete kan utföra arbete i överenskommen mängd. Vanligtvis finns distansarbetsplatsen i medarbetarens bostad. Chef och medarbetare kan tillfälligtvis komma överens om en annan distansarbetsplats. 

Tillfälligt hemarbete

Arbete som utförs vid enstaka tillfällen hemifrån eller på annan på plats än huvudarbetsplatsen. Det är inte att betrakta som distansarbete och kan fortsatt förekomma utan överenskommelse om distansarbete.

Arbetsuppgifter

Chef och medarbetare ska gemensamt definiera arbetsuppgifter som lämpar sig för distansarbete och komma överens om hur arbetet ska redovisas och följas upp. Det som påverkar var arbetsuppgifter bör utföras kan vara säkerhet och sekretess, behov av service på plats på arbetsstället, mottagningstider, laborativt eller kliniskt uppdrag. 

Vissa arbetsuppgifter såsom att ta emot besök av studenter och allmänhet får inte ske på distansarbetsplatsen. Arbetsuppgifter som medför särskilda risker får inte heller utföras på distans.

Omfattning

Riktlinjerna för distansarbete gäller för anställda som omfattas av kontorsarbetstidsavtalet. Huvudregeln är att distansarbete normalt sett inte får överstiga två dagar per vecka över tid, alternativt 40 procent av arbetstiden, i enlighet med universitetets riktlinjer vid distansarbete. 

Medarbetarens tillgänglighet

Medarbetaren ska vara tillgänglig på samma sätt som vid arbete i SLU:s lokaler, svara i telefon, kommunicera via mejl, delta på möten och i övrigt bidra till att främja kontakten med kollegor, studenter och intressenter. 

Överenskommelse

Distansarbete kräver en skriftlig överenskommelse mellan närmaste chef och medarbetare. Överenskommelsen gäller tillsvidare med en ömsesidig uppsägningstid om en månad. Om överenskommelsen inte följs kan den sägas upp med omedelbar verkan. 

Ansvar

Arbetsgivaren ansvarar för arbetstagarnas arbetsmiljö oavsett var arbetet utförs. Det är viktigt att chef godkänt och vet om var medarbetaren utför sina arbetsuppgifter. Både arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter gäller.

Det är chefens ansvar att förvissa sig om att distansarbetsplatsen är funktionell, ergonomisk och att medarbetaren kan arbeta ostört. Den av SLU:s utrustning som arbetstagaren har tillgång till på distansarbetsplatsen är mobiltelefon och bärbar dator. Kontorsutrustning och tillbehör utöver detta till distansarbetsplatsen tillhandahålls i normalfallet inte av SLU. 

Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar för att hålla en välfungerande dialog om arbetsmiljön på distansarbetsplatsen. Dialogen ska omfatta såväl fysiska, som psykosociala organisatoriska arbetsmiljöaspekter. Om det uppstår arbetsmiljöproblem ska medarbetaren meddela sin chef detta. 

Vid behov ska arbetsgivaren och skyddsorganisationen få tillträde till distansarbetsplatsen på lämpligt sätt i samråd med medarbetaren för att se till att arbetsmiljön är tillfredsställande.

Försäkringar

Arbetsgivaren har via Kammarkollegiet tecknat en verksamhetsförsäkring innehållande egendoms- och ansvarsförsäkring som omfattar arbetsgivarens egendom. Arbetsgivaren har inte möjlighet att försäkra distansarbetsplatsen. En överenskommelse om distansarbete i hemmet förutsätter att medarbetaren har tecknat en hemförsäkring.

Säkerhet och sekretess

Samma krav på IT-säkerhet och informationssäkerhet gäller vid distansarbete och arbete i SLU:s lokaler. Obehöriga får inte använda den tekniska utrustningen.  

Vem får bestämma om distansarbete?
Det är alltid närmsta chef som avgör vilka arbetsuppgifter som kan utföras på distans. Distansarbete ska alltid förläggas med utgångspunkt i verksamhetens behov.

Hur gör chef denna bedömning?
Bedömningen behöver göras utifrån organisatoriska förutsättningar, medarbetarens arbetsuppgifter samt personliga förmåga och lämplighet. Distansarbete bygger dock på frivillighet, det är inte möjligt att tvinga en medarbetare till distansarbete.

Varför utrustar inte SLU distansarbetsplatsen?
SLU anser inte att skattemedel kan tillhandahålla utrustning för två arbetsplatser till medarbetare.

