Bokningsförfrågan (intern kund)

Evenemang med koppling till SLU:s utbildnings- eller forskningsverksamhet erbjuds möjlighet att anordnas i universitetets lokaler när sådana finns tillgängliga och inte behövs av den ordinarie verksamheten.

När evenemanget hålls av extern part krävs att ett hyresavtal upprättas utöver de vanliga lokalbokningsrutinerna. Med extern part avses någon som inte har ett anställningsavtal eller studerar vid SLU.

För all upplåtelse av lokaler och för ändamål som inte ingår i den ordinarie undervisnings- eller forskningsverksamheten, gäller dock nedanstående villkor.

Allmänna villkor

Lokaler hyrs ut i befintligt skick och den eventuella tekniska utrustning som finns i lokalen ingår. I SLU:s aulor är teknikerstöd obligatoriskt och debiteras förhyraren.  Tillbehör såsom block, pennor, vatten och liknande, ingår ej.

Support gällande teknisk utrustning tillhandahålls kontorstid vardag kl. 08.00-16.00 om inget annat avtalats.

Eventuell avbokning ska ske under kontorstid och senast 14 dagar innan uthyrningstillfället.

Bokad lokal, inklusive möblering, angränsande utrymmen och närområde ska vara återställd och städad då hyrtiden löpt ut. I det fall en möbleringsplan finns för lokalen skall återställning ske enligt denna.

Om extra städning behövs, som inte avtalats i förväg, debiteras hyrestagaren 1.000 kr för första timmen och därefter enligt gällande prislista och per påbörjad timme.

Möblering av lokaler debiteras enligt gällande prislista och per påbörjad timme. Debitering görs för både möblering och återställande.

Om tillfälliga passerkort behövs, kvitteras dessa ut i SLU Servicecenter och ska återlämnas senast 2 arbetsdagar efter evenemanget. För passerkort som inte lämnats åter tas en avgift ut om 500 kr per kort. Kortens funktion är begränsad till uthyrningstillfällets start- och sluttidpunkt. All användning loggas.

Uppstår skador på fast inredning, lösöre eller närmaste omgivning debiteras hyrestagaren den faktiska kostnaden.

Djur är inte tillåtna i några av SLU:s undervisnings- eller samlingslokaler.

Det kan förekomma specifika regler för vissa lokaler eller typer av evenemang. Dessa framgår då av det enskilda hyresavtalet eller lokalbokningen.

Brandskydd och utrymningsansvar

Hyrestagaren är ansvarig för att utrymning av bokade lokaler sker vid en eventuell brand eller vid utrymningslarm under den aktuella bokningstiden.

Hyrestagaren är ansvarig för att utrymningsvägar och anvisad återsamlingsplats är kända och att utrymningsvägar inte blockeras.

Om SLU anlitat väktare för att säkerställa hantering av eventuell utrymning eller ordning under eventet, debiteras hyrestagaren detta enligt gällande taxa. Den anlitade väktaren har då som särskild uppgift att tillsammans med den ansvarige för arrangemanget, svara för att utrymnings­säkerheten säkerställs.

Levande ljus är tillåtet endast om detta framgår i de specifika villkoren för uthyrningstillfället och då på hyrestagarens ansvar. All hantering av fyrverkerier eller annan pyroteknisk utrustning såsom rökmaskiner, inom SLU:s fastigheter är förbjuden i dessa sammanhang.

Om brandlarm föranleder utryckning av räddningstjänst och bedöms som falsklarm, bekostar hyrestagaren de avgifter som myndigheten debiterar i sådana fall.

Alla som lånar/hyr en lokal ska ta del av ”Checklista brandskydd”. Se under länkar nederst på denna sida.

Bevakning och larm

Den som förestår arrangemanget ska på uppmaning av bevakningspersonal kunna legitimera sig och ansvarar för att inbjudna personer inte beträder områden där de ej är behöriga. 

Kostnader för utlöst falsklarm som föranleder utryckning av väktare (inom SLU:s bevakningstjänsteavtal) debiteras 2.000 kr per tillfälle.

Ordningsregler

Parkering sker på markerade platser inom parkeringszon.

I SLU:s lokaler i Uppsala gäller att jordnötsförbud råder i Ulls hus samt Undervisningshuset på Campus Ultuna.

Ytterdörrar får inte ställas upp.

Rökning är förbjudet i lokalerna, innergårdar eller närmare än 15 meter från byggnad.