Reseräkning och utlägg

Reseräkning

Reseräkningen ska vara registrerad, granskad och attesterad inom 365 dagar efter resans slut. Efter denna tid upphör rätten till ersättning. Detta gäller även privata utlägg som inte är kopplade till någon resa. Rekommendationen är att göra din reseräkning i nära anslutning till din tjänsteresa. 

Utlägg

Egna utlägg ska göras undantagsvis. I första hand ska alla inköp hanteras genom e-handelssystemet. 

Förmånsbeskattning

Vissa egna utlägg ska förmånsbeskattas och då behöver en blankett om förmånsbeskattning fyllas i och skickar in till löneenheten. Detta gäller exempelvis:

• Medlemskap.
• Arbetsläder som köps via eget utlägg ska enligt Skatteverket alltid förmånsbeskattas.

Förlängning av tjänsteresa av privata skäl

Du behöver först få ett godkännande från din chef att göra avbrott i tjänsteresan eller förlänga resan exempelvis över helgen. Det är möjligt att av privata skäl förlänga en tjänsteresa utan att beskatta för resan. Förutsättningen är att resan inte blir dyrare för SLU. 

Viktigt är att det primära syftet med resan och valet av resmål
är tjänsteresa.

Enligt Skatteverkets regelverk måste en medarbetare, innan bokning av biljetten, säkerställa att returresan ligger på samma prisnivå som om hen skulle rest tillbaka som planerat. Det innebär att biljetten inte får vara dyrare. Du som medarbetare ska dokumentera prisjämförelsen och bifoga den till reseräkningen. Om resan blir mer kostsam för SLU kommer du att förmånsbeskattas för resan. 

Semesterresan får inte vara längre än tjänsteresan och max 14 dagar. Vid längre semesterresa gäller inte SLU:s tjänstereseförsäkring och den anställde ansvarar då för att teckna en privat försäkring. Mer information finns hos Kammarkollegiet. 

När du registrerar reseräkningen i Primula ska du fylla i "Avbrott i tjänsteresa". Inget traktamente eller förrättningstillägg betalas då ut. 

För att få ersättning för utförd tjänsteresa ska en reseräkning registreras, granskas och attesteras senast 365 dagar efter att resan är avslutad. Traktamente och förrättningstillägg utbetalas vid tjänsteresor. Det kan vara både skattefria och skattepliktiga ersättningar.

Traktamente

Traktamente är ersättning för de ökade levnadskostnader du har när du är på tjänsteresa. Tjänsteresan måste innebära övernattning och vara utanför den vanliga verksamhetsorten för att traktamente ska utbetalas. Traktamentet är skattefritt.

Om tjänsteresan påbörjas kl. 12:00 eller senare utbetalas halvt traktamente.

Om tjänsteresan avslutas kl. 19:00 eller tidigare utbetalas halvt traktamente.

Nattraktamente utbetalas om du ordnar privat logi. Summan motsvarar ett halvt traktamente.

Skatteverket fastställer inrikes och utrikes traktamente.

Förrättningstillägg

Förrättningstillägg betalas ut både vid endagsförrättning och flerdygnsförrättning. Tillägget är skattepliktigt.

Endagsförrättning

Vid endagsförrättning måste resan pågå minst nio timmar. Förrättningstilläget är skattepliktigt och betalas ut både vid inrikes och utrikes resa.

Om tjänsteresan avslutas kl. 19:00 eller tidigare betalas förrättningstillägg motsvarande ett halvt traktamente ut.

Om tjänsteresan avslutas efter kl. 19:00 betalas förrättningstillägg motsvarande ett helt traktamente ut.

Flerdygnsförrättning

Tillägget för flerdygnsförrättning är skattepliktigt och betalas endast ut för inrikes resor.

Om tjänsteresan påbörjas kl. 12:00 eller senare betalas ett halvt förrättningstillägg ut.

Om tjänsteresan avslutas kl. 19:00 eller tidigare betalas ett halvt förrättningstilägg ut.

Bilersättning

Om SLU anser att bil är det lämpligaste färdmedlet betalas dels ett grundtillägg som är skattefritt ut, dels ett lika stort tillägg som är skattepliktigt. 

Kostförmån och måltidsavdrag

Kostförmån är en förmånsbeskattning för kost om SLU eller någon med koppling till ditt arbete har betalat dina måltider. Måltidsavdrag innebär att traktamentet minskas enligt Skatteverkets regler för måltidsavdrag.

Kostförmån

Om SLU eller någon med koppling till ditt arbete har betalat dina måltider blir du förmånsbeskattad med en schablonsumma. 

Undantag:

• Måltider som obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel (tåg, flyg)
• Frukost som ingår i hotellpriset
• Måltider vid intern kurs eller utbildning
• Måltider vid representation

Måltidsavdrag

Om SLU eller någon med koppling till ditt arbete har betalat dina måltider under tjänsteresan ska traktamentet minskas eftersom du då inte haft ökade måltidskostnader. 

Undantag:

• Måltider som obligatoriskt ingår i priset på allmänna transportmedel (tåg, flyg)

Registrera avdrag

Du registrerar kostförmån och måltidsavdrag i samband med att du gör din reseräkning. Om du inte har varit på resa eller begärt traktamente, men ändå ska förmånsbeskattas ska du använda en särskild blankett.

