4. Vägledning för gallring och arkivering av data från forskning och miljöanalys

Att arkivera data från forskning och miljöanalys innebär att man hanterar data på ett sätt som gör att den bevaras och är åtkomlig. Forsknings- och miljöanalysdata blir allmänna handlingar så fort de samlas in/skapas. Det innebär att SLU ska kunna lämna ut dem, om någon begär det och förutsatt att informationen inte är konfidentiell enligt Offentlighets- och sekretesslagen. För att uppfylla denna skyldighet behöver SLU registrera och arkivera sina allmänna handlingar.

Arkiv finns både centralt (e-arkivet och arkivet för avslutade institutioner) och lokalt (för det mesta institutionsvis). Lokalt sköts arkiveringen av en eller flera personer med registrerings- och arkiveringsroll (RA-roll). För att få reda på vem det är, kontakta din prefekt eller arkivet.

Arkiveringen sker i följande steg:

1. Du kontaktar en RA-roll vid den institutionen där undersökningen äger rum
2. RA-rollen registrerar en post i Public 360 för projektets/undersökningens forskningsdata och dokumentation, intervjufrågor etc. utifrån den information du ger. Efter registrering får du ett referensnummer, SLU-ID.
3. Den centrala arkivfunktionen hjälper till med överföringen till e-arkivet. Efter arkivering får du en beständig och unik identifierare (PID) som kallas Handle.

Att förstöra allmänna handlingar kallras gallring, vilket inte är tillåtet utan stöd i gällande föreskrifter. En viktig del är att gallringen dokumenteras, vilket RA-rollen på din institution gör. För att få reda på vem det är, kontakta din prefekt eller arkivet.

Här sammanfattas SLU:s bevarande- och gallringsplan för handlingar som hör till forskning och miljöanalys som beskriver när man får gallra forsknings- och miljöanalysdata.

Bearbetningsmaterial, som beräkningar, utkast och sammanställningar, är inte allmänna handlingar. De är arbetsmaterial och kan rensas när man inte behöver dem längre, exempelvis när ett forskningsprojekt är slut, förutsatt att de inte tillför sakuppgifter eller behövs för förståelse av data eller resultat.

Inledning

Vilken typ av data det är påverkar vilka regler för arkivering och gallring som gäller. Data kan delas in i kategorierna rådata och bearbetningsmaterial.

• Rådata avser icke modifierade data, som mätningar från provytor, observationsdata från bevakning av vilda djur, provtagningsjournaler.
• Bearbetningsmaterial avser data som på något sätt blivit behandlat, exempelvis i statistiska bearbetningar.

Data kan också delas in i kategorier med avseende på ursprung: primär- och sekundärdata.

• Data som du själv genererar eller samlar in data kallas primärdata.
• Redan existerande data, som till exempel samlats in i någon annans projekt och som du (åter)använder kallas sekundärdata.

Rådata som är primärdata

För miljöanalys vid SLU gäller att all rådata som är primärdata ska bevaras i all framtid.

För forskning vid SLU gäller att rådata som är primärdata ska bevaras för all framtid, om de

• ska återanvändas,
• har ett fortsatt värde både inomvetenskapligt och för andra områden,
• har ett vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde, eller
• bedöms vara av stort allmänt intresse.

Exempel på detta kan vara

• omfattande primärmaterial som är unikt eller vore mycket kostsamt att återskapa
• primärdata som belyser en vetenskaplig disciplins historiska utveckling
• primärdata kopplad till forskning som fått stor uppmärksamhet utanför universitetet
• primärdata som publicerats som öppna data.

Annan primärdata som inte uppfyller detta ska bevaras i 10–20 år efter projektets slut, för att kunna verifiera forskningsresultat. Se bevarande- och gallringsplan för detaljerade anvisningar.

Om du vill ha hjälp att bedöma datamängder enligt kriterierna för bevarande, kontakta arkivet.

Sekundärdata

Sekundärdata från forskning och miljöanalys kan gallras när informationen inte längre behövs under förutsättning att proveniensen (huvudman, urval och metod för att få fram data) är dokumenterad så att datamängden kan återskapas vid behov.

Bearbetade data

Bearbetade data kan gallras när de inte längre behövs, förutsatt att det finns metodbeskrivning, som exempelvis dokumenterad kod, för att återskapa dem utifrån rådata. Om återskapandet är kostsamt, till exempel om det kräver resurskrävande modeller för maskininlärning, kan bearbetade data bevaras enligt de regler som anges för rådata ovan.

Andra forskningshandlingar

Handlingar som beskriver metod i forskningsprojekt ska bevaras för all framtid. Detsamma gäller administrativa handlingar som ansökningar, beslut om medel och tillstånd, avtal om data och ekonomiska rapporter.

