Utlandsstationering (URA)

URA eller tjänsteresa?

Om en tjänstgöring är en utlandsstationering enligt URA eller en utrikes tjänsteresa beror på uppdragets karaktär. Om arbetstagaren ska bo på hotell och äta sina måltider på restaurang är det en tjänsteresa. Om arbetstagaren däremot kommer att leva ”så som den gör hemma ”dvs. bor i lägenhet eller hus, handla och laga mat själv etc. är det en utlandsstationering.

Det är arbetsgivaren, chef eller motsvarande i samråd med HR-specialist som gör bedömningen och fattar beslut.

Utlandsstationering enligt URA

Avtal om utlandskontrakt och riktlinjer för anställningsvillkor vid tjänstgöring utomlands (URA) används för medarbetare som under sin tjänstgöring ska vara stationerade utomlands under en tidsbegränsad period. Avtalet ger möjlighet för arbetsgivaren att komma överens med arbetstagaren om anställningsvillkor utifrån verksamhetens krav, uppdragets karaktär och arbetstagarens situation.

Med stöd av URA kan SLU anställa medarbetare tidsbegränsat för utlandstjänstgöring. 

Innan en arbetstagare reser, ska ett URA-kontrakt upprättas mellan SLU och arbetstagaren, där det anges vilka villkor som gäller under utlandstjänstgöringen. Exempel på detta är pension, försäkring, ersättning för kostnader för bostad, flyttning och ev. hemresor. URA är ett centralt kollektivavtal för statligt anställda, vilket innebär att det centrala Villkorsavtalet och lokala kollektivavtal upphör att gälla under utlandsperioden. Villkoren specificeras istället i URA-kontraktet enligt ovan.

Även medföljande familjemedlemmar kan omfattas av förmåner och villkor kopplade till arbetstagarens utlandstjänstgöring. Om så, ska detta också regleras i kontraktet. 

Då lokala kollektivavtal inte gäller under utlandsperioden har en person på URA-kontrakt inte rätt att vara tjänstledig från URA-avtalet eller rätt att vara kvar på stationeringsorten under ex föräldraledighet. I enskilda fall kan det vara rimligt att personen tillåts vara kvar på stationeringsorten under en kortare föräldraledighet (någon vecka), men URA-kontraktet ska avslutas/pausas om personen väljer att vara föräldraledig under längre period. URA-försäkring och ersättningar upphör samtidigt som URA-kontraktet avslutas/pausas.

Försäkring

Inför utlandstjänstgöringen ska institutionen teckna försäkring för medarbetaren. Försäkringen ska tecknas för hela utlandstjänstgöringen för den anställde och eventuellt medföljande familj.

Teckna försäkringen före avresa. Utlandskontraktet ska vara klart och URA-försäkringen ska vara tecknad före avresan. Försäkringen gäller under resan till och från tjänstgöringslandet och under tjänstgöringstiden. Både den anställde och medföljande familj bibehåller alla förmåner i Sverige under utlandstjänstgöringen, vilket innebär att alla kvarstår i den svenska socialförsäkringen.

Försäkringen som gäller för utlandsstationering enligt URA är: Utlandsstationering för anställda på myndigheter (URA)

För att teckna försäkringen mejlar institutionen till: forsakringsbestallning@kammarkollegiet.se

I mejlet ska följande information anges: Typ av försäkring (URA eller URA med kompletterande egendomsförsäkring. URA med kompletterande egendomsförsäkring används vanligtvis inte vid SLU), namn och personnummer på de som ska försäkras (den anställde och eventuellt medföljande som ingår i URA-kontraktet), stationeringsland, försäkringsperiod, försäkringsbelopp (vid kompletterande egendomsförsäkring), beställarens namn, postadress samt fakturaadress och fakturareferens.

Anmälan till Försäkringskassan

En person som stationeras i utlandet av en svensk myndighet betraktas som bosatt i Sverige och omfattas av svensk socialförsäkring, vilket innebär att man behåller sjukpenning, föräldrapenning och barnbidrag. En utlandsstationerad medarbetare måste därför vara folkbokförd samt socialförsäkrad i Sverige.

Innan URA-kontraktet signeras ska medarbetaren ansöka om Försäkringskassans intyg A1 om socialförsäkringstillhörighet.

Ansökan görs av medarbetaren på mina sidor på Försäkringskassans hemsida. Ansökan ska även kompletteras med arbetsgivarens del i blanketten 6221 Arbetsgivarens uppgifter vid utsändning. Blanketten finns på försäkringskassans hemsida. I blanketten ska uppgifter om SLU och hur många anställda som årligen sänds ut från SLU uppges. Se mall för hur dessa uppgifter ska fyllas i.

