Kapitel 2 - Bereda

Vem ska delta i beredningen?

I beredningen av ett ärende kan fler personer än handläggaren vara inblandade, men det är du som handläggare som ska samordna alla delar i handläggningen.

Du ska se till att ärendet är ordentligt förankrat i relevanta organ och grupper innan ett beslut fattas. Det är viktigt för att ärendet ska få en så allsidig belysning som möjligt.

Följande frågor behöver besvaras innan du påbörjar arbetet:

• Behöver någon med specifik sakkompetens rådfrågas?
• Ska någon nämnd delta i beredningen – genom samråd eller genom att lämna synpunkter?
• Bör ärendet stämmas av med rektor eller universitetets ledningsråd?
• Ska samråd ske med studenter?
• Ska ärendet MBL-förhandlas?

Det är viktigt att inte fler än nödvändigt deltar i beredningen.

Regler som ska beaktas i beredningen

I vissa fall finns speciella regler för beredningen. Eftersom SLU är ett miljöcertifierat universitet är det också viktigt att beakta våra miljömål tidigt i beredningsarbetet. I förekommande fall ska vi även ta hänsyn till jämställdhets- och lika villkorsaspekter på ärendet. 

Du som handlägger ett ärende ska beakta alla föreskrifter, interna regler och eventuella avtal som är relevanta för det aktuella ärendet.

• högskoleförordningen (till exempel vid anställning av lärare och samråd med studenter i frågor som berör utbildning)
• förvaltningslagen (om ärendet innebär myndighetsutövning mot en enskild, till exempel examensärenden)
• andra lagar och författningar, till exempel miljölagar i ett byggärende
• kontrakt med forskningsfinansiärer.

Inom SLU finns även interna regler för beslut som fattas av

• styrelsen
• rektor
• universitetsdirektören
• nämnder.

Utöver de beredningsregler som finns ska du som handläggare se till att beslutsunderlaget blir så bra som möjligt.

Kom dock ihåg att ärenden ska handläggas så snabbt och enkelt som möjligt och till minimerad kostnad. Det innebär att du alltid måste anpassa dig efter de regler och ekonomiska ramar som finns.

Innan du börjar

Innan du börjar ta fram ett beslutsunderlag ska du kontrollera följande:

• SLU-id (om det saknas kontakta registrator@slu.se)
• tidsramar.

Se till att handläggningen inte drar ut på tiden i onödan. Du måste veta vilka tidsramar som gäller för att lämna in handlingar till styrelsen, nämnder etc. Du måste också veta om det krävs delbeslut av till exempel en nämnd innan ett slutligt beslut kan fattas.

Att ta fram beslutsunderlag är en viktig del av handläggningen eftersom myndighetens beslut ska grundas på detta underlag.

Kontrollera om det finns särskilda beredningsregler

Speciella regler kan finnas i bland annat SLU-förordningen, högskolelagen, högskoleförordningen eller förvaltningslagen, men det kan även finnas regler och rutiner inom universitetet.

Om ärendet gäller myndighetsutövning mot någon enskild, till exempel en student, gäller följande berednings- och handläggningsregler i förvaltningslagen:

• muntlig handläggning, 9 §
• dokumentation av uppgifter, 27 §
• partsinsyn, 10 §
• kommunikation, 25 §
• motivering av beslut, 32 §
• underrättelse om innehållet i beslut, 33 §
• rättelse, skrivfel eller liknande, 36 §.

Bedöma hur universitetet bör ta ställning i ett ärende

Stöd för bedömning finns i

• SLU-förordningen
• högskolelagen
• högskoleförordningen
• interna styrande dokument.

Bestämmelser om på vilken nivå beslut ska fattas (beslutsbefogenhet) kan även finnas i andra författningar eller i interna beslut. Det är viktigt att tidigt i handläggningen noga tänka igenom om ett formellt beslut behöver fattas och i så fall av vem.

Ställningstagande kan göras på olika sätt. Ett formellt beslut krävs till exempel för vägran att lämna ut en allmän handling. Vid ett klagomål kan ställningstagandet vara att universitetet skriver ett svarsbrev.

Risk för jäv?

Du som är handläggare/föredragande ska själv kontrollera om du eller någon som deltar i beslutsfattandet är jävig.