Om man vill gallra data från forskning eller miljöanalys innan den satta bevarandetiden krävs ett tillämpningsbeslut för att göra det. Den centrala arkivfunktionen hjälper dig att utreda om det går att göra

FAQ – Oavsiktligt insamlade personuppgifter

Fråga

Inom vårt projekt har vi tagit foton och några av fotona innehåller personuppgifter utan att det var avsett att fotona skulle innehålla det. Personuppgifterna består i vissa foton av personer som man kan se och i vissa foton syns registreringsskyltar till privatägda bilar. Kan vi radera dessa foton eller redigera dem så att man inte längre kan se personerna och registreringsskyltarna?

Svar

Om ni vill publicera fotografierna är det lämpligt att redigera personuppgifterna. I övrigt behöver ni avgöra om fotografierna är rådata eller forskningsdata. Rådata ska bevaras en viss tid (10–20 år) och kan sedan gallras, medan forskningsdata bevaras för framtiden. Om personuppgifterna ska gallras innan bevarandetidens slut måste ett tillämpningsbeslut fattas. Kontakta arkivet för att få hjälp.

FAQ – Organisationen som vi fått data ifrån vill avtala om radering

Fråga

Vi vill få data från ett företag/förbund. De vill att vi raderar data/delar av data direkt efter en viss tidpunkt eftersom de anser att det är känslig information. Kan vi gå med på det villkoret eller finns det något som hindrar att vi gallrar data på det sätt som de vill?

Svar

En datamängd som man fått från annan huvudman kan gallras om den bevaras där och vi bevarar dokumentation av urval och metod så att samma datamängd går att få fram på nytt. Det kan emellertid behövas ett tillämpningsbeslut för gallring. Kontakta arkivet för hjälp med det.

I annat fall behöver SLU bevara data under den tid som krävs för sekundärdata, vilket inte kan avtalas bort. Exempel på sådana fall kan vara att data som tillhandahållits från annan huvudman kommer att raderas helt eller delvis av deras organisation, eller där den andra huvudmannen inte kommer ge tillgång till data till personer utanför sin organisation.

FAQ – Är enkätsvar arbetsmaterial?

Fråga

Inom vårt projekt kommer vi göra enkäter och skicka ut dem. Någon har sagt att svaren är arbetsmaterial som vi kan göra lite som vi vill med. Stämmer det? Får vi radera eller justera enkätsvaren hur vi vill?

Svar

Nej, enkätsvaren kan inte betraktas som arbetsmaterial när de utgör underlag för en forskningsstudie. De är rådata och primärdata och kan varken raderas eller rensas. De bevaras antingen 10-20 år eller för all framtid, utifrån en bedömning av kriterierna för att bevara forskningsdata.

Om ”justering” avser vetenskaplig bearbetning, som analys och statistisk sammanställning, kan det givetvis utföras – då kommer projektet att förfoga även över bearbetade data. Bearbetade data kan gallras när de inte längre behövs, förutsatt att det finns metodbeskrivning, som exempelvis dokumenterad kod, för att återskapa dem utifrån rådata. Om återskapandet är kostsamt, till exempel om det kräver resurskrävande modeller för maskininlärning, kan bearbetade data bevaras enligt samma regler som gäller för rådata.

För att få hjälp att bedöma datamängden enligt kriterierna för bevarande kan du vända dig till arkivet.

FAQ – Forskningsprojektet har skrivit avtal, vad gör vi med dem?

Fråga

Vi har olika avtal för vår forskning och kommer behöva ingå fler. Ska vi göra något särskilt med avtalen eller kan vi kasta dem när vi inte känner att det finns något behov för dem längre?

Svar

Avtal ska vara registrerade och bevaras i Public 360 för all framtid. Kontakta RA-rollen på din institution för hjälp med detta. Vet du inte vem som är RA-roll, kontakta arkivet.

FAQ – Ska jag arkivera personuppgifter eller gallra dem?

Fråga

Dataskyddsförordningen (GDPR) anger att personuppgifter ska gallras så snart som möjligt. Jag har även förstått det som att jag måste arkivera vissa saker. Vad är det som gäller?

Svar

Tryckfrihetsförordningen (svensk grundlag) har företräde framför dataskyddsförordningen (GDPR, EU-förordning) och reglerar, med stöd av offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen, SLU:s och andra svenska myndigheters arkivskyldighet. Eftersom GDPR explicit tillåter att personuppgifter behandlas för arkivändamål av allmänt intresse innebär detta inte någon konflikt mellan olika lagar, när personuppgifterna ingår i en datamängd som ska bevaras under kortare eller längre tid.

