Information och råd för medarbetare och doktorander

Vad ska jag göra om jag är sjuk?

Stanna hemma

Uppdaterat 6 oktober
Om du känner symptom på sjukdom, även mild förkylning ska du hålla dig hemma för att minska smittspridning.

Folkhälsomyndigheten har uppdaterat förhållningsregler angående smitta inom familj/hushåll:

När en person i ditt hushåll är sjuk och har fått ett provsvar som visar att hen har covid-19 ska alla i hushållet, både sjuka och friska, förutom barn som inte har börjat förskolan bli kontaktade av vården och få förhållningsregler. (https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/skydda-dig-och-andra/om-du-eller-nagon-i-familjen-har-blivit-sjuk/)

Du bör också ta ett prov för att se om du har covid-19. Provtagning för covid-19 är kostnadsfritt. Läs mer om provtagning i de olika regionerna:
Provtagning i region Uppsala (Ultuna)
Provtaging i Västerbottens län (Umeå)
Provtagning i region Skåne (Alnarp och Flyinge)
Provtagning i region Västra Götaland (Skara, Lysekil)
Provtagning i Västmanlands län (Skinnskatteberg och Strömsholm)
Provtagning i Jämtlands län (Wången)
Antikroppstest kommer också att erbjudas av samtliga regioner, ett antikroppstest påvisar antikroppar, vilket tyder på en genomgången infektion. 

Du anmäler sjukdom till närmaste chef eller till annan överenskommen person. Du ansvarar själv för att din sjukanmälan blir registrerad i Primula självservice, vare sig du gör det själv eller ber någon annan. Arbetsgivaren är inte skyldig att betala ut sjuklön innan du sjukanmält dig i Primula.

När du är tillbaka på arbetet igen så anmäler du dig frisk i Primula självservice.

Här följer frågor och svar om vaccineringen mot covid-19 i förhållande till medarbetare. Ny information kan tillkomma och/eller revideras ofta. 

FRÅGA: Jag har blivit vaccinerad, kan jag återgå till arbetsplatsen innan 15 september?
SVAR: Nej, regeringens uppdrag gäller, oavsett om man är vaccinerad eller inte.

FRÅGA: Har medarbetare och inhyrd personal rätt att vaccinera sig på arbetstid? 
SVAR: Ja, medarbetare och inhyrd personal vid SLU har rätt att vaccinera sig på arbetstid med bibehållen lön. Det finns ett stort samhällsintresse i att stoppa spridningen av covid-19. SLU har därför en generös inställning som arbetsgivare till att låta medarbetare få vara lediga med lön för att vaccinera sig. 

FRÅGA: Om jag själv kan boka in tid för vaccinering, när bör det då ske? 

SVAR: Om möjligt bör vaccinationen ske så att allvarligare störning av verksamheten på arbetsplatsen kan undvikas. Därmed kan det vara en fördel om vaccinationen sker före eller efter arbetstid. 

FRÅGA: Behöver jag informera min chef när det är dags för vaccinering?  
SVAR: Ja, du bör informera närmsta chef om när vaccinering kommer ske så att ansvarig chef kan planera eventuell schemaläggning. Vaccinet kan ge biverkningar i form av feber och förkylningssymtom vilket kan resultera i sjukfrånvaro så därför behöver närmsta chef få kännedom om vaccinationstillfället.

FRÅGA: Kan arbetsgivaren tvinga mig att vaccinera mig?  
SVAR: Nej, enligt regeringsformen 2 kap 6 § är varje individ gentemot det allmänna skyddad mot påtvingat kroppsligt ingrepp. Det grundlagsfästa skyddet innebär bland annat att staten som arbetsgivare inte kan tvinga medarbetare att vaccinera sig. 

FRÅGA: Kan en arbetsgivare förflytta medarbetare som inte är vaccinerade mot covid-19?  
SVAR: Det finns i nuläget inga rekommendationer från ansvarig myndighet som innebär att arbetsgivare behöver behandla personal som inte är vaccinerad på något annat sätt än de som är vaccinerade. 

FRÅGA: Vad gäller för medarbetare som inte har svenskt medborgarskap?  

SVAR: Alla som är bosatta i Sverige kommer att kunna få fri vaccinering i Sverige. Här kan du läsa mer om vaccinering i Sverige. 

Läkarintyg och VAB

Uppdaterat 15 mars 2022
Se Försäkringskassans webbplats för vad som gäller för läkarintyg och VAB.

Den senaste uppdateringen ligger överst. 

Frågor om resor

Beslut om tjänsteresor 

Uppdaterat 9 juli
Regeringen beslutade den 4 juni 2020 att personer som är symptomfria från Covid-19 får resa i Sverige från den 13 juni.