Jäv beskrivs i § 16-18 i förvaltningslagen. Om du är osäker, rådfråga juristenheten. Läs mer under rubriken Jäv på sidan om juridik.

Vilka utredningsresurser behövs?

Det är viktigt att bedöma om det finns tillräckliga utredningsresurser inom universitetet. Om du bedömer att det behövs kompetens som endast finns utanför universitetet måste du undersöka hur det påverkar tiden för handläggning och vad det skulle kosta.

Finns det andra regler som måste beaktas?

Du måste undersöka om det finns externa regler, tidigare beslut eller interna styrande dokument som påverkar hur förslaget till beslut bör utformas.

Kontrollera också om SLU:s miljömål eller målen för jämställdhetsintegrering har betydelse för hur ärendet bör beredas.

Hur hittar jag äldre beslut?

Förutsatt att det äldre beslutet har registrerats korrekt finns det i Public 360. Du kan även be registrator, eller den på institutionen som har RA-rollen.

Om det finns ett tidigare beslut i ärendet ska du även ta ställning till om det behöver upphävas i samband med att det nya beslutet fattas. I så fall ska det anges i det nya beslutet, som måste innehålla en hänvisning till beslutsdatum och SLU-id för det upphävda beslutet.

Vidare måste du undersöka och beakta om styrande dokument som antagningsordningen eller examensordningen påverkas. Kontakta vid behov  juristenheten för hjälp.

Bedöma om ärendet behöver kompletteras

Det är ditt ansvar som handläggare att se till att beslutsunderlaget är komplett. Därför måste du bedöma om det saknas något i ärendet och se till att komplettera det genom att till exempel kontakta den som initierat ärendet.

Bedöma om ärendet ska remissbehandlas inom SLU

Innan ett beslut fattas är det viktigt att alla berörda inom universitetet har haft möjlighet att lämna synpunkter. Det är du som handläggare som har bäst kunskap om vilka som kan vara berörda och om de ska få möjlighet att lämna synpunkter innan beslutet fattas.

Om du anser att det behöver inhämtas synpunkter från organisationen kan det ske genom ett internt remissförfarande. Remissförslaget ska vara såväl genomarbetat att remissinstanserna lätt kan förstå vad beslutet avser.

Vem ska få remissen?

Det är handläggaren som, tillsammans med beslutsfattaren, bedömer vilka som ska få remissen.

Om ärendet rör övergripande beslut som regler ska remissen alltid skickas även till universitetsdirektören.

Om ärendet rör övergripande anställningsfrågor ska även personalorganisationerna få det på remiss.

Studentkåren och personalorganisationerna ska i övrigt få lämna synpunkter om du som handläggare anser att det är nödvändigt. Det är då viktigt att beakta gällande regler i SLU-förordningen, högskolelagen, högskoleförordningen och lagen om medbestämmande (MBL).

Begära in synpunkter

Remissen bör ske genom att du skickar ett e-postmeddelande till berörda chefer. De chefer som har fått remissen kan sedan fördela arbetet med att formulera eventuella synpunkter till sin personal.

Om du bedömer att skriftlig remisshantering är onödig i ett ärende kan du be berörda parter att lämna sina synpunkter muntligt.

Vad ska ingå?

Utöver den handling som visar själva förslaget ska meddelandet innehålla den information som behövs för att mottagarna snabbt ska kunna sätta sig in i ärendet och lämna eventuella synpunkter.

Du ska också ange när synpunkterna senast måste lämnas. Det är brukligt att ge cirka tre veckor som svarstid.

Det så kallade delningsundantaget innebär att myndigheter kan skicka utkast till handlingar till varandra för synpunkter (underhandsremiss). Handlingen betraktas då inte som expedierad trots att den skickats till en annan myndighet. Handlingen betraktas inte heller som inkommen hos den mottagande myndigheten. Det svar med synpunkter som den mottagande myndigheten eventuellt skickar blir dock allmän handling.

Även vetenskapliga artiklar som skickas för publicering omfattas av detta undantag.

Hantera remissvaren

Remissvaren ska arkiveras när ärendet är avslutat.

Be därför om skriftliga svar om du skickat en skriftlig remissförfrågan. Du ska även göra en sammanställning av remissvaren där du anger om de har beaktats och i så fall hur. Sammanställningen kan vara en del av själva beslutet eller en separat handling.