FAQ – Kan vi gallra bildmaterial som råkat fånga personer, om det inte har relevans för studien?

Fråga

Vi behöver sätta upp kameror på olika ställen. Vi vet redan nu att personer kommer vara med i bild. Det är inte relevant att se personerna och vi skulle vilja gallra materialet, är det något vi kan göra som vi vill?

Svar

Om ni vill publicera bilderna är det lämpligt att redigera personuppgifterna. I övrigt behöver ni avgöra om materialet är rådata eller forskningsdata. Rådata ska bevaras en viss tid (10–20 år) och kan sedan gallras, medan forskningsdata bevaras för framtiden. Om personuppgifterna ska gallras innan bevarandetidens slut måste ett tillämpningsbeslut fattas. Kontakta arkivet för att få hjälp.

FAQ – Vem har ansvaret för arkivering och gallring i ett forskningssamarbete med annan organisation?

Fråga

Vem ansvarar för att gallring sker och att det sker på rätt sätt? Påverkas ansvaret om det gäller arkivering och gallring inom ett forskningsprojekt som är ett samarbete med ett annat universitet/organisation/företag/myndighet? Hur ska ansvaret regleras?

Svar

Om det är data man fått från annan huvudman och den finns kvar där, kan den gallras när informationen inte längre behövs under förutsättning att huvudman, urval och metod för att få fram data är dokumenterat så att data kan återskapas vid behov.

FAQ – Kan någon annan ställa krav på att SLU ska gallra ett material?

Fråga

Vilka krav kan någon ställa på gallring hos SLU? Vad är risken om man skrivit något i ett avtal eller kommit överens om något muntligt och det visar sig att det strider mot exempelvis lag?

Svar

Riksarkivet är den enda instans som kan ställa krav på SLU att gallra. Det är inte möjligt att avtala om gallring av sådant som ska bevaras enligt Riksarkivets föreskrifter. Riksarkivet är tillsynsmyndighet för SLU och deras föreskrifter bygger på Tryckfrihetsförordningen (svensk grundlag), offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen.

Om information har gallrats felaktigt behöver man undersöka om den går att återskapa på något sätt. Kontakta arkivet för att få hjälp.

FAQ – Hur gallrar man så att det följer reglerna?

Fråga

Hur säkerställer jag att gallring sker på rätt sätt och att det har gallrats på ett sådant sätt som anses rätt?

Svar

Här behöver du lita på processen: den faktiska gallringen åligger centrala och lokala arkivfunktioner och det är möjligt att du inte längre är anställd vid SLU när bevarandetiden tar slut.

Men du har ansvaret att kommunicera med RA-rollen (registrerings- och arkiveringsrollen) om bevarandetiden. För att få hjälp att bedöma vilken tid som är rimlig enligt kriterierna i gällande regelverk kan du vända dig till arkivet, där du också kan ta reda på vem som är RA-roll på din institution.

FAQ – Kan jag gallra kod- och krypteringsnycklar?

Fråga

Kan jag gallra en kodnyckel när jag inte behöver den längre?

Svar

Kod- och krypterings nycklar kan inte gallras så länge det finns behov att verifiera forskningsresultat eller återkomma till samma forskningsdeltagare. I praktiken innebär det att de måste bevaras med samma bevarandetid som de forskningsdata de hör ihop med, ofta 10–20 år.

FAQ – Vad ska arkiveras från intervjustudien?

Fråga

Jag planerar att intervjua personer inom ett forskningsprojekt. Jag planerar även att spela in intervjuerna. Vad är det som behöver arkiveras? Behöver jag arkivera intervjufrågorna, själva inspelningen och min sammanfattning av intervjuerna eller bara vissa saker? Om jag har transkriberat intervjuerna, vad behöver då sparas?

Svar

Inspelningen är både rådata och primärdata och ska bevaras för all framtid, om de uppfyller kriterierna för bevarande: att de ska återanvändas, har ett fortsatt värde både inomvetenskapligt och för andra områden, har ett vetenskaps-, kultur- eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse. Om dessa kriterier inte uppfylls ska inspelningen bevaras 10–20 år.

Transkriptionerna är bearbetade forskningsdata och primärdata. De kan gallras när de inte längre behövs, förutsatt att det går att återskapa dem utifrån rådata. Om återskapandet är kostsamt kan bearbetade data, om de publicerats som öppna data eller om forskningen fått stor uppmärksamhet utanför universitetet kan de bevaras enligt samma regler som gäller rådata.

Intervjufrågorna hör till metodbeskrivningen och ska bevaras för all framtid. Sammanfattningen ska bevaras om den används för publicerade resultat (och inte bara är interna anteckningar).