Med anledning av detta fattade rektor följande beslut den 8 juni 2020: 

• att inga tjänsteresor till länder som UD avråder från tillåts,
• att internationella konferenser och besök ställs in under motsvarande period,
• att tjänsteresor är möjliga att genomföra inom Sverige om åtgärder vidtas för att begränsa smittspridningen,
• att nationella konferenser och andra sammankomster i första hand bör ske digitalt.

Om du som medarbetare åker till ett land som UD avråder från att resa till, inte kan ta dig hem och därmed inte kan återgå till arbetet som planerat. Är frånvaron olovlig?

Uppdaterat 18 juni
Ja, det är olovlig frånvaro. Konsekvensen av att bryta mot UD:s avrådan innebär att du som medarbetare reser på egen risk och att frånvaron därmed kommer att betraktas som olovlig och löneavdrag kommer att göras. Om du istället vill ta ut semesterdagar ska det ske genom överenskommelse med närmaste chef.

Kommer universitetet att stängas ner eller verksamhet ställas in?

Uppdaterat 18 juni
Den 15 juni har SLU fattat ett inriktningsbeslut om att undervisning kan ske på campus om rekommendationer och riktlinjer följs.

Kommer universitetet att ställa in större arrangemang?

Uppdaterat 1 april
Alla offentliga tillställningar och allmänna sammankomster (t.ex. föreläsningar, marknader och mässor) med mer än 50 personer är förbjudna i Sverige sedan 29 mars. Alla evenemang och andra möten med mer än 50 personer är därför inställda tillsvidare. För övriga evenemang och sammankomster rekommenderas digitala möten.

Coronaorsakad förlängning av utländska doktoranders uppehållstillstånd

Förlängning av uppehållstillstånd söks hos Migrationsverket. Läs mer om vad som krävs på Migrationsverkets webb och om hur du ansöker om förlängning.

På Migrationsverket är man medveten om att externa faktorer, som exempelvis coronarestriktioner, påverkar utbildningen och att utbildningens slutdatum därmed kan justeras.

Frågor och svar om hemarbete, utrustning och IT-stöd

Får jag låna hem kontorsmöbler från arbetsplatsen? 

SVAR: Ja. Kontakta din närmaste chef om vilka möbler du behöver låna för att kunna arbeta hemifrån.  

Får jag ersättning om jag köper egna kontorsmöbler? 
SVAR: Nej. SLU ersätter inte privata inköp av kontorsutrustning. Om institution/motsvarande beslutar att köpa in utrustning till hemarbetsplatser ska det ske via SLU:s upphandlade leverantörer. 

Jag har inga möjligheter att transportera hem kontorsmöbler och dylikt. Kan arbetsgivaren hjälpa till med transport? 
SVAR: Detta måste ske i samråd med närmaste chef. Om det är flera medarbetare som är i behov av transporthjälp kan en lösning vara att samordna detta samt att anlita en upphandlad transportfirma. Det finns inget centralt beslut för SLU om att ersätta medarbetare för transporter av kontorsmöbler. Eventuella transportkostnader belastar institution/ motsvarande. 

Kan jag ansöka om avdrag i deklarationen om jag själv vill köpa in ett skrivbord, kontorsstol etc. till arbetet?

SVAR: Nej. Har du köpt in möbler eller annan kontorsutrustning för att kunna jobba hemma har du som regel inte rätt till avdrag. Skulle istället din arbetsgivare betala till exempel en kontorsstol åt dig, kan du använda den hemma utan att det räknas som en förmån som du ska beskattas för. Samma sak gäller om du flyttar hem saker från din arbetsplats. Det räknas inte som en förmån för dig så länge det är arbetsgivarens saker som du måste lämna tillbaka när du börjar jobba på din ordinarie arbetsplats igen. 

Läs mer hos Skatteverket

Kan jag göra avdrag i deklarationen för arbetsrum hemma?

SVAR: Nej. Om du har gjort i ordning ett särskilt rum eller en del av ett rum hemma bara för att jobba i, har du som regel inte rätt till avdrag.  

Läs mer hos Skatteverket.

Finns det centrala medel vid SLU som ersätter kontorsmöbler, förbrukningsmaterial till hemmakontoret etc? 

SVAR: Nej. Kostnader belastar institution/motsvarande. 

Statliga myndigheter verkar göra olika när det gäller att köra hem kontorsmöbler liksom skrivbord, stolar, skärmar etc. Vad är det som gäller? 