Om du fått muntliga synpunkter som är relevanta för ärendet ska du göra en tjänsteanteckning som även den arkiveras. I tjänsteanteckningen ska det finnas

• uppgift om vem som lämnat synpunkten och när
• en tydlig redogörelse av själva synpunkten.

Bedöma om samråd med studenter behövs

Om ärendet berör verksamhet som har betydelse för utbildningen och studenternas situation ska samråd ske med studentrepresentanter. Det ska ske i god tid innan beredningen slutförs. Det är handläggaren som bestämmer hur samrådet ska gå till.

Om beslutsförslaget inte har tagits fram i ett beslutande eller beredande organ där studenter är representerade bör handläggaren skicka förslaget till beslut på remiss till Sluss eller berörda studentkårer i god tid. Ett bra riktmärke är minst tre veckor innan beslut ska fattas.

Bedöma om ärendet ska MBL-förhandlas

Är du osäker på om ett ärende ska MBL-förhandlas eller inte, kontakta personalavdelningen. Då kan du även få reda på när handlingarna ska vara dem tillhanda inför förhandlingen och när förhandling sker.

När du som handläggare/föredragande anser att det finns tillräckligt med underlag gör du en bedömning och tar ställning i ärendet.

Som föredragande är du den som är bäst insatt i ärendet. Ditt ställningstagande i ärendet är därför av stor vikt för beslutsfattaren.

Ditt ställningstagande i ärendet ska alltid ske efter en bedömning utifrån gällande författningar samt interna regler. Om du bedömer att något saknas ska du komplettera ärendet och se till att den nya informationen läggs till i beslutsunderlaget.

Enligt myndighetsförordningen ska följande information finnas i ett beslut:

• datum för beslutet
• beslutets innehåll
• vem som beslutat
• vem som var föredragande
• andra som varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet.

På SLU har vi en gemensam dokumentmall för beslut. Om du har en SLU-standarddator är mallen redan installerad. Se rutan Länkar nedan.

Använd en av checklistorna för beredning av ärenden som stöd när du tar fram ett beslutsunderlag. Varje ärende är unikt, därför måste du anpassa åtgärderna till vad som krävs i det enskilda ärendet. Om du är osäker, diskutera med din närmaste chef.

Om beslutet ska upprättas på papper och bevaras ska Riksarkivets föreskrifter om handlingar på papper följas. Det innebär bland annat att du ska göra enkelsidiga utskrifter och använda arkiv- eller åldringsbeständigt papper.

Språket i beslut

Tre saker är viktiga när du skriver som representant för SLU.

• Din text ska vara begriplig. Anpassa innehåll och språk till målgruppen. Ta bara med relevant information. Förklara eventuella fackuttryck och undvik "byråkratspråk".
• Din text ska vara enkel. Enkel att förstå, hitta i och använda. Strukturera texten på ett sätt som är logiskt för läsaren.
• Ditt språk ska vara vårdat. Följ de skrivregler och språkliga rekommendationer som finns.

På SLU har vi dokument som styr språkanvändningen, se under Länkar nedan.

Förutom SLU:s egna språkliga anvisningar bör du också vara bekant med följande:

• Svenska Akademiens ordlista – hjälp om du är osäker på stavning eller böjningsform.
• Myndigheternas skrivregler – svar på vanliga frågor om att skriva på myndighet. 
• Språkrådets svenska skrivregler– svar på de flesta språkfrågor.

Tänk på att språket förändras hela tiden. Därför är det viktigt att hålla sig à jour med vilka skrivregler som rekommenderas. På medarbetarwebbens språksidor finns fler hjälpmedel, se rutan Länkar nedan.

I beslutet ska det anges

• vad som ska följas upp
• hur det ska följas upp
• när det ska följas upp
• vem som är ansvarig (funktion, inte person).

Exempel på när uppföljning inte behövs är utseende av ledamöter.

För att underlätta uppföljningen ska handläggaren skapa en bevakning i Public 360:

• Bevakningsdatum ska vara minst en månad före slutdatum för den aktuella åtgärden.
• Mottagare av bevakningen ska vara prefekt, avdelningschef eller motsvarande.