Ifyllnadsstöd för att registrera reseräkning

Resenär

Avtalet om ersättning vid tjänsteresa

Endagsförrättning

• Reglerna för endagsförrättning gäller om du har varit borta minst 9 timmar.
• Ersätts som endagstraktamente enligt SKV:s belopp för endagstraktamenten.
• Ersättningen för endagsförrättning gäller även för utrikes resor.

Restid

Ersättning för restid hanteras skiljt från reseräkningen, och ligger under fliken Ersättningar/kompled. Du behöver själv ange hur många timmars restid du har rätt att bli kompenserad för och skriva in antalet timmar. Systemet beräknar sedan om det till kronor, eller om du har gjort en överenskommelse med din chef, komptid.

• Du som har förtroendearbetstid eller årsarbetstid kan inte ta ut ersättning för restid.
• För dig som har fast arbetstid (inte flex) är all restid utanför arbetstid ersättningsgrundande upp till 8 timmar per dygn.
• För dig med flex är restid före klockan 06.00 och efter klockan 19.00, på lördag, söndag samt helgdag restidsgrundande, upp till 8 timmar per dygn.

Restid kompenseras i första hand i kronor, heltidsmånadslön/320. Du och din chef kan komma överens om att istället ta ut kompensation i ledig tid enligt 1 restimme = 30 minuter ledig tid. Du anger alltid hur många timmar som är ersättningsgrundande, så beräknar systemet ersättningen.

Stickprovskontroller

Eftersom alla reseräkningar numera har digitala underlag i Primula, kommer Löneenheten från och med maj 2025 att genomföra stickprovskontroller för att säkerställa att gällande regelverk följs.

Det är av vikt att SLU:s medarbetare i första hand använder sig av de avtal och system som finns på plats och att inköp ska göras via e-handelssystemet om möjligt, på faktura i andra hand och i sista hand via utlägg.

Vid inköp eller bokningar av resa ska detta genomföras i följande ordning.

1.     Via våra ramavtal/Genom våra e-handelssystem

2.     Via faktura

3.     Undantagsvis via eget utlägg

Om du i undantagsfall behöver göra ett utlägg som ska ersättas av SLU ansöker du om ersättning via reseräkning i Primula självservice.Vissa inköp t.ex. bussbiljetter eller akuta situationer kan egna utlägg vara nödvändiga och bedöms då som skäliga. Det är bra om man gör en notering i reseräkningen varför man har gjort ett eget utlägg.

Läs mer om vart man i förväg bokar under Information och även Riktlinjer. 

Digitala underlag i reseräkningar

Från och med den 1 februari 2025 inför SLU digital hantering av kvitton och andra underlag i modulen reseräkning i Primula. Denna förändring innebär att fysiska kvitton eller andra fysiska underlag inte längre behöver skickas in. Skannade eller digitala kopior ska i stället laddas upp direkt i reseräkningen. För att detta ska fungera korrekt och följa gällande regler är det viktigt att alla kvitton uppfyller specifika krav.

Krav på digitala kvitton/underlag

Det är du som ansöker om ersättning som bär ansvaret för att dina digitala kvitton är:

 Fullständiga och läsbara:

• Alla delar av kvittot ska vara synliga på bilden, inklusive belopp, datum, moms och företagsnamn.

Har tillräcklig kvalitet.

• Kvittot ska vara skannat eller uppladdat i tillräckligt hög upplösning för att detaljerna ska kunna läsas tydligt. Suddiga eller ofullständiga kopior godkänns inte. Kvitton får inte överlappa varandra, t.ex, kreditkortslip får inte ligga över originalkvitto.

I rätt filformat

• Filen ska laddas i något av följande format: PDF, JPG eller PNG.

Originalkvitton som inte är redigerade

• Ingen information får ha ändrats eller manipulerats på det digitala kvittot.

Så här gör du med ditt fysiska kvitto/underlag:

1. Scanna eller fotografera ditt kvitto i hög kvalitet
2. Ladda upp det digitala kvittot i Primula. Se särskild hänvisning i hjälptext i Primula.
3. Kontrollera att all information på kvittot är korrekt och tydlig innan du skickar in.

Har du redan ett digitalt kvitto eller underlag bifogar du det direkt i reseräkningen.

Viktigt att tänka på:

• Spara alltid det fysiska kvittot tills din reseräkning eller utlägg blivit godkänd och utbetald på lön. Detta är nödvändigt om kompletterande dokumentation efterfrågas. När reseräkningen är godkänd i Primula kan du slänga det fysiska kvittot, eftersom den digitala kopian då är juridiskt bindande.
• Numrera och lägg dina kvitton i samma ordning som utläggen är registrerade i Primula. (Det är administratören på din avdelning som bestämmer hur hanteringen av detta ska vara.)
• Se till att bara registrera ditt kvitto en gång. Det är ditt ansvar som medarbetare att du inte ansöker och skickar in samma kvitto mer än en gång.

Då du inte längre behöver skicka in papperskopior behöver du heller inte skriva ut en reseräkningskopia och skicka in.

Vid frågor kontakta administratören på din institution eller motsvarande.

Här har vi samlat vanliga frågor och svar om tjänsteresor på SLU.