Reseräkning och utlägg

Reseräkning

Reseräkningen ska vara registrerad, granskad och attesterad inom 365 dagar efter resans slut. Efter denna tid upphör rätten till ersättning. Detta gäller även privata utlägg som inte är kopplade till någon resa. Rekommendationen är att göra din reseräkning i nära anslutning till din tjänsteresa. 

Utlägg

Egna utlägg ska göras undantagsvis. I första hand ska alla inköp hanteras genom e-handelssystemet. 

Förmånsbeskattning

Vissa egna utlägg ska förmånsbeskattas och då behöver en blankett om förmånsbeskattning fyllas i och skickar in till löneenheten. Detta gäller exempelvis:

• Medlemskap.
• Arbetsläder som köps via eget utlägg ska enligt Skatteverket alltid förmånsbeskattas.

Ifyllnadsstöd för att registrera reseräkning

Resenär

Avtalet om ersättning vid tjänsteresa

Endagsförrättning

• Reglerna för endagsförrättning gäller om du har varit borta minst 9 timmar.
• Ersätts som endagstraktamente enligt SKV:s belopp för endagstraktamenten.
• Ersättningen för endagsförrättning gäller även för utrikes resor.

Restid

Ersättning för restid hanteras skiljt från reseräkningen, och ligger under fliken Ersättningar/kompled. Du behöver själv ange hur många timmars restid du har rätt att bli kompenserad för och skriva in antalet timmar. Systemet beräknar sedan om det till kronor, eller om du har gjort en överenskommelse med din chef, komptid.

• Du som har förtroendearbetstid eller årsarbetstid kan inte ta ut ersättning för restid.
• För dig som har fast arbetstid (inte flex) är all restid utanför arbetstid ersättningsgrundande upp till 8 timmar per dygn.
• För dig med flex är restid före klockan 06.00 och efter klockan 19.00, på lördag, söndag samt helgdag restidsgrundande, upp till 8 timmar per dygn.

Restid kompenseras i första hand i kronor, heltidsmånadslön/320. Du och din chef kan komma överens om att istället ta ut kompensation i ledig tid enligt 1 restimme = 30 minuter ledig tid. Du anger alltid hur många timmar som är ersättningsgrundande, så beräknar systemet ersättningen.

I första hand ska hotell- och resekostnader bokas via Stureplans resebyrå. Egna utlägg ska användas i de fall det inte går att göra via e-handelssystemet. 

Läs mer om vart man i förväg bokar under Information och även Riktlinjer. 

Digitala underlag i reseräkningar

Från och med den 1 februari 2025 inför SLU digital hantering av kvitton och andra underlag i modulen reseräkning i Primula. Denna förändring innebär att fysiska kvitton eller andra fysiska underlag inte längre behöver skickas in. Skannade eller digitala kopior ska i stället laddas upp direkt i reseräkningen. För att detta ska fungera korrekt och följa gällande regler är det viktigt att alla kvitton uppfyller specifika krav.

Krav på digitala kvitton/underlag

Det är du som ansöker om ersättning som bär ansvaret för att dina digitala kvitton är:

 Fullständiga och läsbara:

• Alla delar av kvittot ska vara synliga på bilden, inklusive belopp, datum, moms och företagsnamn.

Har tillräcklig kvalitet.

• Kvittot ska vara skannat eller uppladdat i tillräckligt hög upplösning för att detaljerna ska kunna läsas tydligt. Suddiga eller ofullständiga kopior godkänns inte. Kvitton får inte överlappa varandra, t.ex, kreditkortslip får inte ligga över originalkvitto.

I rätt filformat

• Filen ska laddas i något av följande format: PDF, JPG eller PNG.

Originalkvitton som inte är redigerade

• Ingen information får ha ändrats eller manipulerats på det digitala kvittot.

Så här gör du med ditt fysiska kvitto/underlag:

1. Scanna eller fotografera ditt kvitto i hög kvalitet
2. Ladda upp det digitala kvittot i Primula. Se särskild hänvisning i hjälptext i Primula.
3. Kontrollera att all information på kvittot är korrekt och tydlig innan du skickar in.

Har du redan ett digitalt kvitto eller underlag bifogar du det direkt i reseräkningen.

Viktigt att tänka på:

• Spara alltid det fysiska kvittot tills din reseräkning eller utlägg blivit godkänd och utbetald på lön. Detta är nödvändigt om kompletterande dokumentation efterfrågas. När reseräkningen är godkänd i Primula kan du slänga det fysiska kvittot, eftersom den digitala kopian då är juridiskt bindande.
• Numrera och lägg dina kvitton i samma ordning som utläggen är registrerade i Primula. (Det är administratören på din avdelning som bestämmer hur hanteringen av detta ska vara.)
• Se till att bara registrera ditt kvitto en gång. Det är ditt ansvar som medarbetare att du inte ansöker och skickar in samma kvitto mer än en gång.

Då du inte längre behöver skicka in papperskopior behöver du heller inte skriva ut en reseräkningskopia och skicka in.

Vid frågor kontakta administratören på din institution eller motsvarande.