Tjänsteresor och utlägg - vad gäller?

Här följer ett förtydligande av villkor och regelverk för tjänsteresor gällande resebokning vid förlängning av tjänsteresa av privata skäl, egna utlägg och stickprovskontroller av reseräkningar:

Förlängning av tjänsteresa av privata skäl

Om en medarbetare vill förlänga sin tjänsteresa av privata skäl exempelvis för att ta semester före eller efter tjänsteresan är det upp till chef att godkänna detta innan resan bokas. Om det är godkänt, behöver medarbetaren kunna styrka att resan inte blir mer kostsam för SLU. Detta ska dokumenteras innan resan bokas och bifogas i reseräkningen. Om resan inte blir dyrare för SLU får resan inte några skattekonsekvenser för medarbetaren.

Blir resan dyrare ska merkostnaden hanteras via förmånsbeskattning eller nettolöneavdrag. Om medarbetaren inte kan visa upp underlag för kostnaderna vid förlängningen av resan, ska reskostnaden hanteras via nettolöneavdrag.

Semesterresan får inte vara längre än tjänsteresan och max 14 dagar. Vid längre semesterresa gäller inte SLU:s tjänstereseförsäkring och den anställde ansvarar då för att teckna en privat försäkring.

Egna utlägg

Det är av vikt att SLU:s medarbetare i första hand använder sig av de avtal och system som finns på plats och att inköp ska göras via e-handelssystemet om möjligt, på faktura i andra hand och i sista hand via utlägg.

Vid inköp eller bokningar av resa ska detta genomföras i följande ordning.

1.     Via våra ramavtal/Genom våra e-handelssystem

2.     Via faktura

3.     Undantagsvis via eget utlägg

Vissa inköp t.ex. bussbiljetter eller akuta situationer kan egna utlägg vara nödvändiga och bedöms då som skäliga. Det är bra om man gör en notering i reseräkningen varför man har gjort ett eget utlägg.

Som statlig myndighet måste vi följa de regelverk som finns.

Stickprovskontroller

Eftersom alla reseräkningar numera har digitala underlag i Primula, kommer Löneenheten från och med maj 2025 att genomföra stickprovskontroller för att säkerställa att gällande regelverk följs.