Varför finns det en gräns för distansarbete som i normalfallet inte överstiger två dagar per vecka?
Vid SLU ska arbete i huvudsak utföras på den ordinarie arbetsplats som utgörs av universitetets lokaler. Det finns ett stort värde i att medarbetare träffas på arbetsplatsen för att underlätta och bidra till samarbete inom och mellan arbetsgrupper, utveckling av arbetsformer, informellt kunskapsutbyte, spontana möten och social interaktion med kollegor. Mot bakgrund av det bör medarbetarna arbeta på ordinarie arbetsplats en övervägande del av tiden. 

Hur går det till att teckna en överenskommelse om distansarbete?
Innan chef och medarbetare ingår en överenskommelse om distansarbete behöver det finnas en samsyn mellan chef och medarbetare om förutsättningarna för distansarbete. I riktlinjerna för distansarbete finns information om förutsättningarna för distansarbete. Blanketten individuell överenskommelse om distansarbete vid SLU fylls i, signeras av chef och medarbetare samt sparas på institutionen/motsvarande. Överenskommelsen finns hos personalroll och personalregistreringsroll på sidan för blanketter samt på chefsportalen på sidan för blanketter. 

Kan distansarbete utföras från utlandet?
Nej, den överenskomna distansarbetsplatsen kan inte vara förlagd till utlandet. Statliga verksamheter kan bara undantagsvis utföra arbete från utlandet och det är då reglerat i särskild ordning. I övrigt är distansarbete i utlandet betraktat som en lokalanställning vilket är förbjudet enligt lag för svenska myndigheter.

Kan ett café användas som distansarbetsplats?
Nej, distansarbetsplatsen kan inte vara förlagd till en allmän lokal av arbetsmiljö- och säkerhetsskäl. SLU kan bl.a. inte garantera att arbetet då utförs på ett professionellt och rättssäkert sätt eller på ett sätt som inte skulle kunna rubba allmänhetens förtroende.

Kan en medarbetare få två bärbara datorer för att inte behöva ta med datorn fram och tillbaka till kontoret?
Nej, en bärbar dator räknas som mobil utrustning som lätt kan transporteras av medarbetaren mellan ordinarie arbetsplats och distansarbetsplats.

Kan en medarbetare få ersättning för ökade kostnader i hemmet till följd av distansarbete?
Nej, SLU ersätter inga ökade kostnader som t.ex. internetuppkoppling eller elförbrukning.

Vem ansvarar för skador som uppstår på arbetsgivarens utrustning på distansarbetsplatsen?
SLU är ansvarig för skada eller förlust av utrustning som tillhör arbetsgivaren på samma sätt som om skador uppstår på ordinarie arbetsplats.

Varför behövs en hemförsäkring vid distansarbete?
SLU har inte möjlighet att försäkra distansarbetsplatsen. SLU kan inte heller ersätta skador på arbetstagarens privata egendom. Det är medarbetarens ansvar att vårda arbetsgivarens egendom och iaktta normal försiktighet.

Hur ska tillbud eller arbetsskador anmälas?
En olycka som uppstår på distansarbetsplatsen ska anmälas enligt samma riktlinjer som när något inträffar på huvudarbetsplatsen. Arbetsskador och tillbud ska alltid anmälas i IA-systemet.

Vad ställs det för krav på informationssäkerhet?
Det ställs samma krav på hantering av informationssäkerhet vid distansarbete som vid arbete på den ordinarie arbetsplatsen. Vissa arbetsuppgifter som ställer högre krav på sådan säkerhet kan därför inte utföras på distans. 

Den 24 september 2021 beslutade universitetsdirektören att uppdra åt personaldirektören att under hösten 2021 genomföra en utredning om framtida arbetsformer vid SLU. 

Uppdraget resulterade i:

1. Ett dialogstöd till chefer för att undersöka hur förändrade arbetssätt påverkar verksamhetsutvecklingen
2. En riktlinje och mall för distansarbete
3. En rapport som beskriver lärdomar, slutsatser och rekommendationer i spåren av Covid 19

Syftet med rapporten var att undersöka förutsättningarna att ta med positiva aspekter av utvecklade digitala arbetssätt och hemarbete in i en postpandemisk framtid samt att identifiera de viktigaste frågorna SLU som arbetsgivare behöver planera för i ”det nya normala”. Syftet var även att identifiera utmaningar och konsekvenser som kan behöva hanteras och ibland undvikas. Ta del av rapporten här.