Ifall medarbetaren inte har möjlighet att använda mina sidor på försäkringskassans hemsida ska istället blanketten 6220 Begäran om intyg A1 eller intyg enligt socialförsäkringsavtal användas. Blanketten finns på försäkringskassans hemsida via ovan länk.

En lista på de land som Sverige har avtal med finns på Försäkringskassans hemsida. 

Obs att intyg A1 ska användas för att undersöka vilket lands socialförsäkringslagstiftning personen omfattas av. Intyg gällande flytt till utlandet ska inte användas då det kan innebära att medarbetaren skrivs ut ur det svenska socialförsäkringssystemet. Vid kontakt med försäkringskassan är det därför viktigt att tydliggöra att person inte ska flytta till utlandet, utan enbart vara tidsbegränsat utsänd men fortfarande anställd av en svensk myndighet.

När medarbetaren får beslutet om socialförsäkringstillhörighet från Försäkringskassan ska en kopia lämnas till kontaktpersonen vid institutionen/personalrollen samt en kopia till lönespecialist på personalavdelningen.

Merkostnadstillägg och medföljandetillägg

Enligt URA-avtalet kan arbetsgivare betala ett skattefritt merkostnadstillägg till en arbetstagare under utlandsstationeringen. Merkostnadstillägget är en schabloniserad ersättning för merkostnader i form av ett tillägg per månad. Merkostnadstillägg kan även betalas ut till medföljande partner samt ev medföljande barn.

Det finns även möjlighet att betala ut ett medföljandetillägg till medföljande partner, om partnern går miste om inkomstförlust under utlandsstationeringen. Verifiering på förlorad inkomstförlust måste uppvisas i dessa fall. Summan för högstbelopp gällande medföljandetillägg beslutas av skatteverket och är samma oavsett stationeringsland.

Det är ansvarig chef som avgör ifall merkostnadstillägg och/eller medföljandetillägg ska betalas ut. Det finns inga krav på att ersättningarna ska betalas ut.

Summorna för tilläggen måste följa givna bestämmelser, där olika summor gäller för olika länder. Se merkostnadstillägg – tabell, nedan. Tilläggen betalas ut med en procentuell andel av aktuellt högstbelopp. Ersättning för ev merkostnadstillägg och ev medföljandetillägg ska tydliggöras i URA-avtalet. 

De av skatteverket beslutade beloppen får inte betalas ut skattefritt i de fall det inte finns någon ökning av de privata levnadskostnaderna på stationeringsorten.

Obs! Högstbeloppen revideras den 1 januari och 1 juli varje år. Tilläggen kommer då att justeras av löneenheten utifrån arbetsgivarverkets nya tabell, så att ersättningen är samma procentuella andel men av det nya högstbeloppen. Det är viktigt att ta detta i beräkning när URA-avtalet skrivs då det innebär att ersättningen kommer att justeras vid dessa datum. Det är inte möjligt att skriva in att en fast summa ska betalas ut för tilläggen under hela URA-avtalet.

Kan vem som helst utlandsstationeras?

Nej. Statliga myndigheter har inga möjligheter att ha anställda medarbetare att arbeta på distans utomlands. Tjänstgöring utomlands sker genom utlandsstationering med stöd av URA-kontraktet. Att anställa en person som anses vara stadigvarande boende (ur folkbokföring, inkomstskatt -och socialförsäkringshänseende) i det land utlandstjänstgöringen ska utföras ses som en lokalanställning vilket svenska myndigheter inte kan göra.

Hur går det till?

Inför tecknande av URA-kontrakt, kontakta din HR-specialist vid HR-enheten som kan ge stöd i processen med upprättandet av URA-kontraktet.

URA-kontraktet ska upprättas på svenska, men medarbetaren eller den blivande medarbetaren kan ta del av kontraktsmallen i sin helhet på engelska. Mallen för URA-kontrakt kan laddas ner nedan.

URA kontraktsmall inklusive checklistor (svenska)

URA kontraktsmall, engelsk version (read only)

Checklista vid utlandsvistelse, arbetsmiljö

Det finns även en checklista gällande arbetsmiljölagen som är ett stöd vid alla utlandsvistelser. Här ges vägledning om vad som är viktigt att känna till före, under och efter en utlandsvistelse. Du hittar checklistan här.