SVAR: Att olika myndigheter gör olika ligger helt i linje med den arbetsgivarpolitiska delegeringen som möjliggör att statliga arbetsgivare kan fatta olika beslut med utgångspunkt i verksamhetens behov och unika förutsättningar. 

Läs mer hos Arbetsgivarverket.  

Kan IT-support komma åt min dator när jag jobbar hemifrån om jag behöver support?

SVAR: Ja, om du är uppkopplad mot VPN.

Är min utrustning försäkrad också när jag jobbar hemifrån? 

SVAR: Ja åtminstone på datorer köpta via IT-avdelningen gäller samma villkor hemma som på jobbet.

Är min dator säker då jag jobbar hemifrån?

SVAR: Det är svårt att svara på frågan då det beror helt på hur nätverk hemma m.m  ser ut. Använd din SLU dator och låt ingen annan använda datorn.

Vad händer om jag råkar ut för virus eller liknande?

SVAR: Vid misstanke att du fått virus eller liknande kontakta IT-stöd.

Ska jag koppla upp mig mot VPN under hela arbetsdagen?

SVAR: Inte nödvändigt om du inte behöver någon specifik tjänst som kräver VPN. Det är dock bra att en gång i veckan vara uppkopplad en längre period så eventuella uppdaterade inställningar från SLU kan hämtas hem.

Min mobilsurf tar snabbt slut då jag jobbar hemifrån och använder min jobbtelefon i arbetet. Kan man öka mängden surf och betalar SLU för detta?

SVAR: Ja, skicka in ett ärende till it-stod@slu.se. Kontrollera med din prefekt eller motsvarande vad som gäller beträffande betalning.

Mer IT-tips kring hemarbete hittar du här: https://internt.slu.se/stod-service/admin-stod/it/arbeta-pa-distans/.

Digitala verktyg för distansarbete

SLU har tillgång till flera digitala verktyg för att du ska kunna arbeta som vanligt hemifrån. Flera av verktygen är tillgängliga för samtliga medarbetare att använda efter behov. Klicka på rutan ovan, Digitala verktyg för distansarbete, som går till IT-stöds sida gällande verktyg för att arbeta på distans.

Några råd till dig som jobbar hemifrån

Det är din chef som avgör om arbete hemifrån är möjligt eller inte. Nedan listar vi lite tips till dig som jobbar hemifrån.

1. Strukturera upp dagen

Försök följa dina normala tider och rutiner i arbetet i den utsträckning som är möjligt även när du arbetar på distans. Tänk på att samma arbetstider gäller på arbetsplatsen som hemma om inte annat är överenskommet med din chef/motsvarande. Uppdatera dina kollegor på att du jobbar på distans och på vilket sätt du är tillgänglig.

Rutiner handlar även om återhämtning som fika, lunch och paus. Försök sätta nya rutiner runt detta hemma som du har på arbetsplatsen. Fika kan med fördel genomföras virtuellt tillsammans med kollegor. Se mer nedan.

2. Rör på dig/ta en promenad

Det kan vara både fysiskt, men även psykiskt, påfrestande att arbeta hemifrån under en längre period, och rutiner behövs för att det ska fungera i längden. Ställ förslagsvis din mobil att påminna dig ett par gånger under dagen att ta riktiga pauser och låta hjärnan vila på ett annat sätt. Dessa pauser uppstår inte alltid lika spontant i hemmet som på en arbetsplats, så ta ansvaret att planera för det. Ungefär en gång i timmen kan det vara lämpligt att ta en kortare rast för att vila hjärnan och bibehålla koncentrationen över dagen.

Det är även viktigt att göra ergonomiska övningar, för att minska risken för belastningsskador. Gå gärna en promenad eller två under dagen. Andra sätt att få fysisk rörelse kan till exempel vara att röra på armar och ben samt stäcka på ryggen m.m. Du kan också resa på dig och gå fram till ett fönster och titta så långt bort du kan i någon minut, innan du återvänder till arbetet. Då har du fått nytt blod till hjärnan och ögonen har fått vila. Det kanske till och med finns chans att ta ett möte över telefon under en promenad med frisk luft?

Kolla även gärna in SVT:s hemmagympa med gympapass på ca 20 minuter (finns endast på svenska)

3. Säkra social kontakt

Arbete bidrar för de allra flesta med en social gemenskap som har betydelse för vårt välmående. Då vi separeras från vår sociala samvaro på arbetet under en längre tid är det viktigt att hitta sätt att kompensera det behovet. Ansträng er därför för att få till social kontakt på nya sätt. Ett par tips:

Skype-fika, där ni träffas online på fasta tider för att ta en fika ihop, gärna minst två gånger om dagen. Läs mer om hur det kan gå till på nyheten om hemarbete och kafferast med kollegor. Hålla en chattdialog öppen i skype eller teams där du har löpande kontakt med dina kollegor under dagen. En chatt blir mer informell än att kommunicera via mejl. Var uppmärksam på om/när arbetsplatsen ordnar videomöten för medarbetarna (infomöten, arbetsplatsträffar, personalmöten m.m.). Följ sådana träffar online, även om du inte själv upplever behovet som så stort idag, kan du bidra till att underlätta för andra. Berätta för dina närmaste kollegor att du gärna vill hålla dig uppdaterad om vad som diskuteras på arbetsplatsen.

4. Skapa ett effektivt och fredat arbetsutrymme

Ett ytterligare tips är att skapa en tydlig arbetsstation i hemmet. Det kan handla om att stänga in sig i ett rum rent fysiskt. Har man inte den tillgången kan det fungera att "stänga in sig" mentalt genom att be eventuell sambos/familj att respektera din arbetstid och din nyfunna arbetsstation. Jobbar du så behöver du få vara ifred utan distraktioner. Ett rent och undanplockat köksbord är även det ett bra alternativ. Signalera att du är upptagen genom att stänga dörren, sätta på dig hörlurar, vända ryggen till eller något annat som dina nära förstår. Meddela omgivningen när du kan ta en paus och när du slutar jobba för dagen. Och kanske det viktigaste av allt: håll den planen.

Ge dig även lite tid att strukturera upp dina tekniska hjälpmedel så att det blir enkelt och praktiskt. Var ska datorn stå? Var sitter jag bäst? Vilken stol ska jag ha osv. Tänk också igenom om du behärskar/använder all användbar programvara som finns tillgänglig. Finns det lösningar i Outlook, Teams, OneNote mm som du inte normalt använder men som skulle vara användbara nu. Behöver du instruktioner, utbildning eller hjälp för att komma igång?

Arbetsmiljöansvar vid arbete hemifrån

Det är din arbetsgivare som har det formella ansvaret för arbetstid och arbetsmiljö även fast du jobbar hemifrån. Var därför beredd på att din chef kan komma att ställa frågor om hur din arbetssituation ser ut hemma, både fysiskt och psykosocialt. Du som arbetar hemifrån är även skyldig att rapportera eventuella risker, tillbud och olyckor som sker då du arbetar i din hemmamiljö. Detta för att ge din chef/motsvarande förutsättningar att ta sitt arbetsmiljöansvar. Det gäller särskilt om det skulle inträffa ett allvarligt tillbud eller en olycka. Din chef/motsvarande måste då rapportera arbetsskadan, vilket inte minst är viktigt för att ditt försäkringsskydd skall gälla, läs mer information angående vad som gäller vid arbetsskada.

Informationssäkerhet

Tänk också på att informationssäkerheten ska vara densamma som vid ordinarie arbetsplats och du ansvarar för att information skyddas och att någon obehörig inte får åtkomst till den. Reglerna kring offentlighet och sekretess gäller även för distansarbete.

Tips att tänka på vid distansmöte

1. Mötesledaren bör se till att det finns ett tydligt syfte med mötet, samt en framtagen agenda som är delgiven till mötesdeltagarna. Syftet är att deltagarna får möjlighet att förbereda sig och förbereda det man vill säga.
   
   
2. Inled distansmöten med att tydliggöra spelreglerna, exempelvis att alla mutar sig och sätter på mikrofonen när den vill säga något (för att undvika dåligt ljud).
   
   
3. Kom överens om hur ni gör anteckningar under mötet och vem som ansvarar för dem. Med några av nedanstående verktyg kan chatten eller de delade dokumenten fungera som protokoll över det förda samtalet.
   
   
4. Följ agendan – struktur blir än viktigare vid distansmöten än vid vanliga möten.
   
   
5. Om material ska visas kan man dela skärm under mötet för att visa det.
   
   
6. Se till att informationen är transparent och att var och en får tala till punkt när den vill säga något. Ge ordet till en deltagare i taget, och tacka för inlägget när det är dags för nästa person/steg. Inkludera alla under mötet i den mån det går.
   
   
7. Tänk på att vara extra tydlig vid behov och särskilt när svar krävs. ”Anta” inte att alla hörde och hängde med och håller med i det föreslagna.
   
   
8. Tänk också på hur kommunikationen sker under mötet. Det innebär att inte bara lyssna till det som sägs utan också till det som inte sägs som tonfall, röstläge samt tystnad för att tolka dess innebörd. Det är också bra att försöka vara hyggligt informell och underlätta för spontanitet under virtuella möten.

Läs även: Fem tips från biblioteket för bättre